【正文】 代批復(fù)返回，并請(qǐng)示部門予以執(zhí)行。第二十條 請(qǐng)示提案原本由行政部保管。第五章 文書(shū)的整理與保存第二十一條 文書(shū)按內(nèi)容進(jìn)行整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結(jié)的文書(shū)，一類是可以歸檔的文書(shū)。第二十二條 全部完結(jié)的文書(shū)，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在“文書(shū)保存簿”上做好登記，歸檔保存。第二十三條 制度規(guī)定、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書(shū)、合同書(shū)、往來(lái)公文與特許專利等特別重要的文書(shū)，由行政部填寫(xiě)“重要文書(shū)目錄”后，予以保存。第二十四條 文書(shū)的保存年限如下：1．永久保存文書(shū)，包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)文書(shū)；股票關(guān)系書(shū)類；重要的訴訟關(guān)系文本；重要的政府許可證書(shū)；有關(guān)公司歷史的文書(shū)；決算書(shū)和其他重要的文書(shū)。 2．保存十年文書(shū)，包括請(qǐng)求審批提案文書(shū)，人事任命文書(shū)，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書(shū)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)帳簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要文書(shū)。 3．保存五年文書(shū)，指不需要保存十年的次重要文書(shū)。 4． 保存一年文書(shū)，指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書(shū)。如果是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。第二十五條 所有重要的帶密級(jí)文書(shū)，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。第二十六條 保存期滿以及沒(méi)必要繼續(xù)保存的，經(jīng)主管決定，填寫(xiě)廢除理由和日期后，予以銷毀。機(jī)要文書(shū)以焚燒或碎紙機(jī)銷毀。第二十七條 如果職務(wù)或部門劃分發(fā)生變更，或者作出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更調(diào)整后的結(jié)果。第二十八條 必須做好重要文件的借閱登記工作，并注明歸還日期。第二十九條 本制度難以執(zhí)行時(shí)，須與行政部聯(lián)系，由行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人作出裁定。第三十條 本制度自頒布之日起實(shí)施。七 檔案管理制度為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書(shū)檔案、聲像檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定：（一） 立卷歸檔1． 立卷歸檔的職責(zé)（1） 公司各部門均為立卷歸檔部門。公司行政部負(fù)責(zé)公司的立卷歸檔工作，各部門、各員工均要嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔制度，應(yīng)歸檔的文件材料要妥善保存、及時(shí)歸檔編號(hào)、任何人不得以任何理由拒絕歸檔。（2） 行政部經(jīng)理和各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦理立卷歸檔工作。2． 立卷歸檔的范圍（1） 重要的會(huì)議資料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等；（2） 公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則；（3） 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料； （4） 公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)；（5） 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；（6） 公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)；（7） 公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄（表單）及工作簡(jiǎn)報(bào)；（8） 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件資料；（9） 公司管理人員任免的文件資料；（10） 關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料；（11） 本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料；（12） 公司重要設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案及基建檔案材料；（13） 反映公司各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動(dòng)的有保存價(jià)值的技術(shù)文件、圖紙、信息、市場(chǎng)營(yíng)銷資料等。3． 平時(shí)歸卷（1） 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案員集中統(tǒng)一保管。（2） 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。（3） 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職檔案員歸卷。（4） 專(兼)職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。4． 立卷歸檔的基本要求（1） 各立卷單位應(yīng)使用本單位統(tǒng)一格式的檔案袋裝訂檔案。（2） 文件應(yīng)按不同年份進(jìn)行立卷。（3） 立卷時(shí)應(yīng)根據(jù)文件形式的客觀規(guī)律和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)特點(diǎn)，依照同類合并的原則進(jìn)行歸檔，將一組具有有關(guān)聯(lián)系的文件材料組成一個(gè)卷。（4） 有密切關(guān)聯(lián)的文件不可分散。（二） 檔案的調(diào)用1． 公司員工應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行借閱管理制度，履行借閱手續(xù)。2． 員工調(diào)用本部門的檔案，應(yīng)征得本部門經(jīng)理同意。3． 調(diào)用公司檔案，應(yīng)提出申請(qǐng)，并經(jīng)得公司行政部經(jīng)理同意，方可調(diào)用。4． 調(diào)用的檔案，一般不得帶離公司，公司檔案被借出辦公室時(shí)，借用人須在檔案登記本上登記，借閱檔案三日內(nèi)歸還，如需繼續(xù)借閱，必須在登記本上簽字后，方可繼續(xù)借閱。5． 凡屬絕密、機(jī)密技術(shù)資料與本人工作無(wú)關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。6． 嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。7． 丟失資料者，應(yīng)及時(shí)書(shū)面通知行政部負(fù)責(zé)人，以便采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。8． 銷毀過(guò)期檔案，應(yīng)由部門經(jīng)理審批后方可銷毀。9． 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。10． 凡調(diào)離本公司職工，必須歸還全部技術(shù)資料，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。（三） 檔案管理1． 凡需永久和長(zhǎng)期保存的檔案，應(yīng)使用專柜集中存放，妥善保管。2． 存放永久和長(zhǎng)期檔案的專柜，由行政部指定專人管理。3． 各部門如需永久和長(zhǎng)期保存的檔案移交給檔案管理部門或放于檔案庫(kù)內(nèi)，應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，并由經(jīng)辦人員在移交單上簽名。4． 檔案管理人員對(duì)集中保管的檔案要進(jìn)行登記編號(hào)和編制目錄以便查閱，查閱重要帶密級(jí)檔案需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。八 公司例會(huì)管理制度第一條 公司管理人員例會(huì)每周舉行一次，由總裁主持，總監(jiān)及各部門經(jīng)理級(jí)人員參加。第二條 會(huì)議主要內(nèi)容為：1．總裁傳達(dá)董事會(huì)、總裁辦公室精神。2．各部門經(jīng)理匯報(bào)一周工作情況，以及需提請(qǐng)總裁或其他部門協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題。3．由總裁對(duì)本周各部門的工作進(jìn)行講評(píng)，提出下周工作的要點(diǎn)，進(jìn)行布置和安排。4．其他需要解決的問(wèn)題。第三條 與會(huì)者在會(huì)上要暢所欲言，各抒己見(jiàn)，允許持有不同觀點(diǎn)和保留意見(jiàn)。但會(huì)上一旦形成決議，無(wú)論個(gè)人同意與否，都應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。第四條 嚴(yán)守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密，在會(huì)議決議未正式公布以前，不得私自泄露會(huì)議內(nèi)容，影響決議實(shí)施。第五條 各部門經(jīng)理主持召開(kāi)本部門例會(huì)。每月不得少于2次。第六條 部門例會(huì)主要內(nèi)容為：1．聽(tīng)取部門內(nèi)部各崗位工作情況匯報(bào)，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。2．研究制定本部門工作計(jì)劃及考核措施。3．傳達(dá)公司整體工作計(jì)劃、各級(jí)會(huì)議精神及工作要求，反應(yīng)員工工作建議。4．其他需要在部門例會(huì)上解決的問(wèn)題。九 出差管理制度(詳見(jiàn)公司財(cái)務(wù)制度)十 圖書(shū)管理規(guī)定公司購(gòu)置圖書(shū)的目的，是為了使公司逐漸形成一種圍繞管理、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)等方面開(kāi)展學(xué)習(xí)和研究的風(fēng)氣，進(jìn)而提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)為員工查閱資料提供方便。為了使圖書(shū)管理有序化，特制定此規(guī)定。1．公司圖書(shū)由行政部指定專人負(fù)責(zé)保管、整理。2．各部門如需要購(gòu)買圖書(shū)或雜志，須填寫(xiě)《圖書(shū)訂購(gòu)單》，注明申請(qǐng)所購(gòu)圖書(shū)的書(shū)名，冊(cè)數(shù)，金額，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可進(jìn)行購(gòu)買，行政部負(fù)責(zé)人對(duì)購(gòu)買圖書(shū)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制和檢查。3．公司采購(gòu)的圖書(shū)，統(tǒng)一由圖書(shū)管理員按圖書(shū)管理卡要求進(jìn)行登記，注明購(gòu)入時(shí)間、購(gòu)書(shū)部門、圖書(shū)名稱、作者姓名、出版社名稱、出版年月、價(jià)格等必要的項(xiàng)目。4．每?jī)?cè)圖書(shū)都必須附上借閱卡及裝卡紙袋，并將裝卡紙袋貼在封底的內(nèi)側(cè)。5．公司采購(gòu)的圖書(shū)，應(yīng)在封面、目錄和第一頁(yè)上，以及在圖書(shū)中間的兩、三處，加蓋公司印章