【正文】 三、秘書調(diào)查研究的特點一是切合領(lǐng)導工作的需要；（是出發(fā)點）二是突擊性；（因為秘書部門常處理突發(fā)性、臨時性事件）三是與信息、督查工作相結(jié)合；四是與基層建立定點聯(lián)系。二、意義 （四）準確性。面對各種各樣的信息，要分清主流和支流，從宏觀上來考慮，使領(lǐng)導能夠有效地抓住重點，作出正確的決策。一個人的身高、體重、年齡、籍貫等都是這個人所具有的信息。３、秘書處理突發(fā)事件的基本過程如下：（１）有思想準備和心理準備。白天工作，夜間休息。 （五）蓋印 機關(guān)印章是機關(guān)權(quán)力的標志，合法職能的象征。 三、督查工作的程序　　　領(lǐng)導臨時交辦的督查任務，秘書可隨機進行，及時匯報；較重大的事項則需按以下程序進行：１、查辦立項２、查辦通知３、催辦４、直接調(diào)查５、商討處理６、結(jié)案反饋７、立卷歸檔四、開展督促檢查工作的一些好的做法 （－）督促檢查要突出重點；（二）要下功夫抓好督查調(diào)研；（三）適時適量地搞好催報檢查； （四）要善于發(fā)現(xiàn)和勇于反映問題；（五）要重視面上的推動工作；（六）要強化推動落實的制約機制； （七）要高質(zhì)量地做好專項查辦工作； （八）要重視基層單位的督查； （九）要注意發(fā)揮辦公廳（室）的整體功能和各職能部門的作用；（十）要努力提高督查隊伍的素質(zhì)。 作業(yè):以“保密也是接打電話過程中的重要準則”為題，寫一篇短文第二節(jié) （4）重要會議要憑會議證入場，嚴禁與會無關(guān)人員進入會場。翻印上級文件和領(lǐng)導講話，要事先請示，征得同意。如果把會議討論情況和爭論的意見泄露出去，不僅會損害民主集中制原則，破壞同志之間、部門之間、上下級之間的團結(jié)，而且會妨礙會議決議的實施。 會議發(fā)的密級文件，讓與會人員隨身攜帶，又未通知其單位的機要保密室，長時間散存在個人手中。從文件的運轉(zhuǎn)過程來看，一份秘密文件從起草到作為正式文件發(fā)出，直至最后存檔或銷毀，中間經(jīng)過許許多多的環(huán)節(jié)，對其中每一個環(huán)節(jié)，都不可忽視保密工作。涉及范圍廣 ； 任務較繁重 ； 更具經(jīng)常性 。 八、 四、保密的任務 一是運用一切手段，同境外敵特機關(guān)的竊密活動作斗爭，保衛(wèi)我們國家的安全和利益； 二是貫徹“積極防范”方針，經(jīng)常向內(nèi)部人員進行保密宣傳教育，并對違反保密法規(guī)、制度、紀律的行為作斗爭，堵塞一切泄密漏洞，預防國家秘密被自己內(nèi)部人員有意、無意地泄露出去。 二、秘密的類型 （一）按范圍可分為：國家秘密、組織秘密、個人秘密； （二）按內(nèi)容性質(zhì)可分為：政治秘密、軍事秘密、經(jīng)濟秘密、科技秘密、商業(yè)秘密和人事秘密； （三）按秘密的形態(tài)可分為：有形秘密、無形秘密。 二、 （五）向領(lǐng)導復命“三注意” 不失真。一、除非上司授意，秘書通常不發(fā)表意見，切不可喧賓奪主。２、引見式　　上司愿意會見的客人，秘書應加以引見。公共場合不得劃拳，家庭私人酒會一般也不宜劃拳；如有特殊需要，應注意不要干擾鄰居，不違主人意愿，聊以助興即可。來吧！讓我們舉杯相碰，彼此贈送一個美好的祝愿?？腿?、晚輩、女士一般不宜首先提出為主人、長輩、男士的健康而干杯。敬酒要適可而止，意思到了就行了，不要成心把別人灌醉，更不要偷偷地在他人的軟飲料里倒上烈性酒。 （三）飲酒 會飲酒的人飲酒前，應有禮貌地品一下酒。作為客人，當主人為自己斟酒時，要起身或俯身，以手扶杯或作欲扶狀，以示恭敬。第一種方法是主動要一些非酒類的飲料，并說明自己不飲酒的原因。少飲可以暢通血脈，增進食欲，解除疲勞；多飲或暴飲則會造成對人體不同程度的危害。 拉美人的饋贈禁忌 （1）公事交往中，在彼此沒有熟識之前不要送禮。在阿拉伯人看來，動物形象會帶來厄運。（5）法國人喜歡有美感和能體現(xiàn)文化修養(yǎng)的禮品，如唱片、藝術(shù)畫冊等。送此類東西對方會認為你看不起他。最使男女主人高興的禮物莫過于用你的母語或英語，向他們祝酒并表示感謝。（2）探望病人時，贈送鮮花需了解病人對花是否有所顧忌，比如有人討厭山茶花，因為它容易落頭；還有人忌諱帶花盆一起送的花，因為“根系土中”與“臥床不起”諧音。美國派克公司曾做過一次專門調(diào)查，其調(diào)查結(jié)果顯示：送禮只有先熟悉對方的習俗和禁忌，入鄉(xiāng)隨俗，才能盡如人意。即使是貴重的禮品，也別忘了撕掉寫有價格的標簽。這一介紹順序已為國際所公認，顛倒和錯亂順序的后果是不會令人愉快的。當進入一個交際圈時，要注意上下尊微位置的區(qū)別，如果面對的是一個長者，就應選擇在他的下座或低一些的位置，座姿盡量收斂。男子站立時，雙腳可微微叉開，但最多與肩同寬。消極側(cè)掃視——消極側(cè)掃視則是斜下視，伴隨著眉毛下垂、撇嘴的動作，表示輕視、敵意、猜疑、批評等。 目光使用的時間和范圍也有一定的意義： 公事凝視——看著對方正三角部位（眼睛底線到前額）。祝頌辭。稱呼后習慣用語有：“臺鑒”、“惠鑒”、“雅鑒”、“XXX公司經(jīng)理先生如面”等。如“日前接奉貴公司第140號來函……”是引據(jù)，“我公司愿意與貴方建立業(yè)務關(guān)系……”為申述。包括標題和發(fā)函字號兩部分。（三）回執(zhí)。行禮方法是：兩個手掌在胸前對合，掌尖和鼻尖基本相對，手掌向外傾斜，頭略低，面帶微笑。擁抱禮行禮方法：兩人相對而立，右臂向上，左臂向下；右手挾對方左后肩，左手挾對方右后腰。 （二）拱手禮拱手禮，又叫作揖禮，在我國至少已有2000多年的歷史，是我國傳統(tǒng)的禮節(jié)之一，常在人們相見時采用。握手時間長短因人而異，初次見面握手時間不宜過長，一般不超過三秒。 一、秘書禮儀的功能 （一）樹立良好的公眾形象；（二）利于自信溝通；（三）發(fā)揮人際協(xié)調(diào)的功能；（四）有利于解決復雜事項與突發(fā)事件。 （二）辦公室管理要求和特點１、整潔２、安靜３、光線、空氣與溫度４、色調(diào)與美化５、設備與用品三、軟環(huán)境包括辦公室的工作氣氛、工作人員的個人素養(yǎng)、團體凝聚力等社會環(huán)境,也即精神環(huán)境。辦公室相對指揮中心，是綜合辦事機構(gòu)；相對執(zhí)行部門，是協(xié)調(diào)平衡的樞紐；相對上下級單位及本系統(tǒng)外的其他單位，是信息網(wǎng)絡的中心；在沒有專門設立監(jiān)督機構(gòu)和反饋機構(gòu)的單位，辦公室兼有監(jiān)督和反饋的作用。如何具體處理好與來訪者的關(guān)系 一、歡迎來訪者并記住對方的姓名 二、善于應付難以對付的來訪者 三、把握和記者談話的分寸 除了來訪者外，其他還有管理人員、市場銷售人員、財會人員、其他辦公室的秘書、郵遞員等，他們都應受到秘書禮儀周全的接待。不能站在一邊，冷落一邊，更不能為某一邊提供反對另一邊的材料，對某領(lǐng)導進行挖角、拆臺，擴大分歧，加深矛盾。秘書人員處在這樣一個重要位置，就得按領(lǐng)導者的意圖前進。第二、爭取同領(lǐng)導者一樣了解和掌握一個時期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動排除干擾中心工作的事項；輔助性決定了秘書工作的被動性。要知道，直接向領(lǐng)導承認你的過失，比別人向領(lǐng)導匯報你的過失好得多。只有了解他的人生哲學、處世態(tài)度、個性、興趣、工作方式、生活習慣、交際圈等，才能與其配合工作，以減少因彼此間不了解而產(chǎn)生的困擾。秘書不同語調(diào)的運用，主要是依據(jù)語言環(huán)境的不同來靈活掌握。 （五）多用鼓勵語言 與人交談中，不可直截了當?shù)胤穸▽Ψ降脑挘纭澳阏f得不對”、“你弄錯了”、“這絕對不行”、“你的話沒有價值’、“你說得太不像話了”等等。介紹時要求吐字清楚、明白。對相交不深或初次見面的客人，應用“您”而不能用“你”，以表示敬意；第二節(jié)知識基本要求一、職業(yè)道德二、基礎知識（一）文書基礎（二）辦公自動化知識（三）速記基礎（四）法律與法規(guī)（五）企業(yè)管理基礎它承首腦之命，有召集會議、發(fā)布文件、實施計劃、指揮、控制的權(quán)力。 歷代中央秘書機構(gòu)的設置給我們帶來的啟示： 第一、秘書機構(gòu)是領(lǐng)導機關(guān)的辦事機構(gòu)，應緊緊圍繞領(lǐng)導的工作服務。我國歷代中央秘書機構(gòu)的演進規(guī)律 ↓ 南書房 ↓ 翰林學士院 宋朝：翰林學士院 元朝：略 歷代中央秘書機構(gòu)變更： 明朝：翰林學士組成內(nèi)閣 清朝：內(nèi)閣→政務機構(gòu) ↓ 秘書令（下設秘書左丞、秘書右丞） 就其選拔標準而論，有政治上可靠、文化水平高、博學多才、工于書法、業(yè)務能力強（包括擬寫、處理文書和辦事等）、實際工作經(jīng)驗、年富力強、敏捷、保守機密等要求。通過層層考試，將最優(yōu)秀的人才選拔出來。 他們沒有下屬秘書機構(gòu)，也沒有具體辦事的下屬秘書人員，而是親自辦理秘書事務。 （四）清朝是我國古代秘書工作的完備時期。二、我國秘書工作方式的轉(zhuǎn)變（一）服務對象、服務形式，由“三個服務”，轉(zhuǎn)變?yōu)榧葹樯纤痉眨譃樯鐣?；；（二）辦公形式，由封閉式、窗口式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式、透明式辦公；（三）會務工作，由單純組織會議轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k會議，又辦會展；（四）操作方式，由手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮硬僮?。秘書工作的“六個強調(diào)”１、強調(diào)調(diào)查研究工作；２、強調(diào)信息工作；３、強調(diào)信訪工作；４、強調(diào)協(xié)調(diào)工作；５、強調(diào)督查工作。 三、秘書工作的任務 概括地說，就是“參與政務”和“管理事務”兩個方面。（二）從工作的內(nèi)容分行政秘書；黨務秘書；機要秘書；事務秘書； 翻譯秘書；信訪秘書；科技秘書；公關(guān)秘書；董事會秘書等等。《秘書國家職業(yè)標準》所下的職業(yè)定義：從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員。三、我國對秘書的定義 （一）我國古代秘書的涵義有如下幾種： 指宮中的秘藏之書；指官名；官署名稱。秘書工作的性質(zhì)、秘書類型劃分及秘書的職業(yè)特征 一、秘書工作的性質(zhì) １、輔助性。 三、秘書的職業(yè)特征秘書與其他職業(yè)相比，有如下特征：（一）服務的直接性；（二）服務的穩(wěn)定性；（三）知識化；（四）年輕化；（五）女性化。信息資料工作；協(xié)調(diào)工作；文書處理；文書的撰寫；會務工作；信訪接待； 文書立卷和檔案管理工作；1保密工作；1印章管理；1日程安排；1值班工作；1事務工作；1辦理領(lǐng)導同志和領(lǐng)導機關(guān)臨時交辦的其他各項工作。二、秘書學的研究對象１、秘書工作（如內(nèi)容、規(guī)律、要求、機構(gòu)、職能、程序、方法等）；２、秘書人員（如他們的知識、技能、素質(zhì)、職業(yè)道德等）； ３、以上兩方面如何有機結(jié)合。隋唐兩宋時期是我國古代秘書工作的成熟時期。總結(jié)出“五個一切”的觀念：一切工作政治化，一切工作集體化，一切工作科學化，一切工作系統(tǒng)化，一切工作執(zhí)行必須帶督促性。 我國古代秘書選拔一些做法： 宋代以直接考試擬寫應用公文的能力選用秘書。這一現(xiàn)象自秦朝起直至清末，兩千多年中反復出現(xiàn)，形成為一條規(guī)律，導致封建王朝的中央秘書機構(gòu)處于反復建立、擴展、膨脹、削弱、解體或轉(zhuǎn)化，又重新建立的周期性演變之中，形成一道循環(huán)輪回的怪圈，使中央秘書機構(gòu)的名稱不斷變更，權(quán)限時弱時強，具有明顯的不穩(wěn)定性。秘書工作機構(gòu)的設置一、設置原則（一）精簡原則（二）縱向?qū)哟伪M量少（三）橫向幅度可適當加大二、名稱與組織形式第二節(jié) 秘書工作機構(gòu)的職能一、秘書工作機構(gòu)的職能（一）助手職能（二）參謀職能（三）樞紐職能（四）協(xié)調(diào)職能（五）保密職能（六）公關(guān)職能思考題:秘書工作機構(gòu)設置有哪幾項原則？２、秘書工作機構(gòu)有哪些職能？第四章 秘書的素養(yǎng)第一節(jié)職業(yè)概況一、職業(yè)定義：從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員。 （四）多用贊美語言 交談時對對方的成績、良好品德、行為、態(tài)度予以肯定，讓對方的自尊心得到滿足，為交談創(chuàng)造良好的氣氛。例如：“你很細心，只是經(jīng)費問題還沒有考慮進去。 “我希望你細心一點，經(jīng)費問題你應該考慮進去！”這是折使句，雖然表達的是同一意見，但使用祈使句讓人接受起來就不舒服。 三、掌握時機，注意分寸四、要注意語言的邏輯性五、運用一些藝術(shù)手法，優(yōu)化語言，提高表達效果第二節(jié)當領(lǐng)導發(fā)脾氣時，千萬不可因錯誤不在自己而還以顏色，或不理不睬，悶悶不樂等。尊重而不奉承吹捧在與多位領(lǐng)導相處時，一定要以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，盡力維護領(lǐng)導班子的團結(jié)和威信，不能從感情出發(fā)、看人行事；不能表現(xiàn)出靠近誰、疏遠誰，聽從誰、不聽從誰的行為；更不能當甲領(lǐng)導面吹捧乙領(lǐng)導，當乙領(lǐng)導面吹捧丙領(lǐng)導等。 第四、積累和儲存有關(guān)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。在多位領(lǐng)導者面前，不論是在思想感情上，還是在行為活動上都不能產(chǎn)生傾斜度。孫榮主編：《辦公室管理》，復旦大學出版社1999年5月第1版。禮儀則是在社會生活中約定俗成的，符合禮的要求，維護禮的精神，指導、協(xié)調(diào)人際關(guān)系的行為方式和活動形式的總和。握手的禮儀規(guī)范。距離受禮者太遠太近都是不合適的。三鞠躬稱為最敬禮。② 接吻禮多見于西方、東歐、阿拉伯國家，是親人以及親密的朋友間表示親昵、慰問、愛撫的一種禮，通常是在受禮者臉上或額上接一個吻。這是最鄭重的一種，反映了邀請人的誠意。 五、公務專用信件 公務專用信件實際上也是公文用“函”的一類。由前文、主文和末文構(gòu)成。一般應用單位具名，再蓋公章，如具個人姓名，則簽明具體職務，公章應蓋在發(fā)信者中央，私章蓋在姓名最后一字上，公章應用全稱。最忌語言夸大其事或以偏概全。 六、目光表情 目光使用的表情有平視、俯視、仰視、斜視、側(cè)視。親密凝視——看著對方下三角部位（雙眼到胸部）。 （一）立姿 良好的立姿，應該是直立、挺胸、收腹、梗頸。 （三）行走 行走從禮儀學的角度來說，應步伐穩(wěn)健，步履自然，身體重心稍稍向前，要抬起頭，眼睛平視前方，不左顧右盼，不搖頭晃肩，兩手擺動要與步伐大小、節(jié)奏相協(xié)調(diào)。介紹原則與順序。 九、饋贈的禮節(jié) 在人際交往中，為了對公