【正文】 直接與生產、工作有關的指導、指揮性文件，如指示、決定、批復。 ⑶ 收集儲存的信息資料大多具有較長時期的使用價值，如起草文件，常常要翻閱過去相關的文件，以求保持政策的連續(xù) 性；說明問題或預測未來對常查找過去的資料。這類信息只能供接受者了解動態(tài)。編寫 信息需要通過文字傳遞。信息從信源發(fā)出后沿著單一通道，傳給信息接受者。 二、秘書調查研究的內容 為領導提供決策依據(jù)的調查研究 為解決具體問題而進行的調查研究 掌握基本情況而進行的經常的調查研究 三、怎樣做好調查研究工作 認真做好調查研究工作 ，選好對象 ，準備資料 ，擬寫提綱 常用的調查研究的方法 ， 四、調查研究的具體方式 重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 開調查令 現(xiàn)場調查 問卷調查 民意調查 專家調查 統(tǒng)計調查 收集資料 個別訪問 五、做好調查研究工作應注意的事項 實事求是是根本原則。此外，經驗總結是自我認識深化的表達，經驗調查則是第三者對經驗的客觀報道。 重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 深入調查，掌握材料 “ 廣泛占有，兼收并蓄，保持材料的原始性，客觀性 ” 。 ⑵ 典型材料。 夾敘夾論，敘議結合 【思考與練習】 1． 調研工作有哪些特點？ 2． 調研工作的內容是什么？ 第三節(jié) 辦公室日常事務 值班工作 一、值班的任務和作用 重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 值班大致設立值班室，值班室有兼職值班室與專職值班室兩種類型。 作用： （ 1） 標志作用。 電話工作 一、通話工作的內容 包括：打電話，接電話和作電話記錄 接電話： 熟悉接電話的禮儀和接電話要領 電話記錄 它包括五個部分：即來話時間（年月日時分），來話單位姓名和對方電話號碼，來話內容，處理意見和記錄人署名（復述，核對） 傳話：問清收話人姓名、職務、電話號碼 二、通話工作的要求 禮貌熱情 作好記錄 收話后，必須馬上解決問題 不屬于職權范圍內的事，不隨便應允 或反駁 重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 辦公。 印信及介紹信的管理要求 重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 印信和介紹信是各級各類組織對外聯(lián)系的標志和行使職權的憑證。必須強調，運用數(shù)據(jù)務求確鑿無誤，堅決反對 “ 拼湊虛擬，官樣數(shù)字 ” 的做法。 ⑴ 綜合材料 這是原始材料經過整理歸納，對有關情況進行概括的材料。 問題調查 針對現(xiàn)實中存在的各種問題或矛盾，作出敏銳反應，并提出解決的措施或辦法。它主要報告經濟創(chuàng)造的過程，具體做法及取得成績效果。 秘書的調查研究可以密切領導和群眾的關系。 在綜合分析的基礎上，提出相應的處理意見，供領導參考。 第一， 充實內容。 ② 挑選出有價值的信息 A、 挑選對工作有指導意義、與業(yè)務活動密切相關的信息 B、 挑選帶有傾向性、動態(tài)性或突發(fā)重要信息 C、 分析需求，結合中心工作或解決特定問題的需重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 要篩選信息 D、 挑選能預見未來發(fā)展變化趨勢，為決策提供超前服務的信息 E、 堅持信息數(shù)量與質量的統(tǒng)一 方法 : 看來源 看標題 看正文 決定取舍： A、突出主題 B、注意典型性 C、有新意 D、有特點 校對 方法：溯源法、比較法、校對法、邏輯法、調查法、數(shù)理統(tǒng)計法 ③ 加工： 信息加工是指將篩選出 來的信息進行提煉，使其具有較高質量。 也可以概括為：企業(yè)信息、國際市場信息、客戶信息、貿易信息、國際金融信息 法律信息、交際活動信息、 秘書收集的信息，有以下三方面特點： ⑴ 領導者要求秘書人員提供的信息資料大多帶有全局性、方向性、綜合性，與社會組織的整體發(fā)展情況大局有關。信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基礎。 適用： 適用，既要有針對性，適合領導利用。 按信息內容所涉及的社會領域劃分 政治信息、經濟信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息 按信息來源方向分 縱向信息、橫向信息 按信息穩(wěn)定狀態(tài)分 分靜態(tài)信息，如資源、統(tǒng)計資料；動態(tài)信息，如市場信息 按信息在秘書工作中的作用分 預測信息、動態(tài)信息、反饋信息 秘書應獲得多種形態(tài)的信息資料：文字、聲像、記憶。分析案例中的問題所在，并談談對于會議活動的細節(jié)安排應注意哪些問題。小劉將無線話筒和錄音機磁帶安排好以后，還事先調試了一番，覺得效果不錯，小劉放心地做其他的事情去了。 打開會議室燈光和空調系統(tǒng)并調到合適溫度。對于工作程序已形成多年的企業(yè)，辦公會會議通知一般不必另行制作，而是在企業(yè)每周重大會議活動安排表中注明（見會議活動安排表）。 會議通知的一般體例是： 茲定于 月 日（星期 ） 午 時在 地點召開 會議，會期 天，參加人員為 ，憑 入場，有關會議的具體事宜，請與 聯(lián)系（電話號碼 ） （四）會前 檢查 。 以上十項是一般會議預案的主要內容，有些會議還有選舉、發(fā)獎、攝影等活動，也應列入預案之中。 會議預案一般包括以下內容： 重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 1. 會名 2. 會議時間 3. 會場 開會地點，會場設置，要結合參加會議的人數(shù)和會議效果來綜合考慮。 會議審批還應遵循 “ 一支筆 ” 的原則。應注意發(fā)文渠道及相應問題。秘書人員應按傳閱者的批示或意見進行處理。核對、檢查、簽字。 多級下行文 對一些 廣泛知行的事項的行文，可用于不同層次的下級機關。 4. 統(tǒng)一規(guī)范 文書的統(tǒng)一規(guī)范主要指公文應在全國范圍內實行統(tǒng)一的名稱、格式、行文規(guī)則、處理辦法等。 文書的處理主要指公文的辦理，是在擬制或收文的基礎上以傳遞及內容處理為主的過程。一般來講，特急件應在一天內辦理完畢，急件應在三天內辦理完畢。這種情況下多和公文聯(lián)用。一般來說可分為三大類： 是指在行政機關和企 、事業(yè)單位中普遍使用的、國家實行統(tǒng)一管理的文書即公務文書。 第一節(jié) 文書的撰擬 一、文書的概念 文書是國家機關，企、事業(yè)單位在管理活動過程中形成的具有法定效力和 規(guī)范體式的文書的統(tǒng)稱。一位不善于協(xié)調自身工作關系的秘書，是難以協(xié)助領導者進行管理協(xié)調的。而且 事事都與領導工作直接關聯(lián)，都是領導機關工作作風的具體體現(xiàn)。 重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 （三）領導需要提供信息，敢說真話的秘書 ，說真話報實情 信息是展開領導工作、進行科學決策不可缺少的重要依據(jù)，收集、處理、傳遞信息是秘書的重要職責。 （二）領導需要敏于觀察勤于思考的秘書 ，做到拾遺補缺 秘書為領導當參謀，是建立在雙方相互理解、彼此信任的基礎上的。 無論什么原因引起的失職越權，都是對領導工作的干攏，其作用都是消極的 重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 ，不爭名 圖利 在現(xiàn)實生活中，秘書人員若不能正確對待個人名利，就很可能誤入歧途而不能自拔。 一、秘書與領導關系 （一） 在 職能上，為領導人服務，做領導人工作上的助手 （二） 在組織上，是上下級關系 （三） 從體制上、職務上說，兩者的關系只有一種 —— 工作關系 我們常說的同志關系、朋友關系、諍友關系、互助關系、互補關系等等，都是對的，是從怎樣處理好領導的共事關系這個角度提出的要求，是 指秘書同領導人關系中應當體現(xiàn)的一種政治本色和道德精神，不是指兩者的組織隸屬和工作職能。 2．參謀助手作用 領導者的主要職責在于決策和管理。 第二，秘書部門需要處理的許多日常事務工作（如處理來往公文、信件，接聽電話，接待內、外賓，以及處理某些突發(fā)事件等），往往預先估計不到，只能隨機應變，來了什么文件就處理什么文件，遇到什么 事或者領導叫辦什么事就去辦理什么事。 二、秘書工作的內容 秘書工作有廣義和狹義兩種。 辦文要準確，辦事要穩(wěn)妥，情況要屬實，主意要慎重。再如北大西洋公約組織（ North Atlantic Treaty Organization），設國際秘書處，秘書長也是部長理事會、防務計劃委員會核計劃小組的主席 ，地位十分重要。聯(lián)合國內羅畢辦事處（內羅畢辦事處）是聯(lián)合國環(huán)境和人類住區(qū)領域活動的總部。 重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 秘書處的職責同聯(lián)合國所處理的問題一樣多種多樣，范圍從管理維持和平行動到調停國際爭端、從調查經濟及社會趨勢和問題到編寫關于人權和可持續(xù)發(fā)展問題的研究報告。 中辦國辦信訪局主要職能： 按照中共中央辦公廳，國務院辦公廳確定的工作范圍，處理群眾來信接待群眾來訪，向黨中央、國務院領導同志提供群眾來信來訪中反映的重要信息，辦理黨中央、國務院領導同志交辦的有關信訪事項；指導部門和地方的信訪業(yè)務工作；處理跨部門，跨地區(qū)的信訪疑難問題。 ㈥協(xié)助國務院領導同志組織處理需由國務院直接處理的突發(fā)事件和重大事故。 一般企業(yè)可采用聯(lián)合式 “ 三合一 ” 企業(yè)只設置一個秘書機構，全部的秘書工作集中，統(tǒng)一由這個秘書機構辦理（綜合處） 八、秘書機構的建設 （一）隊伍建設 保持相對穩(wěn)定 提高綜合素質 優(yōu)化隊伍機構 （二）制度建設 秘書工作制度 管理制度：一是秘書的錄用、考核、獎勵、升降、培訓、交流等制度； 二是按工作崗位制定工作責任制；目標管理制度。 廣義的秘書機構，是指凡具有參謀助手、溝通協(xié)調、督促檢查的等功能，并為領導工作和機關工作服務的辦事部門，如辦公室的秘書、文書、機要、調研、協(xié)調、督察、信訪、接待和值班等業(yè)務 二、秘書機構的性質 秘書部門是領導的左右手，可概括為三方面： 秘書部門是輔助機構，而不是權力機關 秘書部門是綜合辦事部門 秘書部門是協(xié)調部門 特點： 輔助功能的綜合性 所處位置的中樞性 組織關系的封閉性 重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 三、秘書機構的作用 組合作用 樞紐作用 過濾作用 四、影響秘書機構設置的因素 （一）行政組織的存在決定了秘書機構設置的必然性和廣泛性。 （三）秘書學的研究方法 德國哲學家黑格爾在《邏輯學》一書中曾把方法比作耕地的犁。在秘書學領域中，要融入領導科學的理論和原則。 三、秘書學的學科體系與特征 （一）秘書學學科體系 （二）秘書學是研究秘書工作規(guī)律及其應用的學科。 重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 “ 輔助管理說 ” ：概括地說，秘 書學是研究如何進行輔助性管理活動的一門科學。 重慶工業(yè)職業(yè)技術學院講稿 第一章 秘書的基礎知識與基本理論 第一節(jié) 秘書學概述 教學內容： 現(xiàn)代秘書學的產生 秘書學的研究對象 秘書學的學科體系與特征 一、現(xiàn)代秘書學的產生 秘書作為古老的職業(yè)門類，在我國有著悠久的發(fā)展歷史，但秘書學作為一門科學，是 80 年代以后才在我國興起，大致經歷了以下幾個階段。 三個級別的三個核心模塊和一個選修模塊 (速記 )是按照傳統(tǒng)方式 進行的，即在規(guī)定的時間內完成答卷上的題目。考試的設計力求反應不同辦公室環(huán)境中的個體可能面對的職責。 3. 劍橋秘書證書考試要求。 3. 胡喬木：毛澤東的政治秘書。也不同于那些治國能臣、忠勇將帥多是武則天政策的執(zhí)行者。上官婉兒文不加點，須臾而成，且文意通暢，詞藻華麗，語言優(yōu)美，真好像是夙構而成。 2. 許多高校，還有高等教育自學考試都開設了秘書學課程。 教學內容： 一、 課堂初步調查： 1. 你當初為何會選擇秘書專業(yè)就讀？ 2. 你將來想做秘書嗎？ 如果不想，那想做什么工作？ 3. 你認為將來是否有可能做秘書？ 4. 你對這門課程有什么認識？ 5. 你希望在本門課程中學到哪些知識？ 二、 當前社會上對秘書認識主要存在的幾點誤區(qū) 1. 秘書要年輕漂亮 2. 男生不當秘書 3. 秘書專業(yè)不熱門，以后工作不好找，又無發(fā)展前途 4. 當秘書不過是當跟班，無需要專業(yè)學習 三、 樹立正確的認識觀念 1. 秘書工作是一門實踐性很強的工作，有其特殊性，課堂的教學只能教授一些秘書需要掌握的基本知識、技能和作為一個秘書所應了解相關背景知識以及秘書所應遵循的職業(yè)操守等等。儀鳳二年（ 677），上官婉兒曾被武則天召見宮中，當場命題，讓其依題著文。她不同于那些酷吏、宮廷武官和男寵，僅僅一時充當武則天鎮(zhèn)壓反對派的工具。 2. 陸定一：部長，在延安時是毛澤東的政治秘書。她認為，在21 世紀，秘書需要有以下 5 方面的能力：多元化才能、組織能力、溝通能力、獲取新知識的能力以及團隊合作的能力。這些級別要求考生在特定的時間段內呈現(xiàn)出的熟練度和精確度逐級上升。選修模塊既包括傳統(tǒng)秘書技能，如：速記，同時也包括飛速發(fā)展的商業(yè)環(huán)境所要求的現(xiàn)代技能，如：客戶服務、組織會議和活動的能力。 2. 有 部分實訓 內容 （ 辦文、辦會 ）。 （三）秘書刊物的出版發(fā)行 中共中央辦公廳《秘書工作》 上海大學：《秘書》