時間管理培訓課件(ppt51頁)(編輯修改稿)
2025-01-27 17:25 本頁面
【文章內容簡介】 1先做自己所尊敬的人或與自己關系密切的利害關系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。 ? 1先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。 時間矩陣 第一象限文化 ? 這一象限的事情是緊急而重要的事情，是一定要優(yōu)先去做的事情。 第二象限文化 ? 在四個時間象限中，最有價值的象限就是第二象限，也就是那些不緊急但重要的事情，而這些事情往往被人們所忽視。 ? 未雨綢繆是對第二象限事件管理的形象描述 ? 制定計劃的目的是把那些重要而不緊急的事情，按部就班地高效完成。 原則之四：合理地安排時間 ? 80/20原理對我們的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數問題上，因為就算你花了 80%的時間，你也只能取得 20%的成效。 ? 掌握重點可以讓你的工作計劃不致偏差。 原則之五：與別人的時間取得協作 ? 任何人類的組織，不論大小，都有其周而復始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會或是團體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯系。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協作。 原則之六：制定規(guī)則、遵守紀律 ? 制定規(guī)則、遵守紀律的核心主要體現在以下三個方面： ? 在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應于何時截止。 ? 即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。 ? 由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取得聯系，將影響縮小在最小范圍內。 如何制定計劃 事先的了解： ? 1 、所在部門的業(yè)務定位 ? 2 、所在崗位的業(yè)務定位 ? 3 、上級主管的業(yè)務目標 ? 4 、上級主管對你的期望和要求 ? 5 、與其它相關崗位的業(yè)務接口關系 如何制定計劃 遵循 5W2H原則 ? Why: 為什么要做這項任務，對工作目標是否有支持 ? What： 任務的內容和達成的目標 ? When： 在什么時間段進行 ? Where： 任務發(fā)生的地點 ? Who： 哪些人員參加此任務，由誰負責 ? How to： 用什么方法進行 ? How much：需要多少成本 如何制定計劃 設置控制點（ milestone） 在目標或任務中設置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時發(fā)現問題，對自己難以解決的，還可以獲得同事或領導的支持。 堅持工作周記和工作日記，對計劃的執(zhí)行情況進行總結，發(fā)現和糾正各種偏差，同時對計劃進行調整和滾動。另外，還可以對前期的工作時間分配進行分析，不斷改進時間管理。 干擾的判斷 ? 要排除干擾就需要對干擾與非干擾有所區(qū)分，判斷干擾要從以下幾個方面入手： ? ? 是否經常會有人打擾你的工作 ? 這是判斷干擾是否存在的前提條件，經常有人打擾，就有干擾存在。 ? ? 是否清楚別人打擾你的目的 ? 明白了別人打擾的目的，就能很容易地分清這個人是來工作，還是來調侃。 ? ? 目的、程序、制度是否明確 ? 有了明確的目的、程序、制度就能有效地避免干擾的出現。 ? ? 緊急突發(fā)狀況是否經常出現 ? 緊急突發(fā)狀況并不經常出現，如果緊急突發(fā)狀況很多，就要警惕干擾的存在。 如何排除干擾 ? ? 來自上司的干擾往往是最難控制的，上司的干擾既不能拒絕也不能回避，還必須和顏悅色地把寶貴的時間讓給他。 ? ? 讓上司清楚知道你的工作目標 ? 通過溝通，通過年度經營計劃，通過一些會議，一定要很清楚地讓你的上司知道，你的工作是什么。你這一周、這個月、這個季度、今年的工作是什么。 ? 上司知道了你的工作才有可能不給你添加干擾你工作的事情。 ? ? 主動地約見你的上司以減少干擾 ? 主動約見你的上司，就會由被動變主動，避免上司給你添加計劃外的任務。 減少上司對你的時間干擾需要做到，依據對公司的理解制定自己的工作計劃并讓上司知道這些；主動約見上司，讓他理解你的工作。這就是管理上司的文化，我們把它叫做香蕉文化。 如何排除干擾 ? ? （ 1）雙方應事先達成共識。你應該力求對他們的要求保持熱心、同情以及隨時愿意加以協助的態(tài)度，可是，你更應該讓他們知道這么做往往會影響到你的工作效率。 ? （ 2）不要隨意打擾對方。你可以從容地、預先地與同事聯系你的要求、時間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報。 ? （ 3）想想為什么你的中斷情形無法受控 如何排除干擾 ? ? 下屬的干擾往往會把你太多的時間占據
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