【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 我的看法。文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，通常是由辦理完畢的有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成，也是由通用文書轉(zhuǎn)化部分檔案的習(xí)慣稱謂。文書工作是對(duì)文件的全部生命周期進(jìn)行處理的一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程，是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續(xù)和發(fā)展。文書檔案既是一個(gè)單位過去發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在文書檔案管理建設(shè)狀況的記錄，因此在整個(gè)行政工作中發(fā)揮著極為重要的作用。高校體系機(jī)構(gòu)龐雜，隨著學(xué)校辦學(xué)年限延長(zhǎng)，學(xué)校文書檔案的數(shù)量也會(huì)越來越多，內(nèi)容也會(huì)越來越復(fù)雜。做好學(xué)校文書檔案管理也越發(fā)顯得至關(guān)重要。檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展。文書檔案是現(xiàn)代化信息高速發(fā)展中不可缺少的信息資源，只有規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發(fā)揮檔案的重要作用，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的前身和源泉，檔案是文書的歸宿，也直接關(guān)系到文書檔案的質(zhì)量，做好文書工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、是整個(gè)檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學(xué)校整體檔案管理的質(zhì)量，也體現(xiàn)了學(xué)校檔案管理的水平。一、高校文書檔案工作存在的問題（一）文書檔案立卷質(zhì)量不高。高校檔案整理的目的就是為了保存學(xué)校在各種工作與活動(dòng)中所形成的有保存價(jià)值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗(yàn)、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實(shí)、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映出學(xué)校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學(xué)校的工作原貌，如嚴(yán)重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。高校文書檔案原始資料的質(zhì)量缺陷大致為：文書檔案歸檔時(shí)常常出現(xiàn)公文制發(fā)不規(guī)范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領(lǐng)導(dǎo)批示的原稿更具存檔價(jià)值，但歸檔時(shí)，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規(guī)范、正文和附件的名稱不一致、缺批復(fù)、缺日期、少作者；在修改文件或批注時(shí)，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時(shí)字跡就模糊不清，很難看清內(nèi)容）、擴(kuò)散，紙張規(guī)格大小不一等現(xiàn)象。出現(xiàn)這些問題的主要原因是：大多數(shù)從事文書工作人員檔案意識(shí)也比較淡薄且缺乏文書檔案管理方面知識(shí)，不夠重視對(duì)文書檔案管理方面的知識(shí)的學(xué)習(xí)和了解。（二）檔案材料歸檔措施不到位。近年來，隨著科技進(jìn)步的加快，高校辦公自動(dòng)化程度不斷提高。電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備形成的一些文書檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進(jìn)行留底保存，很難達(dá)到長(zhǎng)久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識(shí)和責(zé)任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識(shí)，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認(rèn)為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認(rèn)為沒有保存的必要，認(rèn)為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關(guān)。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。高校雖然多數(shù)購(gòu)買了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數(shù)不是檔案專業(yè)畢業(yè)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數(shù)年很難在考核、評(píng)優(yōu)等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機(jī)會(huì)調(diào)離的不在少數(shù)。因此多數(shù)高校檔案室目前長(zhǎng)期處于缺人或人員配備不夠合理狀態(tài)。二、提高檔案管理效率的對(duì)策(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。（二）調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性檔案界長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案工作理念。增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開拓創(chuàng)新的新局面。（三）加強(qiáng)高校文書工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。文書人員要有非常強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門；嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強(qiáng)化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國(guó)檔案法》中早有明確的一項(xiàng)基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點(diǎn)。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時(shí)整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。（四）做好高校文書檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯(cuò)誤傾向 辦公現(xiàn)代化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的 普遍應(yīng)用以及推廣，公文中不可避免地將出現(xiàn)大量的電子文件，這些新型文件要?dú)w檔，就必須借助現(xiàn)代化的管理平臺(tái)，建設(shè)一個(gè)全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時(shí)讓這個(gè)系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個(gè)信息管理工作中。當(dāng)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時(shí)候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認(rèn)識(shí)，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢(shì)新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領(lǐng)域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開拓進(jìn)取，與時(shí)俱進(jìn)?？傊臅鴻n案管理工作是高等學(xué)校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護(hù)高校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，作為擔(dān)負(fù)著承上啟下職責(zé)的學(xué)校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關(guān)系。第三篇：文書檔案一、文書檔案 1）上級(jí)來文。凡上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本單位發(fā)出的文件，并屬于本單位主要只能活動(dòng)的，都應(yīng)歸檔。（2）本機(jī)關(guān)文件。凡本機(jī)關(guān)形成的，反映本機(jī)關(guān)工作職能活動(dòng)和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應(yīng)歸檔。（3）下級(jí)來文。凡下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送來的有關(guān)方針政策性的、請(qǐng)示性的或反映重要活動(dòng)、全面工作的文件，應(yīng)當(dāng)歸檔。如有關(guān)重要問題的請(qǐng)示、備案材料，重要的或以上的工作報(bào)告、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（4）平級(jí)或非隸屬機(jī)關(guān)來文。平級(jí)機(jī)關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)來文，凡有重要參考價(jià)值的也需歸檔。（5）關(guān)于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過程中形成的各種文件稿本，應(yīng)視其具體情況而定。對(duì)于人代會(huì)、黨代會(huì)歷次修改稿件，應(yīng)歸檔。不歸檔的范圍（1）重份文件；（2）無查考利用價(jià)值的事務(wù)件、臨時(shí)性文件；（3）未經(jīng)簽發(fā)的文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；（4）無特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般建議或意見的人民來信；（5）單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；（6）本單位負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門召開的會(huì)議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件材料:（9）下級(jí)機(jī)關(guān)送來的不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文字材料；(10)上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料；(11)越級(jí)和非隸屬機(jī)關(guān)抄送的一般的、不需辦理的文件材料；(12)外機(jī)關(guān)送來的征求意見的文件未定稿。第四篇：教學(xué)輔導(dǎo)文章六文書與檔案實(shí)務(wù)文檔的處理文書是人們?cè)谌粘Ｉ?、機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)中廣泛使用的書面材料，它具有一定的規(guī)則、體式。從使用范圍來看，文書可劃分為私人文書和公務(wù)文書兩大類。私人文書是指?jìng)€(gè)人、家庭為自身的需要而形成使用的文書，包括家譜、房契、手稿、遺囑和書信等；公務(wù)文書即公文，是指政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位從事公務(wù)交往活動(dòng)的文書。公文是公務(wù)文書的總稱。文件則有兩種含義：一是指政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位的正式發(fā)文；另一是指反映職能、政策、技術(shù)、活動(dòng)等具有保存、查考價(jià)值的文字或聲像材料，如工作總結(jié)、會(huì)議記錄、重要活動(dòng)的錄音、錄像、照片等。檔案是指使用過的、已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書，把它們挑選出來按照一定的規(guī)則重新整理、立卷、編排之后，便稱之為檔案。文書與檔案實(shí)務(wù)是文員和秘書重要的、基本的工作任務(wù)。每一個(gè)文員必須能夠掌握并熟練操作。1．公務(wù)文書的特點(diǎn)和作用公務(wù)文書的作者是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位及其負(fù)責(zé)人。公務(wù)文書的這些特定的作者必須依據(jù)黨和國(guó)家的方針、政策、法令，在法定的職責(zé)范圍內(nèi)制作文書，不能越權(quán)越軌發(fā)布公文。公務(wù)文書體現(xiàn)的是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和職能部門的工作意圖和規(guī)定要求，反映各項(xiàng)工作的進(jìn)程和效果，其內(nèi)容具有有效性，其中部分還具有權(quán)威性。公務(wù)文書在制作上應(yīng)該按常規(guī)的格式和各種類的結(jié)構(gòu)寫作，在處理上有一定的程序和制度。包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、收發(fā)、登記、批辦、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)。撰制和處理公務(wù)文書的全過程，就是文書工作。2．公務(wù)文書的種類與格式2．1 公文性文書的種類按照2000年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院所規(guī)定的行政公文共有13類14種：①命令（令）；②決定；③公告；④通告；⑤通知；⑥通報(bào)；⑦議案；⑧報(bào)告；⑨請(qǐng)示；⑩批復(fù)；⑾意見；⑿函；⒀會(huì)議紀(jì)要。2．2 公文的格式（有文件樣式）公文的完全格式包括18項(xiàng)，但多數(shù)公文不完全使用格式，如無密級(jí)、附件、注釋等。（1）版頭。將發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加上“文件”（也可省去）二字，用紅色大字居中套印在公文首頁(yè)上端。（2）發(fā)文字號(hào)。由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文、發(fā)文順序號(hào)組成，發(fā)文加括號(hào)。下方用紅線與標(biāo)題隔開。（3）印刷順序號(hào)。即公文份數(shù)的順序號(hào)，標(biāo)注在公文首頁(yè)左上角。（4）密級(jí)。分絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)，標(biāo)注在公文首頁(yè)左上角、印刷順序號(hào)下方。（5）緊急程度?！凹薄被颉疤丶薄保瑯?biāo)注在公文左上角，密級(jí)下方。（6）簽發(fā)人姓名。標(biāo)注在發(fā)文字號(hào)右側(cè)。此項(xiàng)只在報(bào)告和請(qǐng)示中出現(xiàn)。（7）公文標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和公文種類組成。（8）主送機(jī)關(guān)。指收受、辦理公文的單位，寫在正文之