【正文】 安排作息時(shí)間應(yīng)考慮到勞逸結(jié)合、冬夏時(shí)令特征等因素。(見圖10)會場大小與其過大，不如偏小。用“閱文通知革”通知有關(guān)人員到閱文室看文件。7．凡請示的公文應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)。結(jié)構(gòu)式訪問可以當(dāng)場記錄，非結(jié)構(gòu)式訪問則不宜當(dāng)場記錄，而只能事后作回憶筆記。3信息的形式P143 ①文字形態(tài)：文字、數(shù)字、圖形、表格。(4)圖案。2郵件發(fā)出P113 ①內(nèi)容校核：格式正確，文句無錯(cuò)意，無錯(cuò)、別、漏字；簽名、蓋章清晰無誤。轉(zhuǎn)接的電話托通以后，秘書應(yīng)立即掛斷，不應(yīng)再聽。白天辦公最好自然采光，太陽光不直射辦公桌為宜。會議室則視單位規(guī)模而定，一一以容納二二十人開會為宜。1．小辦公室由多間小辦公室組成的辦公系統(tǒng)適用于中高層機(jī)關(guān)與事業(yè)單位的分理制秘書機(jī)構(gòu)。工作任務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)間。秘書部門應(yīng)本著“廣結(jié)良緣、內(nèi)求團(tuán)結(jié)、外求發(fā)展”的原則處理好各種公共關(guān)系1秘書工作機(jī)構(gòu)成員P58 ①不同層次要求：高、中、基層②群體優(yōu)化：科學(xué)組合應(yīng)遵從“異質(zhì)結(jié)合” ； 合理分工，密切合作 ； 不僅在組合之際，還要在運(yùn)用過程中優(yōu)化1秘書人員的自我管理P62一、工作管理：首先要有明確的工作計(jì)劃。（三）因勢利導(dǎo)法（四）引經(jīng)據(jù)典法三 請示報(bào)告的方法 合理選擇請示報(bào)告的內(nèi)容 2 靈活把握輕視和報(bào)告的時(shí)機(jī) 3 找準(zhǔn)報(bào)告的對象四 溝通協(xié)調(diào)的方法 文件協(xié)調(diào)法 2 回憶協(xié)調(diào)法 3 信息協(xié)調(diào)法 4 時(shí)間管理法時(shí)間表控制法 ABC工作法 合理使用零碎時(shí)間法 統(tǒng)計(jì)時(shí)間法 ABC工作法：是指按工作輕重緩會排序，把要做的工作分為四類，既緊迫又重要且不需要花費(fèi)太多時(shí)間的事情、緊迫但不重要的事情，緊迫但不重要的事情、既不重要又不緊迫的事情，秘書工作任務(wù)繁重，如果完全被動地按事情發(fā)生或者任務(wù)下達(dá)的時(shí)間先后次序，可能會顧此失位，而運(yùn)用AIC工作法，能夠抓住工作的關(guān)鍵，保證重點(diǎn)工作能及時(shí)完成，秘書事務(wù)性工作處理藝術(shù) 1 建立臺帳法：使工作從雜亂無序中走向規(guī)范有序 追根溯源法：主要是用于領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類特殊事項(xiàng)處理 3 觸類旁通法：舉一反三，為領(lǐng)導(dǎo)提供受高層次的服務(wù)。秘書的工作方法應(yīng)該遵循規(guī)范性、適應(yīng)性、靈活性的原則。輔助決策的職能基礎(chǔ) 秘書輔助決策的職能是領(lǐng)導(dǎo)工作的需要 2 秘書綜合性地位能為領(lǐng)導(dǎo)提供有效的依據(jù) 3 秘書的中樞性特征能為輔助決策提供便利條件 輔助決策的過程和內(nèi)容決策準(zhǔn)備階段的秘書工作：確定目標(biāo)、擬定法案指導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)決策前的整個(gè)過程 決策確定階段的秘書工作：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對決策方案進(jìn)行判斷和選擇，做出決策的過程決策實(shí)施階段的秘書工作：協(xié)調(diào)者 秘書輔助決策的特點(diǎn)： 輔助的全過程性 輔助的經(jīng)常性 輔助的協(xié)調(diào)性 參謀咨詢特點(diǎn)：從屬性 隨機(jī)性 權(quán)變形 秘書參謀咨詢職能的體現(xiàn) 1 輔助決策中參謀咨詢 2 信息工作中的參謀咨詢 3 文書工作中參謀咨詢 4 協(xié)調(diào)和查辦中參謀咨詢 5 事務(wù)性工作中參謀咨詢秘書發(fā)揮參謀咨詢職能中的注意問題（一）強(qiáng)化參謀意識，主動參謀咨詢。再次，秘書工作的輔助具有非獨(dú)立性。秘書工作需要和不同的人打交道。幕學(xué)核心：刑錢之學(xué)本質(zhì)：佐治之術(shù)秘書人的標(biāo)志性工作：文書工作，檔案管理秘書學(xué)的發(fā)展?fàn)顩r主要特征建立了秘書學(xué)科，但未發(fā)展為常規(guī)學(xué)科 關(guān)注基礎(chǔ)理論，但沒有獲得實(shí)質(zhì)性突破成立研究組織，但影響不夠廣泛，活動不夠正常創(chuàng)立了秘書學(xué)學(xué)科體系，提出秘書學(xué)分支學(xué)科，但學(xué)科體系還有待進(jìn)一步完善，分支學(xué)科優(yōu)待進(jìn)一步規(guī)范有了自己的專業(yè)期刊，但期刊檔次不高秘書工作是秘書學(xué)研究對象秘書學(xué)的研究就是要通過對秘書工作的誠如研究，發(fā)現(xiàn)隱藏的本質(zhì)規(guī)律，為人們從事秘書工作提供科學(xué)的理論指導(dǎo)。⑤認(rèn)真處理好信息披露和對外宣傳報(bào)道的關(guān)系。2．克服“行為差”：執(zhí)行部門在工作中會產(chǎn)生態(tài)度和行為上的差異，即是行為差。第五章（1）現(xiàn)代秘書社會活動的特點(diǎn)：復(fù)雜化、多樣化、社會化（2）現(xiàn)代社會活動對秘書的要求：充分發(fā)揮主觀能動性知習(xí)俗，懂禮儀，善于待人接物要有開放型全方位活動的心理準(zhǔn)備，更要有進(jìn)行各種性質(zhì)的社會活動的能力（3）秘書的社會地位先賦地位：規(guī)定性地位后成地位：贏得性地位、自致性地位秘書社會地位的特點(diǎn)：依附性（4）影響人際關(guān)系的因素 距離的遠(yuǎn)近、交往的頻率、態(tài)度的相似性、需要的互補(bǔ)性、情景因素、中介因素（5）人際關(guān)系的障礙：心理障礙、語言障礙、地位障礙、物理障礙（6）人際關(guān)系的方式語言、表情、目光、體態(tài)或身勢、物質(zhì)、衣著（7）人際關(guān)系中自主性和適應(yīng)性自主性：在人際交往中要主動去接近人，了解人，主動去爭取合作與支持，同時(shí)在人際關(guān)系中要獨(dú)立自主。在弄清對方的身份和目的之后在說：“請您稍等一下，我去看看是否在公司。三、秘書學(xué)的研究方法：（1）理論和實(shí)踐結(jié)合的方法（2）學(xué)科聯(lián)系的方法（寫作學(xué)、管理學(xué)、檔案學(xué)、社會心理學(xué)等）（3）經(jīng)驗(yàn)分析的方法（4）案例分析的方法第二章第一節(jié)一、秘書工作的起源：部落首領(lǐng)近身輔助的需要（標(biāo)志著人類秘書活動的萌生）；原始社會秘書活動（如：原始納言活動、原始信訪活動）。服務(wù)的穩(wěn)定性（固定性），體現(xiàn)在以下方面：（1）知識化；（2）年輕化；（3）女性化。三、【補(bǔ)充】秘書處理陌生人的電話，要注意：不隨便說上司“在”或者“不在”。三、秘書的考核內(nèi)容：德、能、勤、績。職責(zé)、參謀（4）秘書部門在督辦過程中的幾種偏差以及應(yīng)對措施1．克服“進(jìn)度差”：許多執(zhí)行部門實(shí)施決策任務(wù)時(shí)，經(jīng)常達(dá)不到規(guī)定的時(shí)限要求，完成決策目標(biāo)的進(jìn)度很不一致，這就是進(jìn)度差。③要掌握一定的保密知識。協(xié)調(diào)的特點(diǎn)：廣泛性、目的性、層次性、靈活性、相對性協(xié)調(diào)的原則：政策指導(dǎo)原則、公正無私原則、平等尊重原則、統(tǒng)籌兼顧原則、隨機(jī)應(yīng)變原則協(xié)調(diào)的內(nèi)容：政策協(xié)調(diào)、地區(qū)關(guān)系協(xié)調(diào)、部門關(guān)系協(xié)調(diào)、工作關(guān)系協(xié)調(diào)、會議協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系協(xié)調(diào)、人際關(guān)系協(xié)調(diào)、股東關(guān)系協(xié)調(diào)、職工關(guān)系協(xié)調(diào)計(jì)劃性協(xié)調(diào)的步驟：摸清情況——找出癥結(jié)——提出方案——反復(fù)磋商——督促落實(shí)——檢查反饋協(xié)調(diào)的方式：個(gè)別協(xié)調(diào)、信息協(xié)調(diào)、會議協(xié)調(diào)、計(jì)劃協(xié)調(diào)、文件協(xié)調(diào)、1協(xié)調(diào)的方法和策略：信息溝通法、宣傳教育法、中介法、求同存異法、冷處理法、避虛就實(shí)法、先易后難法、步步為營法、場景變換法、交談法第二篇：秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料第一章：秘書學(xué)概述現(xiàn)代秘書發(fā)端于清代的幕學(xué)，作為一門獨(dú)立的學(xué)科產(chǎn)生于20世紀(jì)80年代初期。秘書具有輔助決策、溝通協(xié)調(diào)、處理事務(wù)的基本職能。秘書工作的本質(zhì)屬性（輔助性）秘書工作屬性對輔助性的限制原因首先，秘書工作的輔助性具有綜合、全面的特征，這是最且標(biāo)些性的總書記工作涉及領(lǐng)導(dǎo)工作的方萬面面。我們認(rèn)為秘書的基本職能應(yīng)該是輔助決策、參謀咨詢、溝通協(xié)調(diào)、處理事務(wù)。溝通協(xié)調(diào)特點(diǎn)。工作中，有時(shí)難免會遇到主觀性很強(qiáng)、不大喜歡別人提不同意見的領(lǐng)導(dǎo)。（3）樞紐職能：秘書部門具有溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐職能。氣質(zhì)、性格與秘書職業(yè)的關(guān)系 p751心理調(diào)試P77 ①博覽群書、開闊胸襟②培養(yǎng)廣泛興趣、豐富業(yè)余生活 ③善于反省、自我調(diào)適 ④傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒1秘書的考核P87考核內(nèi)容：①德:政治思想品德。送名片時(shí)應(yīng)雙手遞上，文字應(yīng)正向?qū)Ψ?；接名片后?yīng)注意先看或輕讀一遍方可收好，同時(shí)應(yīng)說：“久仰久仰。如果主管人員與工作人員同在一大辦公室，則主管的桌椅應(yīng)置于其他辦公人員的最后部，用玻璃門隔開，既避免干擾，又利于監(jiān)督下屬工作。人員較多、走動頻繁的大辦公室內(nèi)不宜鋪設(shè)，小辦公室鋪設(shè)后應(yīng)經(jīng)常清掃。通話完中，應(yīng)說“謝謝”或“再見”，接聽人等對方先掛斷電估才可掛斷，應(yīng)貫徹“誰打出電話誰先掛斷”的原則。重點(diǎn)部分可用紅筆劃出，以提醒上司注意，還應(yīng)為上司處理提供有關(guān)依據(jù)。(3)印文。除值班室外，其他關(guān)閉的辦公室不得擅自進(jìn)入，上鎖的柜櫥抽屜不得開啟。結(jié)構(gòu)式訪問就是調(diào)查者根據(jù)事先擬就的提綱或問題直截了當(dāng)?shù)靥岢觯话氵m用于比較熟悉或有了一定基礎(chǔ)的被訪者，用于與被訪者沒有直接利害關(guān)系的問題。4．行文必須正確確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。(3)文件在傳閱過程中或文件傳閱完畢后，文書人員要及時(shí)對文件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，要按批示意見進(jìn)行處理；(4)每份傳閱的文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁附上“文件傳閱單”。講臺不宜過大過高，應(yīng)與講話人的身材比例協(xié)調(diào)。3．日程表與作息時(shí)間表會期超過一天的會議，還應(yīng)訂出日程表和作息時(shí)間表。通知上寫明會議召開的時(shí)間、需用時(shí)間或會期、地點(diǎn)、會議名稱和主要議題，參加對象，做什么準(zhǔn)備，報(bào)道日期、地點(diǎn)、接站辦法，最后有召集單位名稱，聯(lián)系地址和電話，通知發(fā)出日期，公章。研討會之類與會者隨到隨坐。電子文件信息安全的技術(shù)措施P202①簽署技術(shù) ②加密技術(shù) ③身份驗(yàn)證 ④防火墻 ⑤防寫措施4會場布置P218小型會議可安排在一般會議室，會議室右方形、長方形、圓形、橢圓形等。9．經(jīng)過批準(zhǔn)在報(bào)刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照執(zhí)行，可不再行文。缺點(diǎn)是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，難以作大規(guī)模的調(diào)查；而且問題難行統(tǒng)一、科學(xué)的標(biāo)難，所 得情況不易作定量分析。所以，秘書最好是將聲像信息與文字信息配合使用，可可相補(bǔ)充、相得益彰。按國務(wù)院規(guī)定：國務(wù)院的公章，直徑為6厘米；省、部級政府機(jī)關(guān)，直徑5厘米；地、市、州、縣機(jī)關(guān)為4．5厘米；其他機(jī)關(guān)、部門、企事業(yè)單位公章直徑一律為4．2厘米(包括邊框)。紙箋及附件折疊時(shí)應(yīng)小于信封周邊各—‘公分左右，個(gè)uJ撐滿，以免對方拆封時(shí)損壞。2郵件收進(jìn)的程序和要求P113(1)分類。也可采用整體燈光，光線柔和的日光燈，安置在室頂或天花板四周，采用頂部反光，柔和均勻，保護(hù)視力。2整潔P108辦公室的首要要求是整齊和清潔。秘書的辦公室應(yīng)緊鄰主管辦公室，以一墻之隔為好。適應(yīng)性：根據(jù)社會的共同要求，采取人們普遍能接受的方式以表現(xiàn)自己的行為態(tài)度．達(dá)到自己的行為目的。二、行為管理：秘書人員應(yīng)根據(jù)不同的工作任務(wù)、不同的工會對象、不同的工作環(huán)境來采取適當(dāng)?shù)男袨榉绞?。授?quán)委托法第三篇：秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料整理秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料秘書的涵義 P1（1）宮中秘藏之書：在我國古代，秘書是指皇宮里秘密珍藏的圖書資料（2）輔臣（3）行政職位：政府秘書均屬國家公務(wù)員，秘書長屬政務(wù)類公務(wù)員，一般秘書是事務(wù)類公務(wù)員（4）社會職業(yè)：屬于第三產(chǎn)業(yè)（限服務(wù)性行業(yè)），處理文書、事務(wù)的知識與能力，管理能力秘書的層次 P4 中國：①省、廳兩級為高級秘書②處、科兩級為中級秘書③科員級一下為初級秘書（基層機(jī)關(guān)和大多數(shù)小型企業(yè)由于級別和資金限制，無法任用高、中級秘書。秘書確定工作方法的原則規(guī)范性原則適應(yīng)性原則靈活性原則秘書工作方法的獲得 在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)形成方法 掌握秘書工作方法需要與理論與實(shí)踐相結(jié)合 3 秘書的工作方法要不斷創(chuàng)新中提高效率秘書工作方法舉要（一）擋駕過濾的方法 1 文件資料的過濾 2 來訪的擋駕在秘書的日常接待工作中，為領(lǐng)導(dǎo)擋駕是非常重要的工作內(nèi)容之一，合理擋駕可以保證領(lǐng)導(dǎo)能擁有一個(gè)良好的辦公環(huán)境，集中精力靜下心來考慮一些大事要事，秘書可能每天都會遇到無約到訪的人，這些無約到訪的人不管出自什么目的都會影響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)奏。尤其在參謀服務(wù)上，更要敢為人先，勇于參謀，主動參謀，在參謀過程中不夾個(gè)人好惡，不過多考慮成敗得失，以良好的心態(tài)進(jìn)諫、進(jìn)言。秘書的輔助具有綜合性、直接性和非獨(dú)立性的特征，在這些特種中，綜合性特征是最典型、最本質(zhì)的。3 掌握人際關(guān)系方法，建立良好的人際關(guān)系環(huán)境 4 尋求適合的途徑，消除心理壓力第五章 秘書工作的內(nèi)容和特征秘書工作是秘書學(xué)研究的主要內(nèi)容。第二章秘書和秘書角色你眼中的秘書工作要求：察言觀色，基礎(chǔ)知識，專業(yè)知識，素養(yǎng)素質(zhì)秘書本身：上司的助手，為上司出謀劃策。形狀：古官印為正方形，現(xiàn)機(jī)關(guān)、單位為正圓形，部分有長方形、三角形、橢圓形印文：簡化漢字、宋體、自左而右環(huán)行排列 圖案：國徽、黨徽、五角星尺寸：國務(wù)院6厘米；省部級5厘米；；（16）公章的種類單位印章、套印章、鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章（17）值班工作的組織形式辦公室值班值班室和總值班室首長電話值班室（18）值班工作的基本任務(wù)：接待來訪通訊聯(lián)絡(luò)安全保衛(wèi)（19）突發(fā)事件的處理有思想準(zhǔn)備和心理準(zhǔn)備做好通訊準(zhǔn)備問清詳細(xì)情況采取應(yīng)急措施及時(shí)匯報(bào)、請示根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)處理（20）值班工作的制度與要求交接班制度請假制度安全、保密制度第八章（1）信息工作的意義與作用信息工作是一切行政工作的基礎(chǔ)信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)信息工作是增進(jìn)秘書才能的最佳途徑（2）信息的主要內(nèi)容①政策法規(guī)信息②指揮性信息③本單位信息④社會反饋信息⑤可比信息⑥相關(guān)信息⑦未來信息（3）信息的形式：文字形態(tài)的信息：以文字記錄信息的一切載體總稱為文獻(xiàn)。表現(xiàn)：不足、過頭兩種偏差。（2）檢查督辦的范圍和對象檢查督辦的目的在于解決問題，因此其范圍的界定要適度。第二節(jié)一、秘書的思想修養(yǎng)和職業(yè)道德：理論修養(yǎng)；文秘人員的語言表達(dá)能力達(dá)到一定高度之后，誰的“筆桿子”更硬，那就看誰的理論功底更深了。第三節(jié)一、外國秘書工作的趨勢：由事務(wù)型轉(zhuǎn)為智能型；秘書工作日益專業(yè)化；秘書人員的高學(xué)歷、秘書工作的永業(yè)化。（2）中級秘書：①辦公室主任、部門經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理、中小企業(yè)經(jīng)理秘書；②權(quán)力和職責(zé)稍大、外語、計(jì)算機(jī)能力要求更高、很好的協(xié)調(diào)能力、不輕易跳槽、關(guān)心發(fā)展機(jī)會、35歲。二、秘書工作機(jī)構(gòu)的性質(zhì)：（ppt沒有）（1）機(jī)密性；（2）輔助性；（3）綜合性；（4）服務(wù)性第三節(jié)一、秘書工作機(jī)構(gòu)的職能（與秘書工作的作用區(qū)別）：（1）助手職能；（2）參謀職能【形式：常規(guī)性參謀（被動型參謀）、隨機(jī)性參謀】；（3）樞紐職能；（4）協(xié)調(diào)職能；（5）保密職能；（6）公關(guān)職能。n 工作態(tài)度認(rèn)真蹋實(shí)，不浮夸，不取巧； n 穿著打扮樸素幽雅