【正文】 —— 媽媽級的露寶 2. 上官婉兒 上官婉兒是唐高宗時宰相上官儀孫女。因此，我們在學(xué)習(xí)重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 期間，一些基本的知識和規(guī)范學(xué)習(xí)非常重要，這對提高我們的素質(zhì)非常重要。朝中文武大臣、宮內(nèi)外官宦人等，無不對她另眼相看。這項(xiàng)考試將使學(xué)員更深入地了解各種秘書技能，同時掌握 各種工作環(huán)境下、不同層次秘書工作需要掌握的各種手段。作業(yè)考核的指導(dǎo)提綱也由劍橋大學(xué)考試委員會負(fù)責(zé)提供，提綱中知識和技能的使用會考慮考生所處的當(dāng)?shù)鼐唧w狀況。秘書活動只有依托和通過秘書工作，才能顯示出自身的存在價(jià)值。 信息學(xué)屬自然科學(xué)范疇，是研究信息的發(fā)生，獲得傳輸存貯，加工處理，分類、識別，利用一般原理和方法的學(xué)科。 五、秘書部門設(shè)置的原則 （一）適用的原則 （二）精干的原則 （三）效益的原則 六、我國秘書部門的組織形式 （一）集中式 （二）分散式 （三）混合式 七、我國秘書部門的設(shè)置情況 （一）中央機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu) 中央機(jī)關(guān)與國務(wù)院機(jī)關(guān)實(shí)行的是分理制 分 理制：采用部門辦公的形式 全國人大常委和全國政協(xié)常委會實(shí)行綜理制，由秘書長領(lǐng)導(dǎo)辦公廳、綜合辦理日常工作。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 ㈨負(fù)責(zé)國務(wù)院值班工作，及時向國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告重 要情況，協(xié)助處理各部門和各地區(qū)向國務(wù)院反映的重要問題。作為國際公務(wù)員，他們和秘書長都對聯(lián)合國負(fù)責(zé)，并宣誓不尋求或接受聯(lián)合國以外任何政府或其他 當(dāng)局的指示。信息處理中心主管人幫助管理人進(jìn)行日常業(yè)務(wù)、信息反饋、培訓(xùn)、人事以及未來計(jì)劃等工作。 概括起來：秘書工作 可 分為辦文、辦會、辦事三部分。 3．形象作用 人們常常把秘書部門稱為 “關(guān)口”或“窗口”。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)者的助手，為領(lǐng)導(dǎo)活動做輔助工作。由此可以看出，秘書人員對其領(lǐng)導(dǎo)者說真話、報(bào)實(shí)情，即使秘書的職能要求，也是領(lǐng)導(dǎo)工作的需要。 秘書在自身工作的協(xié)調(diào)和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行公務(wù)協(xié)調(diào)中，都要以有利于事業(yè)發(fā)展，有利于有關(guān)各方的根本利益和長遠(yuǎn)利益，有利于增強(qiáng)組織的凝聚力和提高工作效率出發(fā)，緩化矛盾，促進(jìn)發(fā)展。如外交文書中的照會、外交聲明；司法文書中的訴狀、答辯書、判決書；經(jīng)濟(jì)活動中的市場調(diào)查與預(yù)測報(bào)告、經(jīng)濟(jì)活動分析報(bào)告、質(zhì)檢報(bào)告、財(cái)務(wù)分析報(bào)告；另外還有軍事專用文書、科技專用文書等。 密級文件根據(jù)其限制閱讀范圍又可劃分為絕密、機(jī)密、秘密三種。 ，指下級機(jī)關(guān)或單位向直接上級機(jī)關(guān)或單位的行文。分辦文書有三種：內(nèi)容重要或帶有指示性的公文應(yīng)由文書部門負(fù)責(zé)人決定送達(dá)對象。 二 、會議的種類 三、 會議的申報(bào)與審批 一般而言，會議申報(bào)與審批大體有三種形式。 9. 會議議程 會議議程通常是指會議所要解決、處理問題的大體安排。 三、辦公會議的組織工作 在企事業(yè)單位 中，各種類型的非常規(guī)的大中型會議畢竟在日常工作中是少數(shù)，大多數(shù)的會議是日常工作 （一）辦公會議題的收集整理 辦公會議題收集，由秘書人員主動向有關(guān)行政副職和職能部門聯(lián)系、征詢。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 散會時在其他人員退場后，秘書人員應(yīng)檢查會議室有無遺忘的文 件，并收撿會議使用的器材，關(guān)閉空調(diào)及燈光。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 第四章 秘書 “辦事 ”的工作 【教學(xué)目的】 本章主要講解秘書所從事的各項(xiàng)事務(wù)工作，要求學(xué)生掌握 處理辦公室日常事務(wù)、收集處理信息的基本能力，掌握調(diào)查研究的基本方法和基本知識，并能熟練地利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行“ 辦事 ” 。 ⑷ 分布在不同的組織環(huán)境中 —— 使他們奉行不同的管理哲學(xué)和管理方式。 收集方式： 一、是傳統(tǒng)收集 形式：文件、會議、電話、口頭 渠道： 收集上級來的信息 通過下級機(jī)構(gòu)的口頭匯報(bào)和書面材料 同級機(jī)構(gòu)其他系統(tǒng)互相交換材料 通過信訪或報(bào)刊 二是開拓式收集 組織健全的信息網(wǎng)絡(luò) 方法：（試以今夏飲料市場為例） （ 1） 觀察法 優(yōu)點(diǎn)： A、方法簡單靈活 B、獲得比較客觀的第一手資料 C適用于對環(huán)境、人物、事件實(shí)際狀況的了解 缺點(diǎn)： A、不易收集到深層次信息 B、獲得的信息量有限 C、觀察效果受秘書觀察能力的影響 （ 2） 閱讀法 優(yōu)點(diǎn)： A、獲取信息方便 B、獲得信息量大、適用性強(qiáng) C、能全面提供工作需要的參考信息 缺點(diǎn)； A、報(bào)刊、雜志的信息來源多、信息可能失真、有雜質(zhì) B、需要篩選、判斷信息的真實(shí)性 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 ⑶ 詢問法 優(yōu)點(diǎn)： A、應(yīng)用靈活、實(shí)用 B、 直接交流、互動溝通 C、能獲得大量有價(jià)值的信息 缺點(diǎn)： A、要求秘書具有一定素質(zhì)和能力，能很好地運(yùn)用詢問技巧 B、費(fèi)用較高、時間較長、規(guī)模小 ⑷ 交換法 優(yōu)點(diǎn)： A、實(shí)現(xiàn)彼此間的信息共享 B、獲得信息及時、適用 C、節(jié)省信息收集時間 D、 可以臨時交換各自感興趣的專題信息 E、可以根據(jù)需要、商定交換的方 式、內(nèi)容長期交換 缺點(diǎn)： A、信息交換建立在自愿、互惠的基礎(chǔ)上 B、要注意信息保密問題 C、交換信息的范圍窄 （ 5）問卷法 優(yōu)點(diǎn)： A、避免主觀偏見，減少人為誤差 B、節(jié)省時間、人力和經(jīng)費(fèi)，效率較高 C、收集的信息客觀、真實(shí) D、收集的信息便于定量處理和分析 缺點(diǎn)； A、問卷的回收難以保證 B、問卷的質(zhì)量難以保證 C、要求被調(diào)查者具有一定文化水平 （ 6）網(wǎng)絡(luò)法 優(yōu)點(diǎn)： A、信息時效性很強(qiáng) B、最新信息補(bǔ)充及時 C、收集信息迅速、廣泛 D、收集不受時間、地域的限制 E、能收集文字圖表信息與聲像 缺點(diǎn)： A、來源復(fù) 雜、有大量未經(jīng)核實(shí)的信息和信息垃圾 B、需要計(jì)算機(jī)知識 （ 7）購置法 優(yōu)點(diǎn)： A、信息比較集中 B、書店與出版社有訂購業(yè)務(wù) C、獲得大量系統(tǒng)化、專業(yè)化知識 缺點(diǎn)： A、費(fèi)用高，花費(fèi)時間和人力 B、要從大量信息中篩選有價(jià)值信息 C、信息要經(jīng)真實(shí)性鑒別后利用。編寫是用書面形式對信息進(jìn)行有序化處理，是信息整理的最后步驟，又是信息傳遞的前提，它對提高信息的質(zhì)量和實(shí)用價(jià)值起著關(guān)鍵性的作用。 做好充分的準(zhǔn)備，選擇科學(xué)的調(diào)查方法。正面與反面，歷史與現(xiàn)實(shí)，具體的與概括的，各方面材料完善，為得出正確結(jié)論提供可靠的依據(jù)。 值班室的任務(wù)主要有以下幾個方面： 辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)事項(xiàng) 下班后和放假期間的文件和事務(wù)處理 來訪接待工作 溝通上下級通訊 聯(lián)系 記好當(dāng)天大事記 （三項(xiàng)記錄：電話記錄、接待記錄、值班日記） 二、對值班室與值班人員的要求 值班室要制定嚴(yán)格的崗位責(zé)任制，做到職責(zé)分明，獎罰分明。 注意事項(xiàng)： 印信的刻制 印章啟用前應(yīng)備文通知有關(guān)部門 保管者不得委托他人代管， 蓋章要端正、清晰 蓋章要領(lǐng)：把握標(biāo)準(zhǔn)、印泥適度、用力均勻、落印平穩(wěn)。 ⑷ 數(shù)據(jù)材料 運(yùn)用精確的數(shù)據(jù)，有助于定量分析，進(jìn)而揭示事物的本質(zhì)。重在說明事實(shí)的本來面目。 2． 談?wù)勅绾卫眯畔⑤o助決策？ 第二節(jié) 調(diào)查研究工作 一、秘書作調(diào)查研究的重要意義 秘書做好調(diào)查研究的工作能夠彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)精力與知識的不足輔助的其更好地決策和指揮管理。 加工信息須從以下方面著手。 ⑺ 收 集與本機(jī)關(guān)企業(yè)業(yè)務(wù)未來發(fā)展有關(guān)的科技成果（包括新產(chǎn)品、新工藝、新材料）以及先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)、方法等信息資料。尤其是經(jīng)濟(jì)信息。 以上三個案例中的問題都是會議組織中的細(xì)節(jié)所致。有些議題涉及人員較多，座位不夠，應(yīng)事先預(yù)作安排。 會議通知必須具備七要素（也有稱之為 “ 七個清楚 ” ）：會名、會期、開始時間（月、日、星期，上、下午或晚上幾時）、地點(diǎn)、參加會議人員范圍、入場憑證、籌辦會議的聯(lián)系單位等。 大中型會議工作內(nèi)容繁多，且視會議議題，規(guī)模不同而有差別，但概括 起來說，大都有以下六個環(huán)節(jié)： ① 會議預(yù)案 ② 會議文件準(zhǔn)備 ③ 會議通知 ④ 會前檢查 ⑤ 會間調(diào)度 ⑥ 會后整理 (一 )制定會議預(yù)案 所謂會議預(yù)案就是會議的籌備方案，制定好預(yù)案是開好會議的前提。應(yīng)注意必須以簽發(fā)的文稿為依據(jù)；用印應(yīng)清晰端正，加蓋于簽發(fā)日期上；用印須和簽發(fā)機(jī)關(guān)一致；用印須核對發(fā)文數(shù)量； 凡發(fā)出的文件均應(yīng)進(jìn)行登記，包括：時間、發(fā)文對象、發(fā)文方式等； 對準(zhǔn)備發(fā)出的文件分裝和發(fā)送。 指收文機(jī)關(guān)收到文件，在發(fā)文通知或登記簿上簽字、簽章的過程。安全是保證國家機(jī)密，民族利益及部門、行業(yè)工作步驟協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、經(jīng)濟(jì)利益共同發(fā)展的前提。這是從公文辦理時限來說的。 二、文書的種類 根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，文書有多種分法。秘書除了要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行管理協(xié)調(diào)外，在自身工作中也要注意協(xié)調(diào)關(guān)系。秘書人員只有將組織管理實(shí)踐中的有關(guān)要素主 動地、全面地做動態(tài)分析，才能從全局和發(fā)展的角度，提出有價(jià)值的參謀建議。 秘書在實(shí)際工作中，如果不能準(zhǔn)確地把握自己的職能范圍，就可能陷入誤區(qū)，就可能出現(xiàn)失職或越權(quán)的現(xiàn)象。 五 、秘書工作的作用 現(xiàn)代秘書工作的作用，歸納起來，主要有以下幾方面： 1．樞紐作用 （協(xié)調(diào)作用） 在現(xiàn)代社會中，各級各類機(jī)關(guān)的秘書部門，都處于本單位領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)之下、各個職能部門之間 的中心位置，是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理的中介環(huán)節(jié)和中樞機(jī)構(gòu)。 4．保密 保密，既是對秘書人員的要求，也是秘書工作的基本原則。阿拉伯國家聯(lián)盟（ Arableague）的秘書長需經(jīng)會員國三分之二多數(shù)表決，由理事會委派。秘書處的首長是秘書長，秘書長由大會根據(jù)安全理事會 的推薦任命，任期五年，可以連任。 ㈤督促檢查國務(wù)院各部門和地方人民政府對國務(wù)院公文、會議決定事項(xiàng)及國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告有關(guān)指示的執(zhí)行落實(shí)情況關(guān)跟蹤調(diào)研，及時向國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告。 狹義的秘書機(jī)構(gòu)，是指擔(dān)負(fù)文牘性工作，并直接為 領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公室的秘書、文書、機(jī)要等業(yè)務(wù)部門。 秘書與領(lǐng)導(dǎo)學(xué)關(guān)系 秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，秘書工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的擴(kuò)展，伸延和輔墊。 （三）秘書刊物的出版發(fā)行 中共中央辦公廳《秘書工作》 上海大學(xué)：《秘書》 （四）秘書專著的陸續(xù)出版 詹銀才：《涉外秘書》 二、秘書學(xué)的研究對象 關(guān)于秘書學(xué)的研究對象，至今大致有以下幾種說法 “ 秘書工作 ” 說： “ 以秘書工作為研究對象，是研究秘書工作的產(chǎn)生、發(fā)展、特點(diǎn)、任務(wù)、原則和方法的巧新科學(xué)。選修模塊既包括傳統(tǒng)秘書技能，如：速記，同時也包括飛速發(fā)展的商業(yè)環(huán)境所要求的現(xiàn)代技能，如：客戶服務(wù)、組織會議和活動的能力。她認(rèn)為，在21 世紀(jì)，秘書需要有以下 5 方面的能力：多元化才能、組織能力、溝通能力、獲取新知識的能力以及團(tuán)隊(duì)合作的能力。她不同于那些酷吏、宮廷武官和男寵，僅僅一時充當(dāng)武則天鎮(zhèn)壓反對派的工具。 教學(xué)內(nèi)容： 一、 課堂初步調(diào)查： 1. 你當(dāng)初為何會選擇秘書專業(yè)就讀？ 2. 你將來想做秘書嗎？ 如果不想，那想做什么工作？ 3. 你認(rèn)為將來是否有可能做秘書？ 4. 你對這門課程有什么認(rèn)識？ 5. 你希望在本門課程中學(xué)到哪些知識？ 二、 當(dāng)前社會上對秘書認(rèn)識主要存在的幾點(diǎn)誤區(qū) 1. 秘書要年輕漂亮 2. 男生不當(dāng)秘書 3. 秘書專業(yè)不熱門，以后工作不好找，又無發(fā)展前途 4. 當(dāng)秘書不過是當(dāng)跟班，無需要專業(yè)學(xué)習(xí) 三、 樹立正確的認(rèn)識觀念 1. 秘書工作是一門實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，有其特殊性，課堂的教學(xué)只能教授一些秘書需要掌握的基本知識、技能和作為一個秘書所應(yīng)了解相關(guān)背景知識以及秘書所應(yīng)遵循的職業(yè)操守等等。上官婉兒文不加點(diǎn)，須臾而成，且文意通暢，詞藻華麗，語言優(yōu)美，真好像是夙構(gòu)而成。 3. 胡喬木：毛澤東的政治秘書。考試的設(shè)計(jì)力求反應(yīng)不同辦公室環(huán)境中的個體可能面對的職責(zé)。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 第一章 秘書的基礎(chǔ)知識與基本理論 第一節(jié) 秘書學(xué)概述 教學(xué)內(nèi)容： 現(xiàn)代秘書學(xué)的產(chǎn)生 秘書學(xué)的研究對象 秘書學(xué)的學(xué)科體系與特征 一、現(xiàn)代秘書學(xué)的產(chǎn)生 秘書作為古老的職業(yè)門類，在我國有著悠久的發(fā)展歷史，但秘書學(xué)作為一門科學(xué)，是 80 年代以后才在我國興起，大致經(jīng)歷了以下幾個階段。 三、秘書學(xué)的學(xué)科體系與特征 （一）秘書學(xué)學(xué)科體系 （二）秘書學(xué)是研究秘書工作規(guī)律及其應(yīng)用的學(xué)科。 （三）秘書學(xué)的研究方法 德國哲學(xué)家黑格爾在《邏輯學(xué)》一書中曾把方法比作耕地的犁。 一般企業(yè)可采用聯(lián)合式 “ 三合一 ” 企業(yè)只設(shè)置一個秘書機(jī)構(gòu)，全部的秘書工作集中，統(tǒng)一由這個秘書機(jī)構(gòu)辦理（綜合處） 八、秘書機(jī)構(gòu)的建設(shè) （一）隊(duì)伍建設(shè) 保持相對穩(wěn)定 提高綜合素質(zhì) 優(yōu)化隊(duì)伍機(jī)構(gòu) （二）制度建設(shè) 秘書工作制度 管理制度：一是秘書的錄用、考核、獎勵、升降、培訓(xùn)、交流等制度； 二是按工作崗位制定工作責(zé)任制；目標(biāo)管理制度。 中辦國辦信訪局主要職能： 按照中共中央辦公廳，國務(wù)院辦公廳確定的工作范圍，處理群眾來信接待群眾來訪，向黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志提供群眾來信來訪中反