【正文】 的目的 ？ 是否清楚地表達(dá)了自己的目的 ？ 信的結(jié)構(gòu)是否符合前面所講的要求 ？ 信的結(jié)構(gòu)是否符合前面所講的要求 ？ 換種方式表達(dá)是否效果更好 ？ 換種方式表達(dá)是否效果更好 ？ 不常用的詞句 ： 替代詞句： 不常用的詞句： 替代詞句 ： 容易引人誤解的詞句： 修正： 容易引人誤解的詞句： 修正： 信中寫(xiě)了多少句話(huà) ，數(shù)一下記下來(lái) 。 此致 敬禮 王海賓 2023年 10月 9日 模擬練習(xí) —一封拒絕的信 研討（ 20分鐘） ?兩人一組，互讀信件。 現(xiàn)在學(xué)習(xí)儲(chǔ)備一些專(zhuān)業(yè)知識(shí)，可以有利于將來(lái)工作。 （請(qǐng)注意 “準(zhǔn)備、寫(xiě)作和檢查 ”三步驟） 尊敬的主管： 您好，我是質(zhì)量控制員王海賓，已經(jīng)在崗位上工作 3年了。 練習(xí)時(shí)至少填寫(xiě)三個(gè)主要受信人，現(xiàn)實(shí)工作中要填寫(xiě)所有的。 ② 是否有不適當(dāng)?shù)拿枋?。?dāng)這些與某種利益相關(guān)時(shí)，使受信者屈從。 用良好的祝愿結(jié)束，不要為壞消息做任何辯解。 開(kāi)始以自然漸進(jìn)的方式敘述，為受信人接受壞消息先行鋪墊。 直截了當(dāng)?shù)亟o接受者好消息，使之高興。 期待您的回音，并期望很快能和您會(huì)面。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。 你曾表示過(guò)貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會(huì)讓您滿(mǎn)意的。 第二節(jié) 書(shū)面溝通的寫(xiě)作過(guò)程 寫(xiě)作過(guò)程 寫(xiě)完后重讀 修改文書(shū)，大膽刪減 一口氣寫(xiě)完 整理寫(xiě)作思路， 考慮文書(shū)內(nèi)容 檢查細(xì)節(jié)，確認(rèn)無(wú)誤， 要與不要 目的要明確 信息要全面 行文要簡(jiǎn)短 使用短句 強(qiáng)調(diào)最重要的 段落分明 總結(jié)和結(jié)論 盡量生動(dòng) 隨意開(kāi)始 寫(xiě)寫(xiě)停停 被動(dòng)句 雙重否定 長(zhǎng)句 無(wú)關(guān)信息 錯(cuò)別字 過(guò)長(zhǎng) 親愛(ài)的先生 /女士： 我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門(mén)安裝新電腦。 信息及含意會(huì)隨著信息內(nèi)容所描述的情況，以及發(fā)文和收文時(shí)的部門(mén)而有所變更 。主要內(nèi)容 第一節(jié) 書(shū)面溝通概述 第二節(jié) 書(shū)面溝通的寫(xiě)作過(guò)程 第三節(jié) 書(shū)寫(xiě)技巧 第四節(jié) 筆頭溝通實(shí)踐 第一節(jié) 書(shū)面溝通概述 書(shū)面溝通的概念 書(shū)面溝通優(yōu)缺點(diǎn) 書(shū)面溝通的種類(lèi) 書(shū)面溝通的障礙 一、 書(shū)面溝通的概念 書(shū)面溝通，就是利用書(shū)面文字作為主要表達(dá)方式，在人們之間進(jìn)行信息傳遞與思想交流的溝通形式。 （二）按照書(shū)面溝通所用的文體分類(lèi) 行政公文 計(jì)劃類(lèi)文書(shū) 報(bào)告類(lèi)文書(shū) 法律類(lèi)文書(shū) 新聞性文書(shū) 日常事務(wù)類(lèi)文書(shū) （三）按照溝通渠道不同分類(lèi) 紙張 傳真 電子郵件（ Email） 電子會(huì)議系統(tǒng)（ EMS） 四種溝通渠道的比較（ P106) 四、書(shū)面溝通的障礙 （一）語(yǔ)言方面的障礙 （二）知識(shí)方面的障礙 （三）人為的障礙： 發(fā)文者的語(yǔ)氣、強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)、表達(dá)特色，以及發(fā)文的目的經(jīng)常被忽略而使理解有誤。 書(shū)面溝通的首要重點(diǎn)是什么？ 明確目的 我想利用這份文書(shū)做什么？ 傳遞信息 下達(dá)指示 解釋事情 事后補(bǔ)遺 制定語(yǔ)氣和修辭策略 課堂互動(dòng) 書(shū)面溝通是一種非常重要的溝通方式 ，請(qǐng)大家交流一下 ， 在什么情況下適合書(shū)面溝通 ， 并舉出相應(yīng)的例子 。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人，對(duì)于與您相會(huì)的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪(fǎng)你處，這是因?yàn)?…… 劉云端先生，您好： 這是來(lái)自微軟的信，繼我們上周的電話(huà)談話(huà)后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。（ 3分鐘） 親愛(ài)的先生 /女士： 我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門(mén)安裝新電腦。 你曾表示過(guò)貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會(huì)讓您滿(mǎn)意的。 判別兩封信的高下，并說(shuō)明原因 ?掌握寫(xiě)作過(guò)程中每個(gè)環(huán)節(jié)的要點(diǎn) ?掌握三種文字類(lèi)型的特點(diǎn)和寫(xiě)作方式 寫(xiě)完后重讀 修改文書(shū)，大膽刪減 一口氣寫(xiě)完 整理寫(xiě)作思路，考慮文書(shū)內(nèi)容 檢查細(xì)節(jié)，確認(rèn)無(wú)誤 重溫寫(xiě)作過(guò)程 準(zhǔn)備準(zhǔn)備再準(zhǔn)備 ?目標(biāo) :who,what,why ?提綱：結(jié)構(gòu)、策略 ?整理：信息、需求 寫(xiě)作 檢查 ?肯定、否定、指示 ?刪減 :無(wú)關(guān)信息、大幅度 ?注意錯(cuò)誤：語(yǔ)法、拼寫(xiě)、描述 ?細(xì)節(jié)：標(biāo)點(diǎn)、日期、稱(chēng)謂 類(lèi)型 寫(xiě)作方式 肯定 同意某種請(qǐng)示，提供一個(gè)機(jī)會(huì)，或者是一些好消息。 否定 對(duì)要求的一種否定，或者是一個(gè)壞消息。不能使人產(chǎn)生誤解。 表述事實(shí)，要求或建議。 3． 檢查 ① 是否表述準(zhǔn)確。 溝通聯(lián)絡(luò)卡 創(chuàng)建文字溝通分析表 一封拒絕的信 主要受信人 肯定？ 否定？ 指示？ 直接寫(xiě)的？ 回復(fù)的？ 受信人重要度排序 寫(xiě)給受信人的困難程度排序 加以何種注意 備注 文字溝通分析表 填寫(xiě)時(shí)，把精力集中在最常用的文字溝通材料上 信件、便條、備忘錄等。 ?請(qǐng)每個(gè)人用 10分鐘寫(xiě)完這封信。原因如下： “ 6個(gè)西格瑪”是最近在制造業(yè)很受重視的質(zhì)量管理方法， 作為主管質(zhì)量方面的員工，我的質(zhì)量管理知識(shí)已經(jīng)陳舊，需要更新。 綜上所述，希望您能夠批準(zhǔn)我的請(qǐng)求。（注意上一步 “分析表 ”中的意見(jiàn)） 5分鐘 ?團(tuán)隊(duì)將這兩封信的分析表 COPY到陳述紙上，代表宣講并給出綜合評(píng)價(jià)。 每組得到一些圖片，這些圖片是以相同的裁剪方式，從 3個(gè)相同的結(jié)果圖形中裁剪出來(lái)的，無(wú)序混合后，分成三組分發(fā)。 圖片可以在組間轉(zhuǎn)移，遵循以下原則 A：可以根據(jù)其他小組的要求轉(zhuǎn)移任何圖片，也可向其他小組申請(qǐng)圖片 B：每小組桌上至少保留 3塊圖片。 ? 是什么原因讓它們發(fā)揮了應(yīng)有的作用？其中哪些最難理解？哪些讓你氣 憤？哪些讓你士氣不振？你害怕誰(shuí)的信件和備忘錄，為什么？ ? 結(jié)構(gòu)和文風(fēng) 寫(xiě)作結(jié)構(gòu) ? SCRAP： ? 事件 (Situation) 復(fù)雜性 (Complication) 解決方案 (Resolution) 行動(dòng) (Action) 禮貌用語(yǔ) (Po