【正文】 之事，客人的公司打電話來(lái)要來(lái)訪者聽(tīng)電話。 ? ●擋駕電話。 ?接待應(yīng)按制度辦事，如財(cái)務(wù)制度、用車制度等。 ? 按來(lái)客人數(shù)： 個(gè)別接待、團(tuán)體接待； ? 按預(yù)約與否： 隨機(jī)接待、預(yù)約接待。 ? 完全式 ? 從聯(lián)絡(luò)、制訂計(jì)劃、準(zhǔn)備、迎接、會(huì)見(jiàn)、陪同、送別、總結(jié)、匯報(bào)，負(fù)責(zé)到底。 ? 掌握來(lái)訪意圖、住宿和日程安排上的考慮。 （ 3）落實(shí)方案 根據(jù)方案提出的要求，通知各有關(guān)方面做好準(zhǔn)備工作。 （ 4）組織活動(dòng) 按照日程安排，精心組織各項(xiàng)活動(dòng)。對(duì)參與接待工作的有關(guān)單位表示感謝。 ： 秘書(shū)為使上司能夠有效發(fā)揮其功能所作的輔佐活動(dòng)，體現(xiàn)秘書(shū)的判斷能力和計(jì)劃組織能力。 ? 日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫(xiě)出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。 ? 已經(jīng)約好且需要預(yù)定會(huì)議室時(shí)，就要立即預(yù)約，如果對(duì)于該地點(diǎn)沒(méi)有充分把握，應(yīng)該事先調(diào)查路線、如何前往、房間大小、桌子的配置等。 ? 初次聽(tīng)到對(duì)方名字，要提高警覺(jué)，詳細(xì)了解對(duì)方面談的目的、要談?wù)摰氖马?xiàng)，并暫時(shí)保留答復(fù)。 附件一：出差物品攜帶表 授 權(quán) 通 知 電腦公司副總裁在 2023年 6月 15日 16日期間因公外出，此期間將臺(tái)式電腦、事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營(yíng)管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副領(lǐng)導(dǎo)，臺(tái)式電腦、事業(yè)部其他相關(guān)財(cái)務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副領(lǐng)導(dǎo)，除臺(tái)式電腦事業(yè)部外，其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財(cái)務(wù)簽字及文件審批委托處理副領(lǐng)導(dǎo)處理。凡是反映本組織工作活動(dòng)，具有一定參考利用價(jià)值的，均屬于歸檔范圍。 :00:0404:00Feb238Feb23 1故人江海別，幾度隔山川。 04:00:0404:00:0404:002/8/2023 4:00:04 AM 1成功就是日復(fù)一日那一點(diǎn)點(diǎn)小小努力的積累。 , February 8, 2023 閱讀一切好書(shū)如同和過(guò)去最杰出的人談話。 2023年 2月 8日星期三 4時(shí) 0分 4秒 04:00:048 February 2023 1一個(gè)人即使已登上頂峰，也仍要自強(qiáng)不息。勝人者有力，自勝者強(qiáng)。 2023年 2月 8日星期三 上午 4時(shí) 0分 4秒 04:00: 1楚塞三湘接，荊門九派通。 2023年 2月 上午 4時(shí) 0分 :00February 8, 2023 1行動(dòng)出成果，工作出財(cái)富。一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案。 ? 根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)溝通，及時(shí)調(diào)整日程安排； ?及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展； ? 出差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔； ? 向領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。 第二節(jié) 出差安排 一、國(guó)內(nèi)出差 ? 確定出差目的和日期；確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)出差陪同人； ? 與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人員等信息。 ? 對(duì)方以信件要求約會(huì)，收信后應(yīng)立即回信，尤其決定拒絕時(shí)，應(yīng)提早回函，如覺(jué)得回信可能延遲，以電話聯(lián)系對(duì)方。 ? 告知你或上司的聯(lián)系電話，以便萬(wàn)一約會(huì)取消或有所改變時(shí)可以馬上通知。組織在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有法定節(jié)假日、組織全員大會(huì)等。 ? 按照來(lái)賓抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的具體時(shí)間早晚來(lái)排列先后次序。 （ 6）安排便餐 便餐應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，要根據(jù)客人的情況，確定便餐的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)和陪餐人員?？腿巳胱『螅瑧?yīng)及時(shí)告知用餐地點(diǎn)和時(shí)間。 接待重要客人或高級(jí)團(tuán)組，應(yīng)根據(jù)客人的意圖、要求和本部門領(lǐng)導(dǎo)同志的意見(jiàn)，制訂接待方案。 情景模擬練習(xí)： ? 一位記者來(lái)訪，要見(jiàn)公司的吳總經(jīng)理，說(shuō)是要采訪有關(guān)公司未來(lái)發(fā)展方向的問(wèn)題，而吳總經(jīng)理正好出去辦事，請(qǐng)演示秘書(shū)此時(shí)接待的情景。秘書(shū)在副駕駛位?！? ? 上司會(huì)見(jiàn)客人出現(xiàn)尷尬或無(wú)理糾纏時(shí)替上司解圍。 。 ? ●經(jīng)理正在開(kāi)會(huì)時(shí)的來(lái)電，秘書(shū)一般都要擋駕，必要時(shí)可將有關(guān)內(nèi)容寫(xiě)在紙條上傳遞給有關(guān)人員，既不能影響開(kāi)會(huì)，又要及時(shí)傳遞信息。 實(shí)訓(xùn)類型一指導(dǎo)提示 ? ● 接電話時(shí)不僅要訓(xùn)練講話的技巧，措辭得當(dāng)，更要注意接聽(tīng)的姿勢(shì)、微笑接聽(tīng)的訓(xùn)練。 ? 案例 1：對(duì)方要找人事部王經(jīng)理，秘書(shū)告知王經(jīng)理不在的對(duì)話情景。值班人員感到已來(lái)不及進(jìn)一步核實(shí)，為防不測(cè)，便將情況報(bào)告了秘書(shū)長(zhǎng)，接著請(qǐng)來(lái)了在家的市委書(shū)記、市長(zhǎng)和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 接電話 開(kāi)頭語(yǔ) 需要轉(zhuǎn)接電話 轉(zhuǎn)接流程 感謝對(duì)方來(lái)電 /結(jié)束 /等對(duì)方先掛機(jī) 熱情應(yīng)答 請(qǐng)對(duì)方留言 留言流程 ? 對(duì)本機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常聯(lián)系的人員，應(yīng)聞其聲知其人； ? 對(duì)方請(qǐng)求和領(lǐng)導(dǎo)通話，先了解對(duì)方的身份和意圖，再?zèng)Q定是否轉(zhuǎn)給上級(jí)；如知道身份，則先請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)；轉(zhuǎn)接后不應(yīng)再聽(tīng)電話。 ? 等別人把話說(shuō)完。 ? 第三天，小魏就因不適應(yīng)辦公室工作，被調(diào)離了崗位。他想，這下一定要好好表現(xiàn)，再有電話得把情況給對(duì)方說(shuō)清楚，不要再出紕漏。行政部經(jīng)理聽(tīng)完后給他糾正道：?小魏，接打電話有學(xué)問(wèn)，外來(lái)電話要等第二遍鈴響后再接，才顯得穩(wěn)重大方 ……?經(jīng)理話沒(méi)說(shuō)完就讓人叫走了，劉秘書(shū)繼續(xù)糾正：?接電話時(shí)不能用輕率的語(yǔ)調(diào)問(wèn)對(duì)方：‘喂，你找誰(shuí)？你是誰(shuí)？’這是很不禮貌的，要用禮貌溫和的語(yǔ)調(diào)說(shuō)：?你好，麗山市北固自動(dòng)化設(shè)備有限公司，行政部電話是 …… ，不能用急躁的口氣說(shuō)話 ……? ? 第二次接電話時(shí)，是對(duì)方打錯(cuò)了，小魏一聽(tīng)就告訴對(duì)方：?你打錯(cuò)了。 ，有條不紊。 ? 隨著公司業(yè)務(wù)的擴(kuò)大，人員需求也在不斷增長(zhǎng)，最近公司又新招聘了一批大學(xué)生，秘書(shū)小魏今天剛上班，被安排在辦公室接電話的崗位上。