【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 裝訂、裝盒，使之有序化的過(guò)程。歸檔文件的整理原則：遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值、便于保管和利用 第一步：收集整理資料（一）、收集收集工作是將本單位職能活動(dòng)中形成的辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文字材料收集集中起來(lái)的一個(gè)過(guò)程。凡機(jī)關(guān)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括黨、政、工、團(tuán)、及人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)等工作中形成的文件材料），均由文書(shū)處理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行整理，定期向檔案部門(mén)歸檔。歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、和歸檔要求三部分內(nèi)容。（1）歸檔范圍的劃分：凡是記述和反映本機(jī)關(guān)、本單位職能活動(dòng)和歷史/ 10面貌的文件材料，包括本機(jī)關(guān)、本單位收到上級(jí)、下級(jí)與本身工作活動(dòng)有密切聯(lián)系的各種文件材料，都應(yīng)列入歸檔范圍。凡與本機(jī)關(guān)、本單位、本職能活動(dòng)無(wú)關(guān)的和無(wú)保存價(jià)值的文件材料不列入歸檔范圍。（2）歸檔時(shí)間歸檔工作要求在次年的五月底之前完成（3）歸檔要求、內(nèi)容準(zhǔn)確。（二）、整理要求歸檔整理時(shí)把文件以“件”為單位進(jìn)行整理，一般以每份文件為一件，下列文件或文本或?qū)嶓w裝訂時(shí)，可作為一件：（1）正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）作為一件；（2）正件與附件為一件（如果附件內(nèi)容比正件重/ 10要，件數(shù)較多，又是單件裝訂，如附件附件以此類(lèi)推，在編制歸檔文件目錄時(shí)，附件的題名要依次列出，題名前加“附件X”，并填寫(xiě)各附件的頁(yè)數(shù)）；（3）收文處理單位與來(lái)文作為一件；（4）原件與復(fù)印件或手抄件為一件；（5）轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一件（被轉(zhuǎn)發(fā)的來(lái)文原件與轉(zhuǎn)發(fā)后的文本應(yīng)分開(kāi)保存）；（6）報(bào)表、名冊(cè)、圖表類(lèi)文字材料應(yīng)按其原裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件；（7）請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、問(wèn)函與復(fù)函等來(lái)往文書(shū)為一件；（8）歸檔中的中文與外文為一件。第二步：分類(lèi)分類(lèi)就是將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、和形式等方面的異同，分成若干層次和類(lèi)別，構(gòu)成有體系的過(guò)程。歸檔文件可以采用——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）——保管期限或保管期限————機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行分類(lèi)。同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。（一）按歸檔 應(yīng)注意以下問(wèn)題：（1）文件有多個(gè)時(shí)間特征/ 10一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征、包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過(guò)日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分時(shí)，一般來(lái)說(shuō)就以文件的簽發(fā)日期（或落款日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬。（2）跨形成的文件機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng)，如召開(kāi)會(huì)議、處理案件等等，跨形成的文件，統(tǒng)一在辦結(jié)歸檔，分類(lèi)時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)。（3）幾份文件作為一份時(shí)“件”的日期 正文與定稿、原件與復(fù)制件、來(lái)文與復(fù)文等作為一件，這時(shí)判定“件”的日期、應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。（4）無(wú)落款日期的文件要標(biāo)注日期此類(lèi)情況見(jiàn)于內(nèi)部文件（也叫白頭文件）需要分析文件內(nèi)容、制成材料、模式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過(guò)對(duì)照等手段來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)以按合理歸類(lèi)。（二）按保管期限歸檔按保管期限分類(lèi)，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。文書(shū)檔案分為永久、長(zhǎng)期和短期。/ 10（1）凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)和國(guó)家建設(shè)及歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括：；處理重要問(wèn)題形成的文件材料；重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表；機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免和人事管理工作等文件材料。、批復(fù)、報(bào)告、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料。（2）凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件，列為長(zhǎng)期保管。主要包括：，并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料。、總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。反映方針政策貫徹落實(shí)情況的文件。（3）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料列為短期保管。主要包括：/ 10照?qǐng)?zhí)行的文件材料。（三）按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法機(jī)構(gòu)分類(lèi)法，就是根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。問(wèn)題分類(lèi)法，就是按照文件內(nèi)容對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。按問(wèn)題分類(lèi)時(shí)，還要注意問(wèn)題的密切聯(lián)系，根據(jù)文件的不同特點(diǎn)，妥善處理好不宜按問(wèn)題分類(lèi)的文件材料。編文號(hào)的正式文件和未編號(hào)的文件材料，應(yīng)按問(wèn)題分類(lèi)，不能分成“文件類(lèi)”和“材料類(lèi)”。文件與電報(bào)應(yīng)按問(wèn)題合并歸檔，不能歸“電報(bào)類(lèi)”。第三步：排列歸檔文件的排列是指在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等方法確定文件的先后次序的過(guò)程。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物等成套性文件可集中排列；上級(jí)來(lái)文集中排列在本級(jí)歸檔文件之前，下級(jí)來(lái)文集中排在其后。具體的排列方法：（1）同一事由的歸檔文件排列，即一個(gè)作者，一/ 10個(gè)問(wèn)題（即一個(gè)事由）的文件，按時(shí)間先后順序排列。（2）不同事由的歸檔文件排列：，所謂事由的形成時(shí)間即事由的辦結(jié)時(shí)間。，將主要職能或重要活動(dòng)形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后邊，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。排列時(shí)，