【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 或通過(guò)其它形式經(jīng)過(guò)登記領(lǐng)回的文件資料。 （ 2）信函、傳真等形式的收文。 收文必須及時(shí)送交綜合管理部辦理。送交文件資料必須齊全完整，不漏項(xiàng)缺頁(yè)。 收文由綜合管理部專人填寫(xiě)《 收文登記 表 》 ，經(jīng)辦人簽名認(rèn)可。 （二）分發(fā)與呈批。綜合管理部經(jīng)理根據(jù)輕重緩急，在《文件呈批表》上簽署處理意見(jiàn)。按權(quán)屬呈送領(lǐng)導(dǎo)批閱。 （三）批閱。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)抓緊批閱文件。“特急”須即時(shí)閱批，“急件”須從速閱批，“普件”須三日內(nèi)閱批。 （四）經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件，由綜合管理部及時(shí)送交承辦單位。 共創(chuàng)集團(tuán)行政管理制度 6 （五）綜合管理部負(fù)責(zé)督促辦理，協(xié)調(diào)關(guān)系，解決矛盾，及時(shí)反饋。 （六） 歸檔。 文件處理完后，由綜合管理部登記歸檔。 第六條 內(nèi)部收文程序 （一）接收 內(nèi)部收文渠道包括總部下發(fā)的紅頭文件，各部門之間的工作通知書(shū)、合同等。 來(lái)文一律逐件清點(diǎn)，由該部門文秘或文書(shū)接收，同時(shí)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本部門辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及集團(tuán)有關(guān) 規(guī)定；涉及其他部門或職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。 經(jīng)審核，對(duì)符合規(guī)定的公文，文秘或文書(shū)應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門或人員辦理，需要兩個(gè)以上部門或人員辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦者。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。對(duì)不符合規(guī)定的公文，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回呈報(bào)單位并說(shuō)明理由。 （二）審閱 審閱公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主閱人應(yīng)當(dāng)簽署明確意見(jiàn)、姓名和審批日期，其他審閱人簽名視為同意；沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，簽名表示已閱知。 （三）承辦 承辦者收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理， 不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的文秘或文書(shū)并說(shuō)明理由。 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)協(xié)調(diào)或裁定。 送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門或人員辦理的公文，文秘或文書(shū)要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。 （四）周知 應(yīng)及時(shí)將文件傳達(dá)到位。按照文件傳達(dá)范圍，及時(shí)傳達(dá)到每個(gè) 人員，做到無(wú)一漏錯(cuò)。傳達(dá) 文件 根據(jù)需要區(qū)別進(jìn)行，或集中宣讀，或個(gè)別傳閱。 同時(shí) 做好記錄，特別是傳閱時(shí)要逐一填寫(xiě)傳閱單。對(duì)于出差在外的人員，應(yīng)以電話方式傳達(dá)文件精神。 第七條 文件辦理期限。 （一） “秘 密 ” 以上等級(jí) 文件 ， 應(yīng)隨到隨辦，文到一日內(nèi)處理完畢。 （二） 一 般 文 件，文到三日內(nèi)處理完畢。 （三） 合同 、計(jì)劃、規(guī)章 制度 等特殊 文 件 ， 部門主管 視情 規(guī)定處理期限。 共創(chuàng)集團(tuán)行政管理制度 7 （四） 來(lái)文 明確辦理 期限 的 ，應(yīng) 在 限期內(nèi)處理完畢。 （五） 傳閱文件隨到即閱，一般當(dāng)天閱完。 第四 章 會(huì)議管理 制度 第一條 為規(guī)范和精簡(jiǎn)會(huì)議，特制定本管理 制度 。 第二條 會(huì)議必須統(tǒng)一安排。 第三條 會(huì)議提議人負(fù)責(zé)確定會(huì)議議程及參會(huì)人員。 第四條 會(huì)議如形成決議的，則根據(jù)決議擬制紀(jì)要。 第五條 綜合管理部組織集團(tuán)總經(jīng)理 辦公會(huì)議或?qū)ｎ}會(huì)議，擬制會(huì)議紀(jì)要，匯總會(huì)議精神落實(shí)情況。 第六條 會(huì)議安排。 （一） 會(huì)議提議人必須提前一天向綜合管理部遞交開(kāi)會(huì)申請(qǐng)。 （二） 綜合管理部安排會(huì)議的地點(diǎn)、時(shí)間，通知參會(huì)人員。 第七條 組織會(huì)議程序。 （一）召開(kāi)會(huì)議根據(jù)討論事項(xiàng)和中心任務(wù)確定。會(huì)議形式分兩種，一是制度式的工作例會(huì)，即辦公會(huì)；二是根據(jù)需要隨機(jī)召開(kāi)的專題會(huì)議。 （二）集團(tuán)辦公會(huì)議原則上每月召開(kāi)一次。 （三）凡制度確定召開(kāi)的會(huì)議必須堅(jiān)持，參會(huì)者必須屆時(shí)到會(huì)，不得 無(wú)故缺席。如有特殊情況， 原則上 要提前一天請(qǐng)假并經(jīng)批準(zhǔn)。 （四）主持人介紹會(huì)議議程和參會(huì)人員報(bào)到情況。 （五）參會(huì)人員圍繞議題進(jìn)行討論。 （六）主持人進(jìn)行總結(jié)發(fā)言，形成會(huì)議決議。 （七）指定秘書(shū)做好會(huì)議記錄。記錄者即時(shí)擬制會(huì)議紀(jì)要，依據(jù)發(fā)文程序和權(quán)限及時(shí)呈送簽發(fā)。 第五 章 檔案管理 制度 第一條 為了規(guī)范公司檔案管理，提升文檔使用價(jià)值，制定本管理 制度 。 第二條 檔案工作的宗旨：收集齊全，及時(shí)歸檔，完好保存，方便利用。 第三條 基本規(guī)則 共創(chuàng)集團(tuán)行政管理制度 8 (一 )歸檔 集中保管。公司全部檔案材料原件由綜合管理部檔案室集中保管 ，任何部門或個(gè)人不允許私留。各部門將紅頭文件、重要資料辦理完后及時(shí)送交歸檔。 詳細(xì)登記。文件承辦人要將原文和擬歸材料整理完好，標(biāo)著清楚 (包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者等等 )，以利于分類登記歸檔。 規(guī)范利用。正式的檔案一經(jīng)產(chǎn)生，經(jīng)辦人辦理借用手續(xù)后，從綜合管理部檔案室借用。 (二 )交接 員工離職必須主動(dòng)將經(jīng)辦的檔案資料交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。檔案材料必須齊全完整。 《檔案材料交接單》是員工辦理離職時(shí)必須具備的依據(jù)，對(duì)于不具備者，公司不予辦理相關(guān)手續(xù)。 第四條 管理責(zé)任 （一） 按級(jí)管理。檔案管理實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合。以集中管理為主，分散管理為輔。明確各部門兼職檔案管理員以及其職責(zé)范圍。 （二）歸口負(fù)責(zé)。綜合管理部負(fù)責(zé)集團(tuán)公司檔案的統(tǒng)一管理，部門負(fù)責(zé)本部門檔案工作。 （三）工作職責(zé)。各級(jí)檔案管理人員