6文書檔案的整理交流材料(編輯修改稿)
2024-09-25 07:58 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 形成先后順序排列，被裝訂為一件的歸檔文件排列順序不變；事由間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序隨辦隨歸。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。 事由是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程。一項(xiàng)工程、一次活動(dòng)、一次會(huì)議，均可分別視為一個(gè)事由。一次請(qǐng)示，批復(fù)收到后，可視為事由辦理完畢。 因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的所有文件的最后，或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件。上述情況應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明，而在實(shí)際整理工作中應(yīng)盡量避免。 （五）編制歸檔號(hào) 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編寫歸檔號(hào)。歸檔號(hào)是在整理過(guò)程中，體現(xiàn)歸檔文件類別、排列順序的一組數(shù)字、字符的集合，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、頁(yè)數(shù)等編號(hào)項(xiàng)目。 歸檔號(hào)填寫在歸檔章內(nèi)，歸檔章設(shè)置（見(jiàn)圖a1），其中必填項(xiàng)為全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、總頁(yè)數(shù)，選擇項(xiàng)為機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等。 全宗號(hào)年度室編件號(hào)總頁(yè)數(shù) 機(jī)構(gòu)或 問(wèn)題保管 期限館編件號(hào) 圖a1歸檔章式樣 歸檔章采用紅色印泥，一般加蓋在文件首頁(yè)上端居中的空白位置上。文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌。填寫編號(hào)項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)耐久。 全宗號(hào)。填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。 年度。填寫文件歸檔年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2002。 保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱（永、長(zhǎng)、短）或（永、30年、10年） 件號(hào)。填寫文件的排列順序號(hào)。 件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從1開(kāi)始標(biāo)注。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）。按機(jī)構(gòu)分類的，用中文填寫機(jī)構(gòu)名稱或其規(guī)范化簡(jiǎn)稱。按問(wèn)題分類的，用中文填寫類目名稱，如黨群類、行政類（檔案不進(jìn)館企業(yè)、科技事業(yè)單位也可用代號(hào)表示）。 總頁(yè)數(shù)。填寫每一件歸檔文件中有圖文的頁(yè)面的總數(shù)。 （六）編目
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