物業(yè)管理檔案管理(新)(已修改)
2025-02-16 20:16 本頁面
【正文】 物 業(yè) 管 理 檔 案 管 理 上海師范大學 檔案學系 丁光勛 第十二章 主要內(nèi)容 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的收集與整理 第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索利用與保存 第四節(jié) 物業(yè)管理企業(yè)信用檔案 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 一、檔案的定義 ：國家機構(gòu)、社會組織和個人從事政治、經(jīng)濟科學文化等社會實踐活動形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史紀錄。（《情報與文獻工作詞匯基本術(shù)語》、《檔案著錄規(guī)則》） ：檔案是過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（《中華人民共和國檔案法》第二條） 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 檔案是歷史的原始記錄。包括兩層涵義： 一是經(jīng)過歸檔保存的原始紀錄及其載體。 二是原始紀錄的信息內(nèi)容。 如：施工圖紙，在工程竣工前，它是正在使用的文件，非原始記錄也不是檔案。工程竣工后，經(jīng)過歸檔保存的施工圖紙，包括記載設(shè)計內(nèi)容在內(nèi)，就是該項目的原始記錄，即 檔案 。 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 二、物業(yè)管理檔案的內(nèi)容 （包括房屋產(chǎn)權(quán)證、購房合同復(fù)印件）、技術(shù)資料和驗收文件； （或物業(yè)使用人）、個人資料（包括身份證和戶口復(fù)印件、聯(lián)系方式等）； 、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務(wù)記錄和物業(yè)管理公司及物業(yè)管理相關(guān)合同資料等。 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 三、物業(yè)管理檔案的分類方法 ？ 檔案分類又叫全宗內(nèi)的檔案分類，即把立檔單位所有形式的檔案，按其來源、內(nèi)容、時間或其他形式特征，劃分為若干類別，使其進一步條理化、秩序化。 這一項工作一般由檔案館（室）承擔！ 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 （ 1）年度分類法 年度分類法：根據(jù)文件形成和處理的年度，將全宗內(nèi)的檔案分成各個類別。 年度分類法的特點： 符合檔案按年度形成的特點和規(guī)律；能夠保持檔案在形成時間方面的聯(lián)系；可以反映立檔單位每年工作的特點和逐年變化的情況；便于按年度查閱和利用檔案。 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 （ 2）組織機構(gòu)分類法 組織機構(gòu)分類法：按照立檔單位的內(nèi)部組織機構(gòu)，把全宗內(nèi)的檔案分成各個類別。 組織機構(gòu)分類的特點： 能保持全宗內(nèi)的檔案在來源方面的聯(lián)系，使內(nèi)容相同或相近的文件集中在一起；既能較突出地反映立檔單位主要活動的面貌 ， 又便于按專業(yè)系統(tǒng)全面地查閱和利用檔案。 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 （ 3）事件分類法 事件分類法：按照全宗內(nèi)檔案反映的事件進行分類，又稱為事由分類法或問題分類法。 事由分類法特點：能較好地保持文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系，使內(nèi)容相同或相近的文件集中在一起。即能較突出地反映立檔單位主要活動的面貌， 又便于按專業(yè)系統(tǒng)全面地查閱利用檔案。 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類 四、物業(yè)管理檔案存放 首先，檔案存放應(yīng)有專門的檔案室。檔案室面積的大小應(yīng)根據(jù)檔案增長的數(shù)量，在確定檔案室面積時，應(yīng)留有一定的余量； 其次，要選擇文件架和文件柜。物業(yè)公司可以根據(jù)自身需要和經(jīng)濟條件進行選擇，一般檔案量不大的物業(yè)公司，可以考慮采用小型的文件架或文件柜存放案卷；管理面積較大的物業(yè)公司，應(yīng)采用更大的檔案室并采用與之相適應(yīng)的文件架存放檔案。 確定了案卷存放的工具和分類的方法后，就可以根據(jù)分類方法對存放工具進行編目，對文件架存放的檔案做出明確的標記，以便今后存放和檢索取用。 第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的概念與分類
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