【正文】 封口并注明“誤拆”，還需秘書簽字，一般會取得諒解。(3)登記。除私人信件外，其他公文、公函、匯票、包裹、雜志等均需分別登記，以便管理。登記時應(yīng)寫明：編號、收到日期、發(fā)出日期、發(fā)出單位、收閱人或部門、郵件種類、處理辦法、辦理日期(4)分送。(5)閱辦。重點部分可用紅筆劃出，以提醒上司注意，還應(yīng)為上司處理提供有關(guān)依據(jù)。復(fù)雜的長信應(yīng)做摘要，提出擬辦意見置于信前。每份信箋、信封及附件等應(yīng)乎整裝訂在一起，然后分送上司或有關(guān)部門處理，也便于辦畢保管備查。2郵件發(fā)出P113 ①內(nèi)容校核：格式正確，文句無錯意，無錯、別、漏字；簽名、蓋章清晰無誤。②信封、封皮查對。地址、收件人姓名或單位、郵政編碼、寄方單位地址、郵政編碼，以及附加符號。紙箋及附件折疊時應(yīng)小于信封周邊各—‘公分左右，個uJ撐滿，以免對方拆封時損壞。③郵件寄發(fā)2日程安排的原則和要求P120（1）服從于組織的總目標和整體目標（2）區(qū)分輕重緩急（3）隨時補充、調(diào)整（4）提示、督促（5）酌留彈性、勞逸結(jié)合2訂約事宜 P121 指秘書為上司接受邀請出訪或同意客人來訪所做的預(yù)先約定，屬于預(yù)先安排的一部分（1）事先征求上司意見（2）再次確定，及時提醒（3）善用臺歷和備忘錄2督查工作的原則和程序P124 督察工作的原則：領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)、分級負責(zé)、實事求是、不直接辦案、講求實效督察工作的程序：查辦立項、查辦通知、催辦、直接調(diào)查、商討處理、結(jié)案反饋、立案歸檔2公章的樣式 P1291．公章的樣式公章的樣式由質(zhì)料、形狀、印文、圖案、尺寸等組成。(1)質(zhì)料。近代公章用過角質(zhì)、木質(zhì)，現(xiàn)代則多用橡膠和塑料刻制。另有一種專用于貼有照片的身份證明上的鋼印。近幾年還有將色油或固體色料熱壓而成的“原子印”和“滲透印“，無須印泥可連續(xù)使用萬次以上。(2)形狀。古代官印為正方形?，F(xiàn)代機關(guān)、單位公章則為正圓形，用于其他公務(wù)(如收發(fā)、校對、財務(wù)等)的印章也有長方形、三角形或橢圓形的。領(lǐng)導(dǎo)人和法人代表的印章一般仍為方形。(3)印文。按規(guī)定使用國務(wù)院公布的規(guī)范簡化漢字，字形為宋體，自左向右環(huán)行排列。領(lǐng)導(dǎo)人簽名章則由個人書寫習(xí)慣而定，民族自治機關(guān)的公章應(yīng)并列刊有漢字和當?shù)孛褡逦淖帧?4)圖案?？h以上政府機關(guān)、法院、檢察院、駐外使館的公章的中心部位刊有國微；黨的各級機關(guān)印章刊有黨微；企事業(yè)單位公章則刊有五角星圖案。(5)尺寸。按國務(wù)院規(guī)定：國務(wù)院的公章，直徑為6厘米；省、部級政府機關(guān)，直徑5厘米；地、市、州、縣機關(guān)為4．5厘米；其他機關(guān)、部門、企事業(yè)單位公章直徑一律為4．2厘米(包括邊框)。公章的使用 P131 自己看凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。蓋章一般使用紅色印油，應(yīng)擺正位置，用力均勻，使章印完榴、印文清晰3值班工作的制度和要求P1381．交接班制度值班人員必須認真做好值班記錄，并嚴格執(zhí)行交接班制度。在每個班內(nèi)來訪的客人、打進的電話、收受的文件、電報．以及發(fā)生的事故等，值班人員都要將內(nèi)容、情況、處理方法記錄在案；需要下一班做的事情或注意的問題也應(yīng)寫明。接班人員應(yīng)提前20分鐘左右到達。交接的內(nèi)容有來客登記表、電話記錄、文件及登記冊，原有的設(shè)備、器材、資料以及鑰匙等。交接時雙方應(yīng)查明實物與記錄是否相符．確認無誤后，交班人員方可離開。2．請假制度當班人員如有病、事，應(yīng)提前向主管請假，以便安排替代。接班人員如果遲到，上一班人員應(yīng)繼續(xù)堅守崗位，并電話請示主管，萬得擅自離崗。3．安全、保密制度在值班時應(yīng)集中精力，保持警惕，與安全保衛(wèi)人員密切聯(lián)系，共同負責(zé)整個機關(guān)、單位的安全、保衛(wèi)工作。除值班室外，其他關(guān)閉的辦公室不得擅自進入，上鎖的柜櫥抽屜不得開啟。不得把家屬帶入值班室，也不得接受私人來訪，更不可在值班室內(nèi)打牌、喝酒等。值班室的電話號碼表也屬于保密范圍，不得外傳。3信息的形式P143 ①文字形態(tài)：文字、數(shù)字、圖形、表格。一次文獻（報紙、雜志、圖書）價值較高；二次文獻（詞典、名錄）信息量大，綜合性強②聲像形態(tài)：圖書、照片、錄像帶、錄音帶、電影片、模型、實物。缺點是往往不夠全面、深刻，有些觀念、心態(tài)、思想等抽象的內(nèi)容以及未來的、想象的、預(yù)測的事物不能很好地體現(xiàn)。所以，秘書最好是將聲像信息與文字信息配合使用，可可相補充、相得益彰。③記憶形態(tài)：即存在于人們腦海中的信息，被稱為“零次文獻”或“零次情報”。秘書收集這類信息只能通過來訪、交談。其優(yōu)點是尚未發(fā)表過，有新鮮感；缺點是往往不成熟，具有不確定性。3調(diào)查的類型P152 ①普遍調(diào)查：資料全面客觀、精確；對象多，工作量大。只能采用書面問卷和數(shù)學(xué)統(tǒng)計方法②典型調(diào)查：選擇有代表性的單位調(diào)查，適用于經(jīng)驗性調(diào)查。側(cè)重于定性分析，有特殊性，適用于思想道德方面 ③個案調(diào)查：例如突發(fā)事件或事故調(diào)查，有明顯針對性，涉及歷史、社會背景因素，不能單單就事論事 ④重點調(diào)查：就決定性單位進行調(diào)查，典型是人為選擇的，而重點是客觀存在的。⑤抽樣調(diào)查：在現(xiàn)代社會最普遍，例如課題“狀態(tài)性”“傾向性”調(diào)查。又分為隨機抽樣和非隨機抽樣3訪問法P154 對象是個體（記者采訪當事人或知情人），群體（召開座談會：能分析、評估的人，一般以三五人，至多十來人）首先：必須態(tài)度誠懇、和藹、謙虛，與被訪者建立良好的人際關(guān)系。其次，根據(jù)提出的直接和明確程度有結(jié)構(gòu)式訪問、無結(jié)構(gòu)式訪問、半結(jié)構(gòu)式訪問三種。結(jié)構(gòu)式訪問就是調(diào)查者根據(jù)事先擬就的提綱或問題直截了當?shù)靥岢?，一般適用于比較熟悉或有了一定基礎(chǔ)的被訪者，用于與被訪者沒有直接利害關(guān)系的問題。無結(jié)構(gòu)式訪問就是調(diào)查者將問題做些隱蔽，或采用委婉的方式提出．或以聊家常的形式交談。這種方式可使被訪者少些顧忌，適用于比較生疏的被訪者或是比較敏感的問題。結(jié)構(gòu)式訪問可以當場記錄，非結(jié)構(gòu)式訪問則不宜當場記錄，而只能事后作回憶筆記。訪問法的優(yōu)點是與被訪者面對面地交談，可以追問，可以討論，了解情況能夠全面、深入。又是邊問邊看，察言觀色，容易辨別情況的真?zhèn)纬潭?。缺點是費時費力，難以作大規(guī)模的調(diào)查；而且問題難行統(tǒng)一、科學(xué)的標難，所 得情況不易作定量分析。3秘書寫作的特點 P165 ①代單位立言，非個人意愿 ②集體成果，非個人創(chuàng)作③內(nèi)容真實、實用、客觀，符合政策 ④語言流暢、平實、簡潔、規(guī)范 ⑤講究文體格式3公文的行文方式P182 1．下行文(1)逐級下行文，如“批復(fù)”，只用于對“請示”的直接下級。(2)多級下行文，如“決定”、“通知”，可同時用于不同層次的下級。(3)直達基層組織和群眾的下行文，如“公告”、“通告”。2．上行文上行文通常有兩種情況：(1)逐級上行文，如“請示”，一般只用于向直接上級行文。(2)越級上行文，如“報告”和“請示”，在一些特殊必要的情況下才可以采用。嚴重的自然災(zāi)害，長期沒有解決問題，指定越級上報的問題，對上級機關(guān)進行檢舉、控告，直接上下級機關(guān)間有爭議無法解決 3．平行文指凡是互相沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)、單位之間或同級機關(guān)之間的一種行文，如“函”、“通知”。3公文的行文準則P182 1．各級黨政機關(guān)的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)本機關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定。2．行文必須本著精簡的原則，嚴格控制發(fā)文的數(shù)量和范圍。3．在一般情況下，黨政機關(guān)不得越級行文。4．行文必須正確確定主送機關(guān)和抄送機關(guān)。5．各部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，或未經(jīng)上級裁決．一律不得各自向下行文。6．同級機關(guān)可以聯(lián)合行文。7．凡請示的公文應(yīng)當一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)。直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，不得在報告中夾帶請示事項。8．主送機關(guān)與文件名稱要互相呼應(yīng)。9．經(jīng)過批準在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當視為正式公文依照執(zhí)行，可不再行文。10．各級黨政機關(guān)的辦公廳(室)向下直接行文，必須把握好職權(quán)范圍和授權(quán)范圍。3收文辦理程序P183（1）簽收、拆封和登記簽收(1)查清信封或封筒上的收文機關(guān)名稱，是否確屬本機關(guān)的收文，以防錯投、錯收；(2)查清信封號碼與遞送人在簽收登記簿所登的號碼是否一致；(3)查清文件封口是否破損，包裝是否牢固；(4)查清文件的登記件數(shù)與實有件數(shù)是否相符。拆封只是對寫明由本機關(guān)或本部門收啟的封件進行拆封；寫明某某領(lǐng)導(dǎo)人“親收”、“親啟”的封件，則應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)人本人拆封或由其委托的人代拆。拆封文件要細心，不要撕毀封內(nèi)文件，要將封內(nèi)的文件取干凈，然后檢查文件是否齊全。對于重要作者的親筆信封．應(yīng)予以保存。對封內(nèi)文件的發(fā)文機關(guān)、發(fā)文日期不祥的．應(yīng)根據(jù)封皮上的發(fā)文機關(guān)和郵戳日期予以 注明。登記(1)便于管理和保護文件，防止積壓和丟失；(2)便于檢查和檢索文件；(3)便于文件的統(tǒng)計和催辦工作；(4)作為核對與交接文件的憑據(jù)。收文登記的形式分為簿冊式、聯(lián)單式和卡片式（2）分辦和傳閱分辦(1)屬于方針政策性的，均應(yīng)先送辦公部門負責(zé)人或機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；(2)屬于機關(guān)日常事務(wù)性的已明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；(3)分送給機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；(4)便函、請柬、介紹佰、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責(zé)人辦理；(5)在文件份數(shù)少，問辦問知部門(或領(lǐng)導(dǎo))多的情況下．應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理。傳閱(1)文件傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門閱讀(2)所有傳閱的文件均應(yīng)以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪軸式傳閱”。(3)文件在傳閱過程中或文件傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時，要按批示意見進行處理；(4)每份傳閱的文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁附上“文件傳閱單”。文件閱畢后，閱看文件的人員要在“文件傳閱單”上簽注姓名和日期。大中型機關(guān)設(shè)有“閱文室”，凡屬傳閱的文件，成文書人員送到閱文室。用“閱文通知革”通知有關(guān)人員到閱文室看文件。（3）擬辦和批辦（提出初步意見；如何處理做出的批示）（4）承辦、催辦和助辦3公文立卷的基本方法P188 ①根據(jù)文件的特征組卷（問題特征、時間、文種、作者、地區(qū)、通訊者）②“六個特征”在組卷時應(yīng)靈活運用，即在一個案卷之內(nèi)結(jié)合使用兩個、三個甚至四個特征立卷，是比較科學(xué)可行的辦法。③適當照顧文件的保存價值組卷，劃分文件的保管期限，分為永久保存的、長期保存的(保管期限為16—50年)、短期保存的(15年以下)三種形式。電子文件信息安全的技術(shù)措施P202①簽署技術(shù) ②加密技術(shù) ③身份驗證 ④防火墻 ⑤防寫措施4會場布置P218小型會議可安排在一般會議室，會議室右方形、長方形、圓形、橢圓形等。會議空的小央放置長方形或長圓形會議桌，桌上正中可放置一兩盆鮮花，四邊供與會者放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周圍放置靠背椅，數(shù)量 視人數(shù)而定。主席的位置一般在會議桌的兩端，視門的方向而定，通常在門的左側(cè)。(見圖3)多邊會議應(yīng)采用正圓形會議桌，或多邊形桌位，因為正圓形或多邊形會議桌的席位無主次之分。大中型會議則安排在會議廳，扇形會議廳比長方形的效果要好。會議廳的前方安排主席臺與講臺。主席臺應(yīng)用長方形桌，上捕白色、天藍色或其他顏色桌布。臺上方或后方懸掛會標。會標—般用紅底白字，企業(yè)或用紅底金字。講臺不宜過大過高，應(yīng)與講話人的身材比例協(xié)調(diào)。臺前可放置花草盆景。研討會、座談會可將桌椅排成半圓形或小方塊形，席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應(yīng)多備話筒，便于與會者原桌發(fā)言和多向交流。(見圖10)會場大小與其過大，不如偏小。工作會議或同一系統(tǒng)會議，與會者的席位以職務(wù)高低為序，職務(wù)高者離主席席位越近。兩邊席位，左高右低，前高后低。研討會之類與會者隨到隨坐。主席臺席位：第一排席位應(yīng)為單數(shù)，次序以職務(wù)高低，重要程度而定。第一排正中央為首席，其次左位，之后右位。會場設(shè)施: 會場一應(yīng)設(shè)施都必須在開會前準備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片、錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試(如擴音器的音且大小)，其他準備：就餐、住宿，醫(yī)護人員值班，接送車輛，宣傳提綱，安全保衛(wèi)人員和保密措施，提前為參觀，考察做準備。4會議議程、程序的擬定P2211．議程會議通常有一個或幾個相關(guān)的議題。若有多個議題，秘書應(yīng)根據(jù)這些議題的內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，便稱為議程，印成文書，就是議程表，會前發(fā)給與會人員。2．程序一些禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項目，如宣布會議開始、奏樂、致開幕詞、小組討論、發(fā)言、致閉幕詞、宣布會議結(jié)束等。把每一次會議的這些項目和內(nèi)容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文書就是程序表。程序表最好能列上時間安排，具體到幾點幾分。3．日程表與作息時間表會期超過一天的會議，還應(yīng)訂出日程表和作息時間表。日程表，是將會議的全部內(nèi)容(包括參觀和文娛活動)分解安排在會期幾天的各單元(如分上午、下午、晚上)或時數(shù)(幾點至幾點)內(nèi)，以簡短的文字表達，制成長格。作息時間表，是將每天的起居、用餐、參加會議或其他活動、休息等時間安排制成表格。安排作息時間應(yīng)考慮到勞逸結(jié)合、冬夏時令特征等因素。4會議通知的發(fā)送 P223本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書回簽加等方式通知。外單位的跨地區(qū)的會議必須奇送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請信。通知上寫明會議召開的時間、需用時間或會期、地點、會議名稱和主要議題，參加對象，做什么準備，報道日期、地點、接站辦法，最后有召集單位名稱，聯(lián)系地址和電話，通知發(fā)出日期，公章。通知提前7天以內(nèi)并附加回執(zhí)?；貓?zhí)中需有受邀請者姓名、性別、年齡、工作單位及地址、職 務(wù)或職稱、是否參加會議、預(yù)訂住房標準、提交論文題目或資料名稱、問程車船機票登記等。會議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達等方式，對重要的邀請對象可用發(fā)送書面通知或請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。附回執(zhí)的通知應(yīng)計算郵途的來回時間，受邀請者的考慮