6文書檔案信息化管理策略(編輯修改稿)
2024-09-25 07:32 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 業(yè)務(wù)分立的情況下，不管是前端控制，還是后端保管，都是一種責(zé)任延伸。目前，許多單位對(duì)檔案的重視程度不夠，對(duì)于信息時(shí)代出現(xiàn)的新特點(diǎn)、新變化認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)于文檔一體化的全程管理更缺少了解。即便是一些檔案專家，也對(duì)“文檔一體化”持以不同的觀點(diǎn)，對(duì)于文件和檔案的關(guān)系以及一體化的合理性存在爭(zhēng)議，使得文檔一體化的推行懸而未決。除了專兼職檔案員的工作態(tài)度和水平，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度也影響了相關(guān)先進(jìn)理念的落實(shí)。在單位內(nèi)部，文件與檔案工作可能都在辦公室的主管之下，但從業(yè)務(wù)分工來看，還是有很大的區(qū)別。文秘是辦公室的本職工作，而檔案更多地是接受上級(jí)檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，站在不同的角度，遇到具體事情難免意見不合，往往缺乏一體化協(xié)同共進(jìn)的意識(shí)。為此，在文檔一體化項(xiàng)目實(shí)施之前，將是長(zhǎng)期的理念培養(yǎng)的階段。首先，要促進(jìn)相互了解，增加業(yè)務(wù)往來。文書工作人員要逐漸關(guān)注檔案的要求、動(dòng)態(tài)，檔案工作人員要關(guān)注文書工作的要求、動(dòng)態(tài)。只有對(duì)對(duì)方的工作有清晰了解，才能明確文件與檔案物理形態(tài)的同一性，以及雙方工作的內(nèi)在繼承性，為文與檔的高度合作埋下伏筆。其次，要擴(kuò)展業(yè)務(wù)素養(yǎng)，延伸責(zé)任范圍。文書人員要有延伸管理的意識(shí)和能力，檔案人員要有超前控制的意識(shí)和能力。文書人員要學(xué)習(xí)檔案規(guī)范以前瞻，檔案人員要學(xué)習(xí)文件規(guī)范以把關(guān)。通過培訓(xùn)，開闊部門視野，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，提高服務(wù)于文檔全局的本領(lǐng)。再次，由部門領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組織一體化的大討論。文檔一體化不僅要在專家層面征求意見，而且要在單位內(nèi)部結(jié)合具體實(shí)際，探討是否適合施行、從哪個(gè)方面入手等，在討論中促進(jìn)溝通，培養(yǎng)理念。甚至可以申報(bào)為課題項(xiàng)目，作為課題來研究，讓學(xué)術(shù)先行，來指導(dǎo)實(shí)踐。理念培養(yǎng)，既要培養(yǎng)雙方工作人員的學(xué)習(xí)意識(shí)、合作意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，確立新型的廣義的文檔管理理念，又要培養(yǎng)對(duì)于文檔一體化的工作進(jìn)取心和正確認(rèn)識(shí)，進(jìn)而掌握文檔一體化的方式方法乃至技術(shù)手段，在研究中思考摸索，在嘗試中逐漸掌握，在熟練中推向規(guī)范。 。組織建設(shè)就是要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，通過統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理，更好地推動(dòng)文檔一體化的實(shí)施。兩大理論分別從整體性和連續(xù)性的角度，證明了文檔一體化的合理性，而組織建設(shè)是整體與連續(xù)的重要保障。通過上層領(lǐng)導(dǎo)、部門協(xié)調(diào)、成員自覺，抓好文檔全局，做好過程對(duì)接，監(jiān)控運(yùn)行質(zhì)量，才能確保文檔一體化的切實(shí)有效。組織建設(shè)在于集中人員力量，發(fā)揮文檔一體化的優(yōu)勢(shì)，避免文檔分治的不足。比如在檔案信息錄入過程中，文件辦理者最為清楚地掌握文件入檔信息。為避免文件信息采集失誤，由文件辦理者負(fù)責(zé)將文件或案卷的有關(guān)信息錄入管理系統(tǒng)，更能確保錄入信息的完整、規(guī)范和準(zhǔn)確。同時(shí)，檔案保管者也不再是被動(dòng)等待，在檔案形成后才管理文件，而是針對(duì)傳統(tǒng)歸檔時(shí)間滯后、檔案資料不全的弊病，主動(dòng)、超前地同文件辦理者一起，共同確定機(jī)構(gòu)活動(dòng)需要保管的文件，然后納入事務(wù)活動(dòng)體系進(jìn)行管理。組織建設(shè)也在于集中技術(shù)優(yōu)勢(shì)，將數(shù)字
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