文書檔案整理方法步驟概述(編輯修改稿)
2025-01-18 16:44 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 每份領(lǐng)導(dǎo)批示為一件文書檔案。 由其管理部門或人員負(fù)責(zé)歸檔。 批示件應(yīng)全部歸檔； 機(jī)構(gòu)（問題）欄統(tǒng)一填寫“批示件”； 同一年度的批示件按歸檔時間排序，從“ 1” 開始順序編制“室編件號”； 即使當(dāng)年度批示件數(shù)量較少，也應(yīng)單獨分類整理裝盒。 如領(lǐng)導(dǎo)僅在某份文件上僅簽名表示已閱而無其他意義的，無須歸檔。 例：批示件 例：批示件 例：批示件 例：批示件 （國家檔案局定于 10月 1317日在廣西南寧舉辦口述歷史采集培訓(xùn)班（針對廣西檔案部門），擬請我局熟悉該項工作的一位領(lǐng)導(dǎo)于 10月 16日下午到培訓(xùn)班作一個小時的講座，食宿由國家局負(fù)責(zé)，請派員支持，盼復(fù)。） （四）其他 涵義：本單位除發(fā)文件、辦文件、批示件外的其他文件材料。 如：本單位黨組會議記錄和其他有價值的記錄本；本單位發(fā)出的未編號的文件、信息；本單位召開會議、組織重大活動形成的會議（活動）指南、方案、簽到表、領(lǐng)導(dǎo)講話、交流發(fā)言、參閱材料、席位單、總結(jié)等文件材料；本單位重要的合同、協(xié)議、資產(chǎn)管理的憑證性材料、各類介紹信、證明存根；人事、紀(jì)檢方面具有保存價值的文件材料；本單位年度收發(fā)文登記冊、用印登記冊、業(yè)務(wù)統(tǒng)計年報；各類報刊有關(guān)本單位的新聞報到；本單位認(rèn)為有歸檔保存價值的文字、表冊等。 注意： 按照 “誰形成、誰辦理、誰負(fù)責(zé)”的原則，采取 “隨辦隨歸”的方式，辦理完畢即刻向檔案室歸檔。或由部門初步整理后，按年度批量向檔案室歸檔。 每份／冊為一件； 機(jī)構(gòu)（問題）欄統(tǒng)一填“其他”； 同一年度歸檔的“其他”類文件材料，按歸檔時間排列，從“ 1” 開始順序編制“室編件號”。 例：其他 例：其他 例：其他 要注意辦文件向發(fā)文件的轉(zhuǎn)換以及批示件向發(fā)文件、辦文件的轉(zhuǎn)換 第五步 排列 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。 注意：會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。 發(fā)文件按各自的發(fā)文編號排列，發(fā)文編號就等于流水號；歸檔章和檔案盒脊上機(jī)構(gòu)（問題）一欄填寫“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”； 辦文件、批示件、其他件可以相近問題相對集中，然后按文件時間的先后順序或者處理文件的先后順序排列。 第六步 編號（編頁） 蓋歸檔章 在文件首頁上端的居中位置、或空白處蓋規(guī)范的歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。 蓋章要清晰端正，填寫齊全準(zhǔn)確。 編號：根據(jù)文件的排列順序給文件編制“室編件號”即：從“ 1” 開始編制流水號。 編頁：以件為單位，在文件正面右上角或背面左上角的空白位置編寫頁碼。 2023版 《 規(guī)則 》 歸檔章式樣
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