會中組織與服務(wù)培訓教材(編輯修改稿)
2025-01-31 02:50 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 便攜性高。 兼容性強。 會議策劃與組織 33 ?刷卡簽到（立柜式簽到） 特點： 制卡成本比較低 。 會議簽到速度比較快， 一般不會太擁堵 。 現(xiàn)場也比較顯得體面， 能夠顯示出會議的檔次 。 租賃使用時 ， 設(shè)備可以開始擺在會場門口作為會議簽到 ， 待會議簽到結(jié)束后 ， 就可以挪到餐廳門口 ， 作為自助餐的就餐刷卡 。 會議策劃與組織 34 條形碼簽到 拍照簽到 二代身份證簽到 手機二維碼簽到 會議策劃與組織 （二）簽到應(yīng)注意癿事項 35 訃真準備 有序組織 及時統(tǒng)計匯報 耐心服務(wù) 會議策劃與組織 二、發(fā)放會議文件 會前發(fā)放 會中發(fā)放 憑票自由領(lǐng)取 36 三、引導參會人員入座 引導與會人員入座 會中發(fā)放印刷座次表 領(lǐng)取注明座次號碼 會議策劃與組織 四、安排開幕式 37 開 幕式的形式 ?致 辭 ?文 藝演出 開 幕式的 時間 ?前一天晚 上 ?第一天上午 開 幕式的地點 ?依人數(shù) 而定 開 幕式的程序 ?領(lǐng)導 致 辭 ?主 辦 方 ?聯(lián) 合致 辭 會議策劃與組織 五、安排會議發(fā)言 38 注意 問題 注意高層領(lǐng)導與基層領(lǐng)導的平衡 注意國家、地區(qū)或 部門的平衡 注意主題平衡 會議策劃與組織 六、組織分組認論 七、做好會議記錄 會議記錄是開會時當場把會議的基本情況和會議上的報告，認論的問題，發(fā)言、決議等內(nèi)容記錄下來的書面材料。會議記錄是對會議整個情況所做的真實記載，其作用在亍正確反映會議情況，作為整理會議文件、匯報會議精神，研究工作等存查備考的一種歷史資料。 39 會議策劃與組織 （一）會議記錄的要求 40 如實記錄 歸納總結(jié) 內(nèi)容完整 、純藍色墨水等不耐久材料 常見的問題 會議策劃與組織 （二）會議記錄的基本結(jié)構(gòu) 41 標題 基本情況 主體部分 記錄者簽名 會議策劃與組織 42 一、使用固定的 記錄 本 二、做好 會 前各 項 準 備 三、做好 會議發(fā) 言 記錄 會議開 始后， 記錄 人 員 要保持精力高度集中，特 別 是在 詳細記錄時 ，一定不能分心，否 則記錄將 無法 進 行。 ?你一言，我一語，到底聽誰的？記誰的？ 死死 盯 著主持人和主要 領(lǐng)導。其 實說 直白點，就是 誰 的官大聽 誰 的，同 時 要注意 記錄討論 焦點所在。 ? 如何做好會議記錄？ 會議策劃與組織 43 速 記 技巧 小、 輕 、 連 、斜 連貫 性 縮 略 詞 議題 會議 主持人 主要 領(lǐng)導 中心思想 重要的 會議記錄，要有主持人和記錄 人在正文右下方 簽 字。 一快 二要 三省 四代 會議策劃與組織 八、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)工作 九、安排閉幕式 總結(jié)會議 感謝相關(guān)人員或單位 44 會議策劃與組織 十、會場服務(wù) （一）攝影、影像服務(wù) 45 會議 拍 攝 要點 拍空 鏡頭 簽 到 過 程 廳 茶歇 領(lǐng)導 和 貴賓發(fā) 言 拍 攝 宴 會 拍 攝 合影 會議策劃與組織 46 會議策劃與組織 （二）計算機速記服務(wù) 47 會議組選擇速記員應(yīng)注意 ? 絕對保密會議機密信息 ? 是使聽錄速度要達到 180字 /分鐘以上，錯誤率控制在 1%以內(nèi) ? 熟悉該會議涉及癿與業(yè)術(shù)語 ? 現(xiàn)場記錄經(jīng)驗豐富 會議策劃與組織 （三）外語翻譯服務(wù) 48 外 語 水平 專業(yè) 水平 服 務(wù) 水平 會議策劃與組織 口譯 口譯，是通過口頭形式，把一種語言表達癿思想內(nèi)容用另一種語言來再現(xiàn) 口譯包括：耳語口譯，交替口譯，同聲傳譯 49 ? 口 語 耳 譯 （ ） ?就是 將 一方的 講話內(nèi) 容用耳 語 方式 輕輕傳譯給 另一方， 這種 口 譯 一般在外賓觀 看文 藝 演出，或者是 沒 有 語 音 設(shè)備 的 會議 上用。 ?對 象：往往是外 賓 ， 國 家元首或高 級 政府官 員 ?耳 語 翻 譯 的一般要求： ?高度 壓縮 和 概 括 ?聲 音不能太大，以免影 響 到附近的人 ?事先跟外 賓 介 紹 一下 節(jié) 煤的背景知 識 會議策劃與組織 50 ? 交替口譯（ ） ?又稱連續(xù)翻譯，簡稱交傳，即講話人講幾句話停頓一下，翻譯員開始翻譯，譯員翻譯完后再繼續(xù)將。 ?這種口譯應(yīng)用場合非常廣，比較常見的出現(xiàn)在商務(wù)談判和宴會上，也是有一定的難度的。 ?交傳 ——這種翻譯方式主要運用亍兩種情況： ?借助筆記進行口譯（正式會見、外交或商務(wù)會談、大會發(fā)言、學術(shù)交流、新聞發(fā)布、記者招待會、宴會祝福、開 /閉幕式、情況介紹等會話中） ?憑記憶進行口譯。（接待、陪同、參觀、游覓、宴會、娛樂、生活安排等回話中） 會議策劃與組織 51 ? 同聲傳譯（ ） ?三最：最高境界，最有魅力 ?在國際研認會、國際大會、國際組織的年會等各種會議上通常采用同聲傳譯。 ?會議傳譯，即譯員利用大會會場的電化設(shè)備，在傳譯箱里通過耳機收聽講話人的講話，馬上又通過話筒譯給聽眾，幾乎與講話人同步。幾乎同步：同傳要求譯員在發(fā)言人開始說話 5秒后必須開始翻譯，幵且?guī)缀跏菦]有停頓的。 ?口譯的過程 ——“聽與理解 記憶 表達”的極短暫而又及其復雜的過程。 會議策劃與組織 52 會議策劃與組織 （四）規(guī)聽設(shè)備及其他硬件服務(wù) 53 音 響 系統(tǒng) 投影 儀 燈光 錄 像 圖 文信息 錄 像 資料 電視 書 籍 圖 片 膠 片 實 物 網(wǎng)絡(luò) 遠 程 電視電話系 統(tǒng) 通信系統(tǒng) 數(shù) 字系統(tǒng) 表 決 系統(tǒng) 同 聲傳譯 系 統(tǒng) 打印機、復印機、傳真機、電話（國際長途）、網(wǎng)絡(luò)插口、路由器 會議策劃與組織 任務(wù)三 會議食宿服務(wù) 一、會議住宿服務(wù) （一）對備選會議住宿供應(yīng)機構(gòu)的考察 54 （一）對備選會議住宿供應(yīng)機構(gòu)的考察 （二）對備選住宿供應(yīng)機構(gòu)進行考察比較 （三）確定會議定點住宿供應(yīng)機構(gòu) 接待能力 口碑和品牌 周邊環(huán)境 總數(shù)、房型、配置條件 服務(wù)質(zhì)量 交通狀況 安全條件 會議策劃與組織 （二）會議住宿房間的預訂 55 寄送會議通知和住宿登記卡 與住宿供應(yīng)機構(gòu)簽訂合約 收到住宿登記卡及時回復確認 會議特殊客房的預訂 客房數(shù)量 價格 重要領(lǐng)導、貴賓 舉辦機構(gòu)工作人員 類型
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