物業(yè)管理檔案管理(新)(存儲(chǔ)版)
【正文】 業(yè)及執(zhí)（從）業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的建立與監(jiān)督管理。 具體記錄詳見表 123至 129（教材第 188192頁） 第四節(jié) 物業(yè)管理企業(yè)信用檔案 五、信用檔案記錄內(nèi)容的采集 信用檔案記錄內(nèi)容的采集的途徑： 、協(xié)會(huì)、物業(yè)管理企業(yè)、執(zhí)（從）業(yè)人員、其他中介機(jī)構(gòu)以及社會(huì)公眾等。 入企業(yè)或執(zhí)（從）業(yè)人員的信用檔案并進(jìn)行公示。 。 全國物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的建設(shè)按照“ 統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)建設(shè)、分步實(shí)施、信息共享的原則 ，由國家建設(shè)部統(tǒng)一部署，各級(jí)物業(yè)管理行政主管部門負(fù)責(zé)組織所轄區(qū)域內(nèi)企業(yè)及執(zhí)業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的建設(shè)管理工作。 （ 2）檔案信息安全 檔案信息安全包括：檔案本身不受損壞與丟失、檔案信息不被非法復(fù)制、查閱和傳播。 檔案保管期限表的類型：機(jī)關(guān)檔案保管期限表、通用檔案保管期限表、專門檔案保管期限表。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 ★檔案提供利用的方式 檔案閱覽室 —— 設(shè)置專供查尋、為用戶提供使用檔案與資料的場(chǎng)所、接待檔案用戶、解答用戶提出的相關(guān)的問題，通過有效的方式滿足用戶的需要。 ★ 查找： 檔案工作者通過各種手段把表示利用需要的檢索標(biāo)識(shí)或檢索表達(dá)式與存儲(chǔ)在手工檢索工具或計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中標(biāo)識(shí)進(jìn)行相符性比較，將符合利用要求的條目查找出來。 調(diào)整的理由：查看卷內(nèi)文件是否齊全、文件之間的關(guān)聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價(jià)值是否基本一致、是否有重份的文件，并對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行必要的調(diào)整。具體移交規(guī)定，可由企業(yè)根據(jù)自身情況來決定。 （ 2）本階段的檔案資料收集的范圍是物業(yè)業(yè)主（或物業(yè)使用人）的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料等。 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 具體存放的檔案： 這類檔案是物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，這類檔案比較重要，一般需長期存放，隨著時(shí)間的推移，這類檔案增減的情況不多，這類檔案應(yīng)專架或?qū)９翊娣牛? 這類檔案是客戶資料檔案，這類檔案檔案存放期長，檢索頻度高，隨著時(shí)間的推移會(huì)有所增加，因此這類檔案架或檔案柜應(yīng)留有余地 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 這類檔案檔案種類繁多、情況復(fù)雜、隨著時(shí)間的推移會(huì)不斷增加，一般存放期不長，會(huì)有相當(dāng)多的案卷因存放到期而移出或銷毀。 組織機(jī)構(gòu)分類的特點(diǎn)： 能保持全宗內(nèi)的檔案在來源方面的聯(lián)系，使內(nèi)容相同或相近的文件集中在一起；既能較突出地反映立檔單位主要活動(dòng)的面貌 ， 又便于按專業(yè)系統(tǒng)全面地查閱和利用檔案。 二是原始紀(jì)錄的信息內(nèi)容。包括兩層涵義： 一是經(jīng)過歸檔保存的原始紀(jì)錄及其載體。 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 （ 2）組織機(jī)構(gòu)分類法 組織機(jī)構(gòu)分類法：按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，把全宗內(nèi)的檔案分成各個(gè)類別。 確定了案卷存放的工具和分類的方法后，就可以根據(jù)分類方法對(duì)存放工具進(jìn)行編目，對(duì)文件架存放的檔案做出明確的標(biāo)記，以便今后存放和檢索取用。 物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案主要特點(diǎn)： （ 1）本階段的檔案資料收集來源于服務(wù)對(duì)象，即業(yè)主（或物業(yè)使用人）。 有關(guān)部門一般在收集立卷后，每月、每季、每年的上半年向檔案室移交。 （ 4）已經(jīng)立卷的案卷，應(yīng)對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行調(diào)整。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 （ 2）檔案查找的主要內(nèi)容 ★確定查找的主要內(nèi)容： 對(duì)利用者的要求進(jìn)行分析，確定利用者所需檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，形成概念，并將這些概念借助檢索語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范的檢索標(biāo)識(shí)。 （ 2）檔案提供利用的方式 ★
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