物業(yè)管理檔案管理(新)(存儲版)
【正文】 業(yè)及執(zhí)（從）業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的建立與監(jiān)督管理。 具體記錄詳見表 123至 129（教材第 188192頁） 第四節(jié) 物業(yè)管理企業(yè)信用檔案 五、信用檔案記錄內容的采集 信用檔案記錄內容的采集的途徑： 、協(xié)會、物業(yè)管理企業(yè)、執(zhí)（從）業(yè)人員、其他中介機構以及社會公眾等。 入企業(yè)或執(zhí)（從）業(yè)人員的信用檔案并進行公示。 。 全國物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的建設按照“ 統(tǒng)一規(guī)劃、分級建設、分步實施、信息共享的原則 ，由國家建設部統(tǒng)一部署，各級物業(yè)管理行政主管部門負責組織所轄區(qū)域內企業(yè)及執(zhí)業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的建設管理工作。 （ 2）檔案信息安全 檔案信息安全包括：檔案本身不受損壞與丟失、檔案信息不被非法復制、查閱和傳播。 檔案保管期限表的類型：機關檔案保管期限表、通用檔案保管期限表、專門檔案保管期限表。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 ★檔案提供利用的方式 檔案閱覽室 —— 設置專供查尋、為用戶提供使用檔案與資料的場所、接待檔案用戶、解答用戶提出的相關的問題，通過有效的方式滿足用戶的需要。 ★ 查找： 檔案工作者通過各種手段把表示利用需要的檢索標識或檢索表達式與存儲在手工檢索工具或計算機數據庫中標識進行相符性比較，將符合利用要求的條目查找出來。 調整的理由：查看卷內文件是否齊全、文件之間的關聯是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件，并對卷內文件進行必要的調整。具體移交規(guī)定，可由企業(yè)根據自身情況來決定。 （ 2）本階段的檔案資料收集的范圍是物業(yè)業(yè)主（或物業(yè)使用人）的權屬檔案資料、個人資料等。 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 具體存放的檔案： 這類檔案是物業(yè)基礎資料檔案，這類檔案比較重要，一般需長期存放，隨著時間的推移，這類檔案增減的情況不多，這類檔案應專架或專柜存放； 這類檔案是客戶資料檔案，這類檔案檔案存放期長，檢索頻度高，隨著時間的推移會有所增加，因此這類檔案架或檔案柜應留有余地 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 這類檔案檔案種類繁多、情況復雜、隨著時間的推移會不斷增加，一般存放期不長，會有相當多的案卷因存放到期而移出或銷毀。 組織機構分類的特點： 能保持全宗內的檔案在來源方面的聯系，使內容相同或相近的文件集中在一起；既能較突出地反映立檔單位主要活動的面貌 ， 又便于按專業(yè)系統(tǒng)全面地查閱和利用檔案。 二是原始紀錄的信息內容。包括兩層涵義： 一是經過歸檔保存的原始紀錄及其載體。 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 （ 2）組織機構分類法 組織機構分類法：按照立檔單位的內部組織機構，把全宗內的檔案分成各個類別。 確定了案卷存放的工具和分類的方法后，就可以根據分類方法對存放工具進行編目，對文件架存放的檔案做出明確的標記，以便今后存放和檢索取用。 物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案主要特點： （ 1）本階段的檔案資料收集來源于服務對象，即業(yè)主（或物業(yè)使用人）。 有關部門一般在收集立卷后，每月、每季、每年的上半年向檔案室移交。 （ 4）已經立卷的案卷，應對卷內文件進行調整。 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索與保存 （ 2）檔案查找的主要內容 ★確定查找的主要內容： 對利用者的要求進行分析，確定利用者所需檔案的實質內容，形成概念，并將這些概念借助檢索語言轉換成規(guī)范的檢索標識。 （ 2）檔案提供利用的方式 ★
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