【文章內(nèi)容簡介】 傳遞和輸送。所謂“窗口”， 是指內(nèi)外聯(lián)系、群眾來信來訪、各方來人洽談業(yè)務或協(xié)調(diào)工作等等，大都由秘書部門出面辦理。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院講稿 第四節(jié) 秘書與領(lǐng)導 [教學 目的 與要求 ] 明確秘書與領(lǐng)導的關(guān)系及領(lǐng)導需要怎樣的秘書，并能在以后的工作實踐中正確處理好與領(lǐng)導關(guān)系。 一、秘書與領(lǐng)導關(guān)系 （一） 在 職能上，為領(lǐng)導人服務，做領(lǐng)導人工作上的助手 （二） 在組織上，是上下級關(guān)系 （三） 從體制上、職務上說，兩者的關(guān)系只有一種 —— 工作關(guān)系 我們常說的同志關(guān)系、朋友關(guān)系、諍友關(guān)系、互助關(guān)系、互補關(guān)系等等，都是對的，是從怎樣處理好領(lǐng)導的共事關(guān)系這個角度提出的要求，是 指秘書同領(lǐng)導人關(guān)系中應當體現(xiàn)的一種政治本色和道德精神，不是指兩者的組織隸屬和工作職能。秘書與其服務的領(lǐng)導人則不同，他們除與領(lǐng)導有共事中的互助互補、諍友關(guān)系外，更主要的還是受組織之派去為領(lǐng)導人服務的。他們要接受領(lǐng)導人的指令，而且還要按照派任組織和辦公廳（室）的要求進行工作。這是他們之間的本質(zhì)關(guān)系。 二、領(lǐng)導需要怎樣的秘書 （一） 領(lǐng)導需要忠于職守安于本分的秘書 ，在被動地位發(fā)揮主觀能動性 忠于職守是結(jié)所有公務人員的基本要求，對于職能范圍比較寬泛又有一定彈性的秘書人員來說，做到忠于職守、不失職、 不越權(quán)并非易事、特別是秘書工作直接為領(lǐng)導工作服務，事關(guān)全局、無論是失職還是越權(quán)，都可能產(chǎn)生較大的消極影響。秘書人員在工作實踐中，對此應予高度的重視。 對秘書工作而言，其職能范圍，隨著組織的不同實際情況，領(lǐng)導工作的不同需要是有所區(qū)別的。 秘書在實際工作中，如果不能準確地把握自己的職能范圍，就可能陷入誤區(qū)，就可能出現(xiàn)失職或越權(quán)的現(xiàn)象。 無論什么原因引起的失職越權(quán)，都是對領(lǐng)導工作的干攏，其作用都是消極的 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院講稿 ，不爭名 圖利 在現(xiàn)實生活中，秘書人員若不能正確對待個人名利，就很可能誤入歧途而不能自拔。一方面，秘 書和職業(yè)性質(zhì)其必須具有正確的名利觀；另一方面，在秘書的這種工作環(huán)境中，一些意志薄弱者不難找到追名逐利的機會。 當無名英雄是秘書的職業(yè)道德。秘書作為領(lǐng)導者的助手，為領(lǐng)導活動做輔助工作。安排公務活動，操辦會務工作，草擬文件，撰寫領(lǐng)導講話稿等，都是幕后的準備工作，由領(lǐng)導出面主持或最后認可，才能在管理中發(fā)揮作用。這是組織管理需要，是法定期的崗位職責決定的。秘書職業(yè)特殊性征，決定了其必須具有集體的名利觀，爭組織之美名，謀事業(yè)之公利。一個合格的秘書人員，必須具備這種職業(yè)道德。 （二）領(lǐng)導需要敏于觀察勤于思考的秘書 ，做到拾遺補缺 秘書為領(lǐng)導當參謀，是建立在雙方相互理解、彼此信任的基礎(chǔ)上的。秘書人員在工作實踐中正確理解領(lǐng)導意圖，并以其扎實勤奮的工作取得領(lǐng)導者的信任，敏于觀察，善于從日常事務工作中捕捉有價值的信息，提供給領(lǐng)導者，從而優(yōu)化領(lǐng)導工作。秘書人員在領(lǐng)導者身邊工作，有著信息樞紐的優(yōu)勢，這就為其拾遺補缺，開展參謀建議活動題動了極好的條件。 所謂敏于觀察，就是要密切注視客觀事物的發(fā)展變化狀態(tài)和趨勢。秘書敏于觀察，處處留心，對領(lǐng)導工作拾遺補缺，是對領(lǐng)導的十分有益的補助。 ，敢于進諫 所謂勤于思考，就 是要在深入調(diào)查客觀現(xiàn)象的基礎(chǔ)上，對客觀現(xiàn)象中的各種要素進行由此及彼、由表及里地深入分析研究。對秘書而言，就是要將收集處理信息，調(diào)查研究，及辦文辦會辦事中了解到的有關(guān)情況，與工作的總目標、總?cè)蝿找约笆聵I(yè)的整體技校聯(lián)系起來；把大政方針、法規(guī)、紀律與工作行為聯(lián)系起來，把長遠計劃、中期計劃于短期計劃、具體工作聯(lián)系起來；把組織運轉(zhuǎn)狀況與環(huán)境發(fā)展趨勢聯(lián)系起來；把領(lǐng)導工作意圖與職工群眾要求聯(lián)系起來；把管理決策與執(zhí)行反饋聯(lián)系起來；把計劃目標與實際的需要和環(huán)境條件的可能性聯(lián)系起來等等。秘書人員只有將組織管理實踐中的有關(guān)要素主 動地、全面地做動態(tài)分析，才能從全局和發(fā)展的角度，提出有價值的參謀建議。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院講稿 （三）領(lǐng)導需要提供信息，敢說真話的秘書 ，說真話報實情 信息是展開領(lǐng)導工作、進行科學決策不可缺少的重要依據(jù)，收集、處理、傳遞信息是秘書的重要職責。 秘書對領(lǐng)導者說真話，報實情，關(guān)鍵是要實事求是。就秘書人員來說，為領(lǐng)導工作服務的一個極為重要的方面，就是提供及時、準確的信息服務，只有對領(lǐng)導說真話、報實情，才能談得上信息服務。由此可以看出，秘書人員對其領(lǐng)導者說真話、報實情，即使秘書的職能要求，也是領(lǐng)導工作的需要。 積累和整理資料，供領(lǐng)導之所需 領(lǐng)導者推進工作，經(jīng)常要使用大量文件，資料、有關(guān)數(shù)據(jù)，典型經(jīng)驗教訓、各項工作的總結(jié)、報表以及國際國內(nèi)的有關(guān)參考文獻。領(lǐng)導者的經(jīng)營管理活動，必須依據(jù)大量的、及時準確的信息資料，秘書人員必須做好信息服務，才能適應領(lǐng)導工作的需要。收集、整理、存儲信息的工作，必須貫穿于秘書辦文、辦事等項任務的始終。 （四）領(lǐng)導需要任勞任怨、能夠分憂代勞的秘書 、忙而不亂，累而無怨 事務繁雜的秘書人員必須具有吃苦耐勞的精神，在為領(lǐng)導工作服務的過程中，既有瑣碎的日常事務，又有繁重的突擊任務。而且 事事都與領(lǐng)導工作直接關(guān)聯(lián)，都是領(lǐng)導機關(guān)工作作風的具體體現(xiàn)。秘書人員工作中忙而不亂，累而無怨正是領(lǐng)導者的近身助手所必須具備的工作作風。 ，能夠分憂代勞 在實踐中，由于公務繁忙，領(lǐng)導者常把一些具體事物交給身邊的秘書辦理；甚至有些較重要的公務也授權(quán)秘書處理；有時還把某些難以直接干預的問題，讓秘書去協(xié)調(diào)解決。這是領(lǐng)導工作的需要，也是對秘書能力才干的鍛煉和考驗。 （五）領(lǐng)導需要能夠聯(lián)系群眾、善于協(xié)調(diào)的秘書 ，充當領(lǐng)導與群眾的紐帶 密切聯(lián)系群眾是有效開展領(lǐng)導工作的前提。這要求秘書多搞調(diào)查研究，多 下基層，多聯(lián)系群眾；要求秘書通過信訪、調(diào)研等接近群眾的機會，了解群眾的實重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院講稿 際狀況、意見、要求和建議，反映群眾的呼聲，以便使其領(lǐng)導工作更符合人民群眾的利益要求，更能忠實地體現(xiàn)人民的意志。 ，為領(lǐng)導工作緩化矛盾 領(lǐng)導工作中遇到諸多矛盾和問題是不足為怪的，領(lǐng)導工作的過程實際上就是緩和矛盾、解決問題的過程。秘書除了要協(xié)助領(lǐng)導者進行管理協(xié)調(diào)外，在自身工作中也要注意協(xié)調(diào)關(guān)系。一位不善于協(xié)調(diào)自身工作關(guān)系的秘書，是難以協(xié)助領(lǐng)導者進行管理協(xié)調(diào)的。 秘書人員接觸面寬，工作中相關(guān)方面多，而且事事均有較大的影響。因此，秘 書人員在工作中必須明于事理，把握分寸，辦事得體，這不僅關(guān)系到秘書辦文辦事的工作成效，而且影響工作和組織的整體形象。 秘書在自身工作的協(xié)調(diào)和協(xié)助領(lǐng)導者進行公務協(xié)調(diào)中，都要以有利于事業(yè)發(fā)展，有利于有關(guān)各方的根本利益和長遠利益，有利于增強組織的凝聚力和提高工作效率出發(fā)，緩化矛盾，促進發(fā)展。 三、秘書為領(lǐng)導班子服務的幾種關(guān)系的把握 （一） 為主要領(lǐng)導人服務與為領(lǐng)導班子服務 （二） 為中心工作服務與日常工作服務 （三） 正確處理多頭指示，避免釀成矛盾 （四） 加強溝通，促進領(lǐng)導班子的密切合作 （五） 對口請示，避 免交叉請示 （六） 逐 級 請示，避免越級請示 （七） 加強溝通，避免產(chǎn)生誤會 （八） 篩選信息，避免說是道非 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院講稿 第 二 章 秘書的辦文工作 [教學 目的 ] 學習和掌握文書處理程序及各環(huán)節(jié)的要求 。能夠運用所學的文書處理知識完成日常工作 . 辦文是秘書人員一項十分重要的職能活動。它包括秘書起草撰制文書、收發(fā)、傳遞和處理文書以及針對文書內(nèi)容辦理各種事務工作。簡而言之 “ 辦文 ” 工作是圍繞 “ 文 ” 而展開的一切工 作。 第一節(jié) 文書的撰擬 一、文書的概念 文書是國家機關(guān)，企、事業(yè)單位在管理活動過程中形成的具有法定效力和 規(guī)范體式的文書的統(tǒng)稱。是傳達、貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，實施行政措施、指導、商洽工作，匯報情況，交流經(jīng)驗的重要工具。 文書和公文是既有區(qū)別又有聯(lián)系的兩個概念。文書包括通用文書（公務文書）、事務性文書和專用文書三大類。在我國日常工作中還有 “ 文件 ” 這個概念。廣義的文件指一切可用作依據(jù)或參考的書面材料。狹義的文件指行政公文，是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法律效力和規(guī)范體式的文書。 二、文書的種類 根據(jù)不同的標準，文書有多種分法。一般來說可分為三大類： 是指在行政機關(guān)和企 、事業(yè)單位中普遍使用的、國家實行統(tǒng)一管理的文書即公務文書。根據(jù)國務院 20xx年 8月 24日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，我國行政機關(guān)現(xiàn)行公文有 13種，分別是：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函和會議紀要。 是指在一定工作部門或一定業(yè)務范圍內(nèi)使用的文書。如外交文書中的照會、外交聲明；司法文書中的訴狀、答辯書、判決書；經(jīng)濟活動中的市場調(diào)查與預測報告、經(jīng)濟活動分析報告、質(zhì)檢報告、財務分析報告；另外還有軍事專用文書、科技專用文書等。 是指機關(guān)、企事業(yè)單位和團體在日常工作和事務處理中，常使用的形式較為靈活的文書。如計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、演講稿、慰問信、情況說明等等。有些情況下這些文書即可為公用也可為私用。機關(guān)事務文書多在內(nèi)部使用，必要時也可上報或下發(fā)。這種情況下多和公文聯(lián)用。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院講稿 通用文書按行文方向可分為：上行文、下行文、平行文。行文方向是指發(fā)文單位和收文單位之間的關(guān)系。 上行文 指具有隸屬關(guān)系的下級機關(guān)報送給上級機關(guān)的文書。 下行文指具有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)發(fā)送給下級機關(guān)的文書。 平行文指不相隸屬或同一系統(tǒng)內(nèi)平級機關(guān)之間往來的文書。 按公文的急緩程度可分為特急、急件和一般文件。這是從公文辦理時限來說的。一般來講，特急件應在一天內(nèi)辦理完畢，急件應在三天內(nèi)辦理完畢。按保密級別公文可劃分為秘密文件和非秘密文件。這是從文件限制閱讀的范圍而言的。 密級文件根據(jù)其限制閱讀范圍又可劃分為絕密、機密、秘密三種。 三、文書寫作的基本要求 、鮮明 、精練 四、公文的基本結(jié)構(gòu)與格式 根據(jù)國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局 1999年 12月發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》規(guī)定，組成公文的各要素劃分為：眉首、主體、版記三部分 。三個部分的統(tǒng)一是公文的基本結(jié)構(gòu)。具體來說，置于公文首頁紅色線以上各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色線以下、主題詞以上各要素統(tǒng)稱正文；置于主題詞以下各要素統(tǒng)稱版記。 第二節(jié) 文書的處理 一、文書處理的含義及原則 文書處理是指機關(guān)、單位在日常工作中圍繞著文書的擬制、辦理、管理所進行的系列工作。 文書的處理主要指公文的辦理，是在擬制或收文的基礎(chǔ)上以傳遞及內(nèi)容處理為主的過程。公文的辦理主要由機關(guān)職能部門負責 ，通常由秘書部門負責。 根據(jù)文書處理的內(nèi)容與要求 文書處理必須堅持及時、準確、安全、統(tǒng)一的原則。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院講稿 現(xiàn)代社會是一個高科技迅猛發(fā)展的社會、社會生活瞬息萬變，針對社會生活、解決實際問題的文書客觀上要求高效、快速完成其辦理程序。才能發(fā)揮起作用。 信息社會要求決策者必須獲得準確的信息。 現(xiàn)代公文的辦理以安全為前提。安全是保證國家機密，民族利益及部門、行業(yè)工作步驟協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、經(jīng)濟利益共同發(fā)展的前提。 4. 統(tǒng)一規(guī)范 文書的統(tǒng)一規(guī)范主要指公文應在全國范圍內(nèi)實行統(tǒng)一的名稱、格式、行文規(guī)則、處理辦法等。 綜上所述，文書辦理過程必須以文書的基本特征即解決工作中實際問題為出發(fā)點，圍繞文書及時 、準確、安全、規(guī)范作好文書的傳遞工作。 二、公文的行文關(guān)系、方式、規(guī)則 行文關(guān)系主要有三種：上行文、下行文、平行文。 ，指下級機關(guān)或單位向直接上級機關(guān)或單位的行文。 上行文可分兩種情況，一是逐級上行文，用以向直接上級行文；另一種是越級行文，越級行文一般指上級機關(guān)單位交辦并指定越級上報的事項、或一些特殊情況必須越級上報。 ，指上級機關(guān)或部門向下級部門或機關(guān)行文，主要有三種情況。 逐級下行文 按隸屬關(guān)系上一級機關(guān)或單位給下級機關(guān)、單位的行文。如：批復、意見等。 多級下行文 對一些 廣泛知行的事項的行文，可用于不同層次的下級機關(guān)。如：通知、決定等。 直接下達至社會各界的行文。 平行文，指同一隸書關(guān)系內(nèi)各平行機關(guān)、單位或同層次不同隸屬關(guān)系機關(guān)、單位 之間的公文往來。如：函、通知等。 三、公文辦理程序 公文辦理程序主要有收文辦理程序和發(fā)文辦理程序。 （一）收文辦理程序：收文辦理程序主要有以下幾個步 驟。 指收文機關(guān)收到文件，在發(fā)文通知或登記簿上簽字、簽章的過程。核對、檢查、簽字。對急件應注明收到日期。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院講稿 分辦 即根據(jù)來文的性質(zhì)， 確定具體承辦及批閱對象并及時準確送達。分辦文書有三種：內(nèi)容重要或帶有指示性的公文應由文書部門負責人決定送達對象。隸屬日常公務性工作，可直接送達有關(guān)部門或直接負責人承辦。對閱讀范圍有明確規(guī)定的，可按規(guī)定范圍組織傳閱。 傳閱 根據(jù)公文的內(nèi)容，由秘書部門負責人決定或根據(jù)規(guī)定的閱讀范圍 組織傳閱工作。傳閱者會做出批示或?qū)懨饕庖?。秘書人員應按傳閱者的批示或意見進行處理。在分辦和傳閱后秘書人員應根據(jù)批示或意見做好催辦、注辦工作。 催辦 指對必須答復的文件，根據(jù)時限要求、及時地對承辦情況進行督促與檢查，以確保落實。 注辦 亦稱辦結(jié)