【正文】 在固定會(huì)議室召開，秘書人員應(yīng)在會(huì)前先檢查會(huì)場(chǎng)桌椅（包括煙灰缸）是否整潔。 （二）準(zhǔn)備相關(guān)材料 ； ； 草案。那種用 “ 為了 ” 起句，然后擺出一大堆依據(jù)，把會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)放在最后的寫法，不能使人開門見山地得到會(huì)議信息，應(yīng)盡量避免。 10. 經(jīng)費(fèi)預(yù)算 會(huì)議活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)視會(huì)議規(guī)模大小、規(guī)格高低而定。 二、大中型會(huì)議的組織工作 各種會(huì)議類型不同，內(nèi)容各異，規(guī)模也有差別，會(huì)務(wù)工作的項(xiàng)目也不同，這里重點(diǎn)分析大中型會(huì)議會(huì)務(wù)工作的一般要求。 秘書部門對(duì)有關(guān)職能部門申報(bào)召開的會(huì)議，要本著精簡從嚴(yán)的 審批原則，嚴(yán)格把好審批關(guān)。 （ 4）審查 擬辦的公文用語是否符合相關(guān)要求 ，指有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿簽字發(fā)出； 指對(duì)已簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行 謄清、復(fù)印或排版印刷； 指對(duì)文件謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)、校正； 指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。 傳閱 根據(jù)公文的內(nèi)容，由秘書部門負(fù)責(zé)人決定或根據(jù)規(guī)定的閱讀范圍 組織傳閱工作。 （一）收文辦理程序：收文辦理程序主要有以下幾個(gè)步 驟。 逐級(jí)下行文 按隸屬關(guān)系上一級(jí)機(jī)關(guān)或單位給下級(jí)機(jī)關(guān)、單位的行文。 現(xiàn)代公文的辦理以安全為前提。具體來說，置于公文首頁紅色線以上各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色線以下、主題詞以上各要素統(tǒng)稱正文；置于主題詞以下各要素統(tǒng)稱版記。 按公文的急緩程度可分為特急、急件和一般文件。有些情況下這些文書即可為公用也可為私用。狹義的文件指行政公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法律效力和規(guī)范體式的文書。它包括秘書起草撰制文書、收發(fā)、傳遞和處理文書以及針對(duì)文書內(nèi)容辦理各種事務(wù)工作。 ，為領(lǐng)導(dǎo)工作緩化矛盾 領(lǐng)導(dǎo)工作中遇到諸多矛盾和問題是不足為怪的，領(lǐng)導(dǎo)工作的過程實(shí)際上就是緩和矛盾、解決問題的過程。收集、整理、存儲(chǔ)信息的工作，必須貫穿于秘書辦文、辦事等項(xiàng)任務(wù)的始終。對(duì)秘書而言，就是要將收集處理信息，調(diào)查研究，及辦文辦會(huì)辦事中了解到的有關(guān)情況，與工作的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)以及事業(yè)的整體技校聯(lián)系起來；把大政方針、法規(guī)、紀(jì)律與工作行為聯(lián)系起來，把長遠(yuǎn)計(jì)劃、中期計(jì)劃于短期計(jì)劃、具體工作聯(lián)系起來；把組織運(yùn)轉(zhuǎn)狀況與環(huán)境發(fā)展趨勢(shì)聯(lián)系起來；把領(lǐng)導(dǎo)工作意圖與職工群眾要求聯(lián)系起來；把管理決策與執(zhí)行反饋聯(lián)系起來；把計(jì)劃目標(biāo)與實(shí)際的需要和環(huán)境條件的可能性聯(lián)系起來等等。秘書職業(yè)特殊性征，決定了其必須具有集體的名利觀，爭組織之美名，謀事業(yè)之公利。 對(duì)秘書工作而言，其職能范圍，隨著組織的不同實(shí)際情況，領(lǐng)導(dǎo)工作的不同需要是有所區(qū)別的。所謂“窗口”， 是指內(nèi)外聯(lián)系、群眾來信來訪、各方來人洽談業(yè)務(wù)或協(xié)調(diào)工作等等，大都由秘書部門出面辦理。 第二，秘書部門處于機(jī)關(guān)的樞紐地位，擔(dān)負(fù)著溝通上下、聯(lián)系左右之責(zé) 第三，秘書人員在辦文、辦會(huì)和向領(lǐng)導(dǎo)反映情況以及處理日常事務(wù)性工作時(shí)，必須對(duì)各方面情況進(jìn)行綜合，才能有效地為領(lǐng)導(dǎo)者提供幫助和服務(wù)。 2．被動(dòng)性 秘書機(jī)構(gòu)的輔助地位，決定了秘書工作的被動(dòng)性。 秘書工作必須尊重客觀事實(shí)，不僅不能脫離社會(huì)實(shí)際，而且更不能為了個(gè)人或小團(tuán)體的利益而弄虛作假。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 第三節(jié) 秘書工作 一、秘書工作的原則 秘書工作的基本原則，就是準(zhǔn)確、迅速、求實(shí)、保密。非洲統(tǒng)一組織（ Organization of African Unity）的秘書處，下設(shè)政治、法律、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文教、出版和新聞、禮賓及行政等部門。聯(lián)合國日內(nèi)瓦辦事處（日內(nèi)瓦辦事處）是會(huì)議外交中心以及裁軍和人權(quán)問題論壇。秘書處為聯(lián)合國其他主要機(jī)關(guān)服務(wù)，并執(zhí)行這些機(jī)關(guān)制定的方案與政策。 根據(jù)職責(zé)，國務(wù)院辦公廳設(shè) 6 個(gè)職能司局。 ㈣根據(jù)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的指示，對(duì)國務(wù)院部門間出現(xiàn)的爭議問題提出處理意見 ，報(bào)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志決定。即按照黨政群三大縱向系統(tǒng)分別設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)。 教學(xué)內(nèi)容 ：秘書機(jī)構(gòu)的概念 秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)與作用 秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置 一、秘書機(jī)構(gòu)的概念 秘書機(jī)構(gòu)有狹義與廣義之分。 學(xué)科的群體性：即秘書學(xué)概論為主導(dǎo)的眾多學(xué)科群。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 ③ 秘書工作的核心是輔助管理，提高管理效率和管理水平服務(wù)，這是它的出發(fā)點(diǎn)，也是它的歸宿。衡量某項(xiàng)秘書活動(dòng)是否有效，往往視其能否如實(shí)而創(chuàng)造性地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。 （二）秘書工作組織的成立 從中央到地方建立學(xué)術(shù)團(tuán)體、各種秘書協(xié)會(huì)。 ，希望同學(xué)開拓思維，培養(yǎng)積極的思考習(xí)慣，并注意觀察生活現(xiàn)實(shí)。必修模塊包含了任何辦公環(huán)境中高效、成功工作所要求的中心技能，如：文字處理、溝通和任務(wù)管理。 劍橋秘書證書考試三個(gè)級(jí)別框架的設(shè)置是為了滿足不同工作能力層次的要求。 2. 英國倫敦工商會(huì)考試局負(fù)責(zé)行政管理方面的主考官 Shirley— Taylor 女士的看法：秘書的工作職能將涉及項(xiàng)目管理、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用、組織會(huì)議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信，文件信息整理，辦公室管理等各個(gè) 方面。建國后擔(dān)任中央辦公廳主任，成為中共中央的大管家，毛澤東外出視重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 察工作時(shí)，他都跟隨，負(fù)責(zé)聯(lián)系各省市的黨政領(lǐng)導(dǎo)，安排毛澤東要辦的事宜。 作為一代女皇武則天的心腹，上官婉兒以才女著稱。在掖廷為奴期間，在其母的精心培養(yǎng)下，上官婉兒熟讀詩書，不僅能吟詩著文 ，而且明達(dá)吏事，聰敏異常。 教學(xué)方法： 采用問卷調(diào)查和講述相結(jié)合的方法。如今，還有各式各樣的秘書資格證考試（例如劍橋秘書證書考試）等等，這些情況說明，在秘書這個(gè)行業(yè)中，還是有一些共同的規(guī)范需要掌握和遵守。武則天看后大悅，當(dāng)即下令免其奴婢身分，讓其掌管宮中詔命。她是武則天的心腹筆桿，長期生活在武則天的身邊。 4. 田家英：專職修《毛澤東選集》的秘書 但秘書的個(gè)人道德 修養(yǎng)在秘書職業(yè)生涯中尤其 重要 秘書的工作性質(zhì)決定他經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊，要緊跟領(lǐng)導(dǎo)的思路。 劍橋秘書證書考試是教育部考試中心和英國劍橋大學(xué)考試委員會(huì) (UCLES)合作在我國實(shí)施的社會(huì)化職業(yè)證書考試項(xiàng)目，為各行業(yè)提供規(guī)范的、國際標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代秘書培訓(xùn)體系，是辦公室管理及秘書從業(yè)人員的培訓(xùn)、考試系統(tǒng)。這在選修模塊的設(shè)置和能力要求的難度程度上都有體現(xiàn)。這些考試的命題工作由劍橋大學(xué)考試委員會(huì)負(fù)責(zé)，要求考生在嚴(yán)格的考場(chǎng)環(huán)境中展示自己的知識(shí)和能力。 現(xiàn)代秘書事業(yè)迅速發(fā)展和現(xiàn)代秘書概念初步形成的階段。 “ 對(duì)象多元說 ” ：概括說，秘書學(xué)以秘書、秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作和研究對(duì)象。 其學(xué)科特征體現(xiàn)在： 知識(shí)的綜合性 理論的應(yīng)用性 學(xué)科的群體性 **知識(shí)的綜合性：秘書學(xué)是一門綜合性，實(shí)踐性很強(qiáng)的新興學(xué)科。秘書工作實(shí)踐必須遵從的秘書工 作，實(shí)際也要符合領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)秘書綜合輔助客觀要求的規(guī)律。方法的選擇，研究對(duì)象相對(duì)應(yīng)，秘書學(xué)的研究方法歸納為幾點(diǎn)。 （二）機(jī)關(guān)的管理權(quán)限和范圍影響秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的規(guī)模。 補(bǔ)充材料 1： 國務(wù)院辦公廳機(jī)構(gòu)劃分及工作職能 根據(jù)第九屆全國人民大會(huì)第一次 會(huì)議批準(zhǔn)國務(wù)院機(jī)構(gòu)改革方案和《國務(wù)院關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)置的通知》（國發(fā) [1998]5號(hào)）設(shè)置國務(wù)院辦公廳。 ㈦處理群眾來信，接待群眾來訪，及時(shí)向黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告來信來訪中提出的重要建議和反映的重要問題，辦理黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的有關(guān)信訪事項(xiàng)。 人事司主要職能： 負(fù)責(zé)國務(wù)院辦公廳的人事管理和工作人員的教育培訓(xùn)工作 ；辦理工作人員的出國手續(xù)；負(fù)責(zé)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志辦會(huì)室的人事工作；負(fù)責(zé)掛靠單位的人事管理工作。秘書處工作人員還使世界各通訊媒體了解和關(guān)心聯(lián)合國的工作；就全世界所關(guān)切的問題組織國際會(huì)議；監(jiān)測(cè)聯(lián)合國各機(jī)構(gòu)所作決定的執(zhí)行情況；將發(fā)言和文件翻譯成聯(lián)合國各正式語文。 聯(lián)合國所設(shè)的秘書處（ The Secretariat）是聯(lián)合國各機(jī)構(gòu)的行政機(jī) 構(gòu)，秘書處的秘書長為聯(lián)合國的行政首長，由安理會(huì)推薦，聯(lián)合國大會(huì)任命，其權(quán)利相當(dāng)廣泛，他除領(lǐng)導(dǎo)來自各國的有七千多名工作人員的秘書處并向大會(huì)提出聯(lián)合國活動(dòng)的年度報(bào)告外，還可以把他認(rèn)為威脅國際和平與安全的問題提請(qǐng)安理會(huì)注意，并執(zhí)行大會(huì)、安理會(huì)等委托的任務(wù)。 秘書這一扶持性工作，按世界的分類概念分為：①行政秘書，指的是為上級(jí)行政官（高級(jí)官員或總經(jīng)理）工作的秘書。 抄寫、打印、登記文件，都應(yīng)反復(fù)校對(duì)、核實(shí)。廣義的秘書工作即秘書部門的工作，也稱辦公室工作；狹 義的秘書工作是指有正式秘書部門的人員所承擔(dān)的工作，即人們通常所說的秘書業(yè)務(wù)工作。這一類工作，大都是被動(dòng)的，卻又是秘書人員非干不可的。秘書人員在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策和管理時(shí)，既要為領(lǐng)導(dǎo)辦事，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手，又要為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀。秘書與其服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人則不同，他們除與領(lǐng)導(dǎo)有共事中的互助互補(bǔ)、諍友關(guān)系外，更主要的還是受組織之派去為領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)的。一方面，秘 書和職業(yè)性質(zhì)其必須具有正確的名利觀；另一方面，在秘書的這種工作環(huán)境中，一些意志薄弱者不難找到追名逐利的機(jī)會(huì)。秘書人員在工作實(shí)踐中正確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，并以其扎實(shí)勤奮的工作取得領(lǐng)導(dǎo)者的信任，敏于觀察，善于從日常事務(wù)工作中捕捉有價(jià)值的信息，提供給領(lǐng)導(dǎo)者，從而優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)工作。 秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者說真話，報(bào)實(shí)情，關(guān)鍵是要實(shí)事求是。秘書人員工作中忙而不亂，累而無怨正是領(lǐng)導(dǎo)者的近身助手所必須具備的工作作風(fēng)。 秘書人員接觸面寬，工作中相關(guān)方面多，而且事事均有較大的影響。是傳達(dá)、貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，實(shí)施行政措施、指導(dǎo)、商洽工作，匯報(bào)情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。根據(jù)國務(wù)院 20xx年 8月 24日發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，我國行政機(jī)關(guān)現(xiàn)行公文有 13種，分別是：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函和會(huì)議紀(jì)要。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 通用文書按行文方向可分為：上行文、下行文、平行文。按保密級(jí)別公文可劃分為秘密文件和非秘密文件。公文的辦理主要由機(jī)關(guān)職能部門負(fù)責(zé) ，通常由秘書部門負(fù)責(zé)。 綜上所述，文書辦理過程必須以文書的基本特征即解決工作中實(shí)際問題為出發(fā)點(diǎn)，圍繞文書及時(shí) 、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范作好文書的傳遞工作。如：通知、決定等。對(duì)急件應(yīng)注明收到日期。在分辦和傳閱后秘書人員應(yīng)根據(jù)批示或意見做好催辦、注辦工作。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 第 三 章 秘書的 “ 辦會(huì) ” 工作 [學(xué)習(xí)目的 ] 通過本章學(xué)習(xí)，學(xué)生應(yīng)了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議議案，掌握會(huì)議組織工作的六個(gè)環(huán)節(jié)，掌握辦公會(huì)組織的基本要點(diǎn)。 第二節(jié) 會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容 所謂會(huì)務(wù)工作是指有關(guān)會(huì)議的具體籌備、組織和服務(wù)工作的總稱。 4. 出席范圍 5. 會(huì)議票證 6. 會(huì)議籌備班子的職責(zé)分工 7. 會(huì)場(chǎng)布置 此外，會(huì)場(chǎng)音響效果、照明設(shè)施、通風(fēng)設(shè)備、菜水杯盤、錄音錄像設(shè)備、場(chǎng)地衛(wèi)生設(shè)施、會(huì)場(chǎng)保安措施等，都應(yīng)在會(huì)場(chǎng)布 置中考慮如何妥善安排。 11. 選舉投票的組織工作 12. 發(fā)獎(jiǎng)活動(dòng)的組織工作 13. 集體攝影活動(dòng)組織工作 14. 特殊活動(dòng)的安排 （二）會(huì)議文件準(zhǔn)備 會(huì)議審議的文件材料，應(yīng)在會(huì)前數(shù)日分送與會(huì)人員審閱，讓他們有時(shí)間準(zhǔn)備意見，特別是研究工作方案、審議工作計(jì)劃的會(huì)議，這一環(huán)很重要，會(huì)直接影響會(huì)議的效率。 （五）會(huì)間調(diào)度 1. 會(huì)議簽到制度 2. 候會(huì)制度 3. 會(huì)議特殊情況的應(yīng)急措施 4. 做好會(huì)議記錄，寫好會(huì)議簡報(bào) 5. 大型集會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)指揮 （六）會(huì)議結(jié)束和會(huì)后整理 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 會(huì)議結(jié)束和會(huì)后整理工作包括會(huì)議內(nèi)容總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、代表離會(huì)工作、會(huì)議新聞報(bào)導(dǎo)、會(huì)務(wù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。辦公會(huì)組成人員對(duì)已成慣例的辦公會(huì)，自然會(huì)在看到會(huì)議活動(dòng)安排表后預(yù)留出時(shí)間。 （五）會(huì)議過程中的服務(wù)工作 秘書人員列席會(huì)議的任務(wù)主要是做好會(huì)議記錄。會(huì)議結(jié)束后，主任要小劉把錄音 整理出來。 觀察你所能見到的辦公會(huì)、研討會(huì)、論證會(huì)、茶話會(huì)、洽談會(huì)等，注意會(huì)場(chǎng)布置的特點(diǎn)，畫出三種不同類型的會(huì)議的布置圖，并注明會(huì)議所有參與者的座位安排。 三、信息工作的作用 輔助決策的一項(xiàng)重要工作 。提供信息是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，秘書人員就需對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者在組織中的狀況有所了解。 收集內(nèi)容： 就某個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)來說，它們收集信息的內(nèi)容如下： ⑴ 黨中央、國務(wù)院公布的方針、政策、法規(guī)性文件 。 ⑵ 要為變換著的中心工作與臨時(shí)索要等突發(fā)性任務(wù)做好準(zhǔn)備。 信息加工分為兩個(gè)層次： 一是對(duì)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)上的信息和各部門提供的信息進(jìn)行初步加工，稱為基礎(chǔ)性信息。 就是對(duì)零碎膚淺，雜亂而有用的信息，弄清它的性質(zhì)、范圍、意義和發(fā)展趨勢(shì)，充實(shí)，豐富它的內(nèi)容， 使它成為完整，深刻和系統(tǒng)的信息。 信息的傳遞 ⑴ 單通道傳遞。 研究調(diào)查是秘書履行的職責(zé)的重要途徑。 這類調(diào)查報(bào)告與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)頗為近似，但它的要求材料更加具體，重要寫清具體情況或經(jīng)驗(yàn)產(chǎn)生的過程，對(duì)事實(shí)的表達(dá)也比總結(jié)更細(xì)致。 （三）調(diào)查報(bào)告的寫作環(huán)節(jié) 調(diào)查 報(bào)告產(chǎn)生的全過程，由三個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成，即調(diào)查情況，分析研究一成果反映。它不是具體的個(gè)性材料，而是反映普遍的傾向或題問的材料，具有 “ 面 ” 的廣泛性。 上述四層材料在調(diào)查報(bào)告中?；ハ嗯浜?，從多方面反映真實(shí)情況，表達(dá)觀點(diǎn)。 一、印信 秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章（含鋼?。?；二單位領(lǐng)導(dǎo)人 “ 公用 ” 私章；三秘書部門