物業(yè)管理檔案管理(新)(編輯修改稿)
2025-02-26 20:16 本頁面
【文章內容簡介】 應及時收集。 有關部門一般在收集立卷后，每月、每季、每年的上半年向檔案室移交。具體移交規(guī)定，可由企業(yè)根據(jù)自身情況來決定。 （ 2）一些需跨年度執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時間可延長外，一般不得超過 1年的時間。（手續(xù)辦理完畢，不能由承辦部門或個人保存，必須向檔案部門移交） （ 3）物業(yè)管理公司行政管理檔案由物業(yè)管理企業(yè)人事、行政等相關部門收集管理。 ■ 第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的收集與整理 （ 1）在日常業(yè)務工作中，由行政部門或業(yè)務部門對需要歸檔的文件進行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。 （ 2）在每個條款下積累起來的文件，是立卷歸檔基礎。 （ 3）當一年工作結束，在平時歸檔的基礎上，必須進一步整理與編目。整理工作可根據(jù)企業(yè)情況的不同，由業(yè)務部門在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。 （ 4）已經(jīng)立卷的案卷，應對卷內文件進行調整。 調整的理由：查看卷內文件是否齊全、文件之間的關聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件，并對卷內文件進行必要的調整。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 一、檔案檢索概述（第一個問題是補充的） 檔案檢索是對檔案信息進行系統(tǒng)存儲和根據(jù)需要進行查找的工作，它是開展提供利用工作的基本手段，使開發(fā)檔案信息資源的必要手段。 檔案檢索包括檔案信息存儲和檢查兩個具體過程。 （ 1）檔案存儲的主要內容 ★著錄標引：即對檔案的內容和形式進行分析、選擇和記錄。在對檔案內容特征進行標引時需要將其概念借助檢索語言（分類表、主題詞表）轉換成規(guī)范的檢索標識。每件（卷）檔案著錄標引后形成的一條記錄成為一個條目。 ★編制檢索工具：即對著錄標引后形成的條目加以排列，組成各種檢索工具，或輸入計算機，建立計算機數(shù)據(jù)庫。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 （ 2）檔案查找的主要內容 ★確定查找的主要內容： 對利用者的要求進行分析，確定利用者所需檔案的實質內容，形成概念，并將這些概念借助檢索語言轉換成規(guī)范的檢索標識。 ★ 查找： 檔案工作者通過各種手段把表示利用需要的檢索標識或檢索表達式與存儲在手工檢索工具或計算機數(shù)據(jù)庫中標識進行相符性比較，將符合利用要求的條目查找出來。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 二、物業(yè)管理檔案的檢索 紙介質檔案的檢索工具種類很多，物業(yè)管理檔案管理常用的檢索工具有：目錄、簿式索引（書本式索引）、指南（物業(yè)公司檔案指南）、卡片式檢索工具等。 （ 1）常用檢索工具的編制方法 ★分類卡片目錄：這是根據(jù)檔案分類的邏輯關系建立的目錄體系。優(yōu)點是系統(tǒng)性、靈活性高，但難度較大，需要一定的時間。 ★專題卡片目錄：是按一定的題目，將同一主題內容或屬性各類文獻組合，以卡片的形式提供某一專題檔案。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 二、物業(yè)管理檔案的檢索 （ 1）常用檢索工具的編制方法 ★主題卡片目錄：是以規(guī)范關鍵字、詞組組織檔案相關內容的索引系統(tǒng)。 ★名稱索引：這是以字母或其它文字排序方法的順序將全宗內的檔案文件所涉及的單位名稱制作索引，以提供使用的索引編制方法。 （ 2）檔案提供利用的方式 ★檔案檢索的一般步驟：分析利用需求、明確檢索范圍或根據(jù)索引的指引、查找到需要的檔案文件。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 ★檔案提供利用的方式 檔案閱覽室 —— 設置專供查尋、為用戶提供使用檔案與資料的場所、接待檔案用戶、解答用戶提出的相關的問題，通過有效的方式滿足用戶的需要。 外借 —— 指檔案的外借服務，檔案館為滿足某
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