秘書學(xué)網(wǎng)上輔導(dǎo)(編輯修改稿)
2024-08-29 21:39 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 面，這樣才能真正發(fā)揮補償和輔助作用。秘書要緊緊盯住時代對自己的知識需求，不斷拓展知識面。第三，秘書的知識結(jié)構(gòu)要有層次性。一個合理的知識結(jié)構(gòu)，必須呈現(xiàn)出一定的層次性，從低到高，由幾個不同層次的知識系統(tǒng)所構(gòu)成。它們互相促進，反映了知識結(jié)構(gòu)內(nèi)部的縱向關(guān)系。第四，秘書的知識結(jié)構(gòu)要有動態(tài)性。客觀世界在不斷地發(fā)展變化，秘書活動也同樣不斷地發(fā)展變化。因此，秘書的知識結(jié)構(gòu)也必須具有自我調(diào)節(jié)的動態(tài)功能：基礎(chǔ)較寬，活性較強，反饋及時，調(diào)節(jié)有力，使個體的知識結(jié)構(gòu)不斷趨于完善。第三節(jié) 秘書的基本能力【基本術(shù)語】1．表達能力 2．表達能力 3．組織實施能力【學(xué)習(xí)要點】一、能力是稱職秘書的必備條件秘書能力，是秘書人員在實踐中高效率完成秘書活動的本領(lǐng)。能力是人們對客觀世界的改造和創(chuàng)造活動，能力源自實踐，又在實踐中得以磨練、培養(yǎng)和提高。當代社會，秘書所擔負的工作日趨繁重而重要，秘書的職能較之以前有顯著的擴展與強化。掌管文書，輔助決策，督促檢查，協(xié)調(diào)關(guān)系，調(diào)查研究，組織會議——這些當代秘書的工作任務(wù)，不僅十分艱巨，而出越來越明顯的智能化特征。它要求一名稱職的秘書人員，要具有良好的職業(yè)道德和合理的知識結(jié)構(gòu)，而且必須具備有效完成秘書活動的突出能力。二、秘書應(yīng)具備的基本能力秘書人員應(yīng)具備的基本能力有：表達能力、調(diào)研能力、管理能力、辦事能力和操作能力。表達能力表達能力是人們運用語言、動作、表情等來表現(xiàn)客觀主觀感受的能力。文字表達和口頭表達是秘書的兩種基本表達能力。文字表達能力是秘書運用書面語言進行寫作的能力；口頭表達能力是秘書運用口頭語言表述思維能力。秘書的表達要做到：(1)準確。在表達中不論是選字用詞、判斷推理、分析綜合，還是闡釋觀點、表述意見、引用材料，以至語氣的把握，標點的使用，格式的設(shè)計，都必須準確無誤、無懈可擊。(2)簡潔。無論是口頭表達還是書面表達，都要力求用最精練的語言，表達出最必要的內(nèi)容，做到“文約而意豐”、“言簡而理周”。羅嗦冗長，是秘書表達的大忌。(3)迅速。秘書活動的時效性強，要練就“出口成章”、“出手一遍稿”的快速寫作能力。(4)適用。秘書要充分了解表達對象的特征，準確把握對方的意圖和需求，充分認識語言表達的環(huán)境，講究表達的時機和方式。這樣才能有的放矢，易為對方所接受，取得事半功倍的良好表達效果。調(diào)研能力調(diào)研即調(diào)查研究，它是領(lǐng)導(dǎo)工作的基礎(chǔ)，也是秘書的一項經(jīng)常性工作。秘書的調(diào)研能力包括調(diào)查能力和研究能力。調(diào)查能力，即全面、準確、迅速獲取有關(guān)材料的能力；研究能力，即對調(diào)查得來的材料，進行分析研究，得出正確結(jié)論的能力。管理能力作為領(lǐng)導(dǎo)者參謀和助手的秘書人員，要具備輔助領(lǐng)導(dǎo)者進行管理活動，有時還要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的授權(quán)授意，獨立從事某項活動的組織管理和辦公室行政管理的能力。秘書的管理能力主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）輔助計劃能力。計劃能力是指選擇和確定目標以及制定實現(xiàn)目標的規(guī)范的能力。稱職的秘書應(yīng)該具有計劃的意識和輔助計劃的能力，為領(lǐng)導(dǎo)者提供超前性和全局性的智力服務(wù)。（2）組織實施能力。指能夠親自組織人力、物力、財力等，按預(yù)定的計劃和規(guī)范去實現(xiàn)既定目標的能力。（3）溝通協(xié)調(diào)能力。溝通協(xié)調(diào)是秘書機構(gòu)的重要職責(zé)之一，秘書要具備溝通協(xié)調(diào)的能力，在參與管理的過程中，熟悉政策，把握全局，發(fā)現(xiàn)問題，靈活運用各種溝通和協(xié)調(diào)的方法與藝術(shù)，達到溝通協(xié)調(diào)對象的和諧統(tǒng)一，以實現(xiàn)管理的目標。辦事能力秘書面對大量的事務(wù)性工作，辦事也是秘書的一項基本職能。強化秘書的辦事能力，是提高秘書工作效率和重要途徑，也是秘書發(fā)揮參謀作用的前提條件和保障因素。秘書辦事的范圍廣、內(nèi)容多、頭緒雜，秘書人員要做到：（1）熟悉辦事渠道。秘書人員必須了解有關(guān)部門的職權(quán)范圍，知曉辦理某項事務(wù)的渠道和途徑，才能及時、準確、妥善地處理各種事務(wù)。（2）掌握辦事程序。遵循既定
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