【文章內容簡介】 個約會的時間，請對方注意時間； ? 如果領導不在或者不愿接待，則對客人做出解釋，或另約時間，或安排與其他負責人見面。留下客人的資料和聯(lián)系方式，轉告上司。 ? 與單位不相關的來訪者，有禮貌回絕，如果不能確定，征詢相關負責人的意見。 情景模擬練習： ? 一位記者來訪，要見公司的吳總經理，說是要采訪有關公司未來發(fā)展方向的問題，而吳總經理正好出去辦事，請演示秘書此時接待的情景。 ? 有一位推銷員，事先沒有約定，一來就聲稱是經理的朋友，堅持要見經理，秘書請教他的大名，卻又不愿通報姓名，不愿說出求見理由，到現(xiàn)在還賴著不肯離去。演示秘書應對的情景。 2. 團體接待 準備 接待 善后 ? 準備工作 （ 1）客人的基本情況 ? 客人的單位、姓名、職務、級別、性別（男、女）、民族、人數(shù)、年齡和健康狀況、民族構成情況、風俗習慣。 ? 掌握來訪意圖、住宿和日程安排上的考慮。 ? 客人到達的日期、具體時間及所乘車（機、船）班次。 ? 及時向主管領導同志報告，通知人員做好接待準備工作。 （ 2）制定接待方案 接待一般客人，可根據(jù)領導同志意見或慣例，直接提出具體接待意見。 接待重要客人或高級團組，應根據(jù)客人的意圖、要求和本部門領導同志的意見，制訂接待方案。 方案應包括：客人的基本情況，接待工作的組織分工，主陪人員和迎送人員名單，住宿地點及房間安排，伙食標準及就餐意見，交通工具、安全保衛(wèi)、醫(yī)療保健、費用支出意見，活動方式及日程安排，匯報內容的準備及參加人員等。 接待方案要報送本部門主管領導批準。上述內容還應結合實際視接待客人的規(guī)格而定。 （ 3）落實方案 根據(jù)方案提出的要求，通知各有關方面做好準備工作。 ? 落實食宿地點，安排好房間和用餐； ? 落實交通工具； ? 通知接待人員，落實接待車（機、船）辦法； ? 通知有關部門準備匯報材料； 接待工作 （ 1）迎接客人 一般客人由負責接待的同志去車站（機場、碼頭）迎候，并安排有關領導同志前往住地看望。重要客人應安排主管領導同志前往迎接，主要領導同志應在住地迎候。 （ 2）安排工作生活 客人到達住地后，接待人員應將客人引進提前安排好的客房?？腿巳胱『螅瑧皶r告知用餐地點和時間。對重要客人，應安排專人引導客人到餐廳用餐。 （ 3）協(xié)商日程 客人食宿安排就緒后，接待人員應與其商議活動日程。最后，根據(jù)確定的活動時間、內容、方式等，修訂印發(fā)活動日程安排。 （ 4）組織活動 按照日程安排，精心組織各項活動。接待人員在視察、參觀、游覽之前應安排好交通工具。 （ 5）聽取意見 在客人活動全部結束后，請單位領導同志與客人會面，聽取意見、交換看法。特別是上級派來的視察團、檢查團和工作組。 （ 6）安排便餐 便餐應按有關規(guī)定進行，要根據(jù)客人的情況，確定便餐的標準、規(guī)模、時間、地點和陪餐人員。 （ 7）安排返程 根據(jù)客人的要求，訂購車（機、船）票，并及時送到客人手中，同時商議離開住地的時間。要安排好送行人員及車輛；協(xié)助客人結算各項費用；征求客人對接待工作的意見，以便改進工作。 善后總結 （ 1）總結提高 要認真總結經驗，對工作中出現(xiàn)的失誤，要進行分析，找出原因，吸取教訓，以利工作。對參與接待工作的有關單位表示感謝。 （ 2）文件歸檔 把本次接待工作中形成的文件、材料收集齊全，整理歸檔，以便查閱。 涉外接待 ? 一、涉外接待禮賓的原則和要求 （一）涉外接待的原則 不卑不亢 依法辦事 內外有別 尊重個人 女士優(yōu)先 入鄉(xiāng)隨俗 ? （ 二）禮賓次序 ? 按照來賓所在國家或地區(qū)的名稱的拉丁字母的先后來排列次序。 ? 按照來賓的具體身份與職務的高低來排列其次序。 ? 按照來賓抵達現(xiàn)場的具體時間早晚來排列先后次序。 ? 依照來賓來告知東道主自己決定到訪的具體時間的先后排列次序 ? 不排列。 ? （三）禮賓次序確定步驟 ? 確定禮賓次序方案 ? 提前通知有關各方 ? 按禮賓次序排列座次、名次、出場次序 二、安排涉外迎送儀式 ? 涉外迎送儀式的要求 ? （ 1）發(fā)出邀請 ? （ 2）準備工作 ? 搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況 ? 外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習慣等 ? 擬定來賓訪問日程 ? 安排食宿 ? （ 3）善始善終 著裝要求 ? 要求穿正裝 三、工作程序 ? 確定迎候人員 ? 準備迎賓的物品 ? 見面講究禮節(jié) ? 送行前的拜訪 ? 安排送行儀式 第四章 領導日程、出差安排 第一節(jié) 日程安排 一、內涵與意義 ：即關于領導的會議、面談、出差、訪問等作計劃、實行、變更及調整。 ： 影響領導對于工作時間的分配和使用，與組織的績效密切相關。 ： 秘書為使上司能夠有效發(fā)揮其功能所作的輔佐活動，體現(xiàn)秘書的判斷能力和計劃組織能力。 二、影響因素與技巧 ： （ 1）上司做，秘書管理計劃； （ 2）秘書不僅管理，也受上司委托安排日程； （ 3）重要活動由上司計劃，一般性活動交