【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 、發(fā)票、核銷單、各類所需的委托書(shū)。 D: 付款方式 Ｔ／Ｔ、Ｌ／Ｃ、Ｄ／Ｐ、Ｄ／Ａ。 E: 制作提單（電放、預(yù)借、倒簽、順簽）。 F: 報(bào)檢托書(shū)、合 同 、發(fā)票、裝箱單。 G:報(bào)關(guān)托書(shū)、合 同 、發(fā)票、裝箱單、理箱單、核銷單、通關(guān)單、關(guān)封。 財(cái)務(wù)部 市場(chǎng)部 船務(wù)部 報(bào)檢部 單證部 報(bào)關(guān)部 提箱登記 開(kāi)票 租船訂艙 A 做箱 B 安排運(yùn)輸 與船公司 確認(rèn)提單 取提單 拿艙單、 放箱、理 箱單 做關(guān)封 二程跟蹤 核算后報(bào) 價(jià) 客戶提供資料 C 付款交單 D 客戶 確定價(jià)格 客戶詢價(jià) 接單 登記、制 單 E 與船公司 確認(rèn)提單 備齊單據(jù) 報(bào)檢 F 商檢局審 單 收費(fèi) 檢驗(yàn)檢疫 發(fā)通關(guān)單 / 換證憑單 備齊單據(jù) 報(bào)關(guān) G 打印紙制 報(bào)關(guān)單 暫存、電 子報(bào)關(guān) 預(yù)錄 / 入 結(jié)關(guān) 放行 財(cái)務(wù)部 市場(chǎng)部船務(wù)部 報(bào)檢部單證部 報(bào)關(guān)部提箱登記開(kāi)票租船訂艙做箱安排運(yùn)輸與船公司確認(rèn)提單取提單核算后報(bào)價(jià)付款交單客戶客戶詢價(jià) 接單登記、制單與船公司確認(rèn)提單備齊單據(jù)報(bào)檢商檢局 審單收費(fèi)檢驗(yàn)檢疫出檢驗(yàn)報(bào)告 發(fā)通關(guān)單換證憑單備齊單據(jù)報(bào)關(guān)打印紙制報(bào)關(guān)單暫存、電子報(bào)關(guān)預(yù)錄 入結(jié)關(guān)放行圖 1：長(zhǎng)江國(guó)際貨代操作流程圖 6 該公司運(yùn)作流程中存在的問(wèn)題 企業(yè)信息通暢的問(wèn)題 隨著外部市場(chǎng)變化，中小物流企業(yè)組織構(gòu)造也要跟上時(shí)代的步伐。傳統(tǒng)按職能分工，形成“各自為政”的部門設(shè)置格局已出現(xiàn)諸多問(wèn)題。長(zhǎng)江貨代九江公司最突出的問(wèn)題之一就是企業(yè)信息不通暢。長(zhǎng)期的信息不通暢對(duì)中小物流企業(yè)來(lái)說(shuō)好比慢性自殺。信息傳遞有出入或緩慢或停滯，得不到及時(shí)有效的處理等等，使 得企業(yè)中部分員工或領(lǐng)導(dǎo)了解信息落后，處理信息的效率更是下降，最終導(dǎo)致企業(yè) 整體 運(yùn)營(yíng)效率下降，跟不上時(shí)代的節(jié)奏。 由于中小物流企業(yè)的信息化程度較低，目前日常網(wǎng)絡(luò)維護(hù)工作基本都是人工操作，定 時(shí)巡檢，日常登記還是以紙張保存，這種紙質(zhì)辦公存在諸多弊端： 長(zhǎng)期保存， 且易 遺失。 這樣，缺乏 合適的系統(tǒng)來(lái)跟蹤工作流 程 ，無(wú)法管理責(zé)任心不強(qiáng)的員工，信息的采集、傳送 也 緩慢； 公司所需數(shù)據(jù)若分散幾地，使用紙質(zhì)辦公，導(dǎo)致信息查詢難度極高，表單 更新也沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析 困難 ，很難做出及時(shí)、準(zhǔn)確的 決策； ，合作協(xié)調(diào)性不強(qiáng)。這 無(wú)法滿足 長(zhǎng)江貨代九江公司 高安全性和高效率的 工作 要求，工作效率低下，信息流通不暢扼住了中小物流企業(yè)高速發(fā)展的命脈。 所以 , 長(zhǎng)江貨代九江公司迫切需要整體提升公司的運(yùn)作水平，為公司內(nèi)部的信息交流提供相對(duì) 通暢的平臺(tái)，更為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確實(shí)時(shí)的運(yùn)作信息， 輔助風(fēng)險(xiǎn)決策的依據(jù)。 企業(yè)流程控制的問(wèn)題 目前， 我國(guó)中小 物流企業(yè)流程問(wèn)題比較突出，各流程沒(méi)有得到足夠的重視，也沒(méi)得到更好的流程控制。 首先， 長(zhǎng)江貨代九江公司 的流程活動(dòng)往往分散在不同的職能部門，并強(qiáng)行被割裂但權(quán) 責(zé)又不夠明確。該流程的活動(dòng)體現(xiàn)不出 各部門間 足夠的聯(lián)系，這必然會(huì)給全局流程運(yùn)作帶來(lái)很大的 影響 ，更不用說(shuō)進(jìn)一步優(yōu)化流程。 其次，從流程 全局出發(fā)， 長(zhǎng)江貨代九江公司 管理層很難 及時(shí)、 準(zhǔn)確 的掌握流程的整體運(yùn)作進(jìn)程。 當(dāng)要作出某些決策時(shí)可能只能依據(jù)各部門員工所呈報(bào)的相對(duì)不夠全面的信息，這使管理者決策存在失誤風(fēng)險(xiǎn)，致使危害整個(gè)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。所以，從更高的層面考慮，流程控制對(duì) 長(zhǎng)江貨代九江公司 的發(fā)展非常重要。 7 其三，由于 長(zhǎng)江貨代九江公司 流程控制不夠合理，不夠優(yōu)化，使得資源得不到優(yōu)化配置。有的部門由于工作的重要性和工作量需要相對(duì) 多些人員工作，而實(shí)際上人員又不夠，造成某些人工作量和工作壓力非常大，不滿情緒增加，工作不夠積極當(dāng)然效率也就不高；相反，有的部門本來(lái)流程可以更優(yōu)化而不需要那么多人卻又造成人員繁冗，整天看似很忙卻凈做些無(wú)用功，工作理不出頭緒。為最大限度提高工作效率并盡可能降低成本， 長(zhǎng)江貨代九江公司 可盡快引進(jìn)工作流軟件，使其企業(yè)服務(wù)流程得到有效控制，提高企業(yè)盈利。 8 第二章 長(zhǎng)江貨代九江公司運(yùn)作流程問(wèn)題的分析 信息通暢問(wèn)題分析 物流企業(yè) 信息的流暢與企業(yè)的生存競(jìng)爭(zhēng)力緊密相關(guān) ，尤其在類似于長(zhǎng)江貨代九 江公司這類中小物流企業(yè)中，信息的流通更顯至關(guān)重要，只有信息通暢 才能 充分發(fā)揮其作用 促進(jìn)企業(yè)高效快速運(yùn)轉(zhuǎn)而具備較強(qiáng)的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。 長(zhǎng)江貨代九江公司從市場(chǎng)部攬貨接到一票單 — 安排制單 — 租船訂艙 — 報(bào)檢報(bào)關(guān) —跟蹤上船 /二程 — 提單 /發(fā)票簽發(fā) — 財(cái)務(wù)費(fèi)用結(jié)清至核銷單退回貨主的一系列工作都需要財(cái)務(wù)、市場(chǎng)、船務(wù)、報(bào)檢、報(bào)關(guān)各部門的相互合作才能很好的服務(wù)到位，提升工作效率及企業(yè)口碑，而這前提是信息的流暢。 實(shí)際上，信息不夠流暢的的問(wèn)題在這類中小物流企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)而導(dǎo)致工作效率不高。長(zhǎng)江貨代九江公司這類物流公司 的信息通暢問(wèn)題的表現(xiàn)主要有三點(diǎn)： ，使得信息傳遞有出入或緩慢或停滯，得不到及時(shí)有效的處理。 當(dāng)工作的源頭 — 市場(chǎng)部接到客戶的第一手資料需及時(shí)讓其他各部門完全并準(zhǔn)確的知道，在信息傳遞過(guò)程中不論是發(fā)出方還是接收方都有出錯(cuò)可能，造成后續(xù)工作出現(xiàn)諸多麻煩；資料傳遞后操作部、船務(wù)部需根據(jù)資料盡快做好自己部門的工作并需相互配合，然后把提單的確認(rèn)、船名、航次、提單號(hào)等相關(guān)信息反饋到市場(chǎng)部，市場(chǎng)部人員好及時(shí)讓客戶了解出運(yùn)、到貨等情況；同時(shí)還需把信息傳遞到報(bào)檢、報(bào)關(guān)、財(cái)務(wù)各部門，以便提前計(jì)劃，使 后面的程序有效進(jìn)行下去。 這些信息很可能由于人員工作繁忙或不可預(yù)測(cè)的一些因素致使其傳遞錯(cuò)誤或傳遞不及時(shí)甚至停滯在某個(gè)部門，使整票單據(jù)處理拖后。同理，在報(bào)檢、報(bào)關(guān)、財(cái)務(wù)各部門也會(huì)出現(xiàn)類似問(wèn)題而影響前面環(huán)節(jié)的部門工作；而且，有時(shí)一票貨物的順利出運(yùn)還需要與其他貨代及船代公司溝通、協(xié)調(diào)配合，在這里也體現(xiàn)信息流暢的重要性。若有些信息沒(méi)得到很好的跟蹤，不但影響買賣雙方合同的執(zhí)行、利益的達(dá)成，更影響該企業(yè)信譽(yù)，從而破壞企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益。因?yàn)檫@些公司、部門的工作是有機(jī)結(jié)合的循環(huán)配合工作，所以不論哪個(gè)部門、環(huán)節(jié)出錯(cuò)都會(huì)影響企業(yè) 整體生存競(jìng)爭(zhēng)力。 ，信息查詢、統(tǒng)計(jì)難度高。 9 類似于長(zhǎng)江貨代九江公司這類中小物流企業(yè)的整體運(yùn)作一般由市場(chǎng)、操作、船務(wù)、報(bào)檢、報(bào)關(guān)、財(cái)務(wù)這幾個(gè)主要部門組成。因工作需要，報(bào)檢和報(bào)關(guān)人員經(jīng)常要與商檢局及海關(guān)的工作人員打交道，所以報(bào)檢部往往設(shè)在當(dāng)?shù)貦z驗(yàn)檢疫局附近，在海關(guān)設(shè)立報(bào)關(guān)行。報(bào)檢、報(bào)關(guān)部與公司的其他部門分居幾地工作，有時(shí)為了查詢或確認(rèn)某個(gè)信息，要打多個(gè)電話詢問(wèn)。這必然增加相關(guān)信息的查詢及統(tǒng)計(jì)難度而增加工作量，若能引進(jìn)工作流軟件將可以很好的解決這類問(wèn)題而減少許多無(wú)用功。 共享，部門間協(xié)調(diào)困難，導(dǎo)致工作重復(fù)率高、效率低、出錯(cuò)率高。 長(zhǎng)江貨代九江公司各部門按職能劃分，每個(gè)部門都要同時(shí)處理很多票單據(jù)的不同進(jìn)程環(huán)節(jié)，那么對(duì)于公司的整個(gè)業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，信息在各部門間不方便共享，部門間協(xié)調(diào)困難。例如，市場(chǎng)部急需其他部門配合處理某些單據(jù)，但其他部門不了解輕重緩急，正花有限的時(shí)間處理他們也認(rèn)為很急需的其他單據(jù)。這樣，客戶催市場(chǎng)部，市場(chǎng)部又重復(fù)催其他部門，工作量一加大，部門間工作出錯(cuò)率也就增大。作為服務(wù)性質(zhì)的行業(yè)，且又是在進(jìn)出口的程序這嚴(yán)肅問(wèn)題上，出了錯(cuò)很可能造成十分嚴(yán)重的后果，公司和個(gè)人均要承擔(dān) 相應(yīng)責(zé)任。 流程控制問(wèn)題分析 流程控 制對(duì)中小物流企業(yè)的營(yíng)運(yùn)也至關(guān)重要，優(yōu)化的流程控制更利于企業(yè)的有序發(fā)展。但目前中小物流企業(yè)大多存在此類問(wèn)題，如長(zhǎng)江貨代九江公司這類物流公司的流程控制問(wèn)題的表現(xiàn)主要有以下三點(diǎn)： ，權(quán)責(zé)不夠明確。 長(zhǎng)江貨代九江公司以工作職能劃分部門。一方面，雖然在該職位的人員也許可以把份內(nèi)事做得很好，但這使各部門人員只顧做好自己的事而忽視了公司業(yè)務(wù)的整體進(jìn)程；另一方面，本來(lái)可各司其職，但正因?yàn)檫@樣，使公司某些工作沒(méi)有被明確到各人，各部門的人可能都有責(zé)任去做而做了重 復(fù)工作，或誰(shuí)都沒(méi)責(zé)任去做而不愿去做，或出現(xiàn)工作死角，這樣會(huì)使有的工作滯后處理。就如資料的歸檔、快遞的寄出、接受新客戶咨詢等，有時(shí)千里之堤潰于蟻穴，有的小工作沒(méi)做好很可能影響整體利益。 ，在此基礎(chǔ)上還需進(jìn)一步優(yōu)化流程，讓整個(gè)工作流程處于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)籌控制之下，以便宏觀運(yùn)作好公司整體業(yè)務(wù)輕重緩急。 長(zhǎng)江貨代九江公司有的部門是在一起辦公，而有的是分設(shè)在不同地點(diǎn)辦公。每部門設(shè)有一位經(jīng)驗(yàn)比較豐富的主管管理各自部門的日常工作。但主管對(duì)各自部門員工的 10 工作情況了解還是不夠全面透徹，因?yàn)楣ぷ鞯倪M(jìn)程一般是由開(kāi) 個(gè)小會(huì)的形式各自呈報(bào)工作進(jìn)展情況或是主管不定期的詢問(wèn)相關(guān)人員工作，主管在了解過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)有的員工呈報(bào)工作有遺漏或因某些原因而謊報(bào)的情況，這種工作流程不夠透明；而公司老總又是通過(guò)上述形式向各主管了解公司的整體情況，在這種信息層級(jí)傳遞模式下，有的信息傳到老總耳朵時(shí)說(shuō)不定已經(jīng)失真，若是等暴露嚴(yán)重后果老總才滯后的知道狀況，可想對(duì)公司造成的損害。 如果能進(jìn)一步優(yōu)化流程，打破原先的層級(jí)部門模式，更高管理層能夠從計(jì)算機(jī)的流程中全面清晰的掌握公司業(yè)務(wù)流程，這對(duì)公司的決策及發(fā)展非常有利。 3．在必要情況下需流程再造，從而調(diào)配 好各崗位的工作量及人員數(shù)量，達(dá)到人員、資源的優(yōu)化配置，最大限度提高工作效率并盡可能降低成本。 類似于長(zhǎng)江貨代九江公司的中小物流公司往往會(huì)出現(xiàn)工作量與人員分配不協(xié)調(diào)的問(wèn)題。有的員工下班前就可以做完自己的