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正文內(nèi)容

物業(yè)管理檔案管理(新)(編輯修改稿)

2025-02-26 20:16 本頁(yè)面
 

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 應(yīng)及時(shí)收集。 有關(guān)部門(mén)一般在收集立卷后,每月、每季、每年的上半年向檔案室移交。具體移交規(guī)定,可由企業(yè)根據(jù)自身情況來(lái)決定。 ( 2)一些需跨年度執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時(shí)間可延長(zhǎng)外,一般不得超過(guò) 1年的時(shí)間。(手續(xù)辦理完畢,不能由承辦部門(mén)或個(gè)人保存,必須向檔案部門(mén)移交) ( 3)物業(yè)管理公司行政管理檔案由物業(yè)管理企業(yè)人事、行政等相關(guān)部門(mén)收集管理。 ■ 第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的收集與整理 ( 1)在日常業(yè)務(wù)工作中,由行政部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)需要?dú)w檔的文件進(jìn)行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。 ( 2)在每個(gè)條款下積累起來(lái)的文件,是立卷歸檔基礎(chǔ)。 ( 3)當(dāng)一年工作結(jié)束,在平時(shí)歸檔的基礎(chǔ)上,必須進(jìn)一步整理與編目。整理工作可根據(jù)企業(yè)情況的不同,由業(yè)務(wù)部門(mén)在檔案移交前完成,也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。 ( 4)已經(jīng)立卷的案卷,應(yīng)對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行調(diào)整。 調(diào)整的理由:查看卷內(nèi)文件是否齊全、文件之間的關(guān)聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價(jià)值是否基本一致、是否有重份的文件,并對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行必要的調(diào)整。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 一、檔案檢索概述(第一個(gè)問(wèn)題是補(bǔ)充的) 檔案檢索是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作,它是開(kāi)展提供利用工作的基本手段,使開(kāi)發(fā)檔案信息資源的必要手段。 檔案檢索包括檔案信息存儲(chǔ)和檢查兩個(gè)具體過(guò)程。 ( 1)檔案存儲(chǔ)的主要內(nèi)容 ★著錄標(biāo)引:即對(duì)檔案的內(nèi)容和形式進(jìn)行分析、選擇和記錄。在對(duì)檔案內(nèi)容特征進(jìn)行標(biāo)引時(shí)需要將其概念借助檢索語(yǔ)言(分類(lèi)表、主題詞表)轉(zhuǎn)換成規(guī)范的檢索標(biāo)識(shí)。每件(卷)檔案著錄標(biāo)引后形成的一條記錄成為一個(gè)條目。 ★編制檢索工具:即對(duì)著錄標(biāo)引后形成的條目加以排列,組成各種檢索工具,或輸入計(jì)算機(jī),建立計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 ( 2)檔案查找的主要內(nèi)容 ★確定查找的主要內(nèi)容: 對(duì)利用者的要求進(jìn)行分析,確定利用者所需檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)容,形成概念,并將這些概念借助檢索語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成規(guī)范的檢索標(biāo)識(shí)。 ★ 查找: 檔案工作者通過(guò)各種手段把表示利用需要的檢索標(biāo)識(shí)或檢索表達(dá)式與存儲(chǔ)在手工檢索工具或計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中標(biāo)識(shí)進(jìn)行相符性比較,將符合利用要求的條目查找出來(lái)。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 二、物業(yè)管理檔案的檢索 紙介質(zhì)檔案的檢索工具種類(lèi)很多,物業(yè)管理檔案管理常用的檢索工具有:目錄、簿式索引(書(shū)本式索引)、指南(物業(yè)公司檔案指南)、卡片式檢索工具等。 ( 1)常用檢索工具的編制方法 ★分類(lèi)卡片目錄:這是根據(jù)檔案分類(lèi)的邏輯關(guān)系建立的目錄體系。優(yōu)點(diǎn)是系統(tǒng)性、靈活性高,但難度較大,需要一定的時(shí)間。 ★專(zhuān)題卡片目錄:是按一定的題目,將同一主題內(nèi)容或?qū)傩愿黝?lèi)文獻(xiàn)組合,以卡片的形式提供某一專(zhuān)題檔案。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 二、物業(yè)管理檔案的檢索 ( 1)常用檢索工具的編制方法 ★主題卡片目錄:是以規(guī)范關(guān)鍵字、詞組組織檔案相關(guān)內(nèi)容的索引系統(tǒng)。 ★名稱(chēng)索引:這是以字母或其它文字排序方法的順序?qū)⑷趦?nèi)的檔案文件所涉及的單位名稱(chēng)制作索引,以提供使用的索引編制方法。 ( 2)檔案提供利用的方式 ★檔案檢索的一般步驟:分析利用需求、明確檢索范圍或根據(jù)索引的指引、查找到需要的檔案文件。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 ★檔案提供利用的方式 檔案閱覽室 —— 設(shè)置專(zhuān)供查尋、為用戶(hù)提供使用檔案與資料的場(chǎng)所、接待檔案用戶(hù)、解答用戶(hù)提出的相關(guān)的問(wèn)題,通過(guò)有效的方式滿(mǎn)足用戶(hù)的需要。 外借 —— 指檔案的外借服務(wù),檔案館為滿(mǎn)足某
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