【正文】 （ 4） 憑證作用。 接待來訪來電要熱情 要認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平 填寫值班日志，做好交接工作。這樣把概括材料與典型材料結(jié)合運(yùn)用，有面有點，很有說服力。 準(zhǔn)確反映，合理表達(dá) （四）調(diào)查報告的寫作要求 材料與觀點的結(jié)合 調(diào)查報告要讓事實說話，運(yùn)用適當(dāng)?shù)牟牧蟻碚f明觀點是它的文體要求。 寫這類調(diào)查報告要注意： 材料要豐富充實，運(yùn)用較多的數(shù)據(jù)、實例，來反映基本面額或發(fā)展?fàn)顩r；同時，還要提出建設(shè)性意見，針對實際情況提出建議設(shè)想。 認(rèn)真寫出調(diào)查報告。 注意合理分流。 就是對獲得的信息，從總體上進(jìn)行系統(tǒng)的歸納、分類、作出定性、定量分析和判斷。 ——這類信息具有較大的參謀咨詢作用。它包括分類、篩選、校對 （ 1） 分類 方法： A、字母分類法 B、地區(qū)分類法 C、 主題分類法 D、數(shù)字分類法 E、時間分類法 （ 2） 篩選 ① 剔除虛假信息，失效信息和無效信息，從中挑選出有價值的信息。 ⑸ 與本機(jī)關(guān)、本企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的外界情況與新信息，如社會動態(tài)，思想傾向，城市與農(nóng)村經(jīng)濟(jì)改革。 因此，秘書人員在收集、傳遞信息時，一定要有鮮明的目的性，時時處處以是適合不同單位，不同層次的領(lǐng)導(dǎo)者的需要為出發(fā)點。 第二節(jié) 信息工作的基本要求和程序 一、秘書信息工作的基本要求 準(zhǔn)確、及時、適用 準(zhǔn)確： 要如實地進(jìn)行反映和描述，決不能迎合個別領(lǐng)導(dǎo)的意圖而將情況任意夸大縮小，人為造成信息失真。 二、信息的基本特征 （一）客觀性 （二）傳輸性 （三）時效性 （四）共享性 （五）開發(fā)性，受歷史與認(rèn)識能加局限 三、信息分類 按信息源的性質(zhì)分 可分為自然信息和社會信息。 案例 3： 某校召開一次表彰大會，對全校七、八個先進(jìn)集體，數(shù)十名先進(jìn)個人，頒發(fā)錦旗和獎狀。 （七）會議文件的管理 辦公會會議記錄，應(yīng)由秘書部門妥善保管。如不屬會議的第一個議題相關(guān)的職能部門，還應(yīng)另行明確何時到會和候會地點。由主要領(lǐng)導(dǎo)人斟酌后增刪調(diào)整，確定辦公會議題。 （三 ）會議通知 會議通知必須簡明扼要。小型會議則將三者合而為一，統(tǒng)稱之為議程。 。 2. 會議審批的原則 精簡從嚴(yán)。 （ 3）審查是否涉及其他職能部門以及是否經(jīng)過協(xié)商一致和會簽。對閱讀范圍有明確規(guī)定的，可按規(guī)定范圍組織傳閱。 三、公文辦理程序 公文辦理程序主要有收文辦理程序和發(fā)文辦理程序。 ，指上級機(jī)關(guān)或部門向下級部門或機(jī)關(guān)行文，主要有三種情況。 信息社會要求決策者必須獲得準(zhǔn)確的信息。三個部分的統(tǒng)一是公文的基本結(jié)構(gòu)。 平行文指不相隸屬或同一系統(tǒng)內(nèi)平級機(jī)關(guān)之間往來的文書。如計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、演講稿、慰問信、情況說明等等。廣義的文件指一切可用作依據(jù)或參考的書面材料。能夠運(yùn)用所學(xué)的文書處理知識完成日常工作 . 辦文是秘書人員一項十分重要的職能活動。這要求秘書多搞調(diào)查研究，多 下基層，多聯(lián)系群眾；要求秘書通過信訪、調(diào)研等接近群眾的機(jī)會，了解群眾的實重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 際狀況、意見、要求和建議，反映群眾的呼聲，以便使其領(lǐng)導(dǎo)工作更符合人民群眾的利益要求，更能忠實地體現(xiàn)人民的意志。領(lǐng)導(dǎo)者的經(jīng)營管理活動，必須依據(jù)大量的、及時準(zhǔn)確的信息資料，秘書人員必須做好信息服務(wù)，才能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要。 ，敢于進(jìn)諫 所謂勤于思考，就 是要在深入調(diào)查客觀現(xiàn)象的基礎(chǔ)上，對客觀現(xiàn)象中的各種要素進(jìn)行由此及彼、由表及里地深入分析研究。這是組織管理需要，是法定期的崗位職責(zé)決定的。秘書人員在工作實踐中，對此應(yīng)予高度的重視。因為各種文件、信息的上傳下達(dá)大都要經(jīng)過這里傳遞和輸送。具體表現(xiàn)在以下三方 面： 第一，秘書工作的內(nèi)容紛繁復(fù)雜，且涉及到本機(jī)關(guān)的全部工作。 第一，秘書工作不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而獨立存在，秘書工作總是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作而開展的，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，秘書工作的范圍就必須延伸到哪里； 第二，秘書人員在處理任何問題時，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張、自行其是； 第 三，秘書人員雖然也常常參與領(lǐng)導(dǎo)班子的某些會議，與領(lǐng)導(dǎo)者共同研究各種有關(guān)問題，但秘書人員在會上只有發(fā)言權(quán)，而無表決權(quán)。 3．求實 求實，是對秘書工作的基本要求。在某些組織機(jī)構(gòu)中，辦公室的低級工作人員從事口授、筆錄、抄 寫、打字以及執(zhí)行辦公室的事務(wù)工作稱為速記員（ Stenographer）不能稱秘書，往往比秘書要受更多的監(jiān)督。如美洲國家組織（ Organization of American State）是常設(shè)的中央機(jī)構(gòu)，由秘書長領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)執(zhí)行大會委托的各項任務(wù)。 聯(lián)合國總部設(shè)在紐約，但在日內(nèi)瓦、維也納和內(nèi)羅畢也設(shè)有很多機(jī)構(gòu)。 補(bǔ)充材料 2： 聯(lián)合國及其它國際組織機(jī)構(gòu)的秘書結(jié)構(gòu)與工作任務(wù) 聯(lián)合國秘書處由在聯(lián)合國紐約總部和世界各地工作的全體國際工作人員組成，從事聯(lián)合國各種日常工作。 （十一）辦理國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的其他事項。 ㈢研究國務(wù)院各部門和各省、自治區(qū)、直轄市人民政府請示國務(wù)院的問題，提出審核意見，把國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志審批。 大中型骨干企業(yè)采用 “ 三足鼎立式 ” 。 補(bǔ)充材料 ：全國性 秘書雜志目錄 《秘書工作》（中共中央辦公廳秘書局編） 《秘書》（上海大學(xué)編） 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 《秘書業(yè)務(wù)》（中共廣東省委辦公廳） 《秘書之友》（蘭州大學(xué)） 《秘書界》（成都市秘書學(xué)會編） 《秘書學(xué)研究》（江漢大學(xué)編） 《文秘》（沈陽大學(xué)編） 《秘書學(xué)刊》（鄭州秘書?？茖W(xué)校編） 第 二節(jié) 秘書機(jī)構(gòu) 教學(xué)目的 ：介紹秘書機(jī)構(gòu)的概念功能。 理論的應(yīng)用性：秘書學(xué)是應(yīng)用性學(xué)科，其表現(xiàn)是：（ 1）秘書學(xué)的理論知識，直接來源于生動的秘書實踐，以及由此而產(chǎn)生的秘書活動經(jīng)驗；（ 2）秘書學(xué)的理論知識，直接受到秘書實踐的檢驗，或證實，或修正，或補(bǔ)充；（ 3）秘書學(xué)的理論知識，直接指導(dǎo)秘書實踐，并具有普遍 意義。 ② 秘書部門是管理大系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，秘書工作是管理工作的一個組成部分，秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的過程，實際上是協(xié)助管理實施管理的過程。 領(lǐng)導(dǎo)意圖 —— 潛在要素，是秘書活動的準(zhǔn)繩和尺度。 80 年代初出現(xiàn)秘書學(xué)理論研究的熱潮，主要標(biāo)志 ： （一）秘書教育大發(fā)展 初步形成了我國多層次，多渠道，多形式的秘書人才培養(yǎng)的網(wǎng)絡(luò)。請同學(xué)作好筆記。 三個級別都是必修模塊加選修模塊的結(jié)構(gòu)設(shè)置。劍橋秘書證書考試能夠幫助學(xué)生充分理解現(xiàn)代辦公環(huán)境，又能培養(yǎng)學(xué)生在各自的重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 工作環(huán)境中使用某一具體技能的能力。 反例： 河北第一秘 —— 李真 *簡單介紹 國外專家的相關(guān)觀點： 1. 在國外，秘書工作早已被劃分到行政管理的范圍之內(nèi)。 中共歷史上的著名秘 書 ： ：在延安時任八路軍總部秘書長， 1943 年任中共中央組織委員會委員兼秘書。從圣歷元 年（ 698）開始，又讓其處理百司奏表，參決政務(wù)，權(quán)勢日盛。麟德元年（ 664），上官儀因替高宗起草將廢武則天的詔書，被武后所殺，剛剛出生的上官婉兒與母親鄭氏同被配沒掖廷。 3. 介紹這學(xué)期課程的大致安排和設(shè)想。 3. 學(xué)秘書不一定就做秘書，做秘書 的不都是學(xué)秘書出身。她起先擔(dān)任一些文書佐理工作，逐漸參與撰擬詔書、參決奏章，慢慢的，百官奏牘都由她先行過目，并加擬簽，武則天只要在上面批一個字即可頒行天下。一面精心侍奉武則天，一面在宮中執(zhí)掌制定命令，為武則天代筆草擬敕詔，活躍在政治舞臺上。他們公事為領(lǐng)導(dǎo)分憂，私事為領(lǐng)導(dǎo)解愁，天長日久，無形中與領(lǐng)導(dǎo)建 立了一種特殊的關(guān)系?！皠蛎貢C書考試”的推出，旨在提高從事各行各業(yè)學(xué)員的秘書實際操作能力，同時加強(qiáng)學(xué)員對秘書理論知識的理解。 劍橋秘書證書考試一級和二級的每個模塊需要大約 35 個小時的課堂學(xué)習(xí)時間附加一定的獨立自學(xué)的時間。剩余選修模塊的考試則通過作業(yè)考核的形式進(jìn)行。 秘書職業(yè)化階段。 秘書活動說：即學(xué)科對象，應(yīng)為秘書活動 所謂活動，就是秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效決策與管理所采取的輔助行為 秘書活動的基本要素： 秘書人員 —— 主體 秘書工作 —— 客體，是載體要素。它與管理學(xué)、 領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、文書學(xué)、檔案學(xué)、寫作學(xué)、信息學(xué)、公共關(guān)系等學(xué)科有著密切的關(guān)系。 秘書學(xué)和應(yīng)用寫作的關(guān)系。 理論聯(lián)系實際的方法。 （三）機(jī)關(guān)管理工作的現(xiàn)代化程度影響秘書機(jī)構(gòu)的組織機(jī)構(gòu)。國務(wù)院辦公廳是協(xié)助國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志處理國務(wù)院日常工作的機(jī)構(gòu)。 ㈧根據(jù)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的指示，組織專題調(diào)查研究，及時反映情況，提出建議。 行政司主要職能： 負(fù)責(zé)在中南海北區(qū)辦公的國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的服務(wù)事務(wù)以及機(jī)關(guān)后鄞管理工。 目前，由經(jīng)常預(yù)算提供經(jīng)費的秘書處工作人員來自 170 個國家，共約 8 600 人。 聯(lián)合國秘書長執(zhí)行任務(wù)時只對聯(lián)合國負(fù)責(zé)，不受任何國家政府指使，聯(lián)合國秘書處還設(shè)有副秘書長若干人及其他從事文書工作的工作人員。這類秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人推進(jìn)工作，沒有打字的任務(wù)，往往是單位團(tuán)體所委派的，向秘書行政管理人或領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行匯報；②通信秘書，這類秘書執(zhí)行打字的職責(zé)，向信息處理中心匯報。 2．迅速 迅速，是對秘書工作效率的要求。 廣義的秘書工作，其主要內(nèi)容歸納起來有以下幾方面： 第一類是事務(wù)性工作，包括處理信件、接聽電話、撰寫公文、檔案管理、收發(fā)公文回復(fù) 、整理報章雜志、操作傳真、接待訪客、安排上司約會、參加會議并紀(jì)錄、差旅安排； 第二類是管理性工作，包括辦公室管理、操作電腦、會計與財務(wù)、設(shè)備采購重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 等； 第三類是溝通支援性工作，包括客戶服務(wù)、媒體應(yīng)對、公關(guān)策劃、主持公司慶典、參加應(yīng)酬、外勤工作、其它主管臨時交辦 的事項。 3．事務(wù)性 秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作，如收發(fā)文件、起草文件、打印校對、接聽電話、迎來送往、布置會場、派車買票、安排食宿等等，雖然很瑣碎、很繁重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 雜，但都需要秘書人員一件一件地去辦。因此，秘書工作既有助手作用，又有參謀作用。他們要接受領(lǐng)導(dǎo)人的指令，而且還要按照派任組織和辦公廳（室）的要求進(jìn)行工作。 當(dāng)無名英雄是秘書的職業(yè)道德。秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)者身邊工作，有著信息樞紐的優(yōu)勢，這就為其拾遺補(bǔ)缺，開展參謀建議活動題動了極好的條件。就秘書人員來說，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的一個極為重要的方面，就是提供及時、準(zhǔn)確的信息服務(wù)，只有對領(lǐng)導(dǎo)說真話、報實情，才能談得上信息服務(wù)。 ，能夠分憂代勞 在實踐中，由于公務(wù)繁忙，領(lǐng)導(dǎo)者常把一些具體事物交給身邊的秘書辦理；甚至有些較重要的公務(wù)也授權(quán)秘書處理；有時還把某些難以直接干預(yù)的問題，讓秘書去協(xié)調(diào)解決。因此，秘 書人員在工作中必須明于事理，把握分寸，辦事得體，這不僅關(guān)系到秘書辦文辦事的工作成效，而且影響工作和組織的整體形象。 文書和公文是既有區(qū)別又有聯(lián)系的兩個概念。 是指在一定工作部門或一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的文書。行文方向是指發(fā)文單位和收文單位之間的關(guān)系。這是從文件限制閱讀的范圍而言的。 根據(jù)文書處理的內(nèi)容與要求 文書處理必須堅持及時、準(zhǔn)確、安全、統(tǒng)一的原則。 二、公文的行文關(guān)系、方式、規(guī)則 行文關(guān)系主要有三種：上行文、下行文、平行文。 直接下達(dá)至社會各界的行文。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 分辦 即根據(jù)來文的性質(zhì)， 確定具體承辦及批閱對象并及時準(zhǔn)確送達(dá)。 催辦 指對必須答復(fù)的文件，根據(jù)時限要求、及時地對承辦情況進(jìn)行督促與檢查，以確保落實。 第一節(jié) 會議概述 一、 會議的涵義 會議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿的行為過程。 一、 指導(dǎo)會務(wù)工作的原則 。 8. 主席臺 主席臺是會議參加者注目的地方，也是會場布置的重點，應(yīng)預(yù)案中單獨列為一項。 為了準(zhǔn)備好會議的主要文件，秘書部門應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，有的放矢地進(jìn)行調(diào)查研究，提出解決問題的方案，擬出文件。 3. 會議代表離會工作 最后，要歸還借用物品，做好財務(wù)結(jié)算，善始善終地完成整個會議的會務(wù)工作。但對與議題相關(guān)的職能部門，秘書人員應(yīng)在發(fā)送會議活動安排表時，對職能部門額外叮囑下周辦公會時間及出席人員。此外，隨著會議議題進(jìn)展，應(yīng)注意適時安排與下一議題的相關(guān)人員進(jìn)入會場。小劉打開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然完全是一片噪聲。 參考會議組織籌備的預(yù)案要求，為某企業(yè)的一次年終總結(jié)暨表彰大會擬出會議籌備方案。 信息工作是秘書部門的一項重要任務(wù) 從兩方面理解：一是從秘書部門的工作性質(zhì)看是樞紐部門 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 二是從秘書部門的工作內(nèi)容看，除輔助領(lǐng)導(dǎo)決策處，辦公辦事和聯(lián)系各方面也必須依靠信息。 ⑴ 他們分布在不同的組織類型中 —— 決定所追求的目標(biāo)各不相同 ⑵ 他們分布在不同的組織規(guī)模中 —— 導(dǎo)致具體工作內(nèi)容與時間的差異 ⑶ 分布在不同的組織層次中 —— 決定了他們工作重點的不同。 ⑵ 上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)部門發(fā)布的