【正文】 《秘書之友》（蘭州大學(xué)） 《秘書界》（成都市秘書學(xué)會編） 《秘書學(xué)研究》（江漢大學(xué)編） 《文秘》（沈陽大學(xué)編） 《秘書學(xué)刊》（鄭州秘書?？茖W(xué)校編） 第 二節(jié) 秘書機(jī)構(gòu) 教學(xué)目的 ：介紹秘書機(jī)構(gòu)的概念功能。 狹義的秘書機(jī)構(gòu)，是指擔(dān)負(fù)文牘性工作，并直接為 領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公室的秘書、文書、機(jī)要等業(yè)務(wù)部門。 （二）機(jī)關(guān)的管理權(quán)限和范圍影響秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的規(guī)模。 五、秘書部門設(shè)置的原則 （一）適用的原則 （二）精干的原則 （三）效益的原則 六、我國秘書部門的組織形式 （一）集中式 （二）分散式 （三）混合式 七、我國秘書部門的設(shè)置情況 （一）中央機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu) 中央機(jī)關(guān)與國務(wù)院機(jī)關(guān)實(shí)行的是分理制 分 理制：采用部門辦公的形式 全國人大常委和全國政協(xié)常委會實(shí)行綜理制，由秘書長領(lǐng)導(dǎo)辦公廳、綜合辦理日常工作。 大中型骨干企業(yè)采用 “ 三足鼎立式 ” 。 一般分別稱為廠（公司、商場）、黨委辦公室、廠長辦公室、重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 廠工會辦公室，分別是企業(yè)黨委、行政、工會的 辦事機(jī)構(gòu)，直接受其領(lǐng)導(dǎo)，擔(dān)任各自系統(tǒng)的秘書工作。 補(bǔ)充材料 1： 國務(wù)院辦公廳機(jī)構(gòu)劃分及工作職能 根據(jù)第九屆全國人民大會第一次 會議批準(zhǔn)國務(wù)院機(jī)構(gòu)改革方案和《國務(wù)院關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)置的通知》（國發(fā) [1998]5號）設(shè)置國務(wù)院辦公廳。 根據(jù)職能調(diào)整，國務(wù)院辦公廳的主要職責(zé)是： ㈠負(fù)責(zé)國務(wù)院會議的準(zhǔn)備工作，協(xié)助國務(wù)院志組織會議決定事項(xiàng)的實(shí)施。 ㈢研究國務(wù)院各部門和各省、自治區(qū)、直轄市人民政府請示國務(wù)院的問題，提出審核意見，把國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志審批。 ㈤督促檢查國務(wù)院各部門和地方人民政府對國務(wù)院公文、會議決定事項(xiàng)及國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告有關(guān)指示的執(zhí)行落實(shí)情況關(guān)跟蹤調(diào)研，及時向國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告。 ㈦處理群眾來信，接待群眾來訪，及時向黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告來信來訪中提出的重要建議和反映的重要問題，辦理黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的有關(guān)信訪事項(xiàng)。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 ㈨負(fù)責(zé)國務(wù)院值班工作，及時向國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告重 要情況，協(xié)助處理各部門和各地區(qū)向國務(wù)院反映的重要問題。 （十一）辦理國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的其他事項(xiàng)。 秘書一局 主要職能： 辦理文電收發(fā)運(yùn)轉(zhuǎn)、國徽印鑒管理、國務(wù)院全體會議、國務(wù)院常務(wù)會議和總理辦公會議等會議會務(wù)及國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志內(nèi)事活動、國務(wù)院值班、信息、檔案和數(shù)據(jù)管理、辦公廳保密、公文核稿、文印、督查、機(jī)要通信和辦公自動化、《國務(wù)院公報(bào)》編輯等方面的工作 秘書三局 主要職能： 辦理教育、科技、外事、政法、法制、監(jiān)察、民政 、人事、文化、衛(wèi)生、體育、計(jì)劃生育、地震、民族宗教、港澳臺僑、廣播影視、新聞出版、知識產(chǎn)權(quán)、機(jī)構(gòu)編制等社會事業(yè)的文電、會務(wù)、督查及聯(lián)系全國人大、全國政協(xié)、軍隊(duì)等方面的工作。 人事司主要職能： 負(fù)責(zé)國務(wù)院辦公廳的人事管理和工作人員的教育培訓(xùn)工作 ；辦理工作人員的出國手續(xù)；負(fù)責(zé)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志辦會室的人事工作；負(fù)責(zé)掛靠單位的人事管理工作。機(jī)關(guān)黨委。 補(bǔ)充材料 2： 聯(lián)合國及其它國際組織機(jī)構(gòu)的秘書結(jié)構(gòu)與工作任務(wù) 聯(lián)合國秘書處由在聯(lián)合國紐約總部和世界各地工作的全體國際工作人員組成，從事聯(lián)合國各種日常工作。秘書處的首長是秘書長，秘書長由大會根據(jù)安全理事會 的推薦任命，任期五年，可以連任。秘書處工作人員還使世界各通訊媒體了解和關(guān)心聯(lián)合國的工作；就全世界所關(guān)切的問題組織國際會議；監(jiān)測聯(lián)合國各機(jī)構(gòu)所作決定的執(zhí)行情況；將發(fā)言和文件翻譯成聯(lián)合國各正式語文。作為國際公務(wù)員，他們和秘書長都對聯(lián)合國負(fù)責(zé)，并宣誓不尋求或接受聯(lián)合國以外任何政府或其他 當(dāng)局的指示。 聯(lián)合國總部設(shè)在紐約，但在日內(nèi)瓦、維也納和內(nèi)羅畢也設(shè)有很多機(jī)構(gòu)。聯(lián)合國維也納辦事處（維也納辦事處）是聯(lián)合國藥物濫用管制、預(yù)防犯罪和刑事司法、和平利用外層空間及國際貿(mào)易法等領(lǐng)域活動的總部。 聯(lián)合國所設(shè)的秘書處（ The Secretariat）是聯(lián)合國各機(jī)構(gòu)的行政機(jī) 構(gòu)，秘書處的秘書長為聯(lián)合國的行政首長，由安理會推薦，聯(lián)合國大會任命，其權(quán)利相當(dāng)廣泛，他除領(lǐng)導(dǎo)來自各國的有七千多名工作人員的秘書處并向大會提出聯(lián)合國活動的年度報(bào)告外，還可以把他認(rèn)為威脅國際和平與安全的問題提請安理會注意，并執(zhí)行大會、安理會等委托的任務(wù)。其機(jī)構(gòu)之大、權(quán)力之重、工作人員之多在各國中莫過于此。如美洲國家組織（ Organization of American State）是常設(shè)的中央機(jī)構(gòu)，由秘書長領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)執(zhí)行大會委托的各項(xiàng)任務(wù)。阿拉伯國家聯(lián)盟（ Arableague）的秘書長需經(jīng)會員國三分之二多數(shù)表決，由理事會委派。 秘書這一扶持性工作，按世界的分類概念分為：①行政秘書，指的是為上級行政官（高級官員或總經(jīng)理）工作的秘書。信息處理中心主管人幫助管理人進(jìn)行日常業(yè)務(wù)、信息反饋、培訓(xùn)、人事以及未來計(jì)劃等工作。在某些組織機(jī)構(gòu)中，辦公室的低級工作人員從事口授、筆錄、抄 寫、打字以及執(zhí)行辦公室的事務(wù)工作稱為速記員（ Stenographer）不能稱秘書，往往比秘書要受更多的監(jiān)督。 1．準(zhǔn)確 準(zhǔn)確，是對秘書工作質(zhì)量的要求。 抄寫、打印、登記文件，都應(yīng)反復(fù)校對、核實(shí)。 首先，秘書人員必須具有很強(qiáng)的工作責(zé)任心，要堅(jiān)決反對拖拉、懶散的工作作風(fēng)； 其次，要建立科學(xué)的工作制度，合理地安排各項(xiàng)工作，盡量減少環(huán)節(jié)，簡化程序。 3．求實(shí) 求實(shí)，是對秘書工作的基本要求。 4．保密 保密，既是對秘書人員的要求，也是秘書工作的基本原則。廣義的秘書工作即秘書部門的工作，也稱辦公室工作；狹 義的秘書工作是指有正式秘書部門的人員所承擔(dān)的工作，即人們通常所說的秘書業(yè)務(wù)工作。 概括起來：秘書工作 可 分為辦文、辦會、辦事三部分。 第一，秘書工作不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而獨(dú)立存在，秘書工作總是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作而開展的，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，秘書工作的范圍就必須延伸到哪里； 第二，秘書人員在處理任何問題時，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張、自行其是； 第 三，秘書人員雖然也常常參與領(lǐng)導(dǎo)班子的某些會議，與領(lǐng)導(dǎo)者共同研究各種有關(guān)問題，但秘書人員在會上只有發(fā)言權(quán)，而無表決權(quán)。秘書工作的被動性主要表現(xiàn)為： 第一，秘書工作是為滿足領(lǐng)導(dǎo)工作活動的需要而產(chǎn)生和展開的，是受領(lǐng)導(dǎo)活動的制約和支配的。這一類工作，大都是被動的，卻又是秘書人員非干不可的。有人說秘書工作 “上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，這兩句俏皮話也說明了秘書工作具有事務(wù)性的特點(diǎn)。具體表現(xiàn)在以下三方 面： 第一，秘書工作的內(nèi)容紛繁復(fù)雜，且涉及到本機(jī)關(guān)的全部工作。 五 、秘書工作的作用 現(xiàn)代秘書工作的作用，歸納起來，主要有以下幾方面： 1．樞紐作用 （協(xié)調(diào)作用） 在現(xiàn)代社會中，各級各類機(jī)關(guān)的秘書部門，都處于本單位領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)之下、各個職能部門之間 的中心位置，是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理的中介環(huán)節(jié)和中樞機(jī)構(gòu)。秘書人員在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策和管理時，既要為領(lǐng)導(dǎo)辦事，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手，又要為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀。 3．形象作用 人們常常把秘書部門稱為 “關(guān)口”或“窗口”。因?yàn)楦鞣N文件、信息的上傳下達(dá)大都要經(jīng)過這里傳遞和輸送。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 第四節(jié) 秘書與領(lǐng)導(dǎo) [教學(xué) 目的 與要求 ] 明確秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系及領(lǐng)導(dǎo)需要怎樣的秘書，并能在以后的工作實(shí)踐中正確處理好與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。秘書與其服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人則不同，他們除與領(lǐng)導(dǎo)有共事中的互助互補(bǔ)、諍友關(guān)系外，更主要的還是受組織之派去為領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)的。這是他們之間的本質(zhì)關(guān)系。秘書人員在工作實(shí)踐中，對此應(yīng)予高度的重視。 秘書在實(shí)際工作中，如果不能準(zhǔn)確地把握自己的職能范圍，就可能陷入誤區(qū)，就可能出現(xiàn)失職或越權(quán)的現(xiàn)象。一方面，秘 書和職業(yè)性質(zhì)其必須具有正確的名利觀；另一方面，在秘書的這種工作環(huán)境中，一些意志薄弱者不難找到追名逐利的機(jī)會。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)者的助手，為領(lǐng)導(dǎo)活動做輔助工作。這是組織管理需要，是法定期的崗位職責(zé)決定的。一個合格的秘書人員，必須具備這種職業(yè)道德。秘書人員在工作實(shí)踐中正確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，并以其扎實(shí)勤奮的工作取得領(lǐng)導(dǎo)者的信任，敏于觀察，善于從日常事務(wù)工作中捕捉有價值的信息，提供給領(lǐng)導(dǎo)者，從而優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)工作。 所謂敏于觀察，就是要密切注視客觀事物的發(fā)展變化狀態(tài)和趨勢。 ，敢于進(jìn)諫 所謂勤于思考，就 是要在深入調(diào)查客觀現(xiàn)象的基礎(chǔ)上，對客觀現(xiàn)象中的各種要素進(jìn)行由此及彼、由表及里地深入分析研究。秘書人員只有將組織管理實(shí)踐中的有關(guān)要素主 動地、全面地做動態(tài)分析，才能從全局和發(fā)展的角度，提出有價值的參謀建議。 秘書對領(lǐng)導(dǎo)者說真話，報(bào)實(shí)情，關(guān)鍵是要實(shí)事求是。由此可以看出，秘書人員對其領(lǐng)導(dǎo)者說真話、報(bào)實(shí)情，即使秘書的職能要求，也是領(lǐng)導(dǎo)工作的需要。領(lǐng)導(dǎo)者的經(jīng)營管理活動，必須依據(jù)大量的、及時準(zhǔn)確的信息資料，秘書人員必須做好信息服務(wù)，才能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要。 （四）領(lǐng)導(dǎo)需要任勞任怨、能夠分憂代勞的秘書 、忙而不亂，累而無怨 事務(wù)繁雜的秘書人員必須具有吃苦耐勞的精神，在為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的過程中，既有瑣碎的日常事務(wù)，又有繁重的突擊任務(wù)。秘書人員工作中忙而不亂，累而無怨正是領(lǐng)導(dǎo)者的近身助手所必須具備的工作作風(fēng)。這是領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，也是對秘書能力才干的鍛煉和考驗(yàn)。這要求秘書多搞調(diào)查研究，多 下基層，多聯(lián)系群眾；要求秘書通過信訪、調(diào)研等接近群眾的機(jī)會，了解群眾的實(shí)重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 際狀況、意見、要求和建議，反映群眾的呼聲，以便使其領(lǐng)導(dǎo)工作更符合人民群眾的利益要求，更能忠實(shí)地體現(xiàn)人民的意志。秘書除了要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行管理協(xié)調(diào)外，在自身工作中也要注意協(xié)調(diào)關(guān)系。 秘書人員接觸面寬，工作中相關(guān)方面多，而且事事均有較大的影響。 秘書在自身工作的協(xié)調(diào)和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行公務(wù)協(xié)調(diào)中，都要以有利于事業(yè)發(fā)展，有利于有關(guān)各方的根本利益和長遠(yuǎn)利益，有利于增強(qiáng)組織的凝聚力和提高工作效率出發(fā)，緩化矛盾，促進(jìn)發(fā)展。能夠運(yùn)用所學(xué)的文書處理知識完成日常工作 . 辦文是秘書人員一項(xiàng)十分重要的職能活動。簡而言之 “ 辦文 ” 工作是圍繞 “ 文 ” 而展開的一切工 作。是傳達(dá)、貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，實(shí)施行政措施、指導(dǎo)、商洽工作，匯報(bào)情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。文書包括通用文書（公務(wù)文書）、事務(wù)性文書和專用文書三大類。廣義的文件指一切可用作依據(jù)或參考的書面材料。 二、文書的種類 根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，文書有多種分法。根據(jù)國務(wù)院 20xx年 8月 24日發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，我國行政機(jī)關(guān)現(xiàn)行公文有 13種，分別是：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函和會議紀(jì)要。如外交文書中的照會、外交聲明；司法文書中的訴狀、答辯書、判決書；經(jīng)濟(jì)活動中的市場調(diào)查與預(yù)測報(bào)告、經(jīng)濟(jì)活動分析報(bào)告、質(zhì)檢報(bào)告、財(cái)務(wù)分析報(bào)告；另外還有軍事專用文書、科技專用文書等。如計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、演講稿、慰問信、情況說明等等。機(jī)關(guān)事務(wù)文書多在內(nèi)部使用，必要時也可上報(bào)或下發(fā)。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 通用文書按行文方向可分為：上行文、下行文、平行文。 上行文 指具有隸屬關(guān)系的下級機(jī)關(guān)報(bào)送給上級機(jī)關(guān)的文書。 平行文指不相隸屬或同一系統(tǒng)內(nèi)平級機(jī)關(guān)之間往來的文書。這是從公文辦理時限來說的。按保密級別公文可劃分為秘密文件和非秘密文件。 密級文件根據(jù)其限制閱讀范圍又可劃分為絕密、機(jī)密、秘密三種。三個部分的統(tǒng)一是公文的基本結(jié)構(gòu)。 第二節(jié) 文書的處理 一、文書處理的含義及原則 文書處理是指機(jī)關(guān)、單位在日常工作中圍繞著文書的擬制、辦理、管理所進(jìn)行的系列工作。公文的辦理主要由機(jī)關(guān)職能部門負(fù)責(zé) ，通常由秘書部門負(fù)責(zé)。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 現(xiàn)代社會是一個高科技迅猛發(fā)展的社會、社會生活瞬息萬變，針對社會生活、解決實(shí)際問題的文書客觀上要求高效、快速完成其辦理程序。 信息社會要求決策者必須獲得準(zhǔn)確的信息。安全是保證國家機(jī)密，民族利益及部門、行業(yè)工作步驟協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、經(jīng)濟(jì)利益共同發(fā)展的前提。 綜上所述，文書辦理過程必須以文書的基本特征即解決工作中實(shí)際問題為出發(fā)點(diǎn)，圍繞文書及時 、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范作好文書的傳遞工作。 ，指下級機(jī)關(guān)或單位向直接上級機(jī)關(guān)或單位的行文。 ，指上級機(jī)關(guān)或部門向下級部門或機(jī)關(guān)行文，主要有三種情況。如：批復(fù)、意見等。如：通知、決定等。 平行文，指同一隸書關(guān)系內(nèi)各平行機(jī)關(guān)、單位或同層次不同隸屬關(guān)系機(jī)關(guān)、單位 之間的公文往來。 三、公文辦理程序 公文辦理程序主要有收文辦理程序和發(fā)文辦理程序。 指收文機(jī)關(guān)收到文件，在發(fā)文通知或登記簿上簽字、簽章的過程。對急件應(yīng)注明收到日期。分辦文書有三種：內(nèi)容重要或帶有指示性的公文應(yīng)由文書部門負(fù)責(zé)人決定送達(dá)對象。對閱讀范圍有明確規(guī)定的，可按規(guī)定范圍組織傳閱。傳閱者會做出批示或?qū)懨饕庖?。在分辦和傳閱后秘書人員應(yīng)根據(jù)批示或意見做好催辦、注辦工作。 注辦 亦稱辦結(jié) 指對文件承辦情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在文件處理單上扼要注明結(jié)果，作為