【正文】 1)當發(fā)現(xiàn)領導的缺點時不要毫不留情地揪住其缺點不放，應盡可能多方面幫助他。同時，不管用何種語調表達情感，都要注意吐字的清晰，這是準確表達思想的基礎?！澳銥槭裁床蛔屑氁稽c，經(jīng)費問題難道你不知道嗎？”這里使用的是反問句，氣勢很盛，咄咄逼人，這種態(tài)度很難讓別人接受，交往也就沒有辦法進行下去?！边@是陳述句，雖然也指出了其中的問題，俗語調平緩，易于被對方接受。但如果改成另一種說法，對他說話中合理的部分加以肯定、鼓勵，例如說：“你說的話中有一定的道理”、“你所說的一些是事實”，然后再指出他講話中的缺失，他就容易接受了。 對體胖的女性稱作豐滿，對體瘦的男性稱為精神，對臉龐闊的客人稱開朗，踏進客人住處時說一句：“房間收拾得很干凈”等，都易于被對方接受。例如： 在表示致歉時常用“對不起”、“實在對不起”、“麻煩您了”、“給您添麻煩了”等等； 在表示道謝時常用“謝謝”、“感謝您的幫助”等等； 在表示禮請時常用“請進”、“請坐”、“請講”等等； 在表示歡迎時常用“歡迎您!”“見到您很高興”等； 在問候致意時常用“您好”、“早上好”、“下午好”、“晚上好”等等；例如： 一般可稱男子為“先生”，對女子可視情況分為“夫人”、“女士”或“小姐”。對于同事，可以根據(jù)年齡進行稱呼，如年齡大的稱“老李”、“老張”，年齡小的稱“小李”、“小張”等；對客人嚴禁稱呼外號，也不要說那些容易使人聯(lián)想到生理缺陷的詞語；對領導和客人不要直呼其名，可在姓氏后面加適當?shù)淖鸱Q或職務，如“肖局長”、“張?zhí)庨L”、“趙老師”、“羅經(jīng)理”等； 涉外秘書另有外語要求。二、職業(yè)等級：共設四級，分別為：五級秘書（原初級）、四級秘書（原中級秘書）、三級秘書（原高級秘書）、二級秘書。它往往在領導的直接指揮下收集信息、傳達指令、輔助管理并從事一般文書、事務工作。規(guī)定的權限既要有利于充分發(fā)揮其參謀助手作用，又要防止越權而干擾領導工作； 第四、機構相對穩(wěn)定，減少人員流動，以保證工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。 這一現(xiàn)象可稱之為“膨脹回位”。軍機處 （辛亥革命推翻了清王朝，終止了新的封建中央秘書機構的產(chǎn)生） 八、 ↓ 中書省 魏晉南北朝：中書省→門下省、尚書省、中書省 歷代中央秘書機構變更： 唐朝：門下省、尚書省、中書省→中央政務機構 ↓ 尚書署、尚書臺 歷代中央秘書機構變更： 東漢：尚書臺→中央政務機構 七、 我國古代的秘書選拔制度是由低級至高級、由簡單至復雜逐步完善起來的。 我國古代秘書選拔制度概述； 元代，不僅要求秘書須有良好的品行、業(yè)務能力、實際經(jīng)驗，而且還創(chuàng)立了逐級升補的辦法。 漢代，中央集權的統(tǒng)一封建王朝已趨于鞏固，選用秘書人員已著重于業(yè)務能力。 我國古代也有私人秘書，如漢代最初的主簿，清代地方官員的幕僚等等。 （二）特點： 他們是黨中央的領導核心之一，在中央局內排名第二，其地位僅次于委員長，參與最高層的決策和領導工作，此外，他們還兼任黨中央某一部門的主要領導職務，如毛澤東既是中央局秘書，又兼任中央組織部長。 （二）北洋軍閥政府的秘書工作總體上承襲了南京臨時政府。遼金元時期是我國秘書工作的融合時期。三、秘書學的研究內容（一）中國秘書史及國外秘書工作經(jīng)驗，秘書工作的發(fā)展趨勢； （二）研究我國秘書工作的現(xiàn)狀，了解其內容、性質與作用，掌握其規(guī)律、程序與方法；（三）中央秘書機關對秘書工作的指示、規(guī)范與要求； （四）秘書人才的培養(yǎng)、秘書職業(yè)基本業(yè)務技能的培訓與應用；（五）秘書學與相關學科的關系。四、秘書工作的要求８０年代以來，我國秘書工作有了明顯的發(fā)展和變化，黨和政府提出了一系列新的要求，這些要求可概括為“四個轉變”和“六個強調”。第三節(jié)秘書工作的特點、作用及任務 一、秘書工作基本特點 （一）從屬性； （二）政治性； （三）事務性； （四）被動性； (五) 綜合性。（四）從擔任的職務來分秘書長；辦公廳（室）主任；秘書科長；股長；辦事員等。秘書工作是輔助領導進行決策管理和綜合服務的工作，輔助性是它的根本性質； ２、綜合性；３、服務性；４、機密性。 （二）我國現(xiàn)代秘書的概念廣義的秘書是指不論是否具有秘書職務，但實際上從事著秘書業(yè)務的辦公室工作人員，如文書、檔案、機要、調研、信息、協(xié)調、督查、信訪等工作人員。（二）俄羅斯對秘書的定義： 秘書是一項普通的職業(yè)，其職能主要是為機關提供稱作秘書的幫助性、事務性和信息性的服務。第一章（三）日本對秘書的定義： 幫助與處理各項事務的工作人員。狹義的秘書是指在領導身邊，直接為領導從事事務性、信息性、輔助性的工作，是輔助領導、掌管文書、處理信息和辦公室日常事務的重要助手，是具有秘書職務的專門管理人才。二、秘書類型劃分 （一）從經(jīng)濟支取和服務對象分：公務秘書私人秘書。（五）從業(yè)務水平來分美國分為“見習秘書”和“正式秘書” ；英國則把秘書人員分為五級：即速記打字級、書記級、文牘級、執(zhí)行級、行政級；我國對秘書根據(jù)這一特點進行劃分尚不明顯，按照秘書職業(yè)資格分為四、三、二、一級。 二、 秘書工作的作用 （一）樞紐作用； （二）參謀作用；（三）助手作用； （四）信息作用；（五）協(xié)調作用； （六）門面、“窗口”作用。調查研究；秘書工作的“四個轉變”１、由單純地辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事又出謀獻策；２、由單純地傳遞信息轉變?yōu)榫C合處理信息；３、由被動服務轉變?yōu)橹鲃臃?；４、由憑老經(jīng)驗辦事轉變?yōu)榭茖W化管理。秘書學的涵義和研究對象 一、秘書學的涵義　　研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的科學。第五節(jié)　我國秘書工作的發(fā)展趨勢一、我國秘書工作職能的轉變（一）支持決策，由提供信息轉變?yōu)榧忍峁┬畔?，又擬制方案；（二）輔助管理，由重在組織、指揮、實施、督查轉變?yōu)橹卦诜?、協(xié)調與控制；（三）處理信息，由單向發(fā)布、傳達信息轉變?yōu)殡p向溝通信息；（四）計劃工作，由重在層層傳達計劃轉變?yōu)橹卦讵毩⑵髣?。中國秘書發(fā)展簡史 一、秘書工作的產(chǎn)生的社會條件 ： （一）有了社會組織的領導部門 （二）有了文字與公務文書 二、我國古代秘書發(fā)展簡況 （一）我國秘書工作萌發(fā)于夏朝，形成于殷商，秦漢時期是我國秘書工作的確立時期。 （三）明朝是我國古代秘書工作的強化時期。 （三）國民黨政府的秘書工作有所開拓，機構設置健全，學習、吸收了不少外國經(jīng)驗。因此，這時的秘書是一種領導職務，他們只是以一部分精力兼理秘書工作。我國秘書在不同時期的稱呼 先秦時期：殷商時期：巫 古代地方各級機構也有實際從事秘書工作的人員，其名稱主要有主簿、孔目、吏目、判官、師父等。 六、 魏晉南北朝時，秘書寫作已發(fā)展為一門專業(yè)性很強的技藝。 明代，科舉制度臻于完善。就其選拔方式而論，有學校培養(yǎng)、科舉考試、聘用、從有實際經(jīng)驗的職官中精選和從下級機關秘書中提拔等。 歷代中央秘書機構“膨脹回位”的原因： 第一、皇權周期性地由強轉弱； 第二、實務性的秘書機構周期性地由弱轉強； 第三、權限不明為秘書機構擴權推波助瀾。 思考題 學習了我國古代秘書工作的起源與發(fā)展，你有哪些體會？ ２、我國歷代中央秘書機構存在怎樣的演進規(guī)律？第三章秘書工作機構的職能與工作要求第一節(jié)秘書工作機構的地位一、秘書工作機關的地位　　　中央、省市和政府機關的秘書工作機構通常稱為秘書工作機關。其地位與作用如下圖：第三節(jié)三、職業(yè)能力特征：具備文字與語言溝通能力、綜合協(xié)調與合作能力、邏輯思維與分析能力。第三節(jié)工作要求秘書國家職業(yè)標準工作要求職業(yè)考核的內容秘書申報條件06年資格鑒定時間（國家方案、廣東）考核時間表國家職業(yè)資格工作網(wǎng)廣東省職業(yè)技能鑒定指導中心第五章 秘書人際關系的處理‘第一節(jié)秘書人際交往的藝術技巧 秘書交際的語言，主要是指書面語言和口頭語言兩種。 （二）自我介紹要清楚、明白 自我介紹一般只是向對方介紹一下姓名、職業(yè)即可。只要不是肉麻的吹捧、不合事實的阿諛奉承，使用贊美語就多多益善。在奉命交代某人辦某項事時，更要注意運用鼓勵的語言，使對方鼓起信心，激起勇氣，懷著受到領導看重的良好心態(tài)去完成工作。 二、要注意說話的不同語調，注意吐字清晰 同各方面的人交往，要因人因地運用不同的語調表達不同的情感，才能收到理想的表達效果。吐字不清楚，聲音忽高忽低，都會影響正常的交往。如何具體處理好與領導的關系 一、 處理秘書與領導關系的原則 堅持按規(guī)章制度辦事的原則堅持按職責分工單向請示的原則遵守對同級領導人“一視同仁”的原則增進領導之間團結的原則 二、 與領導建立一種良好的關系對領導應有深切的了解在這方面最重要的是把領導看作一個有個性的人，而不是概念的化身。若他的缺點一犯再犯時，應運用你說話的技巧，在適當?shù)臅r機委婉地規(guī)勸他，讓他了解并樂意接受。(3)當發(fā)現(xiàn)自己犯錯誤時應該想到紙是包不住火的，千萬不要掩飾，更別以為時過境遷，無人會發(fā)現(xiàn)你的過錯。第三，不要自此以后頹喪，怨天尤人或次日即請假。 主動而不越位脫軌秘書工作是以領導工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進行上下、左右、前后同步運行的輔助性工作。 服從而不盲從附和秘書工作是上情下達、下情上報的樞紐，有調度、協(xié)調、綜合加工的作用。按領導者的意見辦事，也只能是執(zhí)行正確的意見，對一些不正確的、違法亂紀、以權謀私的點子或行為，不僅不能辦，還要堅決抵制和反對。本著工作上的支持，關系上的愛護，感情上的友誼去做，這比什么都重要。在下達的時候，要站在上級角度，把上情不漏地講得清清楚楚；在上報的時候，要站在下級角度，把下情說得明明白白。辦公室與秘書人員的管理 參閱書目：[美]彼得﹒圣吉著：《第五項修煉——學習型組織的藝術與實務》，上海三聯(lián)書店1998年7月第2版。一、 辦公室管理概述（一） 一個單位的管理體系一般由四種機構組成：一是領導決策部門（常稱領導班子，是決策中心、指揮中心）；二是執(zhí)行部門（職能機構），共同組成貫徹領導決策的執(zhí)行系統(tǒng)；三是監(jiān)督部門，檢查、監(jiān)督執(zhí)行部門貫徹實施領導決策的活動；四是反饋部門，收集各種信息并加以分析處理，向領導提供決策參考資料。辦公室中影響工作人員的心理、態(tài)度、行為以及工作效率的各種因素的總和稱為辦公室環(huán)境。２、按工作性質分　　　一般分為工程技術工作、管理性工作、經(jīng)濟性工作、服務性工作和其他工作。禮儀的具體體現(xiàn)和表現(xiàn)形式：禮節(jié)、禮貌、儀表、儀式、器物、服飾、象征等。在我們今天社交場合使用的眾多禮節(jié)中，它可謂是流行最廣、使用頻率最高的一種禮節(jié)。握手時不要用力過猛，尤其對女性。握手的姿勢。應該區(qū)分不同場合，以及對方年齡、性別、地位等因素正確使用。目前，它主要用于佳節(jié)團拜活動、元旦春節(jié)等節(jié)日的相互祝賀。 （四）擁抱禮擁抱禮是流行于歐美的一種禮節(jié)，通常與接吻禮同時進行。如女方地位較高，男士要屈一膝作半跪式，再提手吻之。 （六）合十禮合十禮又稱合掌禮，流行于南亞和東南亞信奉佛教的國家。（三）紀念、聯(lián)誼等宜用莊重、樸素色，如藍色、黃色。 四、發(fā)柬方式 （一）專送。是指柬帖通過郵局發(fā)送，這是最通常的做法，特別是規(guī)模大、人數(shù)多的情況下 只能這樣做。（四）電話。 （一）公務專用信件格式要求信頭。頂格書寫受信單位或受信人的姓名，如是個人，應在姓名后加職務銜，以示尊重。引據(jù)指引事實或法令或成案或來文或某種理論；申述指敘述自己的意見。指收函單位或個人。正文中提到對方單位應寫“貴公司”、“貴校”。結尾語、慣用禮貌語，有關申述的有“特此函論”、“見復”、“奉復”；有關祈請的有“敬希諒解”、“希予批準”、“務請回復”等。寫上發(fā)函單位全稱或發(fā)函者姓名和職銜，寫上詳細擬稿時間。在看人時一般應平視，而且不要長久盯視一個部位。社交凝視——看著對方倒三角部位（雙眼上線到嘴）。積極側掃視——積極側掃視是平視、伴隨著微笑與略微翹起的眉毛，表示興趣、喜歡、同意。女性姿勢美體現(xiàn)在姿態(tài)端莊而不輕浮，舉止文雅而不粗俗，男性應是穩(wěn)重而不失灑脫，剛勁而不乏柔和，這是總的原則。女子站立時，略呈V字型，膝和腳后跟應盡量靠緊。人座后，人體重心要垂直向下，腰部挺起，上身要直，女子入座時，還要用手把裙子后片向前攏一下，顯得境雅。 站坐位置的空間范圍 一是密切區(qū)域（60厘米以內），主要在特別親密的人之間使用；二是個人區(qū)域（60—90厘米之間），這是個人交際的距離；三是社交區(qū)域（—4米之間），在辦公室或正式談判、會晤等活動時采用；四是公共區(qū)域（4米以上），這是在一些大的公共場合，如演講、報告等活動時的距離。介紹的方式多種多樣。然后如是他人介紹，則按照先將男性介紹給女性，將年輕者介紹給年長者，將職位（級別）低的介紹給職位（級別）高的，將晚到的介紹給早到的順序依次進行。如果你正坐著，應該起立（除婦女與年長者外）。 （一）饋贈的基本原則和要求 要明確贈禮的性質要摸清贈禮對象的身分、性格、愛好和習慣及文化修養(yǎng)等要掌握好贈禮的時間要選擇贈禮的適當場合（二）饋贈禁忌和注意點 當你選擇好滿意的禮品后要精心包裝，再選一條緞帶或其他材料作點綴。送禮時，不要反復說過分謙虛的話和過多介紹禮品性能或暗示禮品的貴重，這會讓人感到俗氣。 十、應注意不同國家的風俗習慣 由于各國習俗不同，送禮在國際交往中成了一種復雜的禮儀。日本人送禮的主要用意包括：償還別人的人情；團體之間相互送禮或團體代表以個人名義送禮，這樣個人之間不會由于工作關系而擔負送禮的義務了；有求于別人而送禮，這在某種程度上是一種賄賂行為；真正由于感情的驅