【正文】 私人企業(yè)、民辦企業(yè)等出資雇傭兵為其服務的秘書），黨政、行政、經濟、軍事、司法、文教。：文字秘書、機要秘書、行政秘書、通訊秘書、事務秘書一．秘書學的定義：就是研究工作的產生、發(fā)展及其工作規(guī)律和發(fā)展趨勢的科學。二．秘書活動的基本要素：秘書人員、秘書工作、秘書方法、領導意圖、秘書環(huán)境（秘書人員是秘書活動的主體；秘書工作是秘書活動的客體要素；秘書方法是秘書活動的中介要素；領導意圖是秘書活動的準繩和尺度；秘書環(huán)境是秘書活動的外在要素）：就是以領導的工作運轉和決策服務為宗旨，在辦文、辦會、辦事等方面從事參謀性、輔助性的工作二．秘書工作的內容（從總體上分，可分為三類），是直接為領導決策（包括黨政機關的決策和企業(yè)的重大決策）服務的綜合性工作：是指帶有專業(yè)性質的常規(guī)工作：是指一些專業(yè)性不強，主要依靠經驗和責任心就能辦好的機關具體事務 三．秘書工作的特點：輔助性是秘書工作的根本屬性和最基本特征：；，更無決定權；，不能超越職權范圍自作主張：秘書工作的綜合性，是由秘書機構的綜合性決定的 ：秘書工作的機要性，就是指秘書工作的機密性和重要性 ：體現(xiàn)在對各種事務性工作的處理上：秘書工作的被動性是由秘書工作的輔助性特點和服務宗旨所決定的。四．秘書工作的作用，助手作用；（首先表現(xiàn)在它要做好上情下達，下情上傳的工作，秘書部門要充分切實做好各職能部門的協(xié)調，平衡工作）；；五．秘書工作的原則：保密原則；準確原則（辦文要準、辦事要穩(wěn)、情況屬實、主意要慎）；迅速原則；實事求是原則六．秘書工作的方法（包括典型調查法，重點調查法，抽樣調查法，個案調查法）：根據(jù)調查目的和要求，選取少數(shù)具有代表性的典型單位進行調查研究，借以認識事物的規(guī)律及本質的一種非全面的調查方法（省時省力）：是指在全體調查對象中，選擇一部分重點單位進行調查，是一種補充性的調查法：從研究對象中抽取一部分單位進行考察和分析，推斷總體的數(shù)量特征的一種調查方法（起到全面調查的作用）：是對一個人，一個群體，一件事，一個社會集體或一個社區(qū)所進行的深入全面的調查：包括比較方法、類比方法、分析方法和綜合方法，原則：只謀不斷，要有全局觀念，站在領導者的角度思考問題。包括隨機參謀法、預測參謀法、求同式參謀法和求異式參謀法。：根據(jù)領導工作發(fā)展變化的情況隨機向領導者提出意見和建議。：對未來的發(fā)展趨勢做出預測，提出有遠見、有對策的意見和建議（超前性）：參謀者采取與領導者相同的思路，擬定出各種具體方案，：參謀者采取與領導者總體設想相反的思路，提出反向的總體設想，供領導選擇（二）秘書工作的常用方法 ：從把握領導近期工作的重點上領會領導意圖；從不同角度捕捉和領會領導意圖；從把握領導個性特點中領會領導意圖：請示的對象要準確；請示的內容要單一；請示時機要恰當；請示的形式要靈活（重大事項，涉及政策方面，需要授權批準，要書面；一般事項，事務性工作，可以口頭請示）：報告的內容要客觀真實；報告的內容要簡明扼要；報告要區(qū)分對象；報告要選擇適宜的時機；報告的方式要靈活：事務活動擋駕；來訪擋駕；電話擋駕：如出現(xiàn)小矛盾，采取溝通協(xié)調方法；因為非原則問題，則各執(zhí)一詞，采取變通協(xié)調方法；如果局部存在利益沖突，就要采取融合協(xié)調方法；如果矛盾涉及幾個部門，就要采取會商協(xié)調方法：督促檢查的范圍；督促檢查的方法：時效性較強的要及時催辦、時效性長的要分階段催辦：口頭溝通（是信息溝通的主要方式）；書面溝通；身勢溝通：身勢溝通是口頭溝通的重要輔助形式，具有明顯的暗示性特點，能強化口頭表達的作用：⑴ABC分類處理的方法：要事、急事列為A類；重要但不急辦的事項列為B類；一般性事務和可暫緩辦理事項列為C類；⑵集中辦理與分階段進行相結合的方法；⑶統(tǒng)籌計劃法：注重任務控制；注重質量控制：指定時間計劃；合理使用空余時間 第三章 秘書機構：秘書機構即秘書部門，是秘書人員工作的地方，也是秘書群體和個體活動的組織形式二．秘書機構的設置原則：適應性原則；精簡原則；高效原則三．秘書機構的組織形式：分離制；綜理制（適用于市縣政府和大多數(shù)企事業(yè)單位） 二．公司企業(yè)的秘書工作（國有大中型企業(yè)、固有公司）“公司辦公室”“集團辦公室”特點：全面掌管單位內部的行政管理事務 “經理辦公室”“廠長辦公室”“行政辦公室” 三．：這一層次，一般不設秘書部門，在董事會機構中設置的董事會秘書，是公司的高級管理人員。股份制企業(yè)的董事會秘書身份比較特殊 ：總經理辦公室是股份制企業(yè)中最高常設秘書部門：部門經理的助理也稱秘書，有專設的，也有由部門內職員兼任的。因此，股份制公司企業(yè)的秘書部門主要是指總經理辦公室。：指舉辦大型活動或聯(lián)合召開大型會議時所設置的非常設性秘書機構特點：：對復雜和龐大的組織而言，具核心又必然要分化為“領導”和“秘書”兩個功能模塊，從而實施指揮、協(xié)調、控制功能，以提高領導決策效率和決策水平；；第三章秘書的素質 一．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的含義：指秘書在遵循一定的職業(yè)道德原則和職業(yè)行為規(guī)范下通過自我教育、自我修煉、活動形成的職業(yè)道德情操和職業(yè)道德境界。二．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的內容：，任勞任怨；，主動服務；，嚴守機密；，廉潔奉公 一．秘書的心理素質：要求具有外向型和內向型性格之長而棄其短。堅毅自利、穩(wěn)健隨和、豁達開朗、敏捷應變、幽默風趣、友愛合作：自覺性；果斷性；自制性；頑強性 膽汁質、多血質、黏液質、抑郁質對氣質具有星對穩(wěn)定性、可塑性，對氣質要順其自然，安之若素，揚長避短，克己所短。良好情緒，能駕馭和控制自己的情緒，保持積極、樂觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀的情緒。二．秘書的心理健康；不患得患失；制定新計劃；確定適度的抱負水準；創(chuàng)造良好的人際關系；及時調整不良心理；參加各種有益活動第四章秘書的日常事務工作 （一）含義：辦公環(huán)境即辦公室環(huán)境，是組織或組織的職能部門所處的文化氛圍，公眾環(huán)境，所在地，建筑設計，裝飾裝修，室內溫度一系列因果的綜合構成。（二）制約辦公環(huán)境的因素：社會大環(huán)境；職責和功能 二．辦公環(huán)境的優(yōu)化（一）辦公區(qū)的選址和設計：考慮組織的業(yè)務性質的需要；考慮通訊、交通等服務設施的配套水平；周圍的綠化水平、空氣質量等因素：秘書部門，因其工作的特殊性設在緊靠服務對象的位置，公共服務部門一般設在辦公區(qū)的中間位置（二）選擇合理的辦公模式 ：或網(wǎng)絡式辦公室（三）保持辦公環(huán)境的整潔有序：首先，要保證上司的辦公室的清潔；其次，要保持自己辦公位置的清潔有序：辦公臺要放在光源好的位置；大型書柜、文件柜靠墻擺放；小型辦公設備可直接放在辦公臺面上；存放文件的工具置于隨手取到的地方；電話機擺在秘書臺的左邊；垃圾桶一般擺在秘書臺的下方；小的辦公用品分門別類擺設；最好不要放私人物品 一．維護辦公環(huán)境安全的重要性 二．辦公環(huán)境安全的分類（一）房屋、設備的安全（二）信息的安全 突發(fā)事件重在預防 （一）接聽電話：及時接聽；自我介紹 轉接和電話記錄（二）接打電話時的禮儀 （一）郵件的收?。喊凑帐占朔謷?；按照收件部門分揀；按照收件的重要性分揀 ：⑴確定信件的種類（標有“機密”“秘密”字樣的郵件和寫有某某人親收的私人郵件，秘書不應拆封）⑵郵件拆封的方法：首先，小心拆封郵件；其次，檢查和清點郵件 （二）郵件的寄發(fā)；； 三．印章的管理與使用 ：標志作用；權威作用；法律作用；憑證作用 （二）印章的保管：如無特殊需要，印章不宜帶出辦公室，更不能交由他人使用（三）印章的使用程序和方法： 一．接待工作類型（一）含義：接待工作，是指組織在隊內、對外聯(lián)絡交往中所進行的接洽招待工作。（二）類型二．招待工作程序（一）接待計劃：接待規(guī)格實際上就是來賓所受到的禮遇⑴高規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務高的接待方式。目的是表示對對方的重視和禮遇。⑵對等規(guī)格接待：即主要的陪同人員與主要來賓的職務相當?shù)慕哟?，這是最常見的接待規(guī)格。⑶低規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務低的接待，常見于基層 ：接待經費項目——工作經費，住宿費，餐飲費，勞務費，交通費，參觀，游覽，娛樂費用，紀念品費，宣傳，公關費用等 （二）開展招待工作 、會談的接待⑴會見、會談的含義：會見是指雙方或多方代表見面會晤，就共同關心的問題交換意見；會談是指雙方或多方就某些重大問題進行深入接觸，交換意見⑵會見和會談的區(qū)別：一是對身份要求不同。會見可以高低不同，但會談時各方代表的身份除特殊外，一般要求相當。二是目的不同。會見不要求一定要達成書面協(xié)議，但會談的目的則希望達成協(xié)議。三是約束力不同。會見達成的共識往往是口頭性的，會談則具有較強的約束力。⑶注意事項：一是座位安排，“主左客右”原則。其他人按右高左低排列。二是合影。主人居中，右側為上。主客雙方按禮賓排序排列合影，以主人右手為上，主客間隔排列。⑴宴請時間⑵用餐地點：首先，環(huán)境幽雅；其次，衛(wèi)生條件良好；最后，要考慮來賓的民族禁忌，口味禁忌。 （三）善后工作 三．接待禮儀（一）親切迎客；；；（二）熱忱待客；；（三）禮貌送客“出迎三步，身送七步”是迎送賓客的最基本的禮儀 四．接待要求：細致周到；按章辦事；保守秘密一．值班工作的主要任務；；；（臨時性的會議通知；任務調查；向有關單位和部門傳達上級領導的指示）；二．值班工作的要求堅守崗位；處理及時；做好記錄（值班電話記錄；值班接待記錄；值班日志）；了解領導的活動情況 （一）科學：⑴在工作時間里不做與工作無關的事，特別是私事⑵絕對不“煲電話粥”⑶工作中學會說“不”⑷不要忘了“例行公事”秘書的工作一般可分為事務型工作和思考題工作 （二）合理（三）專注二．上司的日程安排（一）上司的日常工作安排：⑴要事第一（重要工作安排在最佳時段）⑵預約優(yōu)先⑶綜合考慮⑷分工負責⑸領導確認 （約會）⑴確認是否有安排接見的必要⑵了解清楚約見的目的，提前做好相關準備（如會談文件，背景材料）⑶必要得到領導的確認（二）上帝的調研工作安排首先需要了解清楚調研的目的；其次是要了解被調研單位的相關背景，住宿、餐飲、時間表的安排（三）上司的旅行安排 ⑴了解上司此行的有關情況：第一，了解旅行原因；第二，了解旅行目的地；第三，知曉旅行時間；第四，了解隨員及事務安排⑵做好出行準備：旅行計劃主要包括以下幾個方面。第一，安排出差時間及接、送站（啟程時間，返回日期）；第二，確定旅行路線，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、時間地點、活動事項、負責人或有關人員、備注等內容）⑶選擇安排交通工具：第一，預定車票；第二，預定飛機票（認真核對票上的信息，內容是否準確無誤）；第三，接送的交通工具⑷準備資料和其他備用品 ⑸住宿安排⑹做好領導當天的交通安排 ⑴出國證件：第一，遞交出國申請；第二，申請護照；第三，補辦簽證；第四，獲取《國際預防接種證書》；第五，購買機票；第六，辦理保險⑵出入境手續(xù)：第一，接受邊防檢查；第二，接受海關檢查；第三，接受安全檢查；第四，接受檢疫⑶其他注意事項：一，事先兌換一些外幣或了解相關事宜；二，進行時差換算；三，辦理行李托運；四，查閱目的地背景資料；五，準備禮物第五章秘書的調研與信息工作 一．秘書調查研究工作的特點 ；； 二．調查研究的方法；，正式訪談或隨機訪談；；；； ：秘書工作人員對信息的收集、整理、傳遞、利用和存儲等一系列工作就是秘書信息工作。：是發(fā)揮秘書輔助領導決策功能的保證；是秘書完成日常工作的重要基礎二．秘書收集信息的內容和方法（一）內容；；；；；（二）收集信息的渠道；；；；（三）收集信息的主要辦法；；；；第四篇：秘書學。領導者的職責是充分發(fā)揮組織、指揮、決策和管理的效能，文秘人員的職責是為領導做好各方面的服務，當參謀，做助手，保證領導工作效能的實現(xiàn)。因此，文秘人員必須全面了解領導的工作計劃，掌握領導的工作方法。只有如此，才能快速地領會領導意圖，達到“心有靈犀一點通”的境地，才能與領導珠聯(lián)璧合，相映生輝。值得注意的是，與領導配合默契并不是無原則地適應和順從。在服務之中文秘人員要堅持實事求是的原則，堅持正確的政策方向，當領導做出不妥的決策或工作中有明顯失誤時，文秘人員應該予以提醒或建議，切不可明哲保身，更不能為博得領導歡心而迎合屈順，甚至火上加油。4．要擺正自己的位置，做到工作到位不越位當今社會，秘書工作已經成為一種廣泛的社會職業(yè)，秘書人員隊伍迅速壯大，秘書的服務范圍不斷擴大，服務領域逐漸拓寬。在這種新形勢下，一些秘書人員參與意識增強。主動服務的積極性日益高漲，如果秘書工作者個人位置擺放不當。不能很好地把握自己的角色特點，很容易導致擅權越位的現(xiàn)象發(fā)生。前邊講了秘書要善于從領導角度思考和處理問題，是以服務領導為前提的，一定要擺正自己的位置，不能以“二首長”自居，不管秘書的意見多么正確，都不能代替領導作決策。在領導決策過程中，秘書可以提供信息，提出建議，而不能做決斷。凡涉及重要事項，重大問題，須由領導表態(tài)，秘書不能隨意表態(tài)，秘書只有在領導授權的情況下才可以表態(tài)。在傳達領導指示時，不能添油加醋，如果要表明自己的看法和意見，一定要與領導的指示區(qū)別快來，領導的指示要貫徹落實，秘書的意見只能作參考。要知道，秘書的參謀作用，與咨詢機構不同，咨詢機構尊重的是客觀事實，而不是領導意圖，他們的參謀活動比較超脫和自由。而秘書的參謀作用是有一定限度的，他只能在領導決策意圖范圍內發(fā)揮作用。因此，秘書的參謀活動是非獨立性的，必須服從領導的決策意圖。5．要與領導在感情上產生共鳴。，在職務上雖有高低之分，但在人格和感情上卻是完全平等的。人的性格存在很大的差異性，領導也是如此，會議上講話有的照稿子念，有的則喜歡放開思路談。時間上有的注意用好八小時，業(yè)余時間一般不處理工作，而有的則喜歡晚間工作。愛好上有的喜歡體育運動，有的則喜歡釣魚、養(yǎng)花，也有的喜歡跳舞、下棋等等。要與領導在感情上產生共鳴，文秘人員必須盡力了解和掌握領導的經歷、生活習慣、業(yè)余愛好和性格氣質，也包括道德準則、思維