物業(yè)管理檔案管理(新)(編輯修改稿)
2025-02-26 20:16 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 應(yīng)及時(shí)收集。 有關(guān)部門(mén)一般在收集立卷后，每月、每季、每年的上半年向檔案室移交。具體移交規(guī)定，可由企業(yè)根據(jù)自身情況來(lái)決定。 （ 2）一些需跨年度執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時(shí)間可延長(zhǎng)外，一般不得超過(guò) 1年的時(shí)間。（手續(xù)辦理完畢，不能由承辦部門(mén)或個(gè)人保存，必須向檔案部門(mén)移交） （ 3）物業(yè)管理公司行政管理檔案由物業(yè)管理企業(yè)人事、行政等相關(guān)部門(mén)收集管理。 ■ 第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的收集與整理 （ 1）在日常業(yè)務(wù)工作中，由行政部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)需要?dú)w檔的文件進(jìn)行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。 （ 2）在每個(gè)條款下積累起來(lái)的文件，是立卷歸檔基礎(chǔ)。 （ 3）當(dāng)一年工作結(jié)束，在平時(shí)歸檔的基礎(chǔ)上，必須進(jìn)一步整理與編目。整理工作可根據(jù)企業(yè)情況的不同，由業(yè)務(wù)部門(mén)在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。 （ 4）已經(jīng)立卷的案卷，應(yīng)對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行調(diào)整。 調(diào)整的理由：查看卷內(nèi)文件是否齊全、文件之間的關(guān)聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價(jià)值是否基本一致、是否有重份的文件，并對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行必要的調(diào)整。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 一、檔案檢索概述（第一個(gè)問(wèn)題是補(bǔ)充的） 檔案檢索是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作，它是開(kāi)展提供利用工作的基本手段，使開(kāi)發(fā)檔案信息資源的必要手段。 檔案檢索包括檔案信息存儲(chǔ)和檢查兩個(gè)具體過(guò)程。 （ 1）檔案存儲(chǔ)的主要內(nèi)容 ★著錄標(biāo)引：即對(duì)檔案的內(nèi)容和形式進(jìn)行分析、選擇和記錄。在對(duì)檔案內(nèi)容特征進(jìn)行標(biāo)引時(shí)需要將其概念借助檢索語(yǔ)言（分類(lèi)表、主題詞表）轉(zhuǎn)換成規(guī)范的檢索標(biāo)識(shí)。每件（卷）檔案著錄標(biāo)引后形成的一條記錄成為一個(gè)條目。 ★編制檢索工具：即對(duì)著錄標(biāo)引后形成的條目加以排列，組成各種檢索工具，或輸入計(jì)算機(jī)，建立計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 （ 2）檔案查找的主要內(nèi)容 ★確定查找的主要內(nèi)容： 對(duì)利用者的要求進(jìn)行分析，確定利用者所需檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，形成概念，并將這些概念借助檢索語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成規(guī)范的檢索標(biāo)識(shí)。 ★ 查找： 檔案工作者通過(guò)各種手段把表示利用需要的檢索標(biāo)識(shí)或檢索表達(dá)式與存儲(chǔ)在手工檢索工具或計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中標(biāo)識(shí)進(jìn)行相符性比較，將符合利用要求的條目查找出來(lái)。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 二、物業(yè)管理檔案的檢索 紙介質(zhì)檔案的檢索工具種類(lèi)很多，物業(yè)管理檔案管理常用的檢索工具有：目錄、簿式索引（書(shū)本式索引）、指南（物業(yè)公司檔案指南）、卡片式檢索工具等。 （ 1）常用檢索工具的編制方法 ★分類(lèi)卡片目錄：這是根據(jù)檔案分類(lèi)的邏輯關(guān)系建立的目錄體系。優(yōu)點(diǎn)是系統(tǒng)性、靈活性高，但難度較大，需要一定的時(shí)間。 ★專(zhuān)題卡片目錄：是按一定的題目，將同一主題內(nèi)容或?qū)傩愿黝?lèi)文獻(xiàn)組合，以卡片的形式提供某一專(zhuān)題檔案。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 二、物業(yè)管理檔案的檢索 （ 1）常用檢索工具的編制方法 ★主題卡片目錄：是以規(guī)范關(guān)鍵字、詞組組織檔案相關(guān)內(nèi)容的索引系統(tǒng)。 ★名稱(chēng)索引：這是以字母或其它文字排序方法的順序?qū)⑷趦?nèi)的檔案文件所涉及的單位名稱(chēng)制作索引，以提供使用的索引編制方法。 （ 2）檔案提供利用的方式 ★檔案檢索的一般步驟：分析利用需求、明確檢索范圍或根據(jù)索引的指引、查找到需要的檔案文件。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 ★檔案提供利用的方式 檔案閱覽室 —— 設(shè)置專(zhuān)供查尋、為用戶(hù)提供使用檔案與資料的場(chǎng)所、接待檔案用戶(hù)、解答用戶(hù)提出的相關(guān)的問(wèn)題，通過(guò)有效的方式滿(mǎn)足用戶(hù)的需要。 外借 —— 指檔案的外借服務(wù)，檔案館為滿(mǎn)足某
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