【正文】 見與會(huì)談的安排等。秘書的輔助具有綜合性、直接性和非獨(dú)立性的特征，在這些特種中，綜合性特征是最典型、最本質(zhì)的?！半p線”規(guī)律：發(fā)掘最基本矛盾輔助領(lǐng)導(dǎo)工作律：科學(xué)的結(jié)晶跟蹤輔助領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)說：基本規(guī)律第七章 秘書的基本職能秘書職能是秘書職業(yè)活動(dòng)的任務(wù)、職責(zé)、作用和效能的統(tǒng)稱。尤其在參謀服務(wù)上，更要敢為人先，勇于參謀，主動(dòng)參謀，在參謀過程中不夾個(gè)人好惡，不過多考慮成敗得失，以良好的心態(tài)進(jìn)諫、進(jìn)言。秘書人員要努力提高自身的素質(zhì)，適時(shí)、適地、適度地實(shí)現(xiàn)參謀咨詢的職能注意因人而異，因勢(shì)利導(dǎo)，選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)與領(lǐng)導(dǎo)交流。秘書確定工作方法的原則規(guī)范性原則適應(yīng)性原則靈活性原則秘書工作方法的獲得 在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)形成方法 掌握秘書工作方法需要與理論與實(shí)踐相結(jié)合 3 秘書的工作方法要不斷創(chuàng)新中提高效率秘書工作方法舉要（一）擋駕過濾的方法 1 文件資料的過濾 2 來訪的擋駕在秘書的日常接待工作中，為領(lǐng)導(dǎo)擋駕是非常重要的工作內(nèi)容之一，合理擋駕可以保證領(lǐng)導(dǎo)能擁有一個(gè)良好的辦公環(huán)境，集中精力靜下心來考慮一些大事要事，秘書可能每天都會(huì)遇到無約到訪的人，這些無約到訪的人不管出自什么目的都會(huì)影響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)奏。不得直接將來訪者引入領(lǐng)導(dǎo)辦公室。授權(quán)委托法第三篇：秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料整理秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料秘書的涵義 P1（1）宮中秘藏之書：在我國(guó)古代，秘書是指皇宮里秘密珍藏的圖書資料（2）輔臣（3）行政職位：政府秘書均屬國(guó)家公務(wù)員，秘書長(zhǎng)屬政務(wù)類公務(wù)員，一般秘書是事務(wù)類公務(wù)員（4）社會(huì)職業(yè)：屬于第三產(chǎn)業(yè)（限服務(wù)性行業(yè)），處理文書、事務(wù)的知識(shí)與能力，管理能力秘書的層次 P4 中國(guó)：①省、廳兩級(jí)為高級(jí)秘書②處、科兩級(jí)為中級(jí)秘書③科員級(jí)一下為初級(jí)秘書（基層機(jī)關(guān)和大多數(shù)小型企業(yè)由于級(jí)別和資金限制，無法任用高、中級(jí)秘書。下面不在分設(shè)部門（工作量不太大的機(jī)關(guān)）社會(huì)團(tuán)體的秘書工作機(jī)構(gòu)秘書工作機(jī)構(gòu)的職能 P54（1）助手職能：表現(xiàn)在幫助或代替領(lǐng)導(dǎo)部門處理日常文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的精力與時(shí)間；幫助領(lǐng)導(dǎo)管理和維持下屬部門和人員各項(xiàng)日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；承領(lǐng)導(dǎo)之命檢查和督促下屬部門和人員的工作情況；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)調(diào)查或處理突發(fā)事件或完成特殊使命；還表現(xiàn)在會(huì)議、文件、廉政等方面為領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。二、行為管理：秘書人員應(yīng)根據(jù)不同的工作任務(wù)、不同的工會(huì)對(duì)象、不同的工作環(huán)境來采取適當(dāng)?shù)男袨榉绞健Ｄ懼|(zhì)的人勇猛、果斷、頑強(qiáng)，但是暴躁粗心；多血質(zhì)的人熱情、開朗、活躍，多變、缺乏毅力；粘液質(zhì)的人溫順、隨和、文雅，但膽小、猶豫不決；抑郁質(zhì)的人冷靜、細(xì)心、堅(jiān)定但固執(zhí)己見。適應(yīng)性：根據(jù)社會(huì)的共同要求，采取人們普遍能接受的方式以表現(xiàn)自己的行為態(tài)度．達(dá)到自己的行為目的。已知時(shí)，可用姓名加姓氏或職稱、學(xué)銜稱之，比如“張經(jīng)理、李科長(zhǎng)、王教授”等等。秘書的辦公室應(yīng)緊鄰主管辦公室，以一墻之隔為好。各工作人員都有自己的辦公桌椅，使用的文件柜櫥、辦公設(shè)備，既相對(duì)獨(dú)立，又便于聯(lián)系。2整潔P108辦公室的首要要求是整齊和清潔。每張辦公桌邊都應(yīng)有廢紙簍，廢紙物品不可亂丟，但不放煙灰缸，辦公室內(nèi)應(yīng)禁止吸煙。也可采用整體燈光，光線柔和的日光燈，安置在室頂或天花板四周，采用頂部反光，柔和均勻，保護(hù)視力。六個(gè)要素一個(gè)也不能缺少。2郵件收進(jìn)的程序和要求P113(1)分類。登記時(shí)應(yīng)寫明：編號(hào)、收到日期、發(fā)出日期、發(fā)出單位、收閱人或部門、郵件種類、處理辦法、辦理日期(4)分送。紙箋及附件折疊時(shí)應(yīng)小于信封周邊各—‘公分左右，個(gè)uJ撐滿，以免對(duì)方拆封時(shí)損壞。現(xiàn)代機(jī)關(guān)、單位公章則為正圓形，用于其他公務(wù)(如收發(fā)、校對(duì)、財(cái)務(wù)等)的印章也有長(zhǎng)方形、三角形或橢圓形的。按國(guó)務(wù)院規(guī)定：國(guó)務(wù)院的公章，直徑為6厘米；省、部級(jí)政府機(jī)關(guān)，直徑5厘米；地、市、州、縣機(jī)關(guān)為4．5厘米；其他機(jī)關(guān)、部門、企事業(yè)單位公章直徑一律為4．2厘米(包括邊框)。接班人員如果遲到，上一班人員應(yīng)繼續(xù)堅(jiān)守崗位，并電話請(qǐng)示主管，萬得擅自離崗。所以，秘書最好是將聲像信息與文字信息配合使用，可可相補(bǔ)充、相得益彰。又分為隨機(jī)抽樣和非隨機(jī)抽樣3訪問法P154 對(duì)象是個(gè)體（記者采訪當(dāng)事人或知情人），群體（召開座談會(huì)：能分析、評(píng)估的人，一般以三五人，至多十來人）首先：必須態(tài)度誠(chéng)懇、和藹、謙虛，與被訪者建立良好的人際關(guān)系。缺點(diǎn)是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，難以作大規(guī)模的調(diào)查；而且問題難行統(tǒng)一、科學(xué)的標(biāo)難，所 得情況不易作定量分析。2．行文必須本著精簡(jiǎn)的原則，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量和范圍。9．經(jīng)過批準(zhǔn)在報(bào)刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照?qǐng)?zhí)行，可不再行文。收文登記的形式分為簿冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式（2）分辦和傳閱分辦(1)屬于方針政策性的，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；(2)屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；(3)分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；(4)便函、請(qǐng)柬、介紹佰、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；(5)在文件份數(shù)少，問辦問知部門(或領(lǐng)導(dǎo))多的情況下．應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理。電子文件信息安全的技術(shù)措施P202①簽署技術(shù) ②加密技術(shù) ③身份驗(yàn)證 ④防火墻 ⑤防寫措施4會(huì)場(chǎng)布置P218小型會(huì)議可安排在一般會(huì)議室，會(huì)議室右方形、長(zhǎng)方形、圓形、橢圓形等。臺(tái)上方或后方懸掛會(huì)標(biāo)。研討會(huì)之類與會(huì)者隨到隨坐。把每一次會(huì)議的這些項(xiàng)目和內(nèi)容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文書就是程序表。通知上寫明會(huì)議召開的時(shí)間、需用時(shí)間或會(huì)期、地點(diǎn)、會(huì)議名稱和主要議題，參加對(duì)象，做什么準(zhǔn)備，報(bào)道日期、地點(diǎn)、接站辦法，最后有召集單位名稱，聯(lián)系地址和電話，通知發(fā)出日期，公章。這適合大中型會(huì)議四是電子簽到。來信中已寫明白的，前兩部分即可按原信登記，某些未 寫明的還得去信或去人間清。收到信訪事項(xiàng)后，不能當(dāng)場(chǎng)答復(fù)的，應(yīng)在收到事項(xiàng)之后15日內(nèi)書面告知信訪人。案例題重點(diǎn)：P99秘書與主管上司的關(guān)系 關(guān)系特征：P97禮貌 第18題P116 接待的方式、原則與要求 P127保密工作 P71職業(yè)道德 P131公章的使用 P135介紹信的使用凡領(lǐng)用介紹信者須經(jīng)主管批準(zhǔn)，秘書不得擅自開具發(fā)放。A、領(lǐng)導(dǎo) B、決策 C、參謀 D、執(zhí)行一、單項(xiàng)選擇秘書素養(yǎng)是指（）A、素質(zhì)修養(yǎng) B、職業(yè)技能 C、禮貌待人秘書是一種（）A、工作 B、職業(yè) C、技能具有熟練、正確使用常用溝通工具，如電話、電傳、電腦輸出，文字?jǐn)M寫的能力等等。催辦的形式可以是通過電話，可以發(fā)文，也可以直接派人去。各級(jí)任命政府信訪工作機(jī)構(gòu)不予受理：①各級(jí)國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的信訪事項(xiàng) ②對(duì)已經(jīng)或者依法應(yīng)當(dāng)通過訴訟、仲裁、行政復(fù)議的途徑解決的③信訪人對(duì)已經(jīng)受理或者正在辦理的事項(xiàng)在規(guī)定期限內(nèi)向上級(jí)機(jī)關(guān)再提出同意信訪事項(xiàng) ④信訪人對(duì)復(fù)核意見不服，仍然以同一事實(shí)提出訴訟請(qǐng)求。這種方法適用于單位內(nèi)部的小型會(huì)議和工作例會(huì)，秘書對(duì)人員比較熟悉 二是本人簽到。4會(huì)議通知的發(fā)送 P223本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話、書回簽加等方式通知。若有多個(gè)議題，秘書應(yīng)根據(jù)這些議題的內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，便稱為議程，印成文書，就是議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。工作會(huì)議或同一系統(tǒng)會(huì)議，與會(huì)者的席位以職務(wù)高低為序，職務(wù)高者離主席席位越近。會(huì)議廳的前方安排主席臺(tái)與講臺(tái)。（3）擬辦和批辦（提出初步意見；如何處理做出的批示）（4）承辦、催辦和助辦3公文立卷的基本方法P188 ①根據(jù)文件的特征組卷（問題特征、時(shí)間、文種、作者、地區(qū)、通訊者）②“六個(gè)特征”在組卷時(shí)應(yīng)靈活運(yùn)用，即在一個(gè)案卷之內(nèi)結(jié)合使用兩個(gè)、三個(gè)甚至四個(gè)特征立卷，是比較科學(xué)可行的辦法。對(duì)封內(nèi)文件的發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期不祥的．應(yīng)根據(jù)封皮上的發(fā)文機(jī)關(guān)和郵戳日期予以 注明。直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，不得在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。嚴(yán)重的自然災(zāi)害，長(zhǎng)期沒有解決問題，指定越級(jí)上報(bào)的問題，對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行檢舉、控告，直接上下級(jí)機(jī)關(guān)間有爭(zhēng)議無法解決 3．平行文指凡是互相沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)、單位之間或同級(jí)機(jī)關(guān)之間的一種行文，如“函”、“通知”。訪問法的優(yōu)點(diǎn)是與被訪者面對(duì)面地交談，可以追問，可以討論，了解情況能夠全面、深入。側(cè)重于定性分析，有特殊性，適用于思想道德方面 ③個(gè)案調(diào)查：例如突發(fā)事件或事故調(diào)查，有明顯針對(duì)性，涉及歷史、社會(huì)背景因素，不能單單就事論事 ④重點(diǎn)調(diào)查：就決定性單位進(jìn)行調(diào)查，典型是人為選擇的，而重點(diǎn)是客觀存在的。一次文獻(xiàn)（報(bào)紙、雜志、圖書）價(jià)值較高；二次文獻(xiàn)（詞典、名錄）信息量大，綜合性強(qiáng)②聲像形態(tài)：圖書、照片、錄像帶、錄音帶、電影片、模型、實(shí)物。交接時(shí)雙方應(yīng)查明實(shí)物與記錄是否相符．確認(rèn)無誤后，交班人員方可離開?？h以上政府機(jī)關(guān)、法院、檢察院、駐外使館的公章的中心部位刊有國(guó)微；黨的各級(jí)機(jī)關(guān)印章刊有黨微；企事業(yè)單位公章則刊有五角星圖案。(2)形狀。②信封、封皮查對(duì)。(3)登記。如果電話是訂給同事的，秘書府輕輕放下話筒走近同事通知，或者用于捂住話筒叫人，切不可大聲喊叫。秘書應(yīng)養(yǎng)成一手摘機(jī)，—手拿筆，隨時(shí)準(zhǔn)備記錄的習(xí)慣。辦工桌不靠窗擺放，或以白色或但顏色活頁窗簾調(diào)整光照。清潔和整齊是不可分的。接待室和會(huì)議室內(nèi)除了必要的桌椅、沙發(fā)、茶幾之外，其他布置府比辦公室講究一些。大辦公室應(yīng)在一側(cè)或中間留出通道，辦公桌倚靠另一側(cè)或兩側(cè)排列。主管人員擁有單獨(dú)的辦公室是必要的，有利于保密和工作不受干擾。但與異性見面時(shí)要看對(duì)方是否有握手的意圖和習(xí)慣，不宜魯莽。終點(diǎn)考核工作實(shí)績(jī)考核標(biāo)準(zhǔn)：①直接量化②比率化③綜合指標(biāo)化④類比指標(biāo)化考核方法：①平時(shí)考核：每月一次②年終考核：自我評(píng)價(jià)、辦公室或業(yè)務(wù)部門民主評(píng)議、主管領(lǐng)導(dǎo)審定1秘書的角色意識(shí)P92 ①共性意識(shí)和個(gè)性意識(shí) ②角色組合③配角意識(shí)與主角意識(shí)1人際關(guān)系的內(nèi)容和方式P93 人際關(guān)系的含義：這里所討淪的人際關(guān)系是指人與人之間在學(xué)習(xí)、工作、生產(chǎn)、交際等社會(huì)活動(dòng)中所發(fā)生的交往關(guān)系。氣質(zhì)表現(xiàn)為人的感受性（感覺能力的大小）、耐受性（感覺的強(qiáng)化或消退）、敏捷性（言語、動(dòng)作、記憶、思考、注意力轉(zhuǎn)移的快慢）、可塑性（根據(jù)外界事物變化而改變自己適應(yīng)性行為的程度）、興奮性（情緒興奮的強(qiáng)弱和情緒表現(xiàn)的強(qiáng)烈程度）、傾向性（情緒、言語、動(dòng)作等反應(yīng)傾向于外或是傾向于內(nèi)）。其次是要區(qū)分輕重緩急，決定工作次序，有條理地去進(jìn)行。夏朝出現(xiàn)公務(wù)文書——典志，管理典志的官職為——太史令；《尚書》是現(xiàn)存我國(guó)最早的政治文件匯編，其內(nèi)容大部分是帝王對(duì)臣民的訓(xùn)令、文告和出征前的誓詞。個(gè)人日志法：作為一名秘書，每天必須處理大量的事務(wù)性工作，只有將有限的時(shí)間和精力集中處理重要事務(wù)，達(dá)到事半功倍的效果。對(duì)于事務(wù)糾紛或消費(fèi)投訴之類的來訪者，秘書更不能將矛盾上交，直接請(qǐng)出領(lǐng)導(dǎo)人。常見的秘書工作的方法有擋駕過濾、參謀進(jìn)諫、請(qǐng)示報(bào)告、溝通協(xié)調(diào)，時(shí)間管理法等。（三）講究參謀咨詢的方法和藝術(shù)。意識(shí)決定行為，秘書如果沒有參謀意識(shí)自然就不會(huì)有參謀行為?！半p線”規(guī)律、輔助領(lǐng)導(dǎo)工作律、跟蹤輔助領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)說是比較有代表性的規(guī)律總結(jié)，其中輔助領(lǐng)導(dǎo)工作律的表述更為清晰嚴(yán)密。秘書工作是伴隨著集團(tuán)統(tǒng)治和領(lǐng)導(dǎo)群的出現(xiàn)而產(chǎn)的。會(huì)務(wù)工作作為秘書工作的基本 內(nèi)容，與文書工作一樣有極高的認(rèn)可度。秘書在上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)關(guān)系、迎送接待等。良好的記憶能力是秘書從業(yè)人員的必備能力之一。秘書工作的構(gòu)成要素（秘書人員，秘書工作方法，秘書工作的內(nèi)容，秘書工作的對(duì)象和環(huán)境）秘書學(xué)的學(xué)科定義就是對(duì)秘書學(xué)科性質(zhì)的闡釋。②全圍式：不設(shè)專門的主席臺(tái)，所有與會(huì)者均圍坐于一起。領(lǐng)導(dǎo)的工作作風(fēng)應(yīng)該是“言必信，行必果”，只有“果”才有“信”。每個(gè)房間給一個(gè)人或幾個(gè)人使用，帶有辦公桌等相應(yīng)設(shè)備 優(yōu)點(diǎn)A、比較安全B、可以保證工作的秘密性C、易于員工集中注意力，專心致志于細(xì)致和專業(yè)工作 D、保護(hù)私人空間 缺點(diǎn)A、建筑成本高，隔墻、門、走廊等占用空間多B、難以溝通，員工被分開，易于感到孤獨(dú)3郵件收進(jìn)（1）程序和要求：分類、拆封、登記、分送、閱辦（2）郵件發(fā)出：內(nèi)容校核，信封、封皮查對(duì)，郵件寄發(fā)（3）現(xiàn)代通訊事務(wù)：傳真、電傳、電腦網(wǎng)絡(luò)通訊3接待的類型：上級(jí)檢查；會(huì)議接待；外賓接待；隨機(jī)接待（1）方式：迎送式；引見式；參與式；陪同式；完全式（2）原則與要求：文明禮貌、負(fù)責(zé)、與人方便、講求時(shí)效、按制度辦事、遵守紀(jì)律（3）接待的程序 ①接待工作首先確定接待規(guī)格，這是決定人員、日程安排和經(jīng)費(fèi)開支的基礎(chǔ)。秘書工作的作用（1）助手作用（2）參謀作用（3）協(xié)調(diào)作用（4）信息樞紐作用（5）公共關(guān)系作用秘書工作職能的轉(zhuǎn)變（1）支持決策，由提供信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧忍峁┬畔?，又?jǐn)M制方案（2輔助管理，由重在組織、指揮、實(shí)施、督查轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦诜?wù)、協(xié)調(diào)、控制（3）處理信息，由單向發(fā)布、傳達(dá)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向溝通信息（4）計(jì)劃工作，由重在層層傳達(dá)計(jì)劃轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦讵?dú)立企劃我國(guó)秘書工作方式的轉(zhuǎn)變（1）服務(wù)對(duì)象、服務(wù)形式，由“三個(gè)服務(wù)”，轉(zhuǎn)變?yōu)闉樯纤痉?wù)，又為社會(huì)服務(wù)（2）辦公形式，由封閉式、窗口式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式、透明式辦公（3）會(huì)務(wù)工作，由單純組織會(huì)議轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k會(huì)議，又辦會(huì)展 會(huì)展需要秘書的表現(xiàn)：會(huì)展的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)和組織工作，會(huì)展的會(huì)議組織工作，會(huì)展的文書工作（4）操作方式，由手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮硬僮鞴糯拿貢ぷ髦贫龋?）三省制（2）貼黃制、引黃制（3）條旨制（4）催辦制度：（5）文書制度：（6一文一事制、文書立卷制、限期承辦制1秘書工作展現(xiàn)新局面的主要表現(xiàn)（1）秘書工作的正?；?、制度化（2）文書工作、檔案工作的加強(qiáng)（3）大興情況調(diào)查、注重政策研究（4）信訪工作發(fā)揮重大作用（5）科學(xué)、系統(tǒng)地培養(yǎng)秘書人才，開展秘書學(xué)理論研究（6）走向辦公自動(dòng)化和秘書工作的科學(xué)管理1外國(guó)秘書工作的特點(diǎn)和趨勢(shì)（1）特點(diǎn)A、就全世界而言，秘書工作的顯著特點(diǎn)是它的普遍化、年輕化、女性化 B、秘書工作普遍化的原因在于它的另一個(gè)特點(diǎn)，輔助功能強(qiáng)，工作適應(yīng)面廣