有效的工作時間管理教材(編輯修改稿)
2025-03-26 10:09 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 假如工作項目是以某價值序列排定的 ， 則 80%的價值來自于20%的項目 ， 而剩下的 20%的價值則來自于 80%的項目 。 當(dāng)然有可能會稍微多一些 ， 有時也可能會少一些 ， 但是如果你認(rèn)真去實踐這個原則 ， 你會發(fā)現(xiàn)這個原則是正確的 。 （一） 80/20原則 含義： 步驟一：將每天的工作全部列出 步驟二：對工作進(jìn)行如下的分類 如何運(yùn)用呢？ 步驟三：時間和精力的分配 價值 80%的工作 價值 20%的工作 事項一：需 2小時集中精力 事項二：需 1小時不受干擾 事項三：需 2小時高效時間 事項四：可往后推 事項五：沒時間就不做 事項六：可委托下屬 價值 80%的工作 價值 20%的工作 事項一 事項二 事項三 事項四 事項五 事項六 事項七 例 ：工作價值的分類 例 ：時間和精力分配 價值 80%的工作 價值 20%的工作 文件審閱 30分鐘 9： 00— 11： 00準(zhǔn)備預(yù)算報告 11： 00— 12： 00準(zhǔn)備工作總結(jié) 留出 1小時左右處理緊急事項 例會無必要可取消 輔導(dǎo)下屬可在下午短時間處理 客戶不重要讓下屬會見 讓助理過濾電話等 獎金推到某一時間或讓人事部門決定 讓下屬提供資料 價值 80%的工作 價值 20%的工作 審閱文件 準(zhǔn)備工作總結(jié)并匯報 撰寫計劃、預(yù)算費(fèi)用報告 處理重要緊急事項 例會 輔導(dǎo)下屬 部門會議 會見客戶 談獎金問題 接聽和打出電話 聊天等 舉例說明： 接聽所有電話 會見所有客戶 閱讀所有文件 出席所有會議 接受所有下屬意見 每天做完所有工作 結(jié)果：忙碌 …… 由秘書過濾接聽電話只處理重要電話 只會見占銷售量 80%的 20%的客戶 只批閱 80%信息量的 20%的文件 只聽取 20%下屬 80%的建議 出席起 80%作用的 20%的會議 結(jié)果：充裕 …… 運(yùn)用 80/20原則效果體現(xiàn) 按照 80/20原則 一般做法 重要性 緊迫程度 二：重要但不緊急 65%－ 80% 一：重要而且緊急 20%－ 25% 四：不重要且不緊急 1% 三：不重要但緊急 15% （二）四象限原理 成功的時間分配管理 第 Ⅰ 象限：重要而且緊急 沒什么好說的，立即去做！ 銷售部經(jīng)理要處理客戶的投訴 。 當(dāng)遇到既緊急又重要的事項 ，就需要他根據(jù)自己的工作經(jīng)驗和指示技能來處理顧客的投訴 ，不使事情擴(kuò)大化 ， 又要使顧客對你的解釋或處理結(jié)果能夠接受和滿意 。 說緊急是指必須馬上就要做的事項；說重要是指對公司 、 部門或者個人有重大影響的事項 。 例： 不能因為不緊急就不去解決它。我們應(yīng)該第一時間將任務(wù)進(jìn)行分解，然后一個一個解決，并制定時間表，在規(guī)定的時間內(nèi)完成就不會讓第二象限的事情偷溜到第一象限中去。 第 Ⅱ 象限：重要但不緊急的事項 有計劃去做！ 王石所做的最有眼光和與眾不同的事是，他在別人都忙著做那些緊急的事情的時候，做了那些在當(dāng)時看上去重要卻并不緊急的事情，譬如說企業(yè)制度的規(guī)范、人力資源的設(shè)和企業(yè)文化與經(jīng)營理念的設(shè)定。 —— 馮侖（萬通集團(tuán)董事長） 第 Ⅲ 象限：緊急但不重要的事項 交給他人去做！ 第三象限的事情是我們忙碌而且盲目的源頭。最好的方法是放權(quán)交給別人去做，或者通過委婉的拒絕以減少此類事務(wù)的發(fā)生。 第 Ⅳ 象限：不重要和不緊急的事項 盡量別做！ 當(dāng)你疲憊的時候，可以通過一些不重要的而且不緊急的事情來調(diào)整戲臺和身體，但是不要在這個象限中投入過多的盡力，否則就是浪費(fèi)生命了。 注意事項： ? 合理地將自己的工作按緊急和重要程度劃分到不同象限中 。 ? 先做或者將大部分時間和精力用
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