【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 部門。 （復(fù)雜性） 不幸的是，上個(gè)月，有人從前臺(tái)附近的辦公室偷走了兩個(gè)手袋、一只手表。你們知道，前臺(tái)有時(shí)候會(huì)特別忙，我們的接待員不可能做到時(shí)時(shí)刻刻都保持警惕，雖然他們?cè)敢膺@樣做。 （解決方案） 唯一有效的解決辦法就是把這些門鎖上，每次開(kāi)門時(shí)輸入密碼。此外，我們還準(zhǔn)備在幾天內(nèi)更換密碼。 （行動(dòng)） 因此，希望你們以后記住關(guān)門。 （禮貌用語(yǔ)） 謝謝你們的體諒。 保羅 練習(xí) ? 你給同事發(fā)了一封電子郵件，詢問(wèn)他們什么時(shí)候有時(shí)間，以便你安排一次會(huì)議。 ? 事件 ? 復(fù)雜性 ? 解決方案 ? 行動(dòng) ? 禮貌用語(yǔ) 文風(fēng) ? 應(yīng)該致力于自然的文風(fēng)。 官僚主義作風(fēng) 本文件的簽署人已經(jīng)注意到，盡管三令五申，有些雇員還是在占用那些本來(lái)留給外來(lái)車輛使用的停車位?，F(xiàn)在，謹(jǐn)要求所有那些接到這份通知的人立即停止這種行為。 他們的意思是 —— 而且他們本來(lái)也應(yīng)該這樣寫： “ 有人一直將車停在留給外來(lái)車輛的車位。請(qǐng)不要這樣做。 ” 文風(fēng) ? 廢話連篇 我們的停車場(chǎng)有 53個(gè)汽車車位， 4個(gè)摩托車車位，這應(yīng)該足夠全體員工使用了。然而，似乎 有 些人一直在占用留給客戶的停車位。這樣的車位只有 3個(gè)，是在經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)時(shí)間辯論之后，由客戶服務(wù)部確定下來(lái)的，因?yàn)榭蛻舴?wù)部說(shuō)同時(shí)到公司來(lái)訪的客戶幾乎從 來(lái)沒(méi)有超過(guò) 3位。這些車位離前面的出口最近，因?yàn)槲覀儚?qiáng)烈認(rèn)為，不應(yīng)該讓客戶走那么遠(yuǎn)的距離才能到我們公司，尤其是在天氣惡劣的情況下，這會(huì)給客戶造成不 便 …… 等等。 文風(fēng) ? 容易惹是生非的言辭 有些人似乎給我們留下了這樣的印象：普通車位對(duì)他們而言不夠好，并且擅自將自己提升到了來(lái)訪者的地位。這些人或許想要戴上一塊標(biāo)志身份的牌子，好讓我們每次在走廊里遇到他們的時(shí)候都向他們脫帽致敬？ 你愿意為用這種方式跟你講話的人工作嗎？只要你避免了這些不必要的寫作風(fēng)格，你只需遵循幾項(xiàng)簡(jiǎn)單的原則，就可以保證你所寫的每篇文章都條理清楚、可讀性強(qiáng)，而且用詞禮貌。實(shí)際上，這正是你要達(dá)到的目標(biāo)。 文風(fēng) ? 使文章盡量短小 你所傳達(dá)的信息越短，收到信息的人就越高興。當(dāng)你收到一封長(zhǎng)達(dá) 8頁(yè)的工作信件時(shí)，你會(huì)做何感想？ ? 使文章盡量簡(jiǎn)單 短小、簡(jiǎn)單的詞匯； 短小、簡(jiǎn)單的句子； 短小的段落。 太長(zhǎng)的詞匯不會(huì)給人留下什么印象，它們只會(huì)使文章更難讀懂。 文風(fēng) ? 遣詞造句不要顯得粗魯 讀一下這句話： “ 從今以后，要保證做到至少提前 1周將日程散發(fā)下去。 ” 變得更禮貌： “ 從今以后，請(qǐng)你們能夠做到至少提前 1周將日程散發(fā)下去。 ” ? 注意不要使用模棱兩可的詞句 “ 我對(duì)你沒(méi)能參加這次會(huì)議感到失望。 ” 根據(jù)讀者對(duì)這句話的不同理解，可以將其解釋為 “你沒(méi)能及時(shí)參加會(huì)議實(shí)在有些可惜 ” ，或者 “你沒(méi)能參加會(huì)議這件事太不給我面子 ” 1/21/2023 39 第四節(jié)：筆頭溝通實(shí)踐 商務(wù)信函 簡(jiǎn)歷的寫作 論文的寫作 1/21/2023 40 商務(wù)寫作 ? 商務(wù)寫作 一般寫作 ? 較為嚴(yán)謹(jǐn)、正式 較為寬松、非正式 ? 平白直述 多有修飾 ? 讀者針對(duì)性強(qiáng) 讀者多層面 ? 一般用第一或第二人稱 運(yùn)用變換的人稱 ? 負(fù)有一定的法律責(zé)任 通常無(wú)需負(fù)法律責(zé)任 1/21/2023 41 商務(wù)寫作的重要性 組織內(nèi)部溝通的公文 組織外部溝通的公文 1/21/2023 42 組織內(nèi)部溝通的公文 公 文 定 義 目 的 概 要 附在文件前的說(shuō)明 ， 告知對(duì)方發(fā)送公文的原因 傳遞信息：說(shuō)服對(duì)方閱讀文件；樹(shù)立良好信譽(yù)和形象 月 、 季度報(bào)告 總結(jié)該時(shí)段內(nèi)的利潤(rùn) 、 生產(chǎn)和問(wèn)題的報(bào)告 。 用作計(jì)劃下時(shí)段活動(dòng)的參考 傳遞信息：樹(shù)立良好形象和信譽(yù) （ 報(bào)告內(nèi)容準(zhǔn)確 、 完整；作者了解公司的情況 ） 政策 、 規(guī)章公報(bào) 公司政策和規(guī)定的聲明 （ 例：怎樣訂貨等 ） 傳遞信息：樹(shù)立信譽(yù)（ 政策和規(guī)定是合理的 ） 業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估 對(duì)職員的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估；附改進(jìn)意見(jiàn)或提拔推薦 傳遞信息：說(shuō)服員工不斷提高自己的水平 祝賀信 祝賀獲獎(jiǎng) 、 升職或得到社區(qū)認(rèn)可的員工 樹(shù)立良好形象 1/21/2023 43 組織外部溝通的公文 公 文 定 義 目 的 職責(zé)說(shuō)明 某一職位工作性質(zhì)描述 ， 用于業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估 ，工資評(píng)定和聘用審核 傳遞信息：說(shuō)服有才能的人報(bào)名；樹(shù)立良好形象 年度報(bào)告 總結(jié)全年的財(cái)務(wù)情況 ，向股東匯報(bào) 傳遞信息：說(shuō)服持股人支持本股；投資者購(gòu)進(jìn)該股；樹(shù)立良好信譽(yù) （ 公司健康運(yùn)營(yíng) ） 感謝信 寫給供貨商 、 客戶或任何幫助過(guò)公司和公司員工的個(gè)人或組織 樹(shù)立良好形象 1/21/2023 44 ? 組織內(nèi)部信息傳遞的形式。 ? 可以寫在白紙上，而不一定是印有組織抬頭的信箋。 ? 要求簡(jiǎn)明扼要，較長(zhǎng)信息采用附件。 ? 四個(gè)基本要素：日期、主題、送交、發(fā)送 ? 有時(shí)可包括附件和復(fù)印件 ? 不需附加的問(wèn)候、地址或簽名 備忘錄 1/21/2023 45 ? 組織內(nèi)外部信息傳遞的形式。 ? 要求簡(jiǎn)明扼要，較長(zhǎng)信息采用附件。 ? 使讀者在無(wú)須大量使用“下滾條”的情況下能讀取整篇文章 ? 通過(guò)標(biāo)題欄和首段來(lái)吸引讀者 ? 需附加的問(wèn)候、地址或簽名 電子郵件 46 發(fā)送前檢核 ? 是否稱呼對(duì)方名字并使用了適當(dāng)?shù)膯?wèn)候語(yǔ)？ ? 是否已通讀電子郵件以檢查是否有錯(cuò)誤？ ? 電子郵件的語(yǔ)氣是否熱情友好？ ? 是否鼓勵(lì)進(jìn)一步聯(lián)系？ ? 文檔作為附件還是作為郵件正文發(fā)送？ ? 以純文本格式還是以 html格式發(fā)送？ ? 是否使用了主題行？ ? 郵件主題是否足夠吸引讀者？ 47 電子郵件注意 ? 與不認(rèn)識(shí)或不熟悉的人通信時(shí)，使用正式的 語(yǔ)氣，包括適當(dāng)?shù)姆Q呼和敬語(yǔ)。 ? 使用簡(jiǎn)單易懂的主題行以準(zhǔn)確傳達(dá)要點(diǎn)。 ? 說(shuō)您要說(shuō)的話，但簡(jiǎn)明扼要。 ? 使用易于辨認(rèn)的字體和大小，商務(wù)通信中避免矯飾華麗的風(fēng)格。 ? 使用顯示完整的聯(lián)系人信息的電子郵件簽名或電子名片，包括電話號(hào)碼和公司名稱。 ? 收到合法發(fā)件人的電子郵件，及時(shí)確認(rèn)收到。 ? 外出 24小時(shí)以上，使用自動(dòng)回復(fù)功能。 1/21/2023 48 ? 報(bào)告是一種搜集研究事實(shí)的人與由于某種目的而要求看報(bào)告的人之間的信息或建議的交流形式。 ? 報(bào)告的最終作用通常是作為行動(dòng)和決策的基礎(chǔ)。 報(bào)告的概念 1/21/2023 49 報(bào)告的部分類型 特別報(bào)告 初始報(bào)告 例行報(bào)告 調(diào)研報(bào)告 中期報(bào)告 操作報(bào)告 計(jì)劃報(bào)告 評(píng)估報(bào)告 設(shè)計(jì)報(bào)告