檔案管理培訓課件(編輯修改稿)
2024-10-28 17:31 本頁面
【文章內容簡介】 母代碼，如青銀線為QY,地鐵二線為DT2，塔韓線為TH，新準線為XZ表示，項目代碼后接二級類目，二級類目使用000999標識、三級類目使用000099999標識（考慮到部分檔案三級類層次較多，故增加一位數）。沒有標注出來的數碼標識為空號，留作今后類目擴展使用。各級類目標識之間用“.”隔開。,保管期限、特殊載體代碼對照表,二、檔號編制方法 檔號以“件”為單元進行標識的，檔號編制的規(guī)則為六段號碼制，即： 檔號=全宗（項目）代碼+年度+分類號+保管期限代號+載體類型代碼+件號,各號段之間以“”隔開。 第一段為全宗代碼和項目代碼，參照全宗和項目代碼規(guī)定。 第二段為年度，使用四位歸檔年度標識，如“2012”。 第三段為檔案分類號，使用代碼分類標識。 第四段為保管期限代號，使用兩位數字標識。 第五段為載體類型代號，采用兩位數字標識。 第六段為件號，一般采用4位流水順序號標識，不滿4位前面補零。,如：01200802.1.330030001 表示xxx公司行政管理類檔案一級類下的行政事務類檔案二級類下的會議文件三級類下的2008年保管期限為30年的歸檔文件（電子\紙質類型）中的第一件檔案。,件號生成規(guī)則：按同一機構，同一年度，同一類別，同一保管期限下，件號從0001開始生成。 件號排序規(guī)則：按年度、分類名稱、保管期限、成文日期排序。 以件號標識的歸檔文件，需要裝入檔案盒，檔案盒應編制順序號。盒號編制規(guī)則是： 檔案類別年度保管期限盒順序號,檔號以“卷”為單元進行標識的，檔號編制的規(guī)則為六段號碼制，即： 檔號=全宗（項目）代碼+年度+分類號+保管期限代號+載體類型代碼+案卷號,各號段之間以“”隔開。 第一段為機構代碼，參照集團各單位機構代碼表。 第二段為年度，使用四位歸檔年度標識。 第三段為檔案分類號，使用代碼分類標識。 第四段為保管期限代號，使用兩位數字標識。 第五段為載體類型代號，采用兩位數字標識。 第六段為案卷號，一般采用3位流水順序號標識，不滿3位前面補零。,如：01201205TH.6.60001001 表示XXX公司塔韓線工程項目，工程建設一級類下的技術竣工二級類下的橋涵專業(yè)三級類下的2012年保管期限為永久的立卷歸檔文件（紙質類型）中的第一卷檔案。,案卷號生成規(guī)則：按同一機構，同一年度，同一類別，同一保管期限下，案卷號號從001開始生成。 案卷號排序規(guī)則：按年度、分類名稱、保管期限、立卷歸檔日期排序。 卷內標注可以增加卷內文件順序號，以明確卷內文件的排序，卷內文件順序號排序規(guī)則：按成文日期進行排序。,檔案庫房排架與管理,一、檔案的排架 （一）一般檔案排架方法 收集入庫的文檔資料,應該按照一定的排列規(guī)律統(tǒng)一進行排架.具體方法有以下幾種: 1.大流水排架.即按照入庫的時間先后順序依次排架,先來先放,后來后放.優(yōu)點是簡單易行,避免了空架,倒架的麻煩.缺點是檢索時只能按照時間線索進行查找,不便于精確查找。,2.分類排架.即嚴格按照文檔的分類體系進行排架,優(yōu)點是可以將同一類乃至同一個項目的文件排架到一起,在排列
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