【正文】 養(yǎng)的網(wǎng)絡(luò)。 “ 對(duì)象多元說(shuō) ” ：概括說(shuō)，秘書學(xué)以秘書、秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作和研究對(duì)象。 領(lǐng)導(dǎo)意圖 —— 潛在要素，是秘書活動(dòng)的準(zhǔn)繩和尺度。 其學(xué)科特征體現(xiàn)在： 知識(shí)的綜合性 理論的應(yīng)用性 學(xué)科的群體性 **知識(shí)的綜合性：秘書學(xué)是一門綜合性，實(shí)踐性很強(qiáng)的新興學(xué)科。 ② 秘書部門是管理大系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，秘書工作是管理工作的一個(gè)組成部分，秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的過(guò)程，實(shí)際上是協(xié)助管理實(shí)施管理的過(guò)程。秘書工作實(shí)踐必須遵從的秘書工 作，實(shí)際也要符合領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)秘書綜合輔助客觀要求的規(guī)律。 理論的應(yīng)用性：秘書學(xué)是應(yīng)用性學(xué)科，其表現(xiàn)是：（ 1）秘書學(xué)的理論知識(shí)，直接來(lái)源于生動(dòng)的秘書實(shí)踐，以及由此而產(chǎn)生的秘書活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)；（ 2）秘書學(xué)的理論知識(shí)，直接受到秘書實(shí)踐的檢驗(yàn)，或證實(shí)，或修正，或補(bǔ)充；（ 3）秘書學(xué)的理論知識(shí)，直接指導(dǎo)秘書實(shí)踐，并具有普遍 意義。方法的選擇，研究對(duì)象相對(duì)應(yīng)，秘書學(xué)的研究方法歸納為幾點(diǎn)。 補(bǔ)充材料 ：全國(guó)性 秘書雜志目錄 《秘書工作》（中共中央辦公廳秘書局編） 《秘書》（上海大學(xué)編） 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 《秘書業(yè)務(wù)》（中共廣東省委辦公廳） 《秘書之友》（蘭州大學(xué)） 《秘書界》（成都市秘書學(xué)會(huì)編） 《秘書學(xué)研究》（江漢大學(xué)編） 《文秘》（沈陽(yáng)大學(xué)編） 《秘書學(xué)刊》（鄭州秘書?？茖W(xué)校編） 第 二節(jié) 秘書機(jī)構(gòu) 教學(xué)目的 ：介紹秘書機(jī)構(gòu)的概念功能。 （二）機(jī)關(guān)的管理權(quán)限和范圍影響秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的規(guī)模。 大中型骨干企業(yè)采用 “ 三足鼎立式 ” 。 補(bǔ)充材料 1： 國(guó)務(wù)院辦公廳機(jī)構(gòu)劃分及工作職能 根據(jù)第九屆全國(guó)人民大會(huì)第一次 會(huì)議批準(zhǔn)國(guó)務(wù)院機(jī)構(gòu)改革方案和《國(guó)務(wù)院關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)置的通知》（國(guó)發(fā) [1998]5號(hào)）設(shè)置國(guó)務(wù)院辦公廳。 ㈢研究國(guó)務(wù)院各部門和各省、自治區(qū)、直轄市人民政府請(qǐng)示國(guó)務(wù)院的問(wèn)題，提出審核意見(jiàn)，把國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志審批。 ㈦處理群眾來(lái)信，接待群眾來(lái)訪，及時(shí)向黨中央、國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告來(lái)信來(lái)訪中提出的重要建議和反映的重要問(wèn)題，辦理黨中央、國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的有關(guān)信訪事項(xiàng)。 （十一）辦理國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的其他事項(xiàng)。 人事司主要職能： 負(fù)責(zé)國(guó)務(wù)院辦公廳的人事管理和工作人員的教育培訓(xùn)工作 ；辦理工作人員的出國(guó)手續(xù)；負(fù)責(zé)國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志辦會(huì)室的人事工作；負(fù)責(zé)掛靠單位的人事管理工作。 補(bǔ)充材料 2： 聯(lián)合國(guó)及其它國(guó)際組織機(jī)構(gòu)的秘書結(jié)構(gòu)與工作任務(wù) 聯(lián)合國(guó)秘書處由在聯(lián)合國(guó)紐約總部和世界各地工作的全體國(guó)際工作人員組成，從事聯(lián)合國(guó)各種日常工作。秘書處工作人員還使世界各通訊媒體了解和關(guān)心聯(lián)合國(guó)的工作；就全世界所關(guān)切的問(wèn)題組織國(guó)際會(huì)議；監(jiān)測(cè)聯(lián)合國(guó)各機(jī)構(gòu)所作決定的執(zhí)行情況；將發(fā)言和文件翻譯成聯(lián)合國(guó)各正式語(yǔ)文。 聯(lián)合國(guó)總部設(shè)在紐約，但在日內(nèi)瓦、維也納和內(nèi)羅畢也設(shè)有很多機(jī)構(gòu)。 聯(lián)合國(guó)所設(shè)的秘書處（ The Secretariat）是聯(lián)合國(guó)各機(jī)構(gòu)的行政機(jī) 構(gòu)，秘書處的秘書長(zhǎng)為聯(lián)合國(guó)的行政首長(zhǎng)，由安理會(huì)推薦，聯(lián)合國(guó)大會(huì)任命，其權(quán)利相當(dāng)廣泛，他除領(lǐng)導(dǎo)來(lái)自各國(guó)的有七千多名工作人員的秘書處并向大會(huì)提出聯(lián)合國(guó)活動(dòng)的年度報(bào)告外，還可以把他認(rèn)為威脅國(guó)際和平與安全的問(wèn)題提請(qǐng)安理會(huì)注意，并執(zhí)行大會(huì)、安理會(huì)等委托的任務(wù)。如美洲國(guó)家組織（ Organization of American State）是常設(shè)的中央機(jī)構(gòu)，由秘書長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)執(zhí)行大會(huì)委托的各項(xiàng)任務(wù)。 秘書這一扶持性工作，按世界的分類概念分為：①行政秘書，指的是為上級(jí)行政官（高級(jí)官員或總經(jīng)理）工作的秘書。在某些組織機(jī)構(gòu)中，辦公室的低級(jí)工作人員從事口授、筆錄、抄 寫、打字以及執(zhí)行辦公室的事務(wù)工作稱為速記員（ Stenographer）不能稱秘書，往往比秘書要受更多的監(jiān)督。 抄寫、打印、登記文件，都應(yīng)反復(fù)校對(duì)、核實(shí)。 3．求實(shí) 求實(shí)，是對(duì)秘書工作的基本要求。廣義的秘書工作即秘書部門的工作，也稱辦公室工作；狹 義的秘書工作是指有正式秘書部門的人員所承擔(dān)的工作，即人們通常所說(shuō)的秘書業(yè)務(wù)工作。 第一，秘書工作不能脫離領(lǐng)導(dǎo)而獨(dú)立存在，秘書工作總是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作而開(kāi)展的，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，秘書工作的范圍就必須延伸到哪里； 第二，秘書人員在處理任何問(wèn)題時(shí)，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張、自行其是； 第 三，秘書人員雖然也常常參與領(lǐng)導(dǎo)班子的某些會(huì)議，與領(lǐng)導(dǎo)者共同研究各種有關(guān)問(wèn)題，但秘書人員在會(huì)上只有發(fā)言權(quán)，而無(wú)表決權(quán)。這一類工作，大都是被動(dòng)的，卻又是秘書人員非干不可的。具體表現(xiàn)在以下三方 面： 第一，秘書工作的內(nèi)容紛繁復(fù)雜，且涉及到本機(jī)關(guān)的全部工作。秘書人員在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策和管理時(shí)，既要為領(lǐng)導(dǎo)辦事，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手，又要為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀。因?yàn)楦鞣N文件、信息的上傳下達(dá)大都要經(jīng)過(guò)這里傳遞和輸送。秘書與其服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人則不同，他們除與領(lǐng)導(dǎo)有共事中的互助互補(bǔ)、諍友關(guān)系外，更主要的還是受組織之派去為領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)的。秘書人員在工作實(shí)踐中，對(duì)此應(yīng)予高度的重視。一方面，秘 書和職業(yè)性質(zhì)其必須具有正確的名利觀；另一方面，在秘書的這種工作環(huán)境中，一些意志薄弱者不難找到追名逐利的機(jī)會(huì)。這是組織管理需要，是法定期的崗位職責(zé)決定的。秘書人員在工作實(shí)踐中正確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，并以其扎實(shí)勤奮的工作取得領(lǐng)導(dǎo)者的信任，敏于觀察，善于從日常事務(wù)工作中捕捉有價(jià)值的信息，提供給領(lǐng)導(dǎo)者，從而優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)工作。 ，敢于進(jìn)諫 所謂勤于思考，就 是要在深入調(diào)查客觀現(xiàn)象的基礎(chǔ)上，對(duì)客觀現(xiàn)象中的各種要素進(jìn)行由此及彼、由表及里地深入分析研究。 秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者說(shuō)真話，報(bào)實(shí)情，關(guān)鍵是要實(shí)事求是。領(lǐng)導(dǎo)者的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，必須依據(jù)大量的、及時(shí)準(zhǔn)確的信息資料，秘書人員必須做好信息服務(wù)，才能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要。秘書人員工作中忙而不亂，累而無(wú)怨正是領(lǐng)導(dǎo)者的近身助手所必須具備的工作作風(fēng)。這要求秘書多搞調(diào)查研究，多 下基層，多聯(lián)系群眾；要求秘書通過(guò)信訪、調(diào)研等接近群眾的機(jī)會(huì)，了解群眾的實(shí)重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 際狀況、意見(jiàn)、要求和建議，反映群眾的呼聲，以便使其領(lǐng)導(dǎo)工作更符合人民群眾的利益要求，更能忠實(shí)地體現(xiàn)人民的意志。 秘書人員接觸面寬，工作中相關(guān)方面多，而且事事均有較大的影響。能夠運(yùn)用所學(xué)的文書處理知識(shí)完成日常工作 . 辦文是秘書人員一項(xiàng)十分重要的職能活動(dòng)。是傳達(dá)、貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，實(shí)施行政措施、指導(dǎo)、商洽工作，匯報(bào)情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。廣義的文件指一切可用作依據(jù)或參考的書面材料。根據(jù)國(guó)務(wù)院 20xx年 8月 24日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，我國(guó)行政機(jī)關(guān)現(xiàn)行公文有 13種，分別是：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函和會(huì)議紀(jì)要。如計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、演講稿、慰問(wèn)信、情況說(shuō)明等等。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 通用文書按行文方向可分為：上行文、下行文、平行文。 平行文指不相隸屬或同一系統(tǒng)內(nèi)平級(jí)機(jī)關(guān)之間往來(lái)的文書。按保密級(jí)別公文可劃分為秘密文件和非秘密文件。三個(gè)部分的統(tǒng)一是公文的基本結(jié)構(gòu)。公文的辦理主要由機(jī)關(guān)職能部門負(fù)責(zé) ，通常由秘書部門負(fù)責(zé)。 信息社會(huì)要求決策者必須獲得準(zhǔn)確的信息。 綜上所述，文書辦理過(guò)程必須以文書的基本特征即解決工作中實(shí)際問(wèn)題為出發(fā)點(diǎn)，圍繞文書及時(shí) 、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范作好文書的傳遞工作。 ，指上級(jí)機(jī)關(guān)或部門向下級(jí)部門或機(jī)關(guān)行文，主要有三種情況。如：通知、決定等。 三、公文辦理程序 公文辦理程序主要有收文辦理程序和發(fā)文辦理程序。對(duì)急件應(yīng)注明收到日期。對(duì)閱讀范圍有明確規(guī)定的，可按規(guī)定范圍組織傳閱。在分辦和傳閱后秘書人員應(yīng)根據(jù)批示或意見(jiàn)做好催辦、注辦工作。 （ 3）審查是否涉及其他職能部門以及是否經(jīng)過(guò)協(xié)商一致和會(huì)簽。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 第 三 章 秘書的 “ 辦會(huì) ” 工作 [學(xué)習(xí)目的 ] 通過(guò)本章學(xué)習(xí)，學(xué)生應(yīng)了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議議案，掌握會(huì)議組織工作的六個(gè)環(huán)節(jié)，掌握辦公會(huì)組織的基本要點(diǎn)。 2. 會(huì)議審批的原則 精簡(jiǎn)從嚴(yán)。 第二節(jié) 會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容 所謂會(huì)務(wù)工作是指有關(guān)會(huì)議的具體籌備、組織和服務(wù)工作的總稱。 。 4. 出席范圍 5. 會(huì)議票證 6. 會(huì)議籌備班子的職責(zé)分工 7. 會(huì)場(chǎng)布置 此外，會(huì)場(chǎng)音響效果、照明設(shè)施、通風(fēng)設(shè)備、菜水杯盤、錄音錄像設(shè)備、場(chǎng)地衛(wèi)生設(shè)施、會(huì)場(chǎng)保安措施等，都應(yīng)在會(huì)場(chǎng)布 置中考慮如何妥善安排。小型會(huì)議則將三者合而為一，統(tǒng)稱之為議程。 11. 選舉投票的組織工作 12. 發(fā)獎(jiǎng)活動(dòng)的組織工作 13. 集體攝影活動(dòng)組織工作 14. 特殊活動(dòng)的安排 （二）會(huì)議文件準(zhǔn)備 會(huì)議審議的文件材料，應(yīng)在會(huì)前數(shù)日分送與會(huì)人員審閱，讓他們有時(shí)間準(zhǔn)備意見(jiàn)，特別是研究工作方案、審議工作計(jì)劃的會(huì)議，這一環(huán)很重要，會(huì)直接影響會(huì)議的效率。 （三 ）會(huì)議通知 會(huì)議通知必須簡(jiǎn)明扼要。 （五）會(huì)間調(diào)度 1. 會(huì)議簽到制度 2. 候會(huì)制度 3. 會(huì)議特殊情況的應(yīng)急措施 4. 做好會(huì)議記錄，寫好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 5. 大型集會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)指揮 （六）會(huì)議結(jié)束和會(huì)后整理 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 會(huì)議結(jié)束和會(huì)后整理工作包括會(huì)議內(nèi)容總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、代表離會(huì)工作、會(huì)議新聞報(bào)導(dǎo)、會(huì)務(wù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。由主要領(lǐng)導(dǎo)人斟酌后增刪調(diào)整，確定辦公會(huì)議題。辦公會(huì)組成人員對(duì)已成慣例的辦公會(huì)，自然會(huì)在看到會(huì)議活動(dòng)安排表后預(yù)留出時(shí)間。如不屬會(huì)議的第一個(gè)議題相關(guān)的職能部門，還應(yīng)另行明確何時(shí)到會(huì)和候會(huì)地點(diǎn)。 （五）會(huì)議過(guò)程中的服務(wù)工作 秘書人員列席會(huì)議的任務(wù)主要是做好會(huì)議記錄。 （七）會(huì)議文件的管理 辦公會(huì)會(huì)議記錄，應(yīng)由秘書部門妥善保管。會(huì)議結(jié)束后，主任要小劉把錄音 整理出來(lái)。 案例 3： 某校召開(kāi)一次表彰大會(huì)，對(duì)全校七、八個(gè)先進(jìn)集體，數(shù)十名先進(jìn)個(gè)人，頒發(fā)錦旗和獎(jiǎng)狀。 觀察你所能見(jiàn)到的辦公會(huì)、研討會(huì)、論證會(huì)、茶話會(huì)、洽談會(huì)等，注意會(huì)場(chǎng)布置的特點(diǎn)，畫出三種不同類型的會(huì)議的布置圖，并注明會(huì)議所有參與者的座位安排。 二、信息的基本特征 （一）客觀性 （二）傳輸性 （三）時(shí)效性 （四）共享性 （五）開(kāi)發(fā)性，受歷史與認(rèn)識(shí)能加局限 三、信息分類 按信息源的性質(zhì)分 可分為自然信息和社會(huì)信息。 三、信息工作的作用 輔助決策的一項(xiàng)重要工作 。 第二節(jié) 信息工作的基本要求和程序 一、秘書信息工作的基本要求 準(zhǔn)確、及時(shí)、適用 準(zhǔn)確： 要如實(shí)地進(jìn)行反映和描述，決不能迎合個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)的意圖而將情況任意夸大縮小，人為造成信息失真。提供信息是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，秘書人員就需對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者在組織中的狀況有所了解。 因此，秘書人員在收集、傳遞信息時(shí)，一定要有鮮明的目的性，時(shí)時(shí)處處以是適合不同單位，不同層次的領(lǐng)導(dǎo)者的需要為出發(fā)點(diǎn)。 收集內(nèi)容： 就某個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)來(lái)說(shuō)，它們收集信息的內(nèi)容如下： ⑴ 黨中央、國(guó)務(wù)院公布的方針、政策、法規(guī)性文件 。 ⑸ 與本機(jī)關(guān)、本企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的外界情況與新信息，如社會(huì)動(dòng)態(tài)，思想傾向，城市與農(nóng)村經(jīng)濟(jì)改革。 ⑵ 要為變換著的中心工作與臨時(shí)索要等突發(fā)性任務(wù)做好準(zhǔn)備。它包括分類、篩選、校對(duì) （ 1） 分類 方法： A、字母分類法 B、地區(qū)分類法 C、 主題分類法 D、數(shù)字分類法 E、時(shí)間分類法 （ 2） 篩選 ① 剔除虛假信息，失效信息和無(wú)效信息，從中挑選出有價(jià)值的信息。 信息加工分為兩個(gè)層次： 一是對(duì)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)上的信息和各部門提供的信息進(jìn)行初步加工，稱為基礎(chǔ)性信息。 ——這類信息具有較大的參謀咨詢作用。 就是對(duì)零碎膚淺，雜亂而有用的信息，弄清它的性質(zhì)、范圍、意義和發(fā)展趨勢(shì)，充實(shí)，豐富它的內(nèi)容， 使它成為完整，深刻和系統(tǒng)的信息。 就是對(duì)獲得的信息，從總體上進(jìn)行系統(tǒng)的歸納、分類、作出定性、定量分析和判斷。 信息的傳遞 ⑴ 單通道傳遞。 注意合理分流。 研究調(diào)查是秘書履行的職責(zé)的重要途徑。 認(rèn)真寫出調(diào)查報(bào)告。 這類調(diào)查報(bào)告與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)頗為近似，但它的要求材料更加具體，重要寫清具體情況或經(jīng)驗(yàn)產(chǎn)生的過(guò)程，對(duì)事實(shí)的表達(dá)也比總結(jié)更細(xì)致。 寫這類調(diào)查報(bào)告要注意： 材料要豐富充實(shí)，運(yùn)用較多的數(shù)據(jù)、實(shí)例，來(lái)反映基本面額或發(fā)展?fàn)顩r；同時(shí)，還要提出建設(shè)性意見(jiàn)，針對(duì)實(shí)際情況提出建議設(shè)想。 （三）調(diào)查報(bào)告的寫作環(huán)節(jié) 調(diào)查 報(bào)告產(chǎn)生的全過(guò)程，由三個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成，即調(diào)查情況，分析研究一成果反映。 準(zhǔn)確反映，合理表達(dá) （四）調(diào)查報(bào)告的寫作要求 材料與觀點(diǎn)的結(jié)合 調(diào)查報(bào)告要讓事實(shí)說(shuō)話，運(yùn)用適當(dāng)?shù)牟牧蟻?lái)說(shuō)明觀點(diǎn)是它的文體要求。它不是具體的個(gè)性材料，而是反映普遍的傾向或題問(wèn)的材料，具有 “ 面 ” 的廣泛性。這樣把概括材料與典型材料結(jié)合運(yùn)用，有面有點(diǎn)，很有說(shuō)服力。 上述四層材料在調(diào)查報(bào)告中?；ハ嗯浜?，從多方面反映真實(shí)情況，表達(dá)觀點(diǎn)。 接待來(lái)訪來(lái)電要熱情 要認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平 填寫值班日志，做好交接工作。 一、印信 秘書部門掌管的印章主要有三種：?jiǎn)挝挥≌拢ê撚。欢挝活I(lǐng)導(dǎo)人 “ 公用 ” 私章；三秘書部門的公章。 （ 4） 憑