【文章內(nèi)容簡介】 文件 由 辦公室 保 管。 文件的受控狀況 文件分為“受控”、“非受控”和“供參考”三大類。 凡與質(zhì)量管理體系運行緊密相關的文件均需受到控制， 電子版由辦公室控制，紙媒體分發(fā)文件時加蓋紅色“受控文件”印章標識，不允許對蓋有紅色受控印章的文件進行復印。 對外來文件 辦公室 需先進行識別，如需受控的文件則將其列入公司的“受控文件清單”，如果僅需引用其中的部份條款，則應在文件中注明。 如作為知識性資料的外來文件則加蓋“供參考”印章標識；發(fā)給顧客或其它相關方的非受控版文件應加蓋“非受控文件”印章進行標識。 文件的更改 質(zhì)量管理體系 文件更改在 電子 版 及正版 上進行，由更改人填寫《文件更改通知單》，并經(jīng)相關授權(quán)人員批準 ，辦公室負責更改 。發(fā)放的 紙媒體 文件由 辦公室 按分發(fā)表進行更改，更改后在新版文件上注明新的版本號， 版 次 依順序為“ A、 B、 C?? ” ； 公司“供參考”版及“非受控”版文件的領用需經(jīng)過管理者代表批準后由 辦公室 按 條文統(tǒng)一登記、分發(fā)。 非受控版本文件在使用前應參考該文件的有效版本。 文件的保存、作廢與銷毀、借閱 文件的保存 受控文件由責任部門保管并分類存放在干燥、安全的地方； 辦公室 及外來文件的使用部門與外來文件的來 源處保持聯(lián)系，當外來文件有更新時按本程序規(guī)定進行更新；任何人不得在受控文件上亂涂亂改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索 ；電子版文件由辦公室保存在電腦中，并每三個月使用磁盤備份一次 。 文件的作廢與銷毀 a） 所有作廢文件由相關部門及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，予以銷毀，防止作廢文件的非預期使用； 電子版文件則及時予以刪除。 b） 為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應加蓋“作廢存底”印章標識。 借閱與公司質(zhì)量管理體系有關的文件，應在文件保管人處作好借閱記錄，經(jīng)部門負責人同意后方可借閱。 第 17 頁 共 43 頁 XXXXXXXX 建材化工有限公司 章節(jié)號 4 文件和記錄控制程序 修改狀態(tài) 0 頁 碼 3/3 每年在內(nèi)部審核時對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件 ， 包括外來文件進行評審，各部門結(jié)合實際情況及公司的發(fā)展需要進行評審，必要時予以更改、更新及補充，執(zhí)行本程序相關條文規(guī)定。 記錄的控制 辦公室 收集各部門的記錄樣式，編制《記錄清單》，明確公司需保存的所有記錄，管理者代表確定各類記錄的保存期限； 辦公室 負責對各部門記錄的填寫情況進行監(jiān)督檢查，對不符合規(guī)定的要求進行整改，確保記錄 的 準確性及真實性。 各部門填寫記錄要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如果因某種原因不能填寫的項目，應將該項用單杠劃去，不允許空白； 如因筆誤或計算錯誤要修改原資料，應采用單杠劃去原資料，在其旁寫上更改后的資料， 如是數(shù)據(jù)類則應 加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期； 各部門必須把所有記錄分類， 按順序整理好，存放于安全、干燥的地方，所有的記錄保持清潔，字跡清晰；各部門按規(guī)定的期限保存記錄，對于保存了一年以上的記錄交辦公室 存 檔 。 記錄如超過保存期或其它特殊情況需銷毀時，由 辦公室 授 權(quán)人執(zhí)行銷毀。 各部門的記錄表格格式，由各部門負責組織制定，部門負責人審批，交 辦公室 備案。各相關部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式 更改 ，更改后應將新的格式交辦公室備案 。 5 相關文件 無 6 記錄 《文件分發(fā)表》 《文件更改通知單》 《受控文件清單》 《記錄清單》 第 18 頁 共 43 頁 XXXXXXXX 建材化工有限公司 章節(jié)號 5 管理職責 修改狀態(tài) 0 頁 碼 1/4 管理承 諾 總經(jīng)理應通過以下活動，為其履行建立、實施和持續(xù)改進質(zhì)量管理體系有效性的承諾提供證據(jù)。 向全公司員工傳達滿足顧客和法律、法規(guī)要求的重要性。 總經(jīng)理應采取培訓、會議、內(nèi)部信息通告等方式，使公司全體員工都能樹立質(zhì)量意識，都能認識到需滿足顧客的要求和法律法規(guī)的要求，從自我做起，遵守公司的規(guī)定，注重個人工作質(zhì)量，通過參加每周例會、巡視檢查、質(zhì)量培訓，持續(xù)地加強員工的質(zhì)量意識，使他們積極參加與提高質(zhì)量有關的活動。 頒布公司的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標（見本手冊 、 條），并確保在公司內(nèi)部得到 切實的貫徹執(zhí)行。 主持公司的管理評審（見本手冊 條），對質(zhì)量管理體系的適宜性、充分性、有效性進行正式評價，確保達到持續(xù)改進的目的。 為質(zhì)量管理體系的建立、實施、保持和持續(xù)改進提供所需的資源（見本手冊 條）。 以顧客為關注焦點 總經(jīng)理應以增進顧客滿意為目的，通過以下方法實現(xiàn)目標。 調(diào)查、識別并理解顧客的需求與期望，并在公司內(nèi) 通過收集相關法律法規(guī)、規(guī)范、市場調(diào)研、客觀預測、類似項目的資料、與顧客的接觸等，確定顧客的需求與期望（見本手冊 條款）。 確保公司的目標與顧客的需求和期望相結(jié)合，并在公司進行內(nèi)部溝通。 通過制定質(zhì)量方針和質(zhì)量目標（見本手冊 和 條款）及對顧客要求的評審（見本手冊 條款），將顧客的需求與期望轉(zhuǎn)化為公司的要求，并予以滿足。 測量顧客滿意程度并根據(jù)結(jié)果采取相應的改進措施（見本手冊 條款）。 系統(tǒng)地管理好與顧客的關系 通過對顧客的溝通（手冊 條）、愛護顧客財產(chǎn)（手冊 ）、向顧客提供合格的服務（手冊 條），并對收集的顧客反饋（手冊 和 條）進行分 析（手冊 條）等活動，管理好與顧客的關系。 質(zhì)量方針 本公司按照 ISO9001： 20xx 標準要求及公司的發(fā)展方向，制訂了公司的質(zhì)量方針（見本手冊第 章）。 公司在管理評審時對質(zhì)量方針持續(xù)適宜性進行評審 . 策劃 策劃是公司最高管理層人員對公司的宗旨、管理理念、經(jīng)營目標與策略的總體規(guī)劃行為，包括制定并落實質(zhì)量目標和對公司的質(zhì)量管理體系的總體策劃，包括質(zhì)量管理體系所需的所有過程 . 質(zhì)量目標 本公司依據(jù)質(zhì)量方針 及公司的發(fā)展規(guī)劃 ，要求制訂質(zhì)量目標。 質(zhì)量目標應是短 期能夠達到的目標，應盡可能細化、量化，并要求各部門根據(jù)公司的目標分解到本部門 的各個職能層次，包括各工序 。 第 19 頁 共 43 頁 XXXXXXXX 建材化工有限公司 章節(jié)號 5 管理職責 修改狀態(tài) 0 頁 碼 2/4 各部門的質(zhì)量目標要求是可測量的，并在《質(zhì)量目標》中包含各部門的目標及測量、考核方法。 質(zhì)量管理體系策劃 公司在總經(jīng)理的領導下依據(jù) GB/TI900120xxidt ISO9001： 20xx 標準的要求對公司的質(zhì)量管理體系進行了策劃，對質(zhì)量管理體系所需的過程進行有效控制，以實現(xiàn)公司的質(zhì)量目標； 如因任何原因而導致質(zhì)量管理體系的更改，如法律法規(guī)的變更、機構(gòu)重組、公司轉(zhuǎn)型等情況，在策劃和實施更改時，應保持質(zhì)量管理體系的完整性。 職責、權(quán)限與溝通 為貫徹實施公司的質(zhì)量管理體系，根據(jù)公司的實際情況及 ISO9001 標準要求，確定了公司的組織結(jié)構(gòu)圖（見 ）及各部門在質(zhì)量管理體系過程中所承擔的職能（見 ），并確定了各級人員的職責（詳見各級人員的《職務說明》）。 公司為加強對質(zhì)量管理體系運作的領導，滿足 ISO9001 標準的要求，在公司的管理層中指定了一名管理者代表（見管理者 代表任命書）。 內(nèi)部溝通 公司各層次和職能之間進行定期或不定期的溝通，辦公室負責組織協(xié)調(diào)，必要時保持記錄，使有關信息得到及時、準確地傳遞和運用，以提高質(zhì)量管理體系過程的有效性。 公司實施內(nèi)部溝通的主要方式包括： a) 專題的培訓教育及宣傳活動； b) 交談、電話、座談會議； c) 簡報、專項報告、宣傳資料； d) 每月例會、專項質(zhì)量分析會； e) 內(nèi)部審核及管理評審等。 管理評審 總則 總經(jīng)理在每年農(nóng)歷年前組織一次管理評審會議，對公司一年來的業(yè)績進行總結(jié)，管理者代表及總經(jīng)理認可的有關人員參加，特 殊情況下可以臨時增加管理評審，兩次管理評審的時間不 宜 超過 12 個月。通過管理評審，確定公司質(zhì)量管理體系持續(xù)的適宜性、充分 性和有效性，是否能實現(xiàn)公司的質(zhì)量方針和目標等。 辦公室 協(xié)助管理者代表作好管理評審的準備， 于每年正式評審前一個月編制《管理評審計劃》，經(jīng)管理者代表審核后，提交總經(jīng)理批準 . 年度管理評審計劃的內(nèi)容應包括 ： a. 評審目的、人員 b. 評審時間、地點 c. 評審主要內(nèi)容 d. 評審的準備工作要求 臨時管理評審計劃 在下列情況下，由總經(jīng)理提出臨時制定計劃，進行相應的管理評審活動 。 第 20 頁 共 43 頁 XXXXXXXX 建材化工有限公司 章節(jié)號 5 管理職責 修改狀態(tài) 0 頁 碼 3/4 a. 當企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、資源發(fā)生重大改變與調(diào)整時； b. 當企業(yè)發(fā)生重大質(zhì)量事故或相關方連續(xù)投訴時； c. 當法律、法規(guī)、標準及其它要求發(fā)生變化時； d. 當總經(jīng)理認為有必要時，如認證前的管理評審。 辦公室 編制臨時管理評審計劃，提交總經(jīng)理批準，評審計劃的內(nèi)容參照年度管理評審計劃，但評審內(nèi)容一般針對某一具體事項 . 辦公室 將總經(jīng)理批準后的評審計劃至少提前兩周分發(fā)至各個部門，由各部門負責人準備本部門工作有關的評審所需的資料 . 辦公室 于正式評審前一周將各部門準備的資料分別進行收集、整理，并根據(jù)收集的資料制定評審的具體內(nèi)容，經(jīng)管理者代表批準后，將評審會議的時間、地點、參加人員、評審內(nèi)容以《管理評審通知單》的形式發(fā)給參加評審的人員。 評審輸入 各有關部門或人員依據(jù)管理評審計劃的要求，準備以下方面的資料： 1) 內(nèi)、外部質(zhì)量管理體系審核報告； 2) 顧客對產(chǎn)品及服務的反饋信息的處理情況、溝通結(jié)果及對顧客滿意度的測量結(jié)果； 3) 質(zhì)量管理體系過程的運行狀況及其測量與監(jiān)控結(jié)果的信息； 4) 產(chǎn)品質(zhì)量狀況的信息； 5) 質(zhì)量方針和質(zhì)量目標的適宜性以及質(zhì)量目 標的實現(xiàn)情況； 6) 針對質(zhì)量管理體系運行中出現(xiàn)的或潛在的不合格采取的預防和糾正措施的情況； 7) 上次管理評審所確定的措施的實施情況及有效性的跟蹤情況； 8) 可能影響質(zhì)量管理體系正常運行的內(nèi)、外環(huán)境、要求的變化及有關質(zhì)量管理體系改進建議的信息； 9) 其他所需信息。 辦公室 將各有關部門或人員提交的以上方面的資料進行匯總整理后提交管理評審。 評審 評審會議 總經(jīng)理主持評審會議，各部門負責人和有關人員參加， 辦公室 負責做好會議記錄； 參加評審會議的人員對《管理評審通知單》的評審內(nèi)容進行逐項評審 . 評審結(jié)論 總經(jīng)理對所涉及評審內(nèi)容作出結(jié)論 (包括進一步調(diào)查、驗證等 )，對評審后改進活動提出明確要求 (包括體系、資源、方針、目標是否需要調(diào)整；是否需要進行產(chǎn)品、過程審核等要求 )。 評審輸出 總經(jīng)理組織參加管理評審會議的人員結(jié)合以上方面的信息，對質(zhì)量管理體系進行全面而系統(tǒng)的評審。 通過評審，得出質(zhì)量管理體系適宜性、充分性和有效性方面的結(jié)論，并根據(jù)評審情況作出改進質(zhì)量管理體系有效性和不斷滿足顧客要求所需的決定或措施，包括資源方面的需求（見 條文）。 第 21 頁 共 43 頁 XXXXXXXX 建材化工有限公司 章 節(jié)號 5 管理職責 修改狀態(tài) 0 頁 碼 4/4 管理評審報告 辦公室 對管理評審的內(nèi)容進行總結(jié)，編寫《管理評審報告》，提交總經(jīng)理批準，并分發(fā)至相應部門 . 評審報告的內(nèi)容包括 a. 評審目的； b. 評審日期 c. 參加評審人員； d. 評審的內(nèi)容及結(jié)論 e. 采取的糾正、預防和改進措施 . 糾正、預防和改進措施的實施和驗證 辦公室 根據(jù)會議評審結(jié)果，參考《改進措施控制程序》制訂相應的糾正、預防或改進措施并組織驗證及其有效性，歸檔保存管理評審的所有資料，包括會議記錄。 引出文件 國家法律法規(guī)、規(guī)范 《質(zhì)量目標》 《管理者代表任命書》 《職務說明》 《改進措施控制程序》 記錄 管理評審計劃 管理評審通知單 管理評審報告 會議記錄 第 22 頁 共 43 頁 XXXXXXXX 建材化工有限公司 章節(jié)號 6 資源管理 修改狀態(tài) 0 頁 碼 1/3 資源提供 為了質(zhì)量管理體系過程的實施和持續(xù)改進，滿足顧客要求，增強顧客滿意，實現(xiàn)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標，公司確定并提供所需的資源 ，包括人力資源、設備設施、軟件、硬件、信息、工作環(huán)境及資金資源等。 人力資源 總則 所有承擔質(zhì)量管理體系規(guī)定職責的人員必須勝任其工作，對能力的判斷可以從教育、培訓、技能和經(jīng)驗等方面考慮。 能力、意識和培訓 人力資源配置 各部門負責人需編制本部門內(nèi)部的《職務說明》，交管理者代表審批，其中“入職要求”一欄，需明確該崗位工作人員 所需的 學歷、技能、培訓及工作經(jīng)歷的具體要求。 辦公