物業(yè)管理檔案管理(新)(編輯修改稿)
2025-02-26 20:16 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 應(yīng)及時收集。 有關(guān)部門一般在收集立卷后，每月、每季、每年的上半年向檔案室移交。具體移交規(guī)定，可由企業(yè)根據(jù)自身情況來決定。 （ 2）一些需跨年度執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時間可延長外，一般不得超過 1年的時間。（手續(xù)辦理完畢，不能由承辦部門或個人保存，必須向檔案部門移交） （ 3）物業(yè)管理公司行政管理檔案由物業(yè)管理企業(yè)人事、行政等相關(guān)部門收集管理。 ■ 第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的收集與整理 （ 1）在日常業(yè)務(wù)工作中，由行政部門或業(yè)務(wù)部門對需要?dú)w檔的文件進(jìn)行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。 （ 2）在每個條款下積累起來的文件，是立卷歸檔基礎(chǔ)。 （ 3）當(dāng)一年工作結(jié)束，在平時歸檔的基礎(chǔ)上，必須進(jìn)一步整理與編目。整理工作可根據(jù)企業(yè)情況的不同，由業(yè)務(wù)部門在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。 （ 4）已經(jīng)立卷的案卷，應(yīng)對卷內(nèi)文件進(jìn)行調(diào)整。 調(diào)整的理由：查看卷內(nèi)文件是否齊全、文件之間的關(guān)聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件，并對卷內(nèi)文件進(jìn)行必要的調(diào)整。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 一、檔案檢索概述（第一個問題是補(bǔ)充的） 檔案檢索是對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作，它是開展提供利用工作的基本手段，使開發(fā)檔案信息資源的必要手段。 檔案檢索包括檔案信息存儲和檢查兩個具體過程。 （ 1）檔案存儲的主要內(nèi)容 ★著錄標(biāo)引：即對檔案的內(nèi)容和形式進(jìn)行分析、選擇和記錄。在對檔案內(nèi)容特征進(jìn)行標(biāo)引時需要將其概念借助檢索語言（分類表、主題詞表）轉(zhuǎn)換成規(guī)范的檢索標(biāo)識。每件（卷）檔案著錄標(biāo)引后形成的一條記錄成為一個條目。 ★編制檢索工具：即對著錄標(biāo)引后形成的條目加以排列，組成各種檢索工具，或輸入計算機(jī)，建立計算機(jī)數(shù)據(jù)庫。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 （ 2）檔案查找的主要內(nèi)容 ★確定查找的主要內(nèi)容： 對利用者的要求進(jìn)行分析，確定利用者所需檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，形成概念，并將這些概念借助檢索語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范的檢索標(biāo)識。 ★ 查找： 檔案工作者通過各種手段把表示利用需要的檢索標(biāo)識或檢索表達(dá)式與存儲在手工檢索工具或計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中標(biāo)識進(jìn)行相符性比較，將符合利用要求的條目查找出來。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 二、物業(yè)管理檔案的檢索 紙介質(zhì)檔案的檢索工具種類很多，物業(yè)管理檔案管理常用的檢索工具有：目錄、簿式索引（書本式索引）、指南（物業(yè)公司檔案指南）、卡片式檢索工具等。 （ 1）常用檢索工具的編制方法 ★分類卡片目錄：這是根據(jù)檔案分類的邏輯關(guān)系建立的目錄體系。優(yōu)點(diǎn)是系統(tǒng)性、靈活性高，但難度較大，需要一定的時間。 ★專題卡片目錄：是按一定的題目，將同一主題內(nèi)容或?qū)傩愿黝愇墨I(xiàn)組合，以卡片的形式提供某一專題檔案。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 二、物業(yè)管理檔案的檢索 （ 1）常用檢索工具的編制方法 ★主題卡片目錄：是以規(guī)范關(guān)鍵字、詞組組織檔案相關(guān)內(nèi)容的索引系統(tǒng)。 ★名稱索引：這是以字母或其它文字排序方法的順序?qū)⑷趦?nèi)的檔案文件所涉及的單位名稱制作索引，以提供使用的索引編制方法。 （ 2）檔案提供利用的方式 ★檔案檢索的一般步驟：分析利用需求、明確檢索范圍或根據(jù)索引的指引、查找到需要的檔案文件。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 ★檔案提供利用的方式 檔案閱覽室 —— 設(shè)置專供查尋、為用戶提供使用檔案與資料的場所、接待檔案用戶、解答用戶提出的相關(guān)的問題，通過有效的方式滿足用戶的需要。 外借 —— 指檔案的外借服務(wù)，檔案館為滿足某
教學(xué)課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1