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正文內(nèi)容

文書(shū)檔案(編輯修改稿)

2024-11-09 22:14 本頁(yè)面
 

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 裝訂、裝盒,使之有序化的過(guò)程。歸檔文件的整理原則:遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值、便于保管和利用 第一步:收集整理資料(一)、收集收集工作是將本單位職能活動(dòng)中形成的辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文字材料收集集中起來(lái)的一個(gè)過(guò)程。凡機(jī)關(guān)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料(包括黨、政、工、團(tuán)、及人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)等工作中形成的文件材料),均由文書(shū)處理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行整理,定期向檔案部門(mén)歸檔。歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、和歸檔要求三部分內(nèi)容。(1)歸檔范圍的劃分:凡是記述和反映本機(jī)關(guān)、本單位職能活動(dòng)和歷史/ 10面貌的文件材料,包括本機(jī)關(guān)、本單位收到上級(jí)、下級(jí)與本身工作活動(dòng)有密切聯(lián)系的各種文件材料,都應(yīng)列入歸檔范圍。凡與本機(jī)關(guān)、本單位、本職能活動(dòng)無(wú)關(guān)的和無(wú)保存價(jià)值的文件材料不列入歸檔范圍。(2)歸檔時(shí)間歸檔工作要求在次年的五月底之前完成(3)歸檔要求、內(nèi)容準(zhǔn)確。(二)、整理要求歸檔整理時(shí)把文件以“件”為單位進(jìn)行整理,一般以每份文件為一件,下列文件或文本或?qū)嶓w裝訂時(shí),可作為一件:(1)正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿)作為一件;(2)正件與附件為一件(如果附件內(nèi)容比正件重/ 10要,件數(shù)較多,又是單件裝訂,如附件附件以此類(lèi)推,在編制歸檔文件目錄時(shí),附件的題名要依次列出,題名前加“附件X”,并填寫(xiě)各附件的頁(yè)數(shù));(3)收文處理單位與來(lái)文作為一件;(4)原件與復(fù)印件或手抄件為一件;(5)轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一件(被轉(zhuǎn)發(fā)的來(lái)文原件與轉(zhuǎn)發(fā)后的文本應(yīng)分開(kāi)保存);(6)報(bào)表、名冊(cè)、圖表類(lèi)文字材料應(yīng)按其原裝訂方式,一冊(cè)(本)作為一件;(7)請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、問(wèn)函與復(fù)函等來(lái)往文書(shū)為一件;(8)歸檔中的中文與外文為一件。第二步:分類(lèi)分類(lèi)就是將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、和形式等方面的異同,分成若干層次和類(lèi)別,構(gòu)成有體系的過(guò)程。歸檔文件可以采用——機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)——保管期限或保管期限————機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等方法進(jìn)行分類(lèi)。同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。(一)按歸檔 應(yīng)注意以下問(wèn)題:(1)文件有多個(gè)時(shí)間特征/ 10一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征、包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過(guò)日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分時(shí),一般來(lái)說(shuō)就以文件的簽發(fā)日期(或落款日期)為準(zhǔn),據(jù)以判定文件所屬。(2)跨形成的文件機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng),如召開(kāi)會(huì)議、處理案件等等,跨形成的文件,統(tǒng)一在辦結(jié)歸檔,分類(lèi)時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)。(3)幾份文件作為一份時(shí)“件”的日期 正文與定稿、原件與復(fù)制件、來(lái)文與復(fù)文等作為一件,這時(shí)判定“件”的日期、應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。(4)無(wú)落款日期的文件要標(biāo)注日期此類(lèi)情況見(jiàn)于內(nèi)部文件(也叫白頭文件)需要分析文件內(nèi)容、制成材料、模式、字體以及各種標(biāo)識(shí),通過(guò)對(duì)照等手段來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期,并據(jù)以按合理歸類(lèi)。(二)按保管期限歸檔按保管期限分類(lèi),就是根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。文書(shū)檔案分為永久、長(zhǎng)期和短期。/ 10(1)凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本機(jī)關(guān)和國(guó)家建設(shè)及歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。主要包括:;處理重要問(wèn)題形成的文件材料;重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表;機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免和人事管理工作等文件材料。、批復(fù)、報(bào)告、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料。(2)凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng),在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件,列為長(zhǎng)期保管。主要包括:,并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料。、總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。反映方針政策貫徹落實(shí)情況的文件。(3)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料列為短期保管。主要包括:/ 10照?qǐng)?zhí)行的文件材料。(三)按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類(lèi)法機(jī)構(gòu)分類(lèi)法,就是根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。問(wèn)題分類(lèi)法,就是按照文件內(nèi)容對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。按問(wèn)題分類(lèi)時(shí),還要注意問(wèn)題的密切聯(lián)系,根據(jù)文件的不同特點(diǎn),妥善處理好不宜按問(wèn)題分類(lèi)的文件材料。編文號(hào)的正式文件和未編號(hào)的文件材料,應(yīng)按問(wèn)題分類(lèi),不能分成“文件類(lèi)”和“材料類(lèi)”。文件與電報(bào)應(yīng)按問(wèn)題合并歸檔,不能歸“電報(bào)類(lèi)”。第三步:排列歸檔文件的排列是指在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi),按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等方法確定文件的先后次序的過(guò)程。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物等成套性文件可集中排列;上級(jí)來(lái)文集中排列在本級(jí)歸檔文件之前,下級(jí)來(lái)文集中排在其后。具體的排列方法:(1)同一事由的歸檔文件排列,即一個(gè)作者,一/ 10個(gè)問(wèn)題(即一個(gè)事由)的文件,按時(shí)間先后順序排列。(2)不同事由的歸檔文件排列:,所謂事由的形成時(shí)間即事由的辦結(jié)時(shí)間。,將主要職能或重要活動(dòng)形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材料排在后邊,或?qū)⒕C合性工作排在前面,具體業(yè)務(wù)工作排在后面。排列時(shí),
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