文書檔案(編輯修改稿)
2024-11-09 22:14 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 裝訂、裝盒，使之有序化的過程。歸檔文件的整理原則：遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系、區(qū)分不同價值、便于保管和利用 第一步：收集整理資料（一）、收集收集工作是將本單位職能活動中形成的辦理完畢的具有保存價值的各種文字材料收集集中起來的一個過程。凡機關(guān)工作中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團、及人事、保衛(wèi)、財會等工作中形成的文件材料），均由文書處理部門和業(yè)務部門進行整理，定期向檔案部門歸檔。歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時間、和歸檔要求三部分內(nèi)容。（1）歸檔范圍的劃分：凡是記述和反映本機關(guān)、本單位職能活動和歷史/ 10面貌的文件材料，包括本機關(guān)、本單位收到上級、下級與本身工作活動有密切聯(lián)系的各種文件材料，都應列入歸檔范圍。凡與本機關(guān)、本單位、本職能活動無關(guān)的和無保存價值的文件材料不列入歸檔范圍。（2）歸檔時間歸檔工作要求在次年的五月底之前完成（3）歸檔要求、內(nèi)容準確。（二）、整理要求歸檔整理時把文件以“件”為單位進行整理，一般以每份文件為一件，下列文件或文本或?qū)嶓w裝訂時，可作為一件：（1）正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）作為一件；（2）正件與附件為一件（如果附件內(nèi)容比正件重/ 10要，件數(shù)較多，又是單件裝訂，如附件附件以此類推，在編制歸檔文件目錄時，附件的題名要依次列出，題名前加“附件X”，并填寫各附件的頁數(shù)）；（3）收文處理單位與來文作為一件；（4）原件與復印件或手抄件為一件；（5）轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一件（被轉(zhuǎn)發(fā)的來文原件與轉(zhuǎn)發(fā)后的文本應分開保存）；（6）報表、名冊、圖表類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件；（7）請示與批復、報告與批示、問函與復函等來往文書為一件；（8）歸檔中的中文與外文為一件。第二步：分類分類就是將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容、和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。歸檔文件可以采用——機構(gòu)（問題）——保管期限或保管期限————機構(gòu)（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。（一）按歸檔 應注意以下問題：（1）文件有多個時間特征/ 10一份文件往往有多個時間特征、包括成文日期、簽發(fā)日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分時，一般來說就以文件的簽發(fā)日期（或落款日期）為準，據(jù)以判定文件所屬。（2）跨形成的文件機關(guān)單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，跨形成的文件，統(tǒng)一在辦結(jié)歸檔，分類時也都歸入辦結(jié)。（3）幾份文件作為一份時“件”的日期 正文與定稿、原件與復制件、來文與復文等作為一件，這時判定“件”的日期、應以裝訂時排在前面的文件的日期為準。（4）無落款日期的文件要標注日期此類情況見于內(nèi)部文件（也叫白頭文件）需要分析文件內(nèi)容、制成材料、模式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據(jù)以按合理歸類。（二）按保管期限歸檔按保管期限分類，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。文書檔案分為永久、長期和短期。/ 10（1）凡是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)和國家建設(shè)及歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括：；處理重要問題形成的文件材料；重要的請示、報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表；機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免和人事管理工作等文件材料。、批復、報告、機關(guān)領(lǐng)導人任免等文件材料。（2）凡是反映本機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的文件，列為長期保管。主要包括：，并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料。、總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。反映方針政策貫徹落實情況的文件。（3）凡是在較短時間內(nèi)對本機關(guān)有參考利用價值的文件材料列為短期保管。主要包括：/ 10照執(zhí)行的文件材料。（三）按機構(gòu)（問題）分類法機構(gòu)分類法，就是根據(jù)機關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)對歸檔文件進行分類。問題分類法，就是按照文件內(nèi)容對歸檔文件進行分類。按問題分類時，還要注意問題的密切聯(lián)系，根據(jù)文件的不同特點，妥善處理好不宜按問題分類的文件材料。編文號的正式文件和未編號的文件材料，應按問題分類，不能分成“文件類”和“材料類”。文件與電報應按問題合并歸檔，不能歸“電報類”。第三步：排列歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等方法確定文件的先后次序的過程。會議文件、統(tǒng)計報表、刊物等成套性文件可集中排列；上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，下級來文集中排在其后。具體的排列方法：（1）同一事由的歸檔文件排列，即一個作者，一/ 10個問題（即一個事由）的文件，按時間先后順序排列。（2）不同事由的歸檔文件排列：，所謂事由的形成時間即事由的辦結(jié)時間。，將主要職能或重要活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后邊，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務工作排在后面。排列時，
醫(yī)療健康相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1