【正文】 秘書的素質(zhì) 一．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的含義：指秘書在遵循一定的職業(yè)道德原則和職業(yè)行為規(guī)范下通過自我教育、自我修煉、活動形成的職業(yè)道德情操和職業(yè)道德境界。二．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的內(nèi)容：，任勞任怨；，主動服務(wù)；，嚴守機密；，廉潔奉公 一．秘書的心理素質(zhì)：要求具有外向型和內(nèi)向型性格之長而棄其短。堅毅自利、穩(wěn)健隨和、豁達開朗、敏捷應變、幽默風趣、友愛合作：自覺性；果斷性；自制性；頑強性 膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、黏液質(zhì)、抑郁質(zhì)對氣質(zhì)具有星對穩(wěn)定性、可塑性，對氣質(zhì)要順其自然，安之若素，揚長避短，克己所短。良好情緒，能駕馭和控制自己的情緒，保持積極、樂觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀的情緒。二．秘書的心理健康；不患得患失；制定新計劃；確定適度的抱負水準；創(chuàng)造良好的人際關(guān)系；及時調(diào)整不良心理；參加各種有益活動第四章秘書的日常事務(wù)工作 （一）含義：辦公環(huán)境即辦公室環(huán)境，是組織或組織的職能部門所處的文化氛圍，公眾環(huán)境，所在地，建筑設(shè)計，裝飾裝修，室內(nèi)溫度一系列因果的綜合構(gòu)成。（二）制約辦公環(huán)境的因素：社會大環(huán)境；職責和功能 二．辦公環(huán)境的優(yōu)化（一）辦公區(qū)的選址和設(shè)計：考慮組織的業(yè)務(wù)性質(zhì)的需要；考慮通訊、交通等服務(wù)設(shè)施的配套水平；周圍的綠化水平、空氣質(zhì)量等因素：秘書部門，因其工作的特殊性設(shè)在緊靠服務(wù)對象的位置，公共服務(wù)部門一般設(shè)在辦公區(qū)的中間位置（二）選擇合理的辦公模式 ：或網(wǎng)絡(luò)式辦公室（三）保持辦公環(huán)境的整潔有序：首先，要保證上司的辦公室的清潔；其次，要保持自己辦公位置的清潔有序：辦公臺要放在光源好的位置；大型書柜、文件柜靠墻擺放；小型辦公設(shè)備可直接放在辦公臺面上；存放文件的工具置于隨手取到的地方；電話機擺在秘書臺的左邊；垃圾桶一般擺在秘書臺的下方；小的辦公用品分門別類擺設(shè)；最好不要放私人物品 一．維護辦公環(huán)境安全的重要性 二．辦公環(huán)境安全的分類（一）房屋、設(shè)備的安全（二）信息的安全 突發(fā)事件重在預防 （一）接聽電話：及時接聽；自我介紹 轉(zhuǎn)接和電話記錄（二）接打電話時的禮儀 （一）郵件的收?。喊凑帐占朔謷?；按照收件部門分揀；按照收件的重要性分揀 ：⑴確定信件的種類（標有“機密”“秘密”字樣的郵件和寫有某某人親收的私人郵件，秘書不應拆封）⑵郵件拆封的方法：首先，小心拆封郵件；其次，檢查和清點郵件 （二）郵件的寄發(fā)；； 三．印章的管理與使用 ：標志作用；權(quán)威作用；法律作用；憑證作用 （二）印章的保管：如無特殊需要，印章不宜帶出辦公室，更不能交由他人使用（三）印章的使用程序和方法： 一．接待工作類型（一）含義：接待工作，是指組織在隊內(nèi)、對外聯(lián)絡(luò)交往中所進行的接洽招待工作。（二）類型二．招待工作程序（一）接待計劃：接待規(guī)格實際上就是來賓所受到的禮遇⑴高規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務(wù)高的接待方式。目的是表示對對方的重視和禮遇。⑵對等規(guī)格接待：即主要的陪同人員與主要來賓的職務(wù)相當?shù)慕哟?，這是最常見的接待規(guī)格。⑶低規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務(wù)低的接待，常見于基層 ：接待經(jīng)費項目——工作經(jīng)費，住宿費，餐飲費，勞務(wù)費，交通費，參觀，游覽，娛樂費用，紀念品費，宣傳，公關(guān)費用等 （二）開展招待工作 、會談的接待⑴會見、會談的含義：會見是指雙方或多方代表見面會晤，就共同關(guān)心的問題交換意見；會談是指雙方或多方就某些重大問題進行深入接觸，交換意見⑵會見和會談的區(qū)別：一是對身份要求不同。會見可以高低不同，但會談時各方代表的身份除特殊外，一般要求相當。二是目的不同。會見不要求一定要達成書面協(xié)議，但會談的目的則希望達成協(xié)議。三是約束力不同。會見達成的共識往往是口頭性的，會談則具有較強的約束力。⑶注意事項：一是座位安排，“主左客右”原則。其他人按右高左低排列。二是合影。主人居中，右側(cè)為上。主客雙方按禮賓排序排列合影，以主人右手為上，主客間隔排列。⑴宴請時間⑵用餐地點：首先，環(huán)境幽雅；其次，衛(wèi)生條件良好；最后，要考慮來賓的民族禁忌，口味禁忌。 （三）善后工作 三．接待禮儀（一）親切迎客；；；（二）熱忱待客；；（三）禮貌送客“出迎三步，身送七步”是迎送賓客的最基本的禮儀 四．接待要求：細致周到；按章辦事；保守秘密一．值班工作的主要任務(wù)；；；（臨時性的會議通知；任務(wù)調(diào)查；向有關(guān)單位和部門傳達上級領(lǐng)導的指示）；二．值班工作的要求堅守崗位；處理及時；做好記錄（值班電話記錄；值班接待記錄；值班日志）；了解領(lǐng)導的活動情況 （一）科學：⑴在工作時間里不做與工作無關(guān)的事，特別是私事⑵絕對不“煲電話粥”⑶工作中學會說“不”⑷不要忘了“例行公事”秘書的工作一般可分為事務(wù)型工作和思考題工作 （二）合理（三）專注二．上司的日程安排（一）上司的日常工作安排：⑴要事第一（重要工作安排在最佳時段）⑵預約優(yōu)先⑶綜合考慮⑷分工負責⑸領(lǐng)導確認 （約會）⑴確認是否有安排接見的必要⑵了解清楚約見的目的，提前做好相關(guān)準備（如會談文件，背景材料）⑶必要得到領(lǐng)導的確認（二）上帝的調(diào)研工作安排首先需要了解清楚調(diào)研的目的；其次是要了解被調(diào)研單位的相關(guān)背景，住宿、餐飲、時間表的安排（三）上司的旅行安排 ⑴了解上司此行的有關(guān)情況：第一，了解旅行原因；第二，了解旅行目的地；第三，知曉旅行時間；第四，了解隨員及事務(wù)安排⑵做好出行準備：旅行計劃主要包括以下幾個方面。第一，安排出差時間及接、送站（啟程時間，返回日期）；第二，確定旅行路線，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、時間地點、活動事項、負責人或有關(guān)人員、備注等內(nèi)容）⑶選擇安排交通工具：第一，預定車票；第二，預定飛機票（認真核對票上的信息，內(nèi)容是否準確無誤）；第三，接送的交通工具⑷準備資料和其他備用品 ⑸住宿安排⑹做好領(lǐng)導當天的交通安排 ⑴出國證件：第一，遞交出國申請；第二，申請護照；第三，補辦簽證；第四，獲取《國際預防接種證書》；第五，購買機票；第六，辦理保險⑵出入境手續(xù)：第一，接受邊防檢查；第二，接受海關(guān)檢查；第三，接受安全檢查；第四，接受檢疫⑶其他注意事項：一，事先兌換一些外幣或了解相關(guān)事宜；二，進行時差換算；三，辦理行李托運；四，查閱目的地背景資料；五，準備禮物第五章秘書的調(diào)研與信息工作 一．秘書調(diào)查研究工作的特點 ；； 二．調(diào)查研究的方法；，正式訪談或隨機訪談；；；； ：秘書工作人員對信息的收集、整理、傳遞、利用和存儲等一系列工作就是秘書信息工作。：是發(fā)揮秘書輔助領(lǐng)導決策功能的保證；是秘書完成日常工作的重要基礎(chǔ)二．秘書收集信息的內(nèi)容和方法（一）內(nèi)容；；；；；（二）收集信息的渠道；；；；（三）收集信息的主要辦法；；；；第四篇：秘書學。領(lǐng)導者的職責是充分發(fā)揮組織、指揮、決策和管理的效能，文秘人員的職責是為領(lǐng)導做好各方面的服務(wù)，當參謀，做助手，保證領(lǐng)導工作效能的實現(xiàn)。因此，文秘人員必須全面了解領(lǐng)導的工作計劃，掌握領(lǐng)導的工作方法。只有如此，才能快速地領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，達到“心有靈犀一點通”的境地，才能與領(lǐng)導珠聯(lián)璧合，相映生輝。值得注意的是，與領(lǐng)導配合默契并不是無原則地適應和順從。在服務(wù)之中文秘人員要堅持實事求是的原則，堅持正確的政策方向，當領(lǐng)導做出不妥的決策或工作中有明顯失誤時，文秘人員應該予以提醒或建議，切不可明哲保身，更不能為博得領(lǐng)導歡心而迎合屈順，甚至火上加油。4．要擺正自己的位置，做到工作到位不越位當今社會，秘書工作已經(jīng)成為一種廣泛的社會職業(yè)，秘書人員隊伍迅速壯大，秘書的服務(wù)范圍不斷擴大，服務(wù)領(lǐng)域逐漸拓寬。在這種新形勢下，一些秘書人員參與意識增強。主動服務(wù)的積極性日益高漲，如果秘書工作者個人位置擺放不當。不能很好地把握自己的角色特點，很容易導致擅權(quán)越位的現(xiàn)象發(fā)生。前邊講了秘書要善于從領(lǐng)導角度思考和處理問題，是以服務(wù)領(lǐng)導為前提的，一定要擺正自己的位置，不能以“二首長”自居，不管秘書的意見多么正確，都不能代替領(lǐng)導作決策。在領(lǐng)導決策過程中，秘書可以提供信息，提出建議，而不能做決斷。凡涉及重要事項，重大問題，須由領(lǐng)導表態(tài)，秘書不能隨意表態(tài)，秘書只有在領(lǐng)導授權(quán)的情況下才可以表態(tài)。在傳達領(lǐng)導指示時，不能添油加醋，如果要表明自己的看法和意見，一定要與領(lǐng)導的指示區(qū)別快來，領(lǐng)導的指示要貫徹落實，秘書的意見只能作參考。要知道，秘書的參謀作用，與咨詢機構(gòu)不同，咨詢機構(gòu)尊重的是客觀事實，而不是領(lǐng)導意圖，他們的參謀活動比較超脫和自由。而秘書的參謀作用是有一定限度的，他只能在領(lǐng)導決策意圖范圍內(nèi)發(fā)揮作用。因此，秘書的參謀活動是非獨立性的，必須服從領(lǐng)導的決策意圖。5．要與領(lǐng)導在感情上產(chǎn)生共鳴。，在職務(wù)上雖有高低之分，但在人格和感情上卻是完全平等的。人的性格存在很大的差異性，領(lǐng)導也是如此，會議上講話有的照稿子念，有的則喜歡放開思路談。時間上有的注意用好八小時，業(yè)余時間一般不處理工作，而有的則喜歡晚間工作。愛好上有的喜歡體育運動，有的則喜歡釣魚、養(yǎng)花，也有的喜歡跳舞、下棋等等。要與領(lǐng)導在感情上產(chǎn)生共鳴，文秘人員必須盡力了解和掌握領(lǐng)導的經(jīng)歷、生活習慣、業(yè)余愛好和性格氣質(zhì)，也包括道德準則、思維方式和行為方式，從而適應領(lǐng)導的個性，實現(xiàn)與領(lǐng)導在感情上的溝通。人的性格也具有相聚性，具備某種性格的領(lǐng)導，一般也欣賞同性格的隨員或下屬。例如，一位心直口快的文秘人員跟一位少言寡語的領(lǐng)導就會被悶得張口結(jié)舌。一位拘謹敦厚的文秘人員跟隨一位豪放的領(lǐng)導，就會不知所措。置身于這樣的環(huán)境中會對文秘人員產(chǎn)生心理效應，使文秘人員逐漸向模仿或順應領(lǐng)導者的性格轉(zhuǎn)化。否則文秘人員就很容易被淘汰。6．秘書與領(lǐng)導要在工作上保持協(xié)調(diào)和一致秘書的主要工作就是要協(xié)助領(lǐng)導，所以秘書要在工作上與領(lǐng)導保持高度的一致性。在這里不是說要秘書對領(lǐng)導愚忠，主要就是說為領(lǐng)導的工作鋪好道路，能夠領(lǐng)會不同領(lǐng)導特別是主要領(lǐng)導的意圖,貼緊領(lǐng)導的思路,想領(lǐng)導之所想,謀領(lǐng)導之所需。秘書貼近領(lǐng)導，是領(lǐng)導的助手，在日常的工作中會受到領(lǐng)導的修養(yǎng)、工作作風的影響，會不自覺的模仿。這樣當領(lǐng)導從你的言談舉止、處理問題風格中看到自己的影子時，會覺得培養(yǎng)出了中意的下屬，對你稱。這會使秘書與領(lǐng)導之間的關(guān)系更進一步。總之，秘書要搞好本職工作，首先必須努力處理好和領(lǐng)導的關(guān)系，只有這樣，我們在自己的工作崗位上得心應手，我們的事業(yè)才能更上一層樓。第五篇：秘書學文檔作業(yè)三秘書文檔管理應用題請下列文件合理地組為兩卷，并分別為其擬定案卷標題，說明組卷特征。（一）答：①7為一個組卷；6為一個組卷②7XX大學是關(guān)于50周年校慶文藝晚會的文件材料；6XX省教委、XX大學關(guān)于深入人事改革執(zhí)行中層干部競聘上崗的通知決定 ③7的案卷特征是：作者特征、問題特征；6的組卷特征是：問題特征（二）答：①7為一個組卷；8為一個組卷②7是中央廣播電視大學全國電大關(guān)于漢語言文學專業(yè)教學工作的文件；8是關(guān)于全國電大工作會議的文件③7的案卷特征是：作者特征、問題特征；8的組卷特征是：問題特征