歸檔文件的整理方法概述(編輯修改稿)
2025-01-19 17:55 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ◆ 同一立檔單位的分類(lèi)方法應(yīng)保持穩(wěn)定 23 按文件辦結(jié)年劃歸年度 ● 當(dāng)年辦結(jié)的文件歸入文件形成年； ● 跨年度辦結(jié)的文件，如請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文 與被轉(zhuǎn)發(fā)文等，歸入辦結(jié)年； ● 開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)形成的系列文件，可按活動(dòng)階段 歸入辦結(jié)年； ● 跨年度的會(huì)議文件，歸入閉幕年； ● 沒(méi)有批復(fù)的請(qǐng)示，歸入形成年。請(qǐng)示與批復(fù)分 開(kāi)歸檔時(shí)，應(yīng)建立互見(jiàn)。 ● 辦結(jié) :指完成公文辦理程序 ,不是指文件有效期 . 24 按機(jī)構(gòu)分類(lèi) —— 按機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)加決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi) 如： 黨組（黨委） 辦公室（辦事機(jī)構(gòu)） 業(yè)務(wù)處（職能部門(mén)） ?? （職能部門(mén)） 行政處（職能部門(mén)） 老干部工作處等（職能部門(mén)） 特點(diǎn)：分類(lèi)直觀(guān)，職責(zé)明確，操作簡(jiǎn)單。適合于 內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)穩(wěn)定的機(jī)關(guān)。 25 按機(jī)構(gòu)分類(lèi)需注意： （ 1） 一般按文件辦理部門(mén)歸檔，而不是按文件的署名者歸檔。 （ 2） 黨政分開(kāi)。黨務(wù)工作的文件材料應(yīng)與行政工作的文件材 料分開(kāi)，分別歸入相應(yīng)的黨務(wù)工作部門(mén)或業(yè)務(wù)（行政） 部門(mén)。 ? 但經(jīng)黨委或黨組討論而以機(jī)關(guān)名義印發(fā)的文件，不歸入 黨務(wù)工作部門(mén)，而歸入相應(yīng)的業(yè)務(wù)或文秘機(jī)構(gòu)。 （ 3） 由領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)指示某部門(mén)有關(guān)人員起草的，其內(nèi)容又不是 其所在部門(mén)職能范圍的文件材料，應(yīng)歸入文件材料內(nèi)容 所屬的職能部門(mén)， ※ 如業(yè)務(wù)一科某同志按領(lǐng)導(dǎo)要求起草的整個(gè)單位的年度工 作總結(jié)，應(yīng)歸入辦公室或文秘科。 26 〔 接上頁(yè)－按機(jī)構(gòu)分類(lèi)需注意： 〕 （ 4） 兩個(gè)機(jī)構(gòu)共同辦理的文件，分入主辦機(jī)構(gòu)。 （ 5） 臨時(shí)工作領(lǐng)導(dǎo)小組形成的文件，分入領(lǐng)導(dǎo)小組辦公 室掛靠機(jī)構(gòu)。 （ 6） 按機(jī)構(gòu)分類(lèi)要保持分類(lèi)的一致性。即各年度以及同 一年度中的分類(lèi)方法應(yīng)保持一致。 ※ 如 2023年將開(kāi)展檔案工作優(yōu)質(zhì)服務(wù)活動(dòng)的文件歸 入檔案館室處， 2023年也應(yīng)將其歸入檔案館室處。 27 按問(wèn)題分類(lèi) —— 按立檔單位職能進(jìn)行分類(lèi) 如： 綜合類(lèi) 黨群類(lèi) 業(yè)務(wù)類(lèi)（若干） …… 等 特點(diǎn)：分類(lèi)穩(wěn)定，但職責(zé)不確定、操作較復(fù) 雜。適合于內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或職能經(jīng)常調(diào)整 變化的基層機(jī)關(guān)。 28 （ 1） 一般按歸檔文件的主要內(nèi)容屬于哪一個(gè)問(wèn)題歸類(lèi)，而 不按歸檔文件的責(zé)任者及其機(jī)構(gòu)級(jí)別歸類(lèi)。 （ 2） 綜合性文件材料歸入綜合類(lèi)，專(zhuān)門(mén)性文件材料歸入有 關(guān)各類(lèi)。 ※ 如：全年工作計(jì)劃歸入綜合類(lèi)，檔案局的檔案法制文件，歸入 “ 檔案法制類(lèi) ” ，業(yè)務(wù)指導(dǎo)的文件歸入 “ 業(yè)務(wù)指導(dǎo)類(lèi) ” 。 （ 3）涉及兩個(gè)以上問(wèn)題的文件材料視情況歸類(lèi)。 文件內(nèi)容涉及到其中一個(gè)主要類(lèi)目，則歸入主要問(wèn)題類(lèi)目。 ※ 如：某省檔案局的一份文件，絕大部分的內(nèi)容涉及到檔案館室 業(yè)務(wù)指導(dǎo)類(lèi)，只有少量文字涉及到經(jīng)濟(jì)科技業(yè)務(wù)指導(dǎo)類(lèi)， 這份文件應(yīng)歸入檔案館室業(yè)務(wù)指導(dǎo)類(lèi) ※ 如：沒(méi)有側(cè)重某個(gè)主要問(wèn)題，則歸入綜合類(lèi)。如檔案局的一份 涉及到檔案法制、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、科教問(wèn)題的文件歸入綜合類(lèi)。 （ 4）按問(wèn)題分類(lèi)一定要注意歸
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