【正文】 材料、模式、字體以及各種標(biāo)識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)以按合理歸類。（二）、整理要求歸檔整理時把文件以“件”為單位進行整理，一般以每份文件為一件，下列文件或文本或?qū)嶓w裝訂時，可作為一件：（1）正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）作為一件；（2）正件與附件為一件（如果附件內(nèi)容比正件重/ 10要，件數(shù)較多，又是單件裝訂，如附件附件以此類推，在編制歸檔文件目錄時，附件的題名要依次列出，題名前加“附件X”，并填寫各附件的頁數(shù)）；（3）收文處理單位與來文作為一件；（4）原件與復(fù)印件或手抄件為一件；（5）轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一件（被轉(zhuǎn)發(fā)的來文原件與轉(zhuǎn)發(fā)后的文本應(yīng)分開保存）；（6）報表、名冊、圖表類文字材料應(yīng)按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件；（7）請示與批復(fù)、報告與批示、問函與復(fù)函等來往文書為一件；（8）歸檔中的中文與外文為一件。第三篇：文書檔案整理一般步驟歸檔文件整理的一般步驟歸檔文件是立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料，歸檔的過程就是把歸檔文件以件為單位進行分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過程。凡下級機關(guān)報送來的有關(guān)方針政策性的、請示性的或反映重要活動、全面工作的文件，應(yīng)當(dāng)歸檔。由于計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的 普遍應(yīng)用以及推廣，公文中不可避免地將出現(xiàn)大量的電子文件，這些新型文件要歸檔，就必須借助現(xiàn)代化的管理平臺，建設(shè)一個全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時讓這個系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。當(dāng)前社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。（三）管理工作人員積極性不高。檔案收集得齊全，就能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映出學(xué)校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學(xué)校的工作原貌，如嚴重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。文書工作是對文件的全部生命周期進行處理的一個完整的運動過程，是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續(xù)和發(fā)展。做好學(xué)校文書檔案管理也越發(fā)顯得至關(guān)重要。（二）檔案材料歸檔措施不到位。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內(nèi)容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。高校從事檔案管理工作人員多數(shù)不是檔案專業(yè)畢業(yè)，計算機應(yīng)用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數(shù)年很難在考核、評優(yōu)等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機會調(diào)離的不在少數(shù)。（二）調(diào)動檔案管理人員工作積極性檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。第二篇：文書檔案一、文書檔案 1）上級來文。平級機關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)來文，凡有重要參考價值的也需歸檔。歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時間、和歸檔要求三部分內(nèi)容。分時，一般來說就以文件的簽發(fā)日期（或落款日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬。、批復(fù)、報告、機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料。問題分類法，就是按照文件內(nèi)容對歸檔文件進行分類。將主要職能或重要活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后邊，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。歸檔文件應(yīng)逐件編目。日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909 頁數(shù)：每件文件的頁數(shù)，文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計數(shù)。盒脊的項目包括：全宗號、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號、盒號。它記錄了機關(guān)、團體、事業(yè)單位所從事的各種管理性活動，如黨務(wù)管理、政務(wù)管理、財務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理、科研管理等。五、商洽性公文，主要是指函。文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為進一步完善文書檔案管理工作，結(jié)合本公司實際，制訂本制度。外單位會簽公司的文稿，由相關(guān)部門起草，秘書核稿，公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，再送有關(guān)部門會簽。公司及各部門的工作計劃、總結(jié)。任何部門或個人不能把具有保存價值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況，對字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復(fù)、修補或復(fù)制。依據(jù)國家統(tǒng)計和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計