【文章內(nèi)容簡介】 管理人員直接受行政人事主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。二、負責辦公室相關規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項事務有序開展。四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關系，為各部門工作開展提供相應的服務。五、負責公司對內(nèi)、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。七、協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印制、收發(fā)傳真等。第三章工作規(guī)范一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范，相關規(guī)定按照員工守則細則執(zhí)行。二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。第四章辦公室事務管理一、文書管理制度文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的職責范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上形成的，檔案是文書的延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規(guī)定。（一）文件管理制度 第一條管理要點為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學化，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達無歧義。根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。第二條制度規(guī)范文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行。公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準后方可借閱。辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。第三條文件管理流程設計內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀（二）文書管理制度 第一條管理要點為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導作用。文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編）、行政人事部發(fā)文文書（學習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進行調(diào)整。根據(jù)文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。第二條制度規(guī)范根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學習。按照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。行政辦公室發(fā)出的學習文書，需附上學習進度表；閱讀者需認真學習并簽名備注。按時間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。辦公室負責人為第一責任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。違反以上規(guī)定者按照相關規(guī)定予以懲處。第三條流程設計起草文書→填寫《發(fā)文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀（三）檔案管理制度 第一條管理要點為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業(yè)，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。第二條制度規(guī)范應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復、定稿等。所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴格做好記錄。第三條流程設計根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退二、辦公用品管理制度 第一條管理要點為了加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項程序，節(jié)約辦公經(jīng)費，提高利用效率。辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現(xiàn)象。辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優(yōu)選用，合理開支。第二條制度規(guī)范公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。辦公用品購置應遵循以下程序：每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)部門主管批準，財務部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進行靈活處理，但必須經(jīng)部門主管批準。根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。各部門申領的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領用未填表登記，事后須及時補填。任何人未經(jīng)允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。辦公用品管理人員負責收發(fā)入、離職人員的辦公用品。辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進行一次匯總普查。管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。第三條管理流程設計編制《需求計劃表》審批采購入庫登記發(fā)放編制需求計劃統(tǒng)計申購情況月末清算匯總出庫登記三、圖書管理制度 第一條管理要點為了讓大家有一個良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù)，規(guī)范圖書管理工作。圖書管理人員嚴格按照制度中規(guī)定準時到崗，服務到位，保證借還流程有序進行。根據(jù)圖書類別，對圖書進行編號，并制作目錄卡以備員工查閱。第二條制度規(guī)范各部門可根據(jù)實際工作需要，申請申購圖書。按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責采購圖書12次。對所有圖書進行分類整理，貼上類別標簽并編號登記，注明購進日期、作