文書檔案整理規(guī)范教材(編輯修改稿)
2025-04-02 20:15 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 歸檔文件的裝訂 裝訂方法： a、線裝法。對(duì)文件頁(yè)數(shù)較少的，可采用“兩孔一線”（細(xì)線）左上角裝訂，背后打活結(jié)的方法或用縫紉機(jī)在文件左上角或左側(cè)軋邊的方法。文件頁(yè)數(shù)較多時(shí)，可采用傳統(tǒng)的“三孔一線”法左側(cè)裝訂。用縫紉機(jī)裝訂存在著針腳過密、易造成紙頁(yè)從裝訂處折斷的問題，設(shè)備成本也相對(duì)較高。“兩孔一線”或“三孔一線”每件裝訂操作比較繁瑣，歸檔文件整理的實(shí)踐也要求裝訂器材能盡快得到改進(jìn)。 歸檔文件的裝訂 裝訂方法： b、變形材料裝訂法?？墒褂娩搳A、燕尾夾等金屬制品，但必須采用質(zhì)地優(yōu)良的不銹鋼制品，而且必須同時(shí)考慮所在地區(qū)的氣候條件以及庫(kù)房保管條件。此方法簡(jiǎn)便易行，但造價(jià)太高，而且檔案進(jìn)行微波消毒時(shí)，不能有金屬物，否則易引起燃燒。另外也可使用回形針等塑料制品，但必須有足夠的強(qiáng)度，以免年久斷裂。 歸檔文件的分類 《歸檔文件整理規(guī)則》中的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。分類包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等具體內(nèi)容。 一般情況下我們選擇的分類方法有三種： （一）年度分類法。 （二）機(jī)構(gòu)（問題）分類法。 （三）保管期限分類法。 年度分類法：就是根據(jù)文件形成年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。具體操作時(shí)，以下情況需要注意： 歸檔文件的分類 ?文件有多個(gè)時(shí)間特征； ?跨年度形成的文件； ?幾份文件作為一件事“件”的日期； ?無落款日期的文件要標(biāo)注日期。 （二）機(jī)構(gòu)（問題）分類法： 機(jī)構(gòu)分類法，就是根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。 問題分類法，就是按照文件內(nèi)容對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。 （三）保管期限分類法： 按保管期限分類，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。 歸檔文件的排列 歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。 具體的排序方法有： 同一事由的歸檔文件排列。即一個(gè)作者，一個(gè)問題（即同一事由）的文件，按時(shí)間先后順序排列。例如財(cái)務(wù)管理工作文件、工會(huì)工作文件等。 不同事由的歸檔文件排列。 ?不同事由形成時(shí)間的先后順序排列； ?事由的重要程度排列； ?事由具有的共同屬性分別集中排序。 歸檔文件的編號(hào) 編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過編號(hào)，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用實(shí)體提供了條件。 一、歸檔章的項(xiàng)目 全宗號(hào) 年度 室編件號(hào) 機(jī)構(gòu)或問題 保管期限 館編件號(hào) 歸檔文件的編號(hào) 全宗號(hào)：是檔案館給立檔單位編制的代碼。 年度：是指歸檔文件的形成年度，即形成和處理歸檔文件的年度。以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如 1999年，不能簡(jiǎn)化寫“ 99”。 保管期限：是指機(jī)關(guān)文書、業(yè)務(wù)部門或檔案部門在整理歸檔文件時(shí)，按照《文書檔案保管期限表》給歸檔文件劃定的保管期限。 件號(hào)：即歸檔文件排列順序號(hào)。它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。件號(hào)分為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。 歸檔文件的編號(hào) 二、盒號(hào) 盒號(hào)，即檔案盒的排列順序號(hào)。盒號(hào)包括室編盒號(hào)和館編盒號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編盒號(hào)應(yīng)由機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一負(fù)責(zé)編制。具體來說，就是按 3種保管期限排列編號(hào)。即“永久”一個(gè)流水號(hào)、“長(zhǎng)期”一個(gè)流水號(hào)，“短期”一個(gè)流水號(hào)。 歸檔文件的編號(hào) 三、蓋歸檔章的具體要求 （ 1）蓋歸檔章的位置。一律加蓋在歸檔文件首頁(yè)上端右上角的空白位置；如果領(lǐng)導(dǎo)批示
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