【正文】 直接與生產(chǎn)、工作有關(guān)的指導(dǎo)、指揮性文件，如指示、決定、批復(fù)。 ⑶ 收集儲(chǔ)存的信息資料大多具有較長時(shí)期的使用價(jià)值，如起草文件，常常要翻閱過去相關(guān)的文件，以求保持政策的連續(xù) 性；說明問題或預(yù)測未來對(duì)常查找過去的資料。這類信息只能供接受者了解動(dòng)態(tài)。編寫 信息需要通過文字傳遞。信息從信源發(fā)出后沿著單一通道，傳給信息接受者。 二、秘書調(diào)查研究的內(nèi)容 為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)的調(diào)查研究 為解決具體問題而進(jìn)行的調(diào)查研究 掌握基本情況而進(jìn)行的經(jīng)常的調(diào)查研究 三、怎樣做好調(diào)查研究工作 認(rèn)真做好調(diào)查研究工作 ，選好對(duì)象 ，準(zhǔn)備資料 ，擬寫提綱 常用的調(diào)查研究的方法 ， 四、調(diào)查研究的具體方式 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 開調(diào)查令 現(xiàn)場調(diào)查 問卷調(diào)查 民意調(diào)查 專家調(diào)查 統(tǒng)計(jì)調(diào)查 收集資料 個(gè)別訪問 五、做好調(diào)查研究工作應(yīng)注意的事項(xiàng) 實(shí)事求是是根本原則。此外，經(jīng)驗(yàn)總結(jié)是自我認(rèn)識(shí)深化的表達(dá)，經(jīng)驗(yàn)調(diào)查則是第三者對(duì)經(jīng)驗(yàn)的客觀報(bào)道。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 深入調(diào)查，掌握材料 “ 廣泛占有，兼收并蓄，保持材料的原始性，客觀性 ” 。 ⑵ 典型材料。 夾敘夾論，敘議結(jié)合 【思考與練習(xí)】 1． 調(diào)研工作有哪些特點(diǎn)？ 2． 調(diào)研工作的內(nèi)容是什么？ 第三節(jié) 辦公室日常事務(wù) 值班工作 一、值班的任務(wù)和作用 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 值班大致設(shè)立值班室，值班室有兼職值班室與專職值班室兩種類型。 作用： （ 1） 標(biāo)志作用。 電話工作 一、通話工作的內(nèi)容 包括：打電話，接電話和作電話記錄 接電話： 熟悉接電話的禮儀和接電話要領(lǐng) 電話記錄 它包括五個(gè)部分：即來話時(shí)間（年月日時(shí)分），來話單位姓名和對(duì)方電話號(hào)碼，來話內(nèi)容，處理意見和記錄人署名（復(fù)述，核對(duì)） 傳話：問清收話人姓名、職務(wù)、電話號(hào)碼 二、通話工作的要求 禮貌熱情 作好記錄 收話后，必須馬上解決問題 不屬于職權(quán)范圍內(nèi)的事，不隨便應(yīng)允 或反駁 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 辦公。 印信及介紹信的管理要求 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 印信和介紹信是各級(jí)各類組織對(duì)外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證。必須強(qiáng)調(diào)，運(yùn)用數(shù)據(jù)務(wù)求確鑿無誤，堅(jiān)決反對(duì) “ 拼湊虛擬，官樣數(shù)字 ” 的做法。 ⑴ 綜合材料 這是原始材料經(jīng)過整理歸納，對(duì)有關(guān)情況進(jìn)行概括的材料。 問題調(diào)查 針對(duì)現(xiàn)實(shí)中存在的各種問題或矛盾，作出敏銳反應(yīng)，并提出解決的措施或辦法。它主要報(bào)告經(jīng)濟(jì)創(chuàng)造的過程，具體做法及取得成績效果。 秘書的調(diào)查研究可以密切領(lǐng)導(dǎo)和群眾的關(guān)系。 在綜合分析的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)參考。 第一， 充實(shí)內(nèi)容。 ② 挑選出有價(jià)值的信息 A、 挑選對(duì)工作有指導(dǎo)意義、與業(yè)務(wù)活動(dòng)密切相關(guān)的信息 B、 挑選帶有傾向性、動(dòng)態(tài)性或突發(fā)重要信息 C、 分析需求，結(jié)合中心工作或解決特定問題的需重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 要篩選信息 D、 挑選能預(yù)見未來發(fā)展變化趨勢，為決策提供超前服務(wù)的信息 E、 堅(jiān)持信息數(shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一 方法 : 看來源 看標(biāo)題 看正文 決定取舍： A、突出主題 B、注意典型性 C、有新意 D、有特點(diǎn) 校對(duì) 方法：溯源法、比較法、校對(duì)法、邏輯法、調(diào)查法、數(shù)理統(tǒng)計(jì)法 ③ 加工： 信息加工是指將篩選出 來的信息進(jìn)行提煉，使其具有較高質(zhì)量。 也可以概括為：企業(yè)信息、國際市場信息、客戶信息、貿(mào)易信息、國際金融信息 法律信息、交際活動(dòng)信息、 秘書收集的信息，有以下三方面特點(diǎn)： ⑴ 領(lǐng)導(dǎo)者要求秘書人員提供的信息資料大多帶有全局性、方向性、綜合性，與社會(huì)組織的整體發(fā)展情況大局有關(guān)。信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基礎(chǔ)。 適用： 適用，既要有針對(duì)性，適合領(lǐng)導(dǎo)利用。 按信息內(nèi)容所涉及的社會(huì)領(lǐng)域劃分 政治信息、經(jīng)濟(jì)信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息 按信息來源方向分 縱向信息、橫向信息 按信息穩(wěn)定狀態(tài)分 分靜態(tài)信息，如資源、統(tǒng)計(jì)資料；動(dòng)態(tài)信息，如市場信息 按信息在秘書工作中的作用分 預(yù)測信息、動(dòng)態(tài)信息、反饋信息 秘書應(yīng)獲得多種形態(tài)的信息資料：文字、聲像、記憶。分析案例中的問題所在，并談?wù)剬?duì)于會(huì)議活動(dòng)的細(xì)節(jié)安排應(yīng)注意哪些問題。小劉將無線話筒和錄音機(jī)磁帶安排好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯(cuò)，小劉放心地做其他的事情去了。 打開會(huì)議室燈光和空調(diào)系統(tǒng)并調(diào)到合適溫度。對(duì)于工作程序已形成多年的企業(yè)，辦公會(huì)會(huì)議通知一般不必另行制作，而是在企業(yè)每周重大會(huì)議活動(dòng)安排表中注明（見會(huì)議活動(dòng)安排表）。 會(huì)議通知的一般體例是： 茲定于 月 日（星期 ） 午 時(shí)在 地點(diǎn)召開 會(huì)議，會(huì)期 天，參加人員為 ，憑 入場，有關(guān)會(huì)議的具體事宜，請(qǐng)與 聯(lián)系（電話號(hào)碼 ） （四）會(huì)前 檢查 。 以上十項(xiàng)是一般會(huì)議預(yù)案的主要內(nèi)容，有些會(huì)議還有選舉、發(fā)獎(jiǎng)、攝影等活動(dòng)，也應(yīng)列入預(yù)案之中。 會(huì)議預(yù)案一般包括以下內(nèi)容： 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 1. 會(huì)名 2. 會(huì)議時(shí)間 3. 會(huì)場 開會(huì)地點(diǎn)，會(huì)場設(shè)置，要結(jié)合參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議效果來綜合考慮。 會(huì)議審批還應(yīng)遵循 “ 一支筆 ” 的原則。應(yīng)注意發(fā)文渠道及相應(yīng)問題。秘書人員應(yīng)按傳閱者的批示或意見進(jìn)行處理。核對(duì)、檢查、簽字。 多級(jí)下行文 對(duì)一些 廣泛知行的事項(xiàng)的行文，可用于不同層次的下級(jí)機(jī)關(guān)。 4. 統(tǒng)一規(guī)范 文書的統(tǒng)一規(guī)范主要指公文應(yīng)在全國范圍內(nèi)實(shí)行統(tǒng)一的名稱、格式、行文規(guī)則、處理辦法等。 文書的處理主要指公文的辦理，是在擬制或收文的基礎(chǔ)上以傳遞及內(nèi)容處理為主的過程。一般來講，特急件應(yīng)在一天內(nèi)辦理完畢，急件應(yīng)在三天內(nèi)辦理完畢。這種情況下多和公文聯(lián)用。一般來說可分為三大類： 是指在行政機(jī)關(guān)和企 、事業(yè)單位中普遍使用的、國家實(shí)行統(tǒng)一管理的文書即公務(wù)文書。 第一節(jié) 文書的撰擬 一、文書的概念 文書是國家機(jī)關(guān)，企、事業(yè)單位在管理活動(dòng)過程中形成的具有法定效力和 規(guī)范體式的文書的統(tǒng)稱。一位不善于協(xié)調(diào)自身工作關(guān)系的秘書，是難以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行管理協(xié)調(diào)的。而且 事事都與領(lǐng)導(dǎo)工作直接關(guān)聯(lián)，都是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作作風(fēng)的具體體現(xiàn)。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 （三）領(lǐng)導(dǎo)需要提供信息，敢說真話的秘書 ，說真話報(bào)實(shí)情 信息是展開領(lǐng)導(dǎo)工作、進(jìn)行科學(xué)決策不可缺少的重要依據(jù)，收集、處理、傳遞信息是秘書的重要職責(zé)。 （二）領(lǐng)導(dǎo)需要敏于觀察勤于思考的秘書 ，做到拾遺補(bǔ)缺 秘書為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀，是建立在雙方相互理解、彼此信任的基礎(chǔ)上的。 無論什么原因引起的失職越權(quán)，都是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的干攏，其作用都是消極的 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 ，不爭名 圖利 在現(xiàn)實(shí)生活中，秘書人員若不能正確對(duì)待個(gè)人名利，就很可能誤入歧途而不能自拔。 一、秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系 （一） 在 職能上，為領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)，做領(lǐng)導(dǎo)人工作上的助手 （二） 在組織上，是上下級(jí)關(guān)系 （三） 從體制上、職務(wù)上說，兩者的關(guān)系只有一種 —— 工作關(guān)系 我們常說的同志關(guān)系、朋友關(guān)系、諍友關(guān)系、互助關(guān)系、互補(bǔ)關(guān)系等等，都是對(duì)的，是從怎樣處理好領(lǐng)導(dǎo)的共事關(guān)系這個(gè)角度提出的要求，是 指秘書同領(lǐng)導(dǎo)人關(guān)系中應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)的一種政治本色和道德精神，不是指兩者的組織隸屬和工作職能。 2．參謀助手作用 領(lǐng)導(dǎo)者的主要職責(zé)在于決策和管理。 第二，秘書部門需要處理的許多日常事務(wù)工作（如處理來往公文、信件，接聽電話，接待內(nèi)、外賓，以及處理某些突發(fā)事件等），往往預(yù)先估計(jì)不到，只能隨機(jī)應(yīng)變，來了什么文件就處理什么文件，遇到什么 事或者領(lǐng)導(dǎo)叫辦什么事就去辦理什么事。 二、秘書工作的內(nèi)容 秘書工作有廣義和狹義兩種。 辦文要準(zhǔn)確，辦事要穩(wěn)妥，情況要屬實(shí)，主意要慎重。再如北大西洋公約組織（ North Atlantic Treaty Organization），設(shè)國際秘書處，秘書長也是部長理事會(huì)、防務(wù)計(jì)劃委員會(huì)核計(jì)劃小組的主席 ，地位十分重要。聯(lián)合國內(nèi)羅畢辦事處（內(nèi)羅畢辦事處）是聯(lián)合國環(huán)境和人類住區(qū)領(lǐng)域活動(dòng)的總部。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 秘書處的職責(zé)同聯(lián)合國所處理的問題一樣多種多樣，范圍從管理維持和平行動(dòng)到調(diào)停國際爭端、從調(diào)查經(jīng)濟(jì)及社會(huì)趨勢和問題到編寫關(guān)于人權(quán)和可持續(xù)發(fā)展問題的研究報(bào)告。 中辦國辦信訪局主要職能： 按照中共中央辦公廳，國務(wù)院辦公廳確定的工作范圍，處理群眾來信接待群眾來訪，向黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志提供群眾來信來訪中反映的重要信息，辦理黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的有關(guān)信訪事項(xiàng)；指導(dǎo)部門和地方的信訪業(yè)務(wù)工作；處理跨部門，跨地區(qū)的信訪疑難問題。 ㈥協(xié)助國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志組織處理需由國務(wù)院直接處理的突發(fā)事件和重大事故。 一般企業(yè)可采用聯(lián)合式 “ 三合一 ” 企業(yè)只設(shè)置一個(gè)秘書機(jī)構(gòu)，全部的秘書工作集中，統(tǒng)一由這個(gè)秘書機(jī)構(gòu)辦理（綜合處） 八、秘書機(jī)構(gòu)的建設(shè) （一）隊(duì)伍建設(shè) 保持相對(duì)穩(wěn)定 提高綜合素質(zhì) 優(yōu)化隊(duì)伍機(jī)構(gòu) （二）制度建設(shè) 秘書工作制度 管理制度：一是秘書的錄用、考核、獎(jiǎng)勵(lì)、升降、培訓(xùn)、交流等制度； 二是按工作崗位制定工作責(zé)任制；目標(biāo)管理制度。 廣義的秘書機(jī)構(gòu)，是指凡具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查的等功能，并為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作服務(wù)的辦事部門，如辦公室的秘書、文書、機(jī)要、調(diào)研、協(xié)調(diào)、督察、信訪、接待和值班等業(yè)務(wù) 二、秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì) 秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)的左右手，可概括為三方面： 秘書部門是輔助機(jī)構(gòu)，而不是權(quán)力機(jī)關(guān) 秘書部門是綜合辦事部門 秘書部門是協(xié)調(diào)部門 特點(diǎn)： 輔助功能的綜合性 所處位置的中樞性 組織關(guān)系的封閉性 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 三、秘書機(jī)構(gòu)的作用 組合作用 樞紐作用 過濾作用 四、影響秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的因素 （一）行政組織的存在決定了秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的必然性和廣泛性。 （三）秘書學(xué)的研究方法 德國哲學(xué)家黑格爾在《邏輯學(xué)》一書中曾把方法比作耕地的犁。在秘書學(xué)領(lǐng)域中，要融入領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)的理論和原則。 三、秘書學(xué)的學(xué)科體系與特征 （一）秘書學(xué)學(xué)科體系 （二）秘書學(xué)是研究秘書工作規(guī)律及其應(yīng)用的學(xué)科。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 “ 輔助管理說 ” ：概括地說，秘 書學(xué)是研究如何進(jìn)行輔助性管理活動(dòng)的一門科學(xué)。 重慶工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講稿 第一章 秘書的基礎(chǔ)知識(shí)與基本理論 第一節(jié) 秘書學(xué)概述 教學(xué)內(nèi)容： 現(xiàn)代秘書學(xué)的產(chǎn)生 秘書學(xué)的研究對(duì)象 秘書學(xué)的學(xué)科體系與特征 一、現(xiàn)代秘書學(xué)的產(chǎn)生 秘書作為古老的職業(yè)門類，在我國有著悠久的發(fā)展歷史，但秘書學(xué)作為一門科學(xué)，是 80 年代以后才在我國興起，大致經(jīng)歷了以下幾個(gè)階段。 三個(gè)級(jí)別的三個(gè)核心模塊和一個(gè)選修模塊 (速記 )是按照傳統(tǒng)方式 進(jìn)行的，即在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成答卷上的題目?？荚嚨脑O(shè)計(jì)力求反應(yīng)不同辦公室環(huán)境中的個(gè)體可能面對(duì)的職責(zé)。 3. 劍橋秘書證書考試要求。 3. 胡喬木：毛澤東的政治秘書。也不同于那些治國能臣、忠勇將帥多是武則天政策的執(zhí)行者。上官婉兒文不加點(diǎn)，須臾而成，且文意通暢，詞藻華麗，語言優(yōu)美，真好像是夙構(gòu)而成。 2. 許多高校，還有高等教育自學(xué)考試都開設(shè)了秘書學(xué)課程。 教學(xué)內(nèi)容： 一、 課堂初步調(diào)查： 1. 你當(dāng)初為何會(huì)選擇秘書專業(yè)就讀？ 2. 你將來想做秘書嗎？ 如果不想，那想做什么工作？ 3. 你認(rèn)為將來是否有可能做秘書？ 4. 你對(duì)這門課程有什么認(rèn)識(shí)？ 5. 你希望在本門課程中學(xué)到哪些知識(shí)？ 二、 當(dāng)前社會(huì)上對(duì)秘書認(rèn)識(shí)主要存在的幾點(diǎn)誤區(qū) 1. 秘書要年輕漂亮 2. 男生不當(dāng)秘書 3. 秘書專業(yè)不熱門，以后工作不好找，又無發(fā)展前途 4. 當(dāng)秘書不過是當(dāng)跟班，無需要專業(yè)學(xué)習(xí) 三、 樹立正確的認(rèn)識(shí)觀念 1. 秘書工作是一門實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，有其特殊性，課堂的教學(xué)只能教授一些秘書需要掌握的基本知識(shí)、技能和作為一個(gè)秘書所應(yīng)了解相關(guān)背景知識(shí)以及秘書所應(yīng)遵循的職業(yè)操守等等。儀鳳二年（ 677），上官婉兒曾被武則天召見宮中，當(dāng)場命題，讓其依題著文。她不同于那些酷吏、宮廷武官和男寵，僅僅一時(shí)充當(dāng)武則天鎮(zhèn)壓反對(duì)派的工具。 2. 陸定一：部長，在延安時(shí)是毛澤東的政治秘書。她認(rèn)為，在21 世紀(jì)，秘書需要有以下 5 方面的能力：多元化才能、組織能力、溝通能力、獲取新知識(shí)的能力以及團(tuán)隊(duì)合作的能力。這些級(jí)別要求考生在特定的時(shí)間段內(nèi)呈現(xiàn)出的熟練度和精確度逐級(jí)上升。選修模塊既包括傳統(tǒng)秘書技能，如：速記，同時(shí)也包括飛速發(fā)展的商業(yè)環(huán)境所要求的現(xiàn)代技能，如：客戶服務(wù)、組織會(huì)議和活動(dòng)的能力。 2. 有 部分實(shí)訓(xùn) 內(nèi)容 （ 辦文、辦會(huì) ）。 （三）秘書刊物的出版發(fā)行 中共中央辦公廳《秘書工作》 上海大學(xué)：《秘書》