【正文】 見與會談的安排等。秘書的輔助具有綜合性、直接性和非獨立性的特征，在這些特種中，綜合性特征是最典型、最本質(zhì)的?！半p線”規(guī)律：發(fā)掘最基本矛盾輔助領(lǐng)導工作律：科學的結(jié)晶跟蹤輔助領(lǐng)導活動說：基本規(guī)律第七章 秘書的基本職能秘書職能是秘書職業(yè)活動的任務、職責、作用和效能的統(tǒng)稱。尤其在參謀服務上，更要敢為人先，勇于參謀，主動參謀，在參謀過程中不夾個人好惡，不過多考慮成敗得失，以良好的心態(tài)進諫、進言。秘書人員要努力提高自身的素質(zhì)，適時、適地、適度地實現(xiàn)參謀咨詢的職能注意因人而異，因勢利導，選擇恰當?shù)臅r機與領(lǐng)導交流。秘書確定工作方法的原則規(guī)范性原則適應性原則靈活性原則秘書工作方法的獲得 在實踐中總結(jié)經(jīng)驗形成方法 掌握秘書工作方法需要與理論與實踐相結(jié)合 3 秘書的工作方法要不斷創(chuàng)新中提高效率秘書工作方法舉要（一）擋駕過濾的方法 1 文件資料的過濾 2 來訪的擋駕在秘書的日常接待工作中，為領(lǐng)導擋駕是非常重要的工作內(nèi)容之一，合理擋駕可以保證領(lǐng)導能擁有一個良好的辦公環(huán)境，集中精力靜下心來考慮一些大事要事，秘書可能每天都會遇到無約到訪的人，這些無約到訪的人不管出自什么目的都會影響和干擾領(lǐng)導的工作節(jié)奏。不得直接將來訪者引入領(lǐng)導辦公室。授權(quán)委托法第三篇：秘書學概論復習資料整理秘書學概論復習資料秘書的涵義 P1（1）宮中秘藏之書：在我國古代，秘書是指皇宮里秘密珍藏的圖書資料（2）輔臣（3）行政職位：政府秘書均屬國家公務員，秘書長屬政務類公務員，一般秘書是事務類公務員（4）社會職業(yè)：屬于第三產(chǎn)業(yè)（限服務性行業(yè)），處理文書、事務的知識與能力，管理能力秘書的層次 P4 中國：①省、廳兩級為高級秘書②處、科兩級為中級秘書③科員級一下為初級秘書（基層機關(guān)和大多數(shù)小型企業(yè)由于級別和資金限制，無法任用高、中級秘書。下面不在分設部門（工作量不太大的機關(guān)）社會團體的秘書工作機構(gòu)秘書工作機構(gòu)的職能 P54（1）助手職能：表現(xiàn)在幫助或代替領(lǐng)導部門處理日常文書、通訊、聯(lián)絡、接待等事務，節(jié)省領(lǐng)導的精力與時間；幫助領(lǐng)導管理和維持下屬部門和人員各項日常工作的正常運轉(zhuǎn)；承領(lǐng)導之命檢查和督促下屬部門和人員的工作情況；經(jīng)領(lǐng)導授權(quán)調(diào)查或處理突發(fā)事件或完成特殊使命；還表現(xiàn)在會議、文件、廉政等方面為領(lǐng)導把關(guān)。二、行為管理：秘書人員應根據(jù)不同的工作任務、不同的工會對象、不同的工作環(huán)境來采取適當?shù)男袨榉绞健Ｄ懼|(zhì)的人勇猛、果斷、頑強，但是暴躁粗心；多血質(zhì)的人熱情、開朗、活躍，多變、缺乏毅力；粘液質(zhì)的人溫順、隨和、文雅，但膽小、猶豫不決；抑郁質(zhì)的人冷靜、細心、堅定但固執(zhí)己見。適應性：根據(jù)社會的共同要求，采取人們普遍能接受的方式以表現(xiàn)自己的行為態(tài)度．達到自己的行為目的。已知時，可用姓名加姓氏或職稱、學銜稱之，比如“張經(jīng)理、李科長、王教授”等等。秘書的辦公室應緊鄰主管辦公室，以一墻之隔為好。各工作人員都有自己的辦公桌椅，使用的文件柜櫥、辦公設備，既相對獨立，又便于聯(lián)系。2整潔P108辦公室的首要要求是整齊和清潔。每張辦公桌邊都應有廢紙簍，廢紙物品不可亂丟，但不放煙灰缸，辦公室內(nèi)應禁止吸煙。也可采用整體燈光，光線柔和的日光燈，安置在室頂或天花板四周，采用頂部反光，柔和均勻，保護視力。六個要素一個也不能缺少。2郵件收進的程序和要求P113(1)分類。登記時應寫明：編號、收到日期、發(fā)出日期、發(fā)出單位、收閱人或部門、郵件種類、處理辦法、辦理日期(4)分送。紙箋及附件折疊時應小于信封周邊各—‘公分左右，個uJ撐滿，以免對方拆封時損壞?，F(xiàn)代機關(guān)、單位公章則為正圓形，用于其他公務(如收發(fā)、校對、財務等)的印章也有長方形、三角形或橢圓形的。按國務院規(guī)定：國務院的公章，直徑為6厘米；省、部級政府機關(guān)，直徑5厘米；地、市、州、縣機關(guān)為4．5厘米；其他機關(guān)、部門、企事業(yè)單位公章直徑一律為4．2厘米(包括邊框)。接班人員如果遲到，上一班人員應繼續(xù)堅守崗位，并電話請示主管，萬得擅自離崗。所以，秘書最好是將聲像信息與文字信息配合使用，可可相補充、相得益彰。又分為隨機抽樣和非隨機抽樣3訪問法P154 對象是個體（記者采訪當事人或知情人），群體（召開座談會：能分析、評估的人，一般以三五人，至多十來人）首先：必須態(tài)度誠懇、和藹、謙虛，與被訪者建立良好的人際關(guān)系。缺點是費時費力，難以作大規(guī)模的調(diào)查；而且問題難行統(tǒng)一、科學的標難，所 得情況不易作定量分析。2．行文必須本著精簡的原則，嚴格控制發(fā)文的數(shù)量和范圍。9．經(jīng)過批準在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應當視為正式公文依照執(zhí)行，可不再行文。收文登記的形式分為簿冊式、聯(lián)單式和卡片式（2）分辦和傳閱分辦(1)屬于方針政策性的，均應先送辦公部門負責人或機關(guān)領(lǐng)導審閱或處理；(2)屬于機關(guān)日常事務性的已明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；(3)分送給機關(guān)領(lǐng)導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；(4)便函、請柬、介紹佰、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；(5)在文件份數(shù)少，問辦問知部門(或領(lǐng)導)多的情況下．應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理。電子文件信息安全的技術(shù)措施P202①簽署技術(shù) ②加密技術(shù) ③身份驗證 ④防火墻 ⑤防寫措施4會場布置P218小型會議可安排在一般會議室，會議室右方形、長方形、圓形、橢圓形等。臺上方或后方懸掛會標。研討會之類與會者隨到隨坐。把每一次會議的這些項目和內(nèi)容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文書就是程序表。通知上寫明會議召開的時間、需用時間或會期、地點、會議名稱和主要議題，參加對象，做什么準備，報道日期、地點、接站辦法，最后有召集單位名稱，聯(lián)系地址和電話，通知發(fā)出日期，公章。這適合大中型會議四是電子簽到。來信中已寫明白的，前兩部分即可按原信登記，某些未 寫明的還得去信或去人間清。收到信訪事項后，不能當場答復的，應在收到事項之后15日內(nèi)書面告知信訪人。案例題重點：P99秘書與主管上司的關(guān)系 關(guān)系特征：P97禮貌 第18題P116 接待的方式、原則與要求 P127保密工作 P71職業(yè)道德 P131公章的使用 P135介紹信的使用凡領(lǐng)用介紹信者須經(jīng)主管批準，秘書不得擅自開具發(fā)放。A、領(lǐng)導 B、決策 C、參謀 D、執(zhí)行一、單項選擇秘書素養(yǎng)是指（）A、素質(zhì)修養(yǎng) B、職業(yè)技能 C、禮貌待人秘書是一種（）A、工作 B、職業(yè) C、技能具有熟練、正確使用常用溝通工具，如電話、電傳、電腦輸出，文字擬寫的能力等等。催辦的形式可以是通過電話，可以發(fā)文，也可以直接派人去。各級任命政府信訪工作機構(gòu)不予受理：①各級國家權(quán)力機關(guān)、審判機關(guān)、檢察機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的信訪事項 ②對已經(jīng)或者依法應當通過訴訟、仲裁、行政復議的途徑解決的③信訪人對已經(jīng)受理或者正在辦理的事項在規(guī)定期限內(nèi)向上級機關(guān)再提出同意信訪事項 ④信訪人對復核意見不服，仍然以同一事實提出訴訟請求。這種方法適用于單位內(nèi)部的小型會議和工作例會，秘書對人員比較熟悉 二是本人簽到。4會議通知的發(fā)送 P223本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書回簽加等方式通知。若有多個議題，秘書應根據(jù)這些議題的內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，便稱為議程，印成文書，就是議程表，會前發(fā)給與會人員。工作會議或同一系統(tǒng)會議，與會者的席位以職務高低為序，職務高者離主席席位越近。會議廳的前方安排主席臺與講臺。（3）擬辦和批辦（提出初步意見；如何處理做出的批示）（4）承辦、催辦和助辦3公文立卷的基本方法P188 ①根據(jù)文件的特征組卷（問題特征、時間、文種、作者、地區(qū)、通訊者）②“六個特征”在組卷時應靈活運用，即在一個案卷之內(nèi)結(jié)合使用兩個、三個甚至四個特征立卷，是比較科學可行的辦法。對封內(nèi)文件的發(fā)文機關(guān)、發(fā)文日期不祥的．應根據(jù)封皮上的發(fā)文機關(guān)和郵戳日期予以 注明。直接送領(lǐng)導者個人，不得在報告中夾帶請示事項。嚴重的自然災害，長期沒有解決問題，指定越級上報的問題，對上級機關(guān)進行檢舉、控告，直接上下級機關(guān)間有爭議無法解決 3．平行文指凡是互相沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)、單位之間或同級機關(guān)之間的一種行文，如“函”、“通知”。訪問法的優(yōu)點是與被訪者面對面地交談，可以追問，可以討論，了解情況能夠全面、深入。側(cè)重于定性分析，有特殊性，適用于思想道德方面 ③個案調(diào)查：例如突發(fā)事件或事故調(diào)查，有明顯針對性，涉及歷史、社會背景因素，不能單單就事論事 ④重點調(diào)查：就決定性單位進行調(diào)查，典型是人為選擇的，而重點是客觀存在的。一次文獻（報紙、雜志、圖書）價值較高；二次文獻（詞典、名錄）信息量大，綜合性強②聲像形態(tài)：圖書、照片、錄像帶、錄音帶、電影片、模型、實物。交接時雙方應查明實物與記錄是否相符．確認無誤后，交班人員方可離開?？h以上政府機關(guān)、法院、檢察院、駐外使館的公章的中心部位刊有國微；黨的各級機關(guān)印章刊有黨微；企事業(yè)單位公章則刊有五角星圖案。(2)形狀。②信封、封皮查對。(3)登記。如果電話是訂給同事的，秘書府輕輕放下話筒走近同事通知，或者用于捂住話筒叫人，切不可大聲喊叫。秘書應養(yǎng)成一手摘機，—手拿筆，隨時準備記錄的習慣。辦工桌不靠窗擺放，或以白色或但顏色活頁窗簾調(diào)整光照。清潔和整齊是不可分的。接待室和會議室內(nèi)除了必要的桌椅、沙發(fā)、茶幾之外，其他布置府比辦公室講究一些。大辦公室應在一側(cè)或中間留出通道，辦公桌倚靠另一側(cè)或兩側(cè)排列。主管人員擁有單獨的辦公室是必要的，有利于保密和工作不受干擾。但與異性見面時要看對方是否有握手的意圖和習慣，不宜魯莽。終點考核工作實績考核標準：①直接量化②比率化③綜合指標化④類比指標化考核方法：①平時考核：每月一次②年終考核：自我評價、辦公室或業(yè)務部門民主評議、主管領(lǐng)導審定1秘書的角色意識P92 ①共性意識和個性意識 ②角色組合③配角意識與主角意識1人際關(guān)系的內(nèi)容和方式P93 人際關(guān)系的含義：這里所討淪的人際關(guān)系是指人與人之間在學習、工作、生產(chǎn)、交際等社會活動中所發(fā)生的交往關(guān)系。氣質(zhì)表現(xiàn)為人的感受性（感覺能力的大?。?、耐受性（感覺的強化或消退）、敏捷性（言語、動作、記憶、思考、注意力轉(zhuǎn)移的快慢）、可塑性（根據(jù)外界事物變化而改變自己適應性行為的程度）、興奮性（情緒興奮的強弱和情緒表現(xiàn)的強烈程度）、傾向性（情緒、言語、動作等反應傾向于外或是傾向于內(nèi)）。其次是要區(qū)分輕重緩急，決定工作次序，有條理地去進行。夏朝出現(xiàn)公務文書——典志，管理典志的官職為——太史令；《尚書》是現(xiàn)存我國最早的政治文件匯編，其內(nèi)容大部分是帝王對臣民的訓令、文告和出征前的誓詞。個人日志法：作為一名秘書，每天必須處理大量的事務性工作，只有將有限的時間和精力集中處理重要事務，達到事半功倍的效果。對于事務糾紛或消費投訴之類的來訪者，秘書更不能將矛盾上交，直接請出領(lǐng)導人。常見的秘書工作的方法有擋駕過濾、參謀進諫、請示報告、溝通協(xié)調(diào)，時間管理法等。（三）講究參謀咨詢的方法和藝術(shù)。意識決定行為，秘書如果沒有參謀意識自然就不會有參謀行為。“雙線”規(guī)律、輔助領(lǐng)導工作律、跟蹤輔助領(lǐng)導活動說是比較有代表性的規(guī)律總結(jié)，其中輔助領(lǐng)導工作律的表述更為清晰嚴密。秘書工作是伴隨著集團統(tǒng)治和領(lǐng)導群的出現(xiàn)而產(chǎn)的。會務工作作為秘書工作的基本 內(nèi)容，與文書工作一樣有極高的認可度。秘書在上傳下達、協(xié)調(diào)關(guān)系、迎送接待等。良好的記憶能力是秘書從業(yè)人員的必備能力之一。秘書工作的構(gòu)成要素（秘書人員，秘書工作方法，秘書工作的內(nèi)容，秘書工作的對象和環(huán)境）秘書學的學科定義就是對秘書學科性質(zhì)的闡釋。②全圍式：不設專門的主席臺，所有與會者均圍坐于一起。領(lǐng)導的工作作風應該是“言必信，行必果”，只有“果”才有“信”。每個房間給一個人或幾個人使用，帶有辦公桌等相應設備 優(yōu)點A、比較安全B、可以保證工作的秘密性C、易于員工集中注意力，專心致志于細致和專業(yè)工作 D、保護私人空間 缺點A、建筑成本高，隔墻、門、走廊等占用空間多B、難以溝通，員工被分開，易于感到孤獨3郵件收進（1）程序和要求：分類、拆封、登記、分送、閱辦（2）郵件發(fā)出：內(nèi)容校核，信封、封皮查對，郵件寄發(fā)（3）現(xiàn)代通訊事務：傳真、電傳、電腦網(wǎng)絡通訊3接待的類型：上級檢查；會議接待；外賓接待；隨機接待（1）方式：迎送式；引見式；參與式；陪同式；完全式（2）原則與要求：文明禮貌、負責、與人方便、講求時效、按制度辦事、遵守紀律（3）接待的程序 ①接待工作首先確定接待規(guī)格，這是決定人員、日程安排和經(jīng)費開支的基礎(chǔ)。秘書工作的作用（1）助手作用（2）參謀作用（3）協(xié)調(diào)作用（4）信息樞紐作用（5）公共關(guān)系作用秘書工作職能的轉(zhuǎn)變（1）支持決策，由提供信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧忍峁┬畔ⅲ謹M制方案（2輔助管理，由重在組織、指揮、實施、督查轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦诜?、協(xié)調(diào)、控制（3）處理信息，由單向發(fā)布、傳達信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向溝通信息（4）計劃工作，由重在層層傳達計劃轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦讵毩⑵髣澪覈貢ぷ鞣绞降霓D(zhuǎn)變（1）服務對象、服務形式，由“三個服務”，轉(zhuǎn)變?yōu)闉樯纤痉?，又為社會服務?）辦公形式，由封閉式、窗口式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式、透明式辦公（3）會務工作，由單純組織會議轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k會議，又辦會展 會展需要秘書的表現(xiàn)：會展的聯(lián)絡、協(xié)調(diào)和組織工作，會展的會議組織工作，會展的文書工作（4）操作方式，由手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮硬僮鞴糯拿貢ぷ髦贫龋?）三省制（2）貼黃制、引黃制（3）條旨制（4）催辦制度：（5）文書制度：（6一文一事制、文書立卷制、限期承辦制1秘書工作展現(xiàn)新局面的主要表現(xiàn)（1）秘書工作的正?；?、制度化（2）文書工作、檔案工作的加強（3）大興情況調(diào)查、注重政策研究（4）信訪工作發(fā)揮重大作用（5）科學、系統(tǒng)地培養(yǎng)秘書人才，開展秘書學理論研究（6）走向辦公自動化和秘書工作的科學管理1外國秘書工作的特點和趨勢（1）特點A、就全世界而言，秘書工作的顯著特點是它的普遍化、年輕化、女性化 B、秘書工作普遍化的原因在于它的另一個特點，輔助功能強，工作適應面廣