【正文】 按照職權(quán)，負(fù)責(zé)檔案的收集、歸檔。 第五條 檔案內(nèi)容 檔案內(nèi)容，包括文字資料、照片、圖紙、音像制品、電子版等應(yīng)該作為檔案資料保存的一切資料。 （一） 集團(tuán) 公司重要經(jīng)營活動(dòng)和決策形成的文件資料及原始記錄。 （二） 各子 公司有關(guān)土地征用、 生產(chǎn)、 銷售等方面所產(chǎn)生的文件及證件（如招投標(biāo)書、中 標(biāo)書、土地證等），以及重要業(yè)務(wù)資料。 （三） 各子 公司有關(guān)施工及驗(yàn)收等方面所產(chǎn)生的文件、證件、以及重要業(yè)務(wù)資料。 （四）政府機(jī)關(guān)發(fā)給 集團(tuán) 公司的有關(guān)文件資料。 （五） 集團(tuán) 公司內(nèi)部的文書，包括紅頭文件、簡報(bào)、會(huì)議記錄、工作通知等。 （六） 集團(tuán) 公司報(bào)送政府的文件和批復(fù)及公司對外來往的文件資料。 （七） 集團(tuán) 公司合同書、協(xié)議書等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)文件資料。 （八） 集團(tuán) 公司人事任免、調(diào)配和職工獎(jiǎng)勵(lì)處分等文件。 （九） 集團(tuán) 公司職工工資、福利方面的文件。 共創(chuàng)集團(tuán)行政管理制度 9 （十）財(cái)務(wù)部 相關(guān)帳表文件 等。 （十一）公司歷史沿革大事記，以及反映公司重要活動(dòng)的 簡報(bào)、宣傳、照片、圖片、錄音帶、錄像帶等資料。 第六條 檔案收集 （一）綜合管理部負(fù)責(zé)傳遞文件資料的收集。正式文件一經(jīng)產(chǎn)生，應(yīng)及時(shí)歸檔。具體分為以下兩種情況： 外部來文的收集 ① 需要復(fù)函的文件。各部門在文件辦理完后必須將來稿原件、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)、公司經(jīng)辦部門復(fù)函的正式文稿交檔案管理員登記歸檔。 ② 無需復(fù)函的文件。需要領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件，各部門專人將來文原件和領(lǐng)導(dǎo)批示交檔案管理員登記歸檔；不需要領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件，直接交檔案管理員歸檔。 ③ 檔案管理員接收文件資料歸檔要及時(shí)嚴(yán)格，檢查文件資料要一絲不茍。 內(nèi)部文件 資料的收集 ① 內(nèi)部公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，將有領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)文件的草稿定稿、正式文稿、呈批單等進(jìn)行歸檔。 ② 公司所有紅頭文件須交綜合管理部文件承辦人處理，并由其即日交集團(tuán)檔案室存檔。 （二）公司各部門在工作中的活動(dòng)不需要行文的，不須經(jīng)綜合管理部遞送的文件資料（如工程合同、工程圖紙、技術(shù)資料等）的收集，采用以下辦法： 工程資料按所在地區(qū)檔案館提供的工程檔案目錄整理所有資料，根據(jù)項(xiàng)目完成進(jìn)度及時(shí)遞交 綜合管理部檔案室存檔； 檔案管理員根據(jù)檔案材料目錄，及時(shí)向相關(guān)部門催收漏交檔案。 第七條 公司人事、財(cái)務(wù)檔案歸本部門負(fù) 責(zé)，集團(tuán)檔案室只對其起監(jiān)督作用。 第八條 檔案的整理。 （一） 本年度所有歸檔文件先按時(shí)間和部門分別裝入臨時(shí)檔案盒，以備查用；年底全面鑒定整理，以確保檔案質(zhì)量；于次年四月底將分類、組合后的文件進(jìn)行系統(tǒng)排列、編號(hào)、擬寫案卷標(biāo)題、裝訂和進(jìn)行案卷目錄的編制。同時(shí)確定存檔期限及密級，目錄入電腦，檔案入庫。 （二）工程檔案在資料上交綜合管理部檔案室后一個(gè)月左右整理入庫（方法同上）。 （三）檔案分類應(yīng)根據(jù)資料內(nèi)容、內(nèi)部組織、產(chǎn)生時(shí)間等因素進(jìn)行。文書檔案采用年度機(jī)構(gòu) 分類法，如：年度 +名稱 +總登記號(hào) +檔號(hào)（部門） +保管期限 +柜號(hào)；工程檔案應(yīng)根據(jù)項(xiàng)共創(chuàng)集團(tuán)行政管理制度 10 目分類，如：年度 +名稱 +總登記號(hào) +檔號(hào)（民用建筑） +保管期限 +柜號(hào)；工程合同也按項(xiàng)目分類，如年度 +名稱 +總登記號(hào) +檔號(hào)（區(qū)域）（項(xiàng)目名稱） +保管期限 +柜號(hào)。每小卷中設(shè)有目錄及備考表。 （四）檔案保存期限分為永久、長期（ 15年 50年）、短期（ 15 年以下）。 永久保存：（ 1）公司章程、制度；（ 2）公司重要會(huì)議紀(jì)要、決議、簡報(bào)等；（ 3）重要活動(dòng)中所產(chǎn)生的照片、音像制品；（ 4）工程項(xiàng)目中的前期資料，如政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)；（ 5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（ 6）工程圖紙；（ 7）其他經(jīng)核定須永久 保存的文書。 長期保存：（ 1）反映公司內(nèi)部一般工作活動(dòng)的文件；（ 2）合同書、協(xié)議書（ 3）工程文字資料；（ 4）人事任免材料；（ 5）其他經(jīng)核定須長期保存的文書。 短期保存：（ 1）一般事務(wù)性的文件；（ 2）期滿或解除的合同（ 3）上級起草并成為正式文件的草稿；（ 4）其他經(jīng)核定須短期保存的文書。 （五）公司文件密級分為 A絕密、 B機(jī)密、 C秘密、 D公開四種等級。 A級文件 (絕密 )：指最重要的公司秘密，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到重大損害的文件資料，包括：財(cái)務(wù)分析報(bào)告、工程決算材料；對高層管理者的考核報(bào)告、評 議等；對工資分配方案及所屬文件；涉及項(xiàng)目成本、利潤的報(bào)告或論證材料；如投資計(jì)劃與分析、項(xiàng)目可研報(bào)告等；公司尚未實(shí)施或正在實(shí)施的經(jīng)營戰(zhàn)略決策、公司項(xiàng)目技術(shù)的核心資料；公司其它認(rèn)為應(yīng)列入絕密范疇內(nèi)的文件資料及聲像材料。 B級文件 (機(jī)密 )：指重要的公司文件，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到損害的文件資料，包括： 公司注冊及相關(guān)文件；技術(shù)資料、工程建設(shè)圖紙；立項(xiàng)報(bào)告、業(yè)務(wù)進(jìn)度分析報(bào)告；各種未正式批復(fù)或采取的計(jì)劃、方案；涉及公司尚未公開或不宜公開情報(bào)的來往文書，以及合同、協(xié)議文本、政府部門對公司的處罰決定等；公司其它認(rèn)為 應(yīng)列入機(jī)密范疇內(nèi)的文件材料及聲像材料。如經(jīng)濟(jì)糾紛、工程招投標(biāo)文件等； C級文件 (秘密 )，包括： 各種證明材料；關(guān)于招商引資的有關(guān)資料；工程方面的洽商等；公司其它應(yīng)列為秘密的文件資料及聲像材料，如給領(lǐng)導(dǎo)的函件、竣工圖、竣工資料等。 D級文件 (公開 )：指一般性的，可以提供給所有的員工查考利用的文件資料，包括： 平時(shí)各種工作條例、規(guī)章制度；一般業(yè)務(wù)工作來往文件 (不涉及絕密、機(jī)密的文件 )；各類一般性的請示、通知、會(huì)議紀(jì)要，簡報(bào)、情況反映等；行政管理工作的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；一般性