【正文】 料，供領(lǐng)導(dǎo)之所需 領(lǐng)導(dǎo)者推進(jìn)工作，經(jīng)常要使用大量文件，資料、有關(guān)數(shù)據(jù)，典型經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、各項(xiàng)工作的總結(jié)、報(bào)表以及國(guó)際國(guó)內(nèi)的有關(guān)參考文獻(xiàn)。而且 事事都與領(lǐng)導(dǎo)工作直接關(guān)聯(lián)，都是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作作風(fēng)的具體體現(xiàn)。 （五）領(lǐng)導(dǎo)需要能夠聯(lián)系群眾、善于協(xié)調(diào)的秘書(shū) ，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與群眾的紐帶 密切聯(lián)系群眾是有效開(kāi)展領(lǐng)導(dǎo)工作的前提。一位不善于協(xié)調(diào)自身工作關(guān)系的秘書(shū)，是難以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行管理協(xié)調(diào)的。 三、秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)的幾種關(guān)系的把握 （一） 為主要領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)與為領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù) （二） 為中心工作服務(wù)與日常工作服務(wù) （三） 正確處理多頭指示，避免釀成矛盾 （四） 加強(qiáng)溝通，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)班子的密切合作 （五） 對(duì)口請(qǐng)示，避 免交叉請(qǐng)示 （六） 逐 級(jí) 請(qǐng)示，避免越級(jí)請(qǐng)示 （七） 加強(qiáng)溝通，避免產(chǎn)生誤會(huì) （八） 篩選信息，避免說(shuō)是道非 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 第 二 章 秘書(shū)的辦文工作 [教學(xué) 目的 ] 學(xué)習(xí)和掌握文書(shū)處理程序及各環(huán)節(jié)的要求 。 第一節(jié) 文書(shū)的撰擬 一、文書(shū)的概念 文書(shū)是國(guó)家機(jī)關(guān)，企、事業(yè)單位在管理活動(dòng)過(guò)程中形成的具有法定效力和 規(guī)范體式的文書(shū)的統(tǒng)稱。在我國(guó)日常工作中還有 “ 文件 ” 這個(gè)概念。一般來(lái)說(shuō)可分為三大類： 是指在行政機(jī)關(guān)和企 、事業(yè)單位中普遍使用的、國(guó)家實(shí)行統(tǒng)一管理的文書(shū)即公務(wù)文書(shū)。 是指機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和團(tuán)體在日常工作和事務(wù)處理中，常使用的形式較為靈活的文書(shū)。這種情況下多和公文聯(lián)用。 下行文指具有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送給下級(jí)機(jī)關(guān)的文書(shū)。一般來(lái)講，特急件應(yīng)在一天內(nèi)辦理完畢，急件應(yīng)在三天內(nèi)辦理完畢。 三、文書(shū)寫(xiě)作的基本要求 、鮮明 、精練 四、公文的基本結(jié)構(gòu)與格式 根據(jù)國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局 1999年 12月發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，組成公文的各要素劃分為：眉首、主體、版記三部分 。 文書(shū)的處理主要指公文的辦理，是在擬制或收文的基礎(chǔ)上以傳遞及內(nèi)容處理為主的過(guò)程。才能發(fā)揮起作用。 4. 統(tǒng)一規(guī)范 文書(shū)的統(tǒng)一規(guī)范主要指公文應(yīng)在全國(guó)范圍內(nèi)實(shí)行統(tǒng)一的名稱、格式、行文規(guī)則、處理辦法等。 上行文可分兩種情況，一是逐級(jí)上行文，用以向直接上級(jí)行文；另一種是越級(jí)行文，越級(jí)行文一般指上級(jí)機(jī)關(guān)單位交辦并指定越級(jí)上報(bào)的事項(xiàng)、或一些特殊情況必須越級(jí)上報(bào)。 多級(jí)下行文 對(duì)一些 廣泛知行的事項(xiàng)的行文，可用于不同層次的下級(jí)機(jī)關(guān)。如：函、通知等。核對(duì)、檢查、簽字。隸屬日常公務(wù)性工作，可直接送達(dá)有關(guān)部門(mén)或直接負(fù)責(zé)人承辦。秘書(shū)人員應(yīng)按傳閱者的批示或意見(jiàn)進(jìn)行處理。 （二）發(fā)文辦理程序 ； 2. 審查 （ 1）行文的必要性 （ 2）審查文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)法律、法規(guī)、政策以及和已有文件是否矛盾、文件的措施、要求是否明確和具有可行性、可操作性。應(yīng)注意發(fā)文渠道及相應(yīng)問(wèn)題?？陬^申報(bào) 、 書(shū)面申報(bào) 、 會(huì)議申報(bào)。 會(huì)議審批還應(yīng)遵循 “ 一支筆 ” 的原則。 。 會(huì)議預(yù)案一般包括以下內(nèi)容： 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 1. 會(huì)名 2. 會(huì)議時(shí)間 3. 會(huì)場(chǎng) 開(kāi)會(huì)地點(diǎn)，會(huì)場(chǎng)設(shè)置，要結(jié)合參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議效果來(lái)綜合考慮。大型會(huì)議的議程、日程、程序必須劃分得很清楚。 以上十項(xiàng)是一般會(huì)議預(yù)案的主要內(nèi)容，有些會(huì)議還有選舉、發(fā)獎(jiǎng)、攝影等活動(dòng)，也應(yīng)列入預(yù)案之中。會(huì)前做好有關(guān)文件的準(zhǔn)備工作，可以使會(huì)議議題比較集中，保證會(huì)議的基本目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。 會(huì)議通知的一般體例是： 茲定于 月 日（星期 ） 午 時(shí)在 地點(diǎn)召開(kāi) 會(huì)議，會(huì)期 天，參加人員為 ，憑 入場(chǎng)，有關(guān)會(huì)議的具體事宜，請(qǐng)與 聯(lián)系（電話號(hào)碼 ） （四）會(huì)前 檢查 。 收集的議題應(yīng)在合并整理后，視條件成熟與否和事項(xiàng)的輕重緩急，列出有必要提交辦公會(huì)研究的若干問(wèn)題，送主要領(lǐng)導(dǎo)人審定。對(duì)于工作程序已形成多年的企業(yè)，辦公會(huì)會(huì)議通知一般不必另行制作，而是在企業(yè)每周重大會(huì)議活動(dòng)安排表中注明（見(jiàn)會(huì)議活動(dòng)安排表）。 秘書(shū)人員無(wú)論用何種方式事先通知了與會(huì)者，在會(huì)前仍要當(dāng)面或用電話再 次確認(rèn)與會(huì)者是否能按時(shí)出席。 打開(kāi)會(huì)議室燈光和空調(diào)系統(tǒng)并調(diào)到合適溫度。 （六）會(huì)議后的相關(guān)工作 辦公會(huì)結(jié)束后，秘書(shū)人員對(duì)會(huì)議決定事項(xiàng)中需要以紀(jì)要方式通知相關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)辦理的內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)整理出會(huì)議紀(jì)要。小劉將無(wú)線話筒和錄音機(jī)磁帶安排好以后，還事先調(diào)試了一番，覺(jué)得效果不錯(cuò)，小劉放心地做其他的事情去了。因?yàn)榻M織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國(guó)際會(huì)議的 “ 全家福 ” 中，竟找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國(guó)輿論的指責(zé)。分析案例中的問(wèn)題所在，并談?wù)剬?duì)于會(huì)議活動(dòng)的細(xì)節(jié)安排應(yīng)注意哪些問(wèn)題。 【教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)】 掌握處理辦公室日常事務(wù)、收集處理信息的基本能力，掌握調(diào)查研究的基本方法和基本知識(shí) 第一節(jié) 信息與信息工作 一、 信息的定義 信息是事物存在方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的直接或間接的反映。 按信息內(nèi)容所涉及的社會(huì)領(lǐng)域劃分 政治信息、經(jīng)濟(jì)信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息 按信息來(lái)源方向分 縱向信息、橫向信息 按信息穩(wěn)定狀態(tài)分 分靜態(tài)信息，如資源、統(tǒng)計(jì)資料；動(dòng)態(tài)信息，如市場(chǎng)信息 按信息在秘書(shū)工作中的作用分 預(yù)測(cè)信息、動(dòng)態(tài)信息、反饋信息 秘書(shū)應(yīng)獲得多種形態(tài)的信息資料：文字、聲像、記憶。 信息工作有利于開(kāi)創(chuàng)秘書(shū)工作新局面。 適用： 適用，既要有針對(duì)性，適合領(lǐng)導(dǎo)利用。 這種種差異，決定了決策不僅內(nèi)涵不同而且層 次不同。信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基礎(chǔ)。 ⑷ 本機(jī)關(guān)執(zhí)行政策、推動(dòng)工作以及本企業(yè)產(chǎn)品銷售后的反饋信息，如群眾的反映、意見(jiàn)、建議、要求等。 也可以概括為：企業(yè)信息、國(guó)際市場(chǎng)信息、客戶信息、貿(mào)易信息、國(guó)際金融信息 法律信息、交際活動(dòng)信息、 秘書(shū)收集的信息，有以下三方面特點(diǎn)： ⑴ 領(lǐng)導(dǎo)者要求秘書(shū)人員提供的信息資料大多帶有全局性、方向性、綜合性，與社會(huì)組織的整體發(fā)展情況大局有關(guān)。 秘書(shū)收集信息的渠道主要有： A、 大眾傳媒 B、 圖書(shū)館 C、 收據(jù)庫(kù) D、 貿(mào)易交流 E、 信息機(jī)構(gòu) F、 關(guān)系渠道 G、 調(diào)查渠道 收集的原則： A、 價(jià)值原則 B、 時(shí)效原則 C、 層次原則 D、 針對(duì)原則 E、 全面系統(tǒng)原則 信息的整理 信息的整理是對(duì)收集到的大量原始信息，在數(shù)量上加以濃縮，在質(zhì)量上加以提高，在形式上給予表現(xiàn)，使之便于傳遞，利用和儲(chǔ)存的過(guò)程，信息的整理是整個(gè)信息工作的核心。 ② 挑選出有價(jià)值的信息 A、 挑選對(duì)工作有指導(dǎo)意義、與業(yè)務(wù)活動(dòng)密切相關(guān)的信息 B、 挑選帶有傾向性、動(dòng)態(tài)性或突發(fā)重要信息 C、 分析需求，結(jié)合中心工作或解決特定問(wèn)題的需重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 要篩選信息 D、 挑選能預(yù)見(jiàn)未來(lái)發(fā)展變化趨勢(shì)，為決策提供超前服務(wù)的信息 E、 堅(jiān)持信息數(shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一 方法 : 看來(lái)源 看標(biāo)題 看正文 決定取舍： A、突出主題 B、注意典型性 C、有新意 D、有特點(diǎn) 校對(duì) 方法：溯源法、比較法、校對(duì)法、邏輯法、調(diào)查法、數(shù)理統(tǒng)計(jì)法 ③ 加工： 信息加工是指將篩選出 來(lái)的信息進(jìn)行提煉，使其具有較高質(zhì)量。 有分析、有建議、有深度的信息，稱為高層次信息。 第一， 充實(shí)內(nèi)容。 類型 動(dòng)態(tài)型信息 建議性信息 經(jīng)驗(yàn)型信息 問(wèn)題型信息 預(yù)測(cè)型信息 編寫(xiě)的步驟： A、確定主題 B、分析材料 C、材料組合 第二， 綜合分析。 在綜合分析的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的處理意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)參考。即信息從信息源發(fā)出后，沿著兩種以上通道傳遞給信息接受者。 秘書(shū)的調(diào)查研究可以密切領(lǐng)導(dǎo)和群眾的關(guān)系。 科學(xué)占有調(diào)查資料，擺正調(diào)查研究的關(guān)系。它主要報(bào)告經(jīng)濟(jì)創(chuàng)造的過(guò)程，具體做法及取得成績(jī)效果。它著重較全面的反映現(xiàn)狀，說(shuō)明基本面貌及發(fā)展趨勢(shì)，或剖視存在的問(wèn)題的癥結(jié)，以利于宏觀決策。 問(wèn)題調(diào)查 針對(duì)現(xiàn)實(shí)中存在的各種問(wèn)題或矛盾，作出敏銳反應(yīng)，并提出解決的措施或辦法。 分析研究，把握本質(zhì) 分析研究是保證調(diào)查報(bào)告正確反映客規(guī)規(guī)律的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。 ⑴ 綜合材料 這是原始材料經(jīng)過(guò)整理歸納，對(duì)有關(guān)情況進(jìn)行概括的材料。 運(yùn)用時(shí)典型材料必須精心選擇，要從大量材料中選取幾個(gè)最能說(shuō)的觀點(diǎn)而個(gè)性鮮明的個(gè)例。必須強(qiáng)調(diào)，運(yùn)用數(shù)據(jù)務(wù)求確鑿無(wú)誤，堅(jiān)決反對(duì) “ 拼湊虛擬，官樣數(shù)字 ” 的做法。 值班人員必須做到以下幾點(diǎn)： 服務(wù)的精神和高度責(zé)任心 要提高警惕、遵守值班紀(jì)律 認(rèn)真做好保密工作。 印信及介紹信的管理要求 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 印信和介紹信是各級(jí)各類組織對(duì)外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證。 （ 3） 法律作用。 電話工作 一、通話工作的內(nèi)容 包括：打電話，接電話和作電話記錄 接電話： 熟悉接電話的禮儀和接電話要領(lǐng) 電話記錄 它包括五個(gè)部分：即來(lái)話時(shí)間（年月日時(shí)分），來(lái)話單位姓名和對(duì)方電話號(hào)碼，來(lái)話內(nèi)容，處理意見(jiàn)和記錄人署名（復(fù)述，核對(duì)） 傳話：?jiǎn)柷迨赵捜诵彰?、職?wù)、電話號(hào)碼 二、通話工作的要求 禮貌熱情 作好記錄 收話后，必須馬上解決問(wèn)題 不屬于職權(quán)范圍內(nèi)的事，不隨便應(yīng)允 或反駁 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 辦公。 二、介紹信 。 作用： （ 1） 標(biāo)志作用。 三、值班日志與交接班 填寫(xiě)值班日記應(yīng)注意以下事項(xiàng)： 填寫(xiě)值班者的姓名和值班時(shí)間 填寫(xiě)值班記錄做到內(nèi)容簡(jiǎn) 明扼要，語(yǔ)言規(guī)范，字跡清楚，不加評(píng)論，不帶個(gè)人感情，實(shí)事求是。 夾敘夾論，敘議結(jié)合 【思考與練習(xí)】 1． 調(diào)研工作有哪些特點(diǎn)？ 2． 調(diào)研工作的內(nèi)容是什么？ 第三節(jié) 辦公室日常事務(wù) 值班工作 一、值班的任務(wù)和作用 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 值班大致設(shè)立值班室，值班室有兼職值班室與專職值班室兩種類型。 ⑶ 比對(duì)材料 通過(guò)縱橫，今昔，正反及對(duì)比，用來(lái)說(shuō)明觀點(diǎn)的材料。 ⑵ 典型材料。從豐富的事實(shí)材料中引出觀點(diǎn)是它的一個(gè)寫(xiě)作特點(diǎn)。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 深入調(diào)查，掌握材料 “ 廣泛占有，兼收并蓄，保持材料的原始性，客觀性 ” 。 事件調(diào)查 這類報(bào)告著重反映歷史或現(xiàn)實(shí)的重大事件的來(lái)龍去脈。此外，經(jīng)驗(yàn)總結(jié)是自我認(rèn)識(shí)深化的表達(dá)，經(jīng)驗(yàn)調(diào)查則是第三者對(duì)經(jīng)驗(yàn)的客觀報(bào)道。 六、調(diào)查報(bào) 告的寫(xiě)作 （一）調(diào)查報(bào)告的含義、特點(diǎn)與作用 調(diào)查報(bào)告是對(duì)客觀事物進(jìn)行調(diào)查研究，將所獲得的成果反映出來(lái)的書(shū)面報(bào)告。 二、秘書(shū)調(diào)查研究的內(nèi)容 為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)的調(diào)查研究 為解決具體問(wèn)題而進(jìn)行的調(diào)查研究 掌握基本情況而進(jìn)行的經(jīng)常的調(diào)查研究 三、怎樣做好調(diào)查研究工作 認(rèn)真做好調(diào)查研究工作 ，選好對(duì)象 ，準(zhǔn)備資料 ，擬寫(xiě)提綱 常用的調(diào)查研究的方法 ， 四、調(diào)查研究的具體方式 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 開(kāi)調(diào)查令 現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查 問(wèn)卷調(diào)查 民意調(diào)查 專家調(diào)查 統(tǒng)計(jì)調(diào)查 收集資料 個(gè)別訪問(wèn) 五、做好調(diào)查研究工作應(yīng)注意的事項(xiàng) 實(shí)事求是是根本原則。 信息傳遞的方式有： ⑴ 口頭傳遞 ⑵ 書(shū)面?zhèn)鬟f ⑶ 電訊傳遞 傳遞要求：迅速、準(zhǔn)確、保密 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 信息的利用與儲(chǔ)存 （ 1） 分類 —— 對(duì)各種信息按一定的規(guī)則進(jìn)行分類 （ 2） 著錄 —— 如實(shí)的記載（制分類卡） （ 3） 建立儲(chǔ)存檢索系統(tǒng) 歸類存放 （ 4） 保管 —— 存 放與保護(hù) 【思考與練習(xí)】 1． 結(jié)合信息實(shí)例說(shuō)明信息的特點(diǎn)。信息從信源發(fā)出后沿著單一通道，傳給信息接受者。通過(guò)綜合分析，往往能發(fā)現(xiàn)帶來(lái)規(guī)律性的變化和傾向性的問(wèn)題，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)掌握指導(dǎo)工作，預(yù)測(cè)未來(lái)有重要參考價(jià)值。編寫(xiě) 信息需要通過(guò)文字傳遞。 信息加工能力，是事務(wù)型秘書(shū)與開(kāi)拓性秘書(shū)的主要界限。這類信息只能供接受者了解動(dòng)態(tài)。 除去，假的，重復(fù)的，過(guò)時(shí)的，表面的，與本單位關(guān)系很小或意義不大的信息，從量與質(zhì)兩方面突出少量的重要信息。 ⑶ 收集儲(chǔ)存的信息資料大多具有較長(zhǎng)時(shí)期的使用價(jià)值，如起草文件，常常要翻閱過(guò)去相關(guān)的文件，以求保持政策的連續(xù) 性；說(shuō)明問(wèn)題或預(yù)測(cè)未來(lái)對(duì)常查找過(guò)去的資料。 ⑹ 與本單位、業(yè)務(wù)性質(zhì)相同的其他地區(qū)、單位以及國(guó)外同行業(yè)可供比較的情況材料。 ⑵ 上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)發(fā)布的直接與生產(chǎn)、工作有關(guān)的指導(dǎo)、指揮性文件，如指示、決定、批復(fù)。但又須看到任何領(lǐng)導(dǎo)者每個(gè)時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)工作都有其中心，都有關(guān)注的 “ 熱點(diǎn) ” 和 “ 難點(diǎn) ” 。 ⑴ 他們分布在不同的組織類型中 —— 決定所追求的目標(biāo)各不相同 ⑵ 他們分布在不同的組織規(guī)模中 —— 導(dǎo)致具體工作內(nèi)容與時(shí)間的差異 ⑶ 分布在不同的組織層次中 —— 決定了他們工作重點(diǎn)的不同。 及時(shí) 信息的時(shí)效性決定了信息的生命力在于流動(dòng)，它的流動(dòng)速度越快，在實(shí)踐中獲得的價(jià)值就高。 信息工作是秘書(shū)部門(mén)的一