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正文內(nèi)容

秘書學(xué)基礎(chǔ)知識講義(編輯修改稿)

2024-07-20 03:14 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 右手,距離受禮者約一步,四指并攏,拇指張開,同受禮者握手,禮畢后松開。距離受禮者太遠(yuǎn)太近都是不合適的。握手時(shí)必須上下擺動,而不是左右搖動。應(yīng)該區(qū)分不同場合,以及對方年齡、性別、地位等因素正確使用。 (二)拱手禮拱手禮,又叫作揖禮,在我國至少已有2000多年的歷史,是我國傳統(tǒng)的禮節(jié)之一,常在人們相見時(shí)采用。即兩手握拳,右手抱左手。行禮時(shí),不分尊卑,拱手齊眉,上下加重?fù)u動幾下,重禮可作揖后鞠躬。目前,它主要用于佳節(jié)團(tuán)拜活動、元旦春節(jié)等節(jié)日的相互祝賀。(三)鞠躬禮鞠躬意思是彎身行禮,是表示對他人敬重的一種禮節(jié)。三鞠躬稱為最敬禮。在我國,鞠躬常用于下級對上級、學(xué)生對老師、晚輩對長輩,亦常用于服務(wù)人員向賓客致意,演員向觀眾掌聲致謝。 (四)擁抱禮擁抱禮是流行于歐美的一種禮節(jié),通常與接吻禮同時(shí)進(jìn)行。擁抱禮行禮方法:兩人相對而立,右臂向上,左臂向下;右手挾對方左后肩,左手挾對方右后腰。握各自方位,雙方頭部及上身均向左相互擁抱,然后再向右擁抱,最后再次向左擁抱,禮畢。 (五)親吻禮① 吻手禮男子同上層社會貴族婦女相見時(shí),如果女方先伸出手作下垂式,男方則可將指尖輕輕提起吻之;但如果女方不伸手表示,則不吻。如女方地位較高,男士要屈一膝作半跪式,再提手吻之。此禮在英法兩國最流行。② 接吻禮多見于西方、東歐、阿拉伯國家,是親人以及親密的朋友間表示親昵、慰問、愛撫的一種禮,通常是在受禮者臉上或額上接一個(gè)吻。接吻方式為:父母與子女之間的親臉,親額頭;兄弟姐妹、平輩親友是貼面頰;親人、熟人之間是擁抱,親臉,貼面頰,在公共場合,關(guān)系親近的婦女之間是親臉,男女之間是貼面頰,長輩對晚輩一般是親額頭,只有情人或夫妻之間才吻嘴。 (六)合十禮合十禮又稱合掌禮,流行于南亞和東南亞信奉佛教的國家。行禮方法是:兩個(gè)手掌在胸前對合,掌尖和鼻尖基本相對,手掌向外傾斜,頭略低,面帶微笑。 三、柬帖的顏色 (一)喜慶活動的柬帖一般采用大紅燙金的顏色。(二)開張、落成揭幕等典禮一般采用粉紅或桔紅色。(三)紀(jì)念、聯(lián)誼等宜用莊重、樸素色,如藍(lán)色、黃色。(四)喪、葬等用白底黑字或月白等素色。 四、發(fā)柬方式 (一)專送。是指派人專門將柬帖送到被邀請人手中。這是最鄭重的一種,反映了邀請人的誠意。(二)郵寄。是指柬帖通過郵局發(fā)送,這是最通常的做法,特別是規(guī)模大、人數(shù)多的情況下 只能這樣做。(三)回執(zhí)。是指邀請人為了要證實(shí)究竟有多少來客能出席的一種做法?;貓?zhí)隨同柬帖一起發(fā)出,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)由對方填寫寄回。(四)電話。是指用打電話通知的方式。 五、公務(wù)專用信件 公務(wù)專用信件實(shí)際上也是公文用“函”的一類。只是因?yàn)檫@類信件多數(shù)用于團(tuán)體及個(gè)人的商務(wù)或其他事務(wù)活動,要求不必像公函那樣正規(guī),相反要有一點(diǎn)感情色彩,比較注意禮儀。 (一)公務(wù)專用信件格式要求信頭。包括標(biāo)題和發(fā)函字號兩部分。為了醒目和查找方便,公務(wù)專用信函需要有標(biāo)題,標(biāo)題是在信的最前端,如(關(guān)于請求設(shè)計(jì)XX冰箱商標(biāo)圖案的函)。稱謂。頂格書寫受信單位或受信人的姓名,如是個(gè)人,應(yīng)在姓名后加職務(wù)銜,以示尊重。正文。由前文、主文和末文構(gòu)成。前文指進(jìn)入正題前的問候語;主文指信函要敘述的主要事項(xiàng),分引據(jù)和申述兩部分。引據(jù)指引事實(shí)或法令或成案或來文或某種理論;申述指敘述自己的意見。如“日前接奉貴公司第140號來函……”是引據(jù),“我公司愿意與貴方建立業(yè)務(wù)關(guān)系……”為申述。末文指對主文所敘述內(nèi)容再加以簡要概括。具名。一般應(yīng)用單位具名,再蓋公章,如具個(gè)人姓名,則簽明具體職務(wù),公章應(yīng)蓋在發(fā)信者中央,私章蓋在姓名最后一字上,公章應(yīng)用全稱。 (二)公務(wù)專用信件書寫禮儀 稱呼。指收函單位或個(gè)人。稱呼后習(xí)慣用語有:“臺鑒”、“惠鑒”、“雅鑒”、“XXX公司經(jīng)理先生如面”等。開頭語、慣用語有“悉”、“頃悉”?!爸荡恕?、“際此”、“關(guān)于”等。正文中提到對方單位應(yīng)寫“貴公司”、“貴校”。正文語言要求明了、簡潔、準(zhǔn)確、合乎規(guī)范。最忌語言夸大其事或以偏概全。正文中提到本單位時(shí)應(yīng)用謙稱,應(yīng)寫“敝公司”、“敝校”等。結(jié)尾語、慣用禮貌語,有關(guān)申述的有“特此函論”、“見復(fù)”、“奉復(fù)”;有關(guān)祈請的有“敬希諒解”、“希予批準(zhǔn)”、“務(wù)請回復(fù)”等。祝頌辭。主要用于問候、祝愿、贊美之意的,常用的有“臺安”、“臺祺”、“臺綏”、“商安’、“鈞安”等。落款。寫上發(fā)函單位全稱或發(fā)函者姓名和職銜,寫上詳細(xì)擬稿時(shí)間。常用語有“謹(jǐn)復(fù)”、“謹(jǐn)啟”、“鈞啟”等。 六、目光表情 目光使用的表情有平視、俯視、仰視、斜視、側(cè)視。后四種是不太禮貌的。在看人時(shí)一般應(yīng)平視,而且不要長久盯視一個(gè)部位。 目光使用的時(shí)間和范圍也有一定的意義: 公事凝視——看著對方正三角部位(眼睛底線到前額)。公務(wù)、外交人員常用此眼光。顯得嚴(yán)肅、認(rèn)真、專注,可把握講話主動權(quán)。社交凝視——看著對方倒三角部位(雙眼上線到嘴)。容易形成社交氣氛。親密凝視——看著對方下三角部位(雙眼到胸部)。一般在親人之間、戀人之間使用。積極側(cè)掃視——積極側(cè)掃視是平視、伴隨著微笑與略微翹起的眉毛,表示興趣、喜歡、同意。消極側(cè)掃視——消極側(cè)掃視則是斜下視,伴隨著眉毛下垂、撇嘴的動作,表示輕視、敵意、猜疑、批評等。 七、體姿 體姿指一個(gè)人整個(gè)身軀的協(xié)調(diào)姿勢。據(jù)人類學(xué)家研究,人類大約有一千多種不同姿勢。女性姿勢美體現(xiàn)在姿態(tài)端莊而不輕浮,舉止文雅而不粗俗,男性應(yīng)是穩(wěn)重而不失灑脫,剛勁而不乏柔和,這是總的原則。 這里主要分析一下立姿、坐姿和走姿。 (一)立姿 良好的立姿,應(yīng)該是直立、挺胸、收腹、梗頸。從正面看,身體重心線應(yīng)在兩腿中間向上穿過脊柱及頭部,重點(diǎn)落在兩個(gè)前腳掌,兩眼平視,雙臂自然下垂在體前交叉,右手置于左手上。女子站立時(shí),略呈V字型,膝和腳后跟應(yīng)盡量靠緊。男子站立時(shí),雙腳可微微叉開,但最多與肩同寬。 (二)就座 坐姿要文雅。人座前,要款款走到座位前,轉(zhuǎn)身后右腳向后撇半步,輕輕地坐下,然后把右腳與左腳并齊。人座后,人體重心要垂直向下,腰部挺起,上身要直,女子入座時(shí),還要用手把裙子后片向前攏一下,顯得境雅。一般情況下,入座后兩膝應(yīng)并攏或微微分開,但女子雙膝必須靠緊,腳跟也靠緊。 (三)行走 行走從禮儀學(xué)的角度來說,應(yīng)步伐穩(wěn)健,步履自然,身體重心稍稍向前,要抬起頭,眼睛平視前方,不左顧右盼,不搖頭晃肩,兩手?jǐn)[動要與步伐大小、節(jié)奏相協(xié)調(diào)。行走時(shí),不要手插在衣袋里,也不要將雙手反背于后,既不協(xié)調(diào),也有悖于禮。 站坐位置的空間范圍 一是密切區(qū)域(60厘米以內(nèi)),主要在特別親密的人之間使用;二是個(gè)人區(qū)域(60—90厘米之間),這是個(gè)人交際的距離;三是社交區(qū)域(—4米之間),在辦公室或正式談判、會晤等活動時(shí)采用;四是公共區(qū)域(4米以上),這是在一些大的公共場合,如演講、報(bào)告等活動時(shí)的距離。當(dāng)進(jìn)入一個(gè)交際圈時(shí),要注意上下尊微位置的區(qū)別,如果面對的是一個(gè)長者,就應(yīng)選擇在他的下座或低一些的位置,座姿盡量收斂。另外,還應(yīng)注意保持軀干和四肢的正確位置,避免打哈欠、伸懶腰、挖耳朵等不當(dāng)?shù)捏w態(tài)語。 八、介紹的禮節(jié) 介紹的方式。介紹的方式多種多樣。若按社交場合來分,有正式介紹和非正式介紹;按被介紹人的人數(shù)來分,有集體介紹和個(gè)別介紹;按介紹者來分,有自我介紹和他人介紹;按被介紹對象的性質(zhì)和介紹所采取的形式來分,有商業(yè)性介紹和家庭成員介紹。介紹原則與順序。正式介紹之前,最好先說諸如“請?jiān)试S我向您介紹……”、“讓我來介紹一下……”、“請?jiān)试S我自我介紹一下……”之類的禮語。然后如是他人介紹,則按照先將男性介紹給女性,將年輕者介紹給年長者,將職位(級別)低的介紹給職位(級別)高的,將晚到的介紹給早到的順序依次進(jìn)行。這一介紹順序已為國際所公認(rèn),顛倒和錯亂順序的后果是不會令人愉快的。介紹的儀態(tài)。當(dāng)介紹到你的時(shí)候或他人自我介紹后,你應(yīng)該有所表示,或微笑,或點(diǎn)頭,或握手。如果你正坐著,應(yīng)該起立(除婦女與年長者外)。但有所不便時(shí),只要點(diǎn)頭微笑或稍起欠欠身表示禮貌就可以了。 九、饋贈的禮節(jié) 在人際交往中,為了對公眾表示祝賀、慰向和感謝,往往需要贈送一些禮物。送禮是國內(nèi)外通行的禮儀活動形式之一,也是向?qū)Ψ奖硎拘囊獾奈镔|(zhì)表現(xiàn)。 (一)饋贈的基本原則和要求 要明確贈禮的性質(zhì)要摸清贈禮對象的身分、性格、愛好和習(xí)慣及文化修養(yǎng)等要掌握好贈禮的時(shí)間要選擇贈禮的適當(dāng)場合(二)饋贈禁忌和注意點(diǎn) 當(dāng)你選擇好滿意的禮品后要精心包裝,再選一條緞帶或其他材料作點(diǎn)綴。即使是貴重的禮品,也別忘了撕掉寫有價(jià)格的標(biāo)簽。送禮要大方,不可偷偷摸摸地將禮品放在什么角落或不顯眼的地方。這是一種有失體面和不禮貌的行為。送禮時(shí),不要反復(fù)說過分謙虛的話和過多介紹禮品性能或暗示禮品的貴重,這會讓人感到俗氣。在涉外交往中,贈送鮮花是可以的,但要了解鮮花的象征意義,表達(dá)相應(yīng)的花語,否則會弄巧成拙。如德國人忌將紅玫瑰花送給女主人,因?yàn)槊倒迨菍iT送給情人的。在巴西、法國禁忌送菊花,在日本不要送荷花等。 十、應(yīng)注意不同國家的風(fēng)俗習(xí)慣 由于各國習(xí)俗不同,送禮在國際交往中成了一種復(fù)雜的禮儀。美國派克公司曾做過一次專門調(diào)查,其調(diào)查結(jié)果顯示:送禮只有先熟悉對方的習(xí)俗和禁忌,入鄉(xiāng)隨俗,才能盡如人意。 (一)日本 在日本人看來,互贈禮品是增進(jìn)友誼的一種重要方法。日本人把交換禮品與社會交往緊密聯(lián)系在一起,這是世界上任何國家所無法相比的。日本人送禮的主要用意包括:償還別人的人情;團(tuán)體之間相互送禮或團(tuán)體代表以個(gè)人名義送禮,這樣個(gè)人之間不會由于工作關(guān)系而擔(dān)負(fù)送禮的義務(wù)了;有求于別人而送禮,這在某種程度上是一種賄賂行為;真正由于感情的驅(qū)使進(jìn)行個(gè)人之間的往來。 日本人的送禮習(xí)俗 (l)業(yè)務(wù)交往中,第一次見面就送禮的現(xiàn)象較為普遍。(2)為能先向?qū)Ψ剿投Y而感到高興。(3)向日本人還禮時(shí),不要比其送的禮重,否則對方會認(rèn)為你有意使他欠你的人情。 (4)日本人講究還禮,但所還禮品的價(jià)值一般只需對方送禮的一半即可,日本人不愿意接受對方的贈禮時(shí),就加倍還禮。(5)日本人一般不當(dāng)著客人面打開禮物的包裝,這和中國人一樣。(6)重視禮品包裝。在日本,禮品包裝是一門精巧的藝術(shù)。 (7)如果你送的禮品是含金的,那么含金量一定要高;日本人更喜歡白色的貴重金屬品。 日本人的送禮禁忌 (1)日本人通常喜歡1,3,5,7,9等奇數(shù),視其為吉利,這正好與中國人習(xí)俗相反。尤其在探望病人時(shí)不要送雙數(shù)的東西,更不能是4的倍數(shù)。(2)探望病人時(shí),贈送鮮花需了解病人對花是否有所顧忌,比如有人討厭山茶花,因?yàn)樗菀茁漕^;還有人忌諱帶花盆一起送的花,因?yàn)椤案低林小迸c“臥床不起”諧音。所以送花時(shí)應(yīng)有所選擇。(3)不要把印有你自己公司名字的東西送給日本人。(4)不要用顏色鮮亮的包裝紙。鮮紅顏色不適合用于包裝禮品,黑白顏色則代表喪事。 (二)美國 美國人的饋贈習(xí)俗(l)不太注重禮物輕重。到美國人家里做客,假如你想帶禮物,可以帶盒鮮花或剛摘下來的一束鮮花。如果你知道主人會飲酒的話,也可以帶上一瓶酒。最使男女主人高興的禮物莫過于用你的母語或英語,向他們祝酒并表示感謝。這種禮物在當(dāng)?shù)爻壥袌鲑I不到的,聽了你的祝酒辭,他們會像喝了香檳酒那樣高興。(2)禮尚往來不受時(shí)間的限制。在美國,最普遍的送禮形式是請客人吃頓飯、喝杯酒,或到別墅去共度周末。這并不意味著你必須做出報(bào)答,你只要表示感謝或當(dāng)美國人到你的國家訪問時(shí),招待他就可以了。(3)一般追求新奇。你如果打算為美國人送禮,最好挑選一些具有濃厚鄉(xiāng)土氣息和別致精美的工藝品。 美國人的饋贈禁忌 (l)不要送不值錢的項(xiàng)鏈之類的飾品。送此類東西對方會認(rèn)為你看不起他。(2)不要送帶有公司標(biāo)記的便宜東西,他們會認(rèn)為此類東西是在為公司做廣告。(3)如果你是男性,就不要給美國婦女送香水、衣服和化妝品。 (三)歐洲國家 歐洲國家少有送禮的習(xí)慣。有關(guān)代表團(tuán)來華訪問,一般也不送禮。歐洲人即使送禮也比較重視格調(diào)。 歐洲人的送禮習(xí)俗 (1)接待重要的代表團(tuán),通常是主人將一把金鑰匙送給客人,并說:“友誼之門隨時(shí)為您打開,暢通無阻?!保?)應(yīng)邀到歐洲人家里吃飯,通常送給女主人的禮物是一束鮮花,提前送去比隨身攜帶更好。如果這樣,別的客人沒帶禮物也不會感到不好意思。(3)送的禮物不可太貴重。在英國,送禮重了,難免有賄賂之嫌。德國對禮品有明文規(guī)定,價(jià)格超過30馬克的就要納稅。(4)在歐洲,人們送禮時(shí)習(xí)慣用一層漂亮的禮品紙包起來,并在禮品上系一條彩帶。德國人對禮品的包裝特別講究。(5)法國人喜歡有美感和能體現(xiàn)文化修養(yǎng)的禮品,如唱片、藝術(shù)畫冊等。最受他們歡迎的是書,特別是新出版的傳記、歷史、評論、政府首腦和政治家的回憶錄等。 (6)英國人喜歡高級巧克力、名酒和鮮花。英國人常用請客人吃飯、飲酒或晚上看戲、看芭蕾舞作為送禮的形式。 歐洲人的饋贈禁忌 (1)所送花的數(shù)目不能是“13”,也不能是雙數(shù);在講法語的地區(qū)不要送菊花,菊花只在舉行葬禮時(shí)才用;對于德國人、法國人、瑞士人,只有情人之間才能送紅玫瑰。(2)在業(yè)務(wù)交往中,不要第一次見面就送人禮物,否則會被認(rèn)為是愚蠢的舉動。(3)如果彼此只是工作關(guān)系,送男女用的香水都不合適,因?yàn)槟菚@得關(guān)系太親近了。(4)對飾有客人所屬公司標(biāo)記的禮品,主人大都不欣賞。(5)德國人包裝禮品時(shí)不用白色、黑色或棕色的紙。 (四)阿拉伯國家 阿拉伯人的送禮習(xí)俗(l)喜歡中國禮品。阿拉伯人對中國禮品有如獲至寶之感,對阿拉伯人而言,一件唐三彩的駱駝是拿得出手的。當(dāng)然,一幅花卉或山水畫也是極為珍貴的禮品。此外,還可以送給他們古色古香的瓷瓶、織錦或香木扇。(2)喜歡美國和德國的產(chǎn)品??梢运退囆g(shù)品、書、唱片和音樂磁帶等表示有文化修養(yǎng)的禮品;對辦公用品,如筆架、計(jì)算器之類的東西,阿拉伯人也歡迎。(3)阿拉伯商人一般都是贈送貴重禮物,同時(shí)也希望收到同樣貴重的回禮,他們認(rèn)為禮尚往來是有關(guān)尊嚴(yán)的問題,不讓他們表示大方是不恭,也會影響雙方的關(guān)系。阿拉伯人的饋贈禁忌 (1)第一次和阿拉伯人見面時(shí)不要送禮,避免行賄之嫌。(2)阿拉伯人不愿讓女子的形象在廳堂高懸,因此,不能送古代仕女畫。(3)不要送不值錢的東西。(4)絕對不能給阿拉伯人的妻子送禮。(5)不要在只有一人在場的情況下送禮。(6)不要送帶有動物形象的東西。在阿拉伯人看來,動物形象會帶來厄運(yùn)。 (五)拉丁美洲國家 外國人在拉美國家辦事要靠“拉關(guān)系的人”,這些人會幫助你按照當(dāng)?shù)厝说牧?xí)慣和條件辦事。 拉美人的送禮習(xí)俗 (1)送重禮是拉美人社交饋贈的重要特征。(2)重視見面禮。到拉美人家里做
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