【正文】 （四）秘書專著的陸續(xù)出版 詹銀才：《涉外秘書》 二、秘書學的研究對象 關于秘書學的研究對象，至今大致有以下幾種說法 “ 秘書工作 ” 說： “ 以秘書工作為研究對象，是研究秘書工作的產(chǎn)生、發(fā)展、特點、任務、原則和方法的巧新科學。 秘書環(huán)境 —— 外在因素，包括秘書活動的地域環(huán)境、人文環(huán)境、組織環(huán)境、辦事環(huán)境；機構內(nèi)部環(huán)境、組織內(nèi)部環(huán)境、組織外部環(huán)境。 秘書與領導學關系 秘書工作是為領導工作服務的，秘書工作是領導工作的擴展，伸延和輔墊。如：理論秘書學已有秘書學原理、秘書心理學；應用秘書學有行政秘書學、企業(yè)秘書學、商務秘書學、涉外秘書學等；歷史秘書學已有中國秘書史、外國秘書史和中國公文史；技術秘書已有會議學、秘書技術和辦公自動化。 狹義的秘書機構，是指擔負文牘性工作，并直接為 領導工作服務的辦事部門，如辦公室的秘書、文書、機要等業(yè)務部門。 一般分別稱為廠（公司、商場）、黨委辦公室、廠長辦公室、重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 廠工會辦公室，分別是企業(yè)黨委、行政、工會的 辦事機構，直接受其領導，擔任各自系統(tǒng)的秘書工作。 ㈤督促檢查國務院各部門和地方人民政府對國務院公文、會議決定事項及國務院領導同志報告有關指示的執(zhí)行落實情況關跟蹤調(diào)研，及時向國務院領導同志報告。 秘書一局 主要職能： 辦理文電收發(fā)運轉、國徽印鑒管理、國務院全體會議、國務院常務會議和總理辦公會議等會議會務及國務院領導同志內(nèi)事活動、國務院值班、信息、檔案和數(shù)據(jù)管理、辦公廳保密、公文核稿、文印、督查、機要通信和辦公自動化、《國務院公報》編輯等方面的工作 秘書三局 主要職能： 辦理教育、科技、外事、政法、法制、監(jiān)察、民政 、人事、文化、衛(wèi)生、體育、計劃生育、地震、民族宗教、港澳臺僑、廣播影視、新聞出版、知識產(chǎn)權、機構編制等社會事業(yè)的文電、會務、督查及聯(lián)系全國人大、全國政協(xié)、軍隊等方面的工作。秘書處的首長是秘書長，秘書長由大會根據(jù)安全理事會 的推薦任命，任期五年，可以連任。聯(lián)合國維也納辦事處（維也納辦事處）是聯(lián)合國藥物濫用管制、預防犯罪和刑事司法、和平利用外層空間及國際貿(mào)易法等領域活動的總部。阿拉伯國家聯(lián)盟（ Arableague）的秘書長需經(jīng)會員國三分之二多數(shù)表決，由理事會委派。 1．準確 準確，是對秘書工作質量的要求。 4．保密 保密，既是對秘書人員的要求，也是秘書工作的基本原則。秘書工作的被動性主要表現(xiàn)為： 第一，秘書工作是為滿足領導工作活動的需要而產(chǎn)生和展開的，是受領導活動的制約和支配的。 五 、秘書工作的作用 現(xiàn)代秘書工作的作用，歸納起來，主要有以下幾方面： 1．樞紐作用 （協(xié)調(diào)作用） 在現(xiàn)代社會中，各級各類機關的秘書部門，都處于本單位領導機關之下、各個職能部門之間 的中心位置，是領導進行管理的中介環(huán)節(jié)和中樞機構。 重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 第四節(jié) 秘書與領導 [教學 目的 與要求 ] 明確秘書與領導的關系及領導需要怎樣的秘書，并能在以后的工作實踐中正確處理好與領導關系。 秘書在實際工作中，如果不能準確地把握自己的職能范圍，就可能陷入誤區(qū)，就可能出現(xiàn)失職或越權的現(xiàn)象。一個合格的秘書人員，必須具備這種職業(yè)道德。秘書人員只有將組織管理實踐中的有關要素主 動地、全面地做動態(tài)分析，才能從全局和發(fā)展的角度，提出有價值的參謀建議。 （四）領導需要任勞任怨、能夠分憂代勞的秘書 、忙而不亂，累而無怨 事務繁雜的秘書人員必須具有吃苦耐勞的精神，在為領導工作服務的過程中，既有瑣碎的日常事務，又有繁重的突擊任務。秘書除了要協(xié)助領導者進行管理協(xié)調(diào)外，在自身工作中也要注意協(xié)調(diào)關系。簡而言之 “ 辦文 ” 工作是圍繞 “ 文 ” 而展開的一切工 作。 二、文書的種類 根據(jù)不同的標準，文書有多種分法。機關事務文書多在內(nèi)部使用，必要時也可上報或下發(fā)。這是從公文辦理時限來說的。 第二節(jié) 文書的處理 一、文書處理的含義及原則 文書處理是指機關、單位在日常工作中圍繞著文書的擬制、辦理、管理所進行的系列工作。安全是保證國家機密，民族利益及部門、行業(yè)工作步驟協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、經(jīng)濟利益共同發(fā)展的前提。如：批復、意見等。 指收文機關收到文件，在發(fā)文通知或登記簿上簽字、簽章的過程。傳閱者會做出批示或寫明意見。應注意必須以簽發(fā)的文稿為依據(jù)；用印應清晰端正，加蓋于簽發(fā)日期上；用印須和簽發(fā)機關一致；用印須核對發(fā)文數(shù)量； 凡發(fā)出的文件均應進行登記，包括：時間、發(fā)文對象、發(fā)文方式等； 對準備發(fā)出的文件分裝和發(fā)送。要分析會議是否有必要開，能否合并開，可否用其他方式解決問題等。 大中型會議工作內(nèi)容繁多，且視會議議題，規(guī)模不同而有差別，但概括 起來說，大都有以下六個環(huán)節(jié)： ① 會議預案 ② 會議文件準備 ③ 會議通知 ④ 會前檢查 ⑤ 會間調(diào)度 ⑥ 會后整理 (一 )制定會議預案 所謂會議預案就是會議的籌備方案，制定好預案是開好會議的前提。但只要會議涉及經(jīng)費問題都要事先做好預算，以備領導審核。 會議通知必須具備七要素（也有稱之為 “ 七個清楚 ” ）：會名、會期、開始時間（月、日、星期，上、下午或晚上幾時）、地點、參加會議人員范圍、入場憑證、籌辦會議的聯(lián)系單位等。 （三）會議通知 辦公會因屬例會，時間、地點一般是相對固定的。有些議題涉及人員較多，座位不夠，應事先預作安排。 案例分析 案例 1 ： 一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。 以上三個案例中的問題都是會議組織中的細節(jié)所致。 按信息的表現(xiàn)形式分 語言信息、文字信息、聲像信息、計算機語言信息和縮微信息。尤其是經(jīng)濟信息。 二、秘書信息工作的程序 包括：收集 整理 傳遞 存儲 利用 信息的收集 ： 根據(jù)一定的目的，通過不同的方式搜集，獲取信息的過程。 ⑺ 收 集與本機關企業(yè)業(yè)務未來發(fā)展有關的科技成果（包括新產(chǎn)品、新工藝、新材料）以及先進的經(jīng)驗、方法等信息資料。 篩選體現(xiàn)了對內(nèi)容的初步鑒別，其目的是讓 領導用最少的時間獲得最大量的優(yōu)質信息。 加工信息須從以下方面著手。 第三， 提出意見。 2． 談談如何利用信息輔助決策？ 第二節(jié) 調(diào)查研究工作 一、秘書作調(diào)查研究的重要意義 秘書做好調(diào)查研究的工作能夠彌補領導精力與知識的不足輔助的其更好地決策和指揮管理。 （二）調(diào)查報告的基本特點是： 真實性 客觀性 科學性 敘議結合 （二）調(diào)查報告的分類 經(jīng)驗調(diào)查 又叫典型調(diào)查。重在說明事實的本來面目。 運用材料 一般有以下幾個類型。 ⑷ 數(shù)據(jù)材料 運用精確的數(shù)據(jù)，有助于定量分析，進而揭示事物的本質。 注意做好交接班工作。 注意事項： 印信的刻制 印章啟用前應備文通知有關部門 保管者不得委托他人代管， 蓋章要端正、清晰 蓋章要領：把握標準、印泥適度、用力均勻、落印平穩(wěn)。 （ 2） 權威作用。 值班室的任務主要有以下幾個方面： 辦理領導交辦的有關事項 下班后和放假期間的文件和事務處理 來訪接待工作 溝通上下級通訊 聯(lián)系 記好當天大事記 （三項記錄：電話記錄、接待記錄、值班日記） 二、對值班室與值班人員的要求 值班室要制定嚴格的崗位責任制，做到職責分明，獎罰分明。 富有個性特征又具有一定代表性的個別具體的實例。正面與反面，歷史與現(xiàn)實，具體的與概括的，各方面材料完善，為得出正確結論提供可靠的依據(jù)。 情況調(diào) 查 是反映某地區(qū)、單位、行業(yè)或某一個方面的基本情況，發(fā)展狀況。 做好充分的準備，選擇科學的調(diào)查方法。 ⑵ 多通道傳遞。編寫是用書面形式對信息進行有序化處理，是信息整理的最后步驟，又是信息傳遞的前提，它對提高信息的質量和實用價值起著關鍵性的作用。 二是對各種基礎性信息進行歸納、綜合、分析和調(diào)查研究提出有情況 。 收集方式： 一、是傳統(tǒng)收集 形式：文件、會議、電話、口頭 渠道： 收集上級來的信息 通過下級機構的口頭匯報和書面材料 同級機構其他系統(tǒng)互相交換材料 通過信訪或報刊 二是開拓式收集 組織健全的信息網(wǎng)絡 方法：（試以今夏飲料市場為例） （ 1） 觀察法 優(yōu)點： A、方法簡單靈活 B、獲得比較客觀的第一手資料 C適用于對環(huán)境、人物、事件實際狀況的了解 缺點： A、不易收集到深層次信息 B、獲得的信息量有限 C、觀察效果受秘書觀察能力的影響 （ 2） 閱讀法 優(yōu)點： A、獲取信息方便 B、獲得信息量大、適用性強 C、能全面提供工作需要的參考信息 缺點； A、報刊、雜志的信息來源多、信息可能失真、有雜質 B、需要篩選、判斷信息的真實性 重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 ⑶ 詢問法 優(yōu)點： A、應用靈活、實用 B、 直接交流、互動溝通 C、能獲得大量有價值的信息 缺點： A、要求秘書具有一定素質和能力，能很好地運用詢問技巧 B、費用較高、時間較長、規(guī)模小 ⑷ 交換法 優(yōu)點： A、實現(xiàn)彼此間的信息共享 B、獲得信息及時、適用 C、節(jié)省信息收集時間 D、 可以臨時交換各自感興趣的專題信息 E、可以根據(jù)需要、商定交換的方 式、內(nèi)容長期交換 缺點： A、信息交換建立在自愿、互惠的基礎上 B、要注意信息保密問題 C、交換信息的范圍窄 （ 5）問卷法 優(yōu)點： A、避免主觀偏見，減少人為誤差 B、節(jié)省時間、人力和經(jīng)費，效率較高 C、收集的信息客觀、真實 D、收集的信息便于定量處理和分析 缺點； A、問卷的回收難以保證 B、問卷的質量難以保證 C、要求被調(diào)查者具有一定文化水平 （ 6）網(wǎng)絡法 優(yōu)點： A、信息時效性很強 B、最新信息補充及時 C、收集信息迅速、廣泛 D、收集不受時間、地域的限制 E、能收集文字圖表信息與聲像 缺點： A、來源復 雜、有大量未經(jīng)核實的信息和信息垃圾 B、需要計算機知識 （ 7）購置法 優(yōu)點： A、信息比較集中 B、書店與出版社有訂購業(yè)務 C、獲得大量系統(tǒng)化、專業(yè)化知識 缺點： A、費用高，花費時間和人力 B、要從大量信息中篩選有價值信息 C、信息要經(jīng)真實性鑒別后利用。 重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 ⑶ 本機關、本企業(yè)和所屬各部門的機構、人員、財力、物力、工作、生產(chǎn)等情況，以及生產(chǎn)計劃、指標、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、改革狀況、科技發(fā)展、典型經(jīng)驗、工作總結。 ⑷ 分布在不同的組織環(huán)境中 —— 使他們奉行不同的管理哲學和管理方式。秘書經(jīng)常性的工作是起草文件和各種材料，這寫作過程實際是收集信息的加工信息的過程。 重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 第四章 秘書 “辦事 ”的工作 【教學目的】 本章主要講解秘書所從事的各項事務工作，要求學生掌握 處理辦公室日常事務、收集處理信息的基本能力，掌握調(diào)查研究的基本方法和基本知識，并能熟練地利用現(xiàn)代化辦公設備進行“ 辦事 ” 。報告自然是沒有整理出來，小劉應怎樣總結教訓呢？ 案例 2： 一次重要的國際會議，十多個國家的領導人在一起聚會。 重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 散會時在其他人員退場后，秘書人員應檢查會議室有無遺忘的文 件，并收撿會議使用的器材，關閉空調(diào)及燈光。某些企業(yè)，因工作程序或企業(yè)領導人工作習慣等原因，辦公會仍需制作會議通知。 三、辦公會議的組織工作 在企事業(yè)單位 中，各種類型的非常規(guī)的大中型會議畢竟在日常工作中是少數(shù)，大多數(shù)的會議是日常工作 （一）辦公會議題的收集整理 辦公會議題收集，由秘書人員主動向有關行政副職和職能部門聯(lián)系、征詢。如有必要和可能，還應將擬定的初稿，分送有關單位征求意見，然后修改定稿。 9. 會議議程 會議議程通常是指會議所要解決、處理問題的大體安排。 。 二 、會議的種類 三、 會議的申報與審批 一般而言，會議申報與審批大體有三種形式。 注辦 亦稱辦結 指對文件承辦情況和結果，由經(jīng)辦人在文件處理單上扼要注明結果，作為辦理完畢的標志。分辦文書有三種：內(nèi)容重要或帶有指示性的公文應由文書部門負責人決定送達對象。 平行文，指同一隸書關系內(nèi)各平行機關、單位或同層次不同隸屬關系機關、單位 之間的公文往來。 ，指下級機關或單位向直接上級機關或單位的行文。 重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 現(xiàn)代社會是一個高科技迅猛發(fā)展的社會、社會生活瞬息萬變，針對社會生活、解決實際問題的文書客觀上要求高效、快速完成其辦理程序。 密級文件根據(jù)其限制閱讀范圍又可劃分為絕密、機密、秘密三種。 上行文 指具有隸屬關系的下級機關報送給上級機關的文書。如外交文書中的照會、外交聲明；司法文書中的訴狀、答辯書、判決書；經(jīng)濟活動中的市場調(diào)查與預測報告、經(jīng)濟活動分析報告、質檢報告、財務分析報告；另外還有軍事專用文書、科技專用文書等。文書包括通用文書（公務文書）、事務性文書和專用文書三大類。 秘書在自身工作的協(xié)調(diào)和協(xié)助領導者進行公務協(xié)調(diào)中，都要以有利于事業(yè)發(fā)展，有利于有關各方