【正文】 料，供領導之所需 領導者推進工作，經(jīng)常要使用大量文件，資料、有關數(shù)據(jù)，典型經(jīng)驗教訓、各項工作的總結(jié)、報表以及國際國內(nèi)的有關參考文獻。而且 事事都與領導工作直接關聯(lián)，都是領導機關工作作風的具體體現(xiàn)。 （五）領導需要能夠聯(lián)系群眾、善于協(xié)調(diào)的秘書 ，充當領導與群眾的紐帶 密切聯(lián)系群眾是有效開展領導工作的前提。一位不善于協(xié)調(diào)自身工作關系的秘書，是難以協(xié)助領導者進行管理協(xié)調(diào)的。 三、秘書為領導班子服務的幾種關系的把握 （一） 為主要領導人服務與為領導班子服務 （二） 為中心工作服務與日常工作服務 （三） 正確處理多頭指示，避免釀成矛盾 （四） 加強溝通，促進領導班子的密切合作 （五） 對口請示，避 免交叉請示 （六） 逐 級 請示，避免越級請示 （七） 加強溝通，避免產(chǎn)生誤會 （八） 篩選信息，避免說是道非 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院講稿 第 二 章 秘書的辦文工作 [教學 目的 ] 學習和掌握文書處理程序及各環(huán)節(jié)的要求 。 第一節(jié) 文書的撰擬 一、文書的概念 文書是國家機關，企、事業(yè)單位在管理活動過程中形成的具有法定效力和 規(guī)范體式的文書的統(tǒng)稱。在我國日常工作中還有 “ 文件 ” 這個概念。一般來說可分為三大類： 是指在行政機關和企 、事業(yè)單位中普遍使用的、國家實行統(tǒng)一管理的文書即公務文書。 是指機關、企事業(yè)單位和團體在日常工作和事務處理中，常使用的形式較為靈活的文書。這種情況下多和公文聯(lián)用。 下行文指具有隸屬關系的上級機關發(fā)送給下級機關的文書。一般來講，特急件應在一天內(nèi)辦理完畢，急件應在三天內(nèi)辦理完畢。 三、文書寫作的基本要求 、鮮明 、精練 四、公文的基本結(jié)構(gòu)與格式 根據(jù)國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局 1999年 12月發(fā)布的《國家行政機關公文格式》規(guī)定，組成公文的各要素劃分為：眉首、主體、版記三部分 。 文書的處理主要指公文的辦理，是在擬制或收文的基礎上以傳遞及內(nèi)容處理為主的過程。才能發(fā)揮起作用。 4. 統(tǒng)一規(guī)范 文書的統(tǒng)一規(guī)范主要指公文應在全國范圍內(nèi)實行統(tǒng)一的名稱、格式、行文規(guī)則、處理辦法等。 上行文可分兩種情況，一是逐級上行文，用以向直接上級行文；另一種是越級行文，越級行文一般指上級機關單位交辦并指定越級上報的事項、或一些特殊情況必須越級上報。 多級下行文 對一些 廣泛知行的事項的行文，可用于不同層次的下級機關。如：函、通知等。核對、檢查、簽字。隸屬日常公務性工作，可直接送達有關部門或直接負責人承辦。秘書人員應按傳閱者的批示或意見進行處理。 （二）發(fā)文辦理程序 ； 2. 審查 （ 1）行文的必要性 （ 2）審查文稿內(nèi)容是否符合有關法律、法規(guī)、政策以及和已有文件是否矛盾、文件的措施、要求是否明確和具有可行性、可操作性。應注意發(fā)文渠道及相應問題?？陬^申報 、 書面申報 、 會議申報。 會議審批還應遵循 “ 一支筆 ” 的原則。 。 會議預案一般包括以下內(nèi)容： 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院講稿 1. 會名 2. 會議時間 3. 會場 開會地點，會場設置，要結(jié)合參加會議的人數(shù)和會議效果來綜合考慮。大型會議的議程、日程、程序必須劃分得很清楚。 以上十項是一般會議預案的主要內(nèi)容，有些會議還有選舉、發(fā)獎、攝影等活動，也應列入預案之中。會前做好有關文件的準備工作，可以使會議議題比較集中，保證會議的基本目標得以實現(xiàn)。 會議通知的一般體例是： 茲定于 月 日（星期 ） 午 時在 地點召開 會議，會期 天，參加人員為 ，憑 入場，有關會議的具體事宜，請與 聯(lián)系（電話號碼 ） （四）會前 檢查 。 收集的議題應在合并整理后，視條件成熟與否和事項的輕重緩急，列出有必要提交辦公會研究的若干問題，送主要領導人審定。對于工作程序已形成多年的企業(yè)，辦公會會議通知一般不必另行制作，而是在企業(yè)每周重大會議活動安排表中注明（見會議活動安排表）。 秘書人員無論用何種方式事先通知了與會者，在會前仍要當面或用電話再 次確認與會者是否能按時出席。 打開會議室燈光和空調(diào)系統(tǒng)并調(diào)到合適溫度。 （六）會議后的相關工作 辦公會結(jié)束后，秘書人員對會議決定事項中需要以紀要方式通知相關部門協(xié)調(diào)辦理的內(nèi)容，應及時整理出會議紀要。小劉將無線話筒和錄音機磁帶安排好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，小劉放心地做其他的事情去了。因為組織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領導人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國際會議的 “ 全家福 ” 中，竟找不到這兩位女性領導人的影像，引起兩國輿論的指責。分析案例中的問題所在，并談談對于會議活動的細節(jié)安排應注意哪些問題。 【教學重點與難點】 掌握處理辦公室日常事務、收集處理信息的基本能力，掌握調(diào)查研究的基本方法和基本知識 第一節(jié) 信息與信息工作 一、 信息的定義 信息是事物存在方式或運動狀態(tài)的直接或間接的反映。 按信息內(nèi)容所涉及的社會領域劃分 政治信息、經(jīng)濟信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息 按信息來源方向分 縱向信息、橫向信息 按信息穩(wěn)定狀態(tài)分 分靜態(tài)信息，如資源、統(tǒng)計資料；動態(tài)信息，如市場信息 按信息在秘書工作中的作用分 預測信息、動態(tài)信息、反饋信息 秘書應獲得多種形態(tài)的信息資料：文字、聲像、記憶。 信息工作有利于開創(chuàng)秘書工作新局面。 適用： 適用，既要有針對性，適合領導利用。 這種種差異，決定了決策不僅內(nèi)涵不同而且層 次不同。信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基礎。 ⑷ 本機關執(zhí)行政策、推動工作以及本企業(yè)產(chǎn)品銷售后的反饋信息，如群眾的反映、意見、建議、要求等。 也可以概括為：企業(yè)信息、國際市場信息、客戶信息、貿(mào)易信息、國際金融信息 法律信息、交際活動信息、 秘書收集的信息，有以下三方面特點： ⑴ 領導者要求秘書人員提供的信息資料大多帶有全局性、方向性、綜合性，與社會組織的整體發(fā)展情況大局有關。 秘書收集信息的渠道主要有： A、 大眾傳媒 B、 圖書館 C、 收據(jù)庫 D、 貿(mào)易交流 E、 信息機構(gòu) F、 關系渠道 G、 調(diào)查渠道 收集的原則： A、 價值原則 B、 時效原則 C、 層次原則 D、 針對原則 E、 全面系統(tǒng)原則 信息的整理 信息的整理是對收集到的大量原始信息，在數(shù)量上加以濃縮，在質(zhì)量上加以提高，在形式上給予表現(xiàn)，使之便于傳遞，利用和儲存的過程，信息的整理是整個信息工作的核心。 ② 挑選出有價值的信息 A、 挑選對工作有指導意義、與業(yè)務活動密切相關的信息 B、 挑選帶有傾向性、動態(tài)性或突發(fā)重要信息 C、 分析需求，結(jié)合中心工作或解決特定問題的需重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院講稿 要篩選信息 D、 挑選能預見未來發(fā)展變化趨勢，為決策提供超前服務的信息 E、 堅持信息數(shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一 方法 : 看來源 看標題 看正文 決定取舍： A、突出主題 B、注意典型性 C、有新意 D、有特點 校對 方法：溯源法、比較法、校對法、邏輯法、調(diào)查法、數(shù)理統(tǒng)計法 ③ 加工： 信息加工是指將篩選出 來的信息進行提煉，使其具有較高質(zhì)量。 有分析、有建議、有深度的信息，稱為高層次信息。 第一， 充實內(nèi)容。 類型 動態(tài)型信息 建議性信息 經(jīng)驗型信息 問題型信息 預測型信息 編寫的步驟： A、確定主題 B、分析材料 C、材料組合 第二， 綜合分析。 在綜合分析的基礎上，提出相應的處理意見，供領導參考。即信息從信息源發(fā)出后，沿著兩種以上通道傳遞給信息接受者。 秘書的調(diào)查研究可以密切領導和群眾的關系。 科學占有調(diào)查資料，擺正調(diào)查研究的關系。它主要報告經(jīng)濟創(chuàng)造的過程，具體做法及取得成績效果。它著重較全面的反映現(xiàn)狀，說明基本面貌及發(fā)展趨勢，或剖視存在的問題的癥結(jié)，以利于宏觀決策。 問題調(diào)查 針對現(xiàn)實中存在的各種問題或矛盾，作出敏銳反應，并提出解決的措施或辦法。 分析研究，把握本質(zhì) 分析研究是保證調(diào)查報告正確反映客規(guī)規(guī)律的關鍵環(huán)節(jié)。 ⑴ 綜合材料 這是原始材料經(jīng)過整理歸納，對有關情況進行概括的材料。 運用時典型材料必須精心選擇，要從大量材料中選取幾個最能說的觀點而個性鮮明的個例。必須強調(diào)，運用數(shù)據(jù)務求確鑿無誤，堅決反對 “ 拼湊虛擬，官樣數(shù)字 ” 的做法。 值班人員必須做到以下幾點： 服務的精神和高度責任心 要提高警惕、遵守值班紀律 認真做好保密工作。 印信及介紹信的管理要求 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院講稿 印信和介紹信是各級各類組織對外聯(lián)系的標志和行使職權(quán)的憑證。 （ 3） 法律作用。 電話工作 一、通話工作的內(nèi)容 包括：打電話，接電話和作電話記錄 接電話： 熟悉接電話的禮儀和接電話要領 電話記錄 它包括五個部分：即來話時間（年月日時分），來話單位姓名和對方電話號碼，來話內(nèi)容，處理意見和記錄人署名（復述，核對） 傳話：問清收話人姓名、職務、電話號碼 二、通話工作的要求 禮貌熱情 作好記錄 收話后，必須馬上解決問題 不屬于職權(quán)范圍內(nèi)的事，不隨便應允 或反駁 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院講稿 辦公。 二、介紹信 。 作用： （ 1） 標志作用。 三、值班日志與交接班 填寫值班日記應注意以下事項： 填寫值班者的姓名和值班時間 填寫值班記錄做到內(nèi)容簡 明扼要，語言規(guī)范，字跡清楚，不加評論，不帶個人感情，實事求是。 夾敘夾論，敘議結(jié)合 【思考與練習】 1． 調(diào)研工作有哪些特點？ 2． 調(diào)研工作的內(nèi)容是什么？ 第三節(jié) 辦公室日常事務 值班工作 一、值班的任務和作用 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院講稿 值班大致設立值班室，值班室有兼職值班室與專職值班室兩種類型。 ⑶ 比對材料 通過縱橫，今昔，正反及對比，用來說明觀點的材料。 ⑵ 典型材料。從豐富的事實材料中引出觀點是它的一個寫作特點。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院講稿 深入調(diào)查，掌握材料 “ 廣泛占有，兼收并蓄，保持材料的原始性，客觀性 ” 。 事件調(diào)查 這類報告著重反映歷史或現(xiàn)實的重大事件的來龍去脈。此外，經(jīng)驗總結(jié)是自我認識深化的表達，經(jīng)驗調(diào)查則是第三者對經(jīng)驗的客觀報道。 六、調(diào)查報 告的寫作 （一）調(diào)查報告的含義、特點與作用 調(diào)查報告是對客觀事物進行調(diào)查研究，將所獲得的成果反映出來的書面報告。 二、秘書調(diào)查研究的內(nèi)容 為領導提供決策依據(jù)的調(diào)查研究 為解決具體問題而進行的調(diào)查研究 掌握基本情況而進行的經(jīng)常的調(diào)查研究 三、怎樣做好調(diào)查研究工作 認真做好調(diào)查研究工作 ，選好對象 ，準備資料 ，擬寫提綱 常用的調(diào)查研究的方法 ， 四、調(diào)查研究的具體方式 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院講稿 開調(diào)查令 現(xiàn)場調(diào)查 問卷調(diào)查 民意調(diào)查 專家調(diào)查 統(tǒng)計調(diào)查 收集資料 個別訪問 五、做好調(diào)查研究工作應注意的事項 實事求是是根本原則。 信息傳遞的方式有： ⑴ 口頭傳遞 ⑵ 書面?zhèn)鬟f ⑶ 電訊傳遞 傳遞要求：迅速、準確、保密 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學院講稿 信息的利用與儲存 （ 1） 分類 —— 對各種信息按一定的規(guī)則進行分類 （ 2） 著錄 —— 如實的記載（制分類卡） （ 3） 建立儲存檢索系統(tǒng) 歸類存放 （ 4） 保管 —— 存 放與保護 【思考與練習】 1． 結(jié)合信息實例說明信息的特點。信息從信源發(fā)出后沿著單一通道，傳給信息接受者。通過綜合分析，往往能發(fā)現(xiàn)帶來規(guī)律性的變化和傾向性的問題，對領導掌握指導工作，預測未來有重要參考價值。編寫 信息需要通過文字傳遞。 信息加工能力，是事務型秘書與開拓性秘書的主要界限。這類信息只能供接受者了解動態(tài)。 除去，假的，重復的，過時的，表面的，與本單位關系很小或意義不大的信息，從量與質(zhì)兩方面突出少量的重要信息。 ⑶ 收集儲存的信息資料大多具有較長時期的使用價值，如起草文件，常常要翻閱過去相關的文件，以求保持政策的連續(xù) 性；說明問題或預測未來對常查找過去的資料。 ⑹ 與本單位、業(yè)務性質(zhì)相同的其他地區(qū)、單位以及國外同行業(yè)可供比較的情況材料。 ⑵ 上級機關或領導部門發(fā)布的直接與生產(chǎn)、工作有關的指導、指揮性文件，如指示、決定、批復。但又須看到任何領導者每個時期領導工作都有其中心，都有關注的 “ 熱點 ” 和 “ 難點 ” 。 ⑴ 他們分布在不同的組織類型中 —— 決定所追求的目標各不相同 ⑵ 他們分布在不同的組織規(guī)模中 —— 導致具體工作內(nèi)容與時間的差異 ⑶ 分布在不同的組織層次中 —— 決定了他們工作重點的不同。 及時 信息的時效性決定了信息的生命力在于流動，它的流動速度越快，在實踐中獲得的價值就高。 信息工作是秘書部門的一