【正文】 之事，客人的公司打電話來要來訪者聽電話。 ? ●擋駕電話。 ?接待應(yīng)按制度辦事，如財務(wù)制度、用車制度等。 ? 按來客人數(shù)： 個別接待、團(tuán)體接待； ? 按預(yù)約與否： 隨機接待、預(yù)約接待。 ? 完全式 ? 從聯(lián)絡(luò)、制訂計劃、準(zhǔn)備、迎接、會見、陪同、送別、總結(jié)、匯報，負(fù)責(zé)到底。 ? 掌握來訪意圖、住宿和日程安排上的考慮。 （ 3）落實方案 根據(jù)方案提出的要求，通知各有關(guān)方面做好準(zhǔn)備工作。 （ 4）組織活動 按照日程安排，精心組織各項活動。對參與接待工作的有關(guān)單位表示感謝。 ： 秘書為使上司能夠有效發(fā)揮其功能所作的輔佐活動，體現(xiàn)秘書的判斷能力和計劃組織能力。 ? 日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計劃，進(jìn)一步以時間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動。 ? 已經(jīng)約好且需要預(yù)定會議室時，就要立即預(yù)約，如果對于該地點沒有充分把握，應(yīng)該事先調(diào)查路線、如何前往、房間大小、桌子的配置等。 ? 初次聽到對方名字，要提高警覺，詳細(xì)了解對方面談的目的、要談?wù)摰氖马?，并暫時保留答復(fù)。 附件一：出差物品攜帶表 授 權(quán) 通 知 電腦公司副總裁在 2023年 6月 15日 16日期間因公外出，此期間將臺式電腦、事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副領(lǐng)導(dǎo)，臺式電腦、事業(yè)部其他相關(guān)財務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副領(lǐng)導(dǎo)，除臺式電腦事業(yè)部外，其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財務(wù)簽字及文件審批委托處理副領(lǐng)導(dǎo)處理。凡是反映本組織工作活動，具有一定參考利用價值的，均屬于歸檔范圍。 :00:0404:00Feb238Feb23 1故人江海別，幾度隔山川。 04:00:0404:00:0404:002/8/2023 4:00:04 AM 1成功就是日復(fù)一日那一點點小小努力的積累。 , February 8, 2023 閱讀一切好書如同和過去最杰出的人談話。 2023年 2月 8日星期三 4時 0分 4秒 04:00:048 February 2023 1一個人即使已登上頂峰，也仍要自強不息。勝人者有力，自勝者強。 2023年 2月 8日星期三 上午 4時 0分 4秒 04:00: 1楚塞三湘接，荊門九派通。 2023年 2月 上午 4時 0分 :00February 8, 2023 1行動出成果，工作出財富。一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案。 ? 根據(jù)情況及時與相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)溝通，及時調(diào)整日程安排； ?及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展； ? 出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔； ? 向領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。 第二節(jié) 出差安排 一、國內(nèi)出差 ? 確定出差目的和日期；確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)出差陪同人； ? 與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接待人員等信息。 ? 對方以信件要求約會，收信后應(yīng)立即回信，尤其決定拒絕時，應(yīng)提早回函，如覺得回信可能延遲，以電話聯(lián)系對方。 ? 告知你或上司的聯(lián)系電話，以便萬一約會取消或有所改變時可以馬上通知。組織在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)活動事項一覽表，所記載的活動事項有法定節(jié)假日、組織全員大會等。 ? 按照來賓抵達(dá)現(xiàn)場的具體時間早晚來排列先后次序。 （ 6）安排便餐 便餐應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，要根據(jù)客人的情況，確定便餐的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)模、時間、地點和陪餐人員。客人入住后，應(yīng)及時告知用餐地點和時間。 接待重要客人或高級團(tuán)組，應(yīng)根據(jù)客人的意圖、要求和本部門領(lǐng)導(dǎo)同志的意見，制訂接待方案。 情景模擬練習(xí)： ? 一位記者來訪，要見公司的吳總經(jīng)理，說是要采訪有關(guān)公司未來發(fā)展方向的問題，而吳總經(jīng)理正好出去辦事，請演示秘書此時接待的情景。秘書在副駕駛位?！? ? 上司會見客人出現(xiàn)尷尬或無理糾纏時替上司解圍。 。 ? ●經(jīng)理正在開會時的來電，秘書一般都要擋駕，必要時可將有關(guān)內(nèi)容寫在紙條上傳遞給有關(guān)人員，既不能影響開會，又要及時傳遞信息。 實訓(xùn)類型一指導(dǎo)提示 ? ● 接電話時不僅要訓(xùn)練講話的技巧，措辭得當(dāng)，更要注意接聽的姿勢、微笑接聽的訓(xùn)練。 ? 案例 1：對方要找人事部王經(jīng)理，秘書告知王經(jīng)理不在的對話情景。值班人員感到已來不及進(jìn)一步核實，為防不測，便將情況報告了秘書長，接著請來了在家的市委書記、市長和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 接電話 開頭語 需要轉(zhuǎn)接電話 轉(zhuǎn)接流程 感謝對方來電 /結(jié)束 /等對方先掛機 熱情應(yīng)答 請對方留言 留言流程 ? 對本機構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常聯(lián)系的人員，應(yīng)聞其聲知其人； ? 對方請求和領(lǐng)導(dǎo)通話，先了解對方的身份和意圖，再決定是否轉(zhuǎn)給上級；如知道身份，則先請示領(lǐng)導(dǎo)；轉(zhuǎn)接后不應(yīng)再聽電話。 ? 等別人把話說完。 ? 第三天，小魏就因不適應(yīng)辦公室工作，被調(diào)離了崗位。他想，這下一定要好好表現(xiàn)，再有電話得把情況給對方說清楚，不要再出紕漏。行政部經(jīng)理聽完后給他糾正道：?小魏，接打電話有學(xué)問，外來電話要等第二遍鈴響后再接，才顯得穩(wěn)重大方 ……?經(jīng)理話沒說完就讓人叫走了，劉秘書繼續(xù)糾正：?接電話時不能用輕率的語調(diào)問對方：‘喂，你找誰？你是誰？’這是很不禮貌的，要用禮貌溫和的語調(diào)說：?你好，麗山市北固自動化設(shè)備有限公司，行政部電話是 …… ，不能用急躁的口氣說話 ……? ? 第二次接電話時，是對方打錯了，小魏一聽就告訴對方：?你打錯了。 ，有條不紊。 ? 隨著公司業(yè)務(wù)的擴大，人員需求也在不斷增長，最近公司又新招聘了一批大學(xué)生，秘書小魏今天剛上班，被安排在辦公室接電話的崗位上。