【正文】 維護(hù)檔案的安全：①檔案的物質(zhì)安全，盡量延長(zhǎng)檔案壽命。（1）文件必須完畢，即完成了文書處理程序； 2）文件需對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)具有一定查考利用價(jià)值。（1）簽收的范圍1機(jī)要部門送來(lái)的密件和急件都要進(jìn)行簽收；2郵局（或快遞公司）送來(lái)的掛號(hào)件等；3外單位派人直接送來(lái)的重要文件。即領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。、私人文書。（1）①共同點(diǎn)：內(nèi)容上都反映了人們的社會(huì)活動(dòng)，都是在處理事務(wù)過程中形成的憑證性工具，都有一定的格式規(guī)范。領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批辦的結(jié)果體現(xiàn)為批示的意見。三是分保管期限：將歸檔文件材料又在分機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上，再按其分類方案中所列對(duì)應(yīng)的保管期限分類。在實(shí)際工作中，由于全宗內(nèi)文書檔案構(gòu)成的復(fù)雜性，單純采用一種分類方法劃分文書檔案的類別是比較少的，通常是將兩種或兩種以上的分類方法結(jié)合起來(lái)使用。如果一個(gè)單位的機(jī)構(gòu)包括辦公室、人事部、財(cái)會(huì)部、組織部、宣傳部等，采用組織機(jī)構(gòu)分類法就可將檔案分為辦公室類、人事部類、財(cái)會(huì)部類、組織部類、宣傳部類等。以文件簽發(fā)時(shí)間來(lái)判定文件的所屬是當(dāng)前對(duì)各個(gè)單位和企業(yè)進(jìn)行總結(jié)的主要方法，同時(shí)也是按照新方法取消其中內(nèi)容的主要手段。運(yùn)用分類法，要求根據(jù)文件的準(zhǔn)確日期將文書檔案進(jìn)行歸納，并且注明其形成的實(shí)踐，這是確保分類質(zhì)量和效率的關(guān)鍵，同時(shí)也是在當(dāng)前實(shí)際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施，其在分類的過程中需要注意一下幾個(gè)方面：一是在實(shí)際社會(huì)活動(dòng)中，不僅有通用的公歷，其中也有一些特殊行業(yè)和部門是按照工作性質(zhì)和工作特點(diǎn)的需要來(lái)對(duì)檔案在應(yīng)用中采用過去農(nóng)歷方式進(jìn)行編制的，這就造成檔案在分類中容易混淆的問題，因此在分類的過程中需要對(duì)這種情況嚴(yán)加分析，避免出現(xiàn)文檔分類的混亂。數(shù)碼照片的整理：實(shí)行“雙套制”保存。格式：全宗號(hào)保管期限代碼冊(cè)號(hào)張?zhí)枺?全宗號(hào)保管期限代碼張?zhí)??？梢砸砸粡埖灼蛞唤M底片為一個(gè)保管單位，編一個(gè)順 序號(hào)。（四）整理原則 保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。檔號(hào)的基本結(jié)構(gòu)： 全宗號(hào)案卷目錄號(hào)案卷號(hào)件或頁(yè)（張）號(hào) 全宗號(hào)案卷類別號(hào)案卷號(hào)件或頁(yè)（張）號(hào) 檔號(hào)編制原則： 唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則四、類內(nèi)案卷排列案卷的排列，是指按照一定的辦法，確定各個(gè)類內(nèi)案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系。一般情況下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；案件的結(jié)論性文件在前，依據(jù)性材料在后。備注項(xiàng)內(nèi)容。全宗號(hào)是檔案館對(duì)其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編 制的代號(hào)； 年度指歸檔文件的形成年度； 保管期限是按照《文書檔案保管期限表》給歸檔 文件劃定的； 件號(hào)指歸檔文件的排列順序號(hào)。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊?！兑?guī)則》的制訂，彌補(bǔ)了 我國(guó)檔案工作法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系中歸檔文件整理工作 方面的空白，是新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)歸檔文件整理規(guī)范 化、檔案管理科學(xué)化的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)。全宗內(nèi)檔案分類：把一個(gè)單位內(nèi)的全部檔案按 其在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，分門別 類，并按照一定辦法排列。建議您優(yōu)先選擇TXT，或下載源文件到本機(jī)查看。案卷的排列：將案卷按年度、組織機(jī)構(gòu)或問題 等標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)排列，以固定案卷序列。件——?dú)w檔文件的整理單位。（二）分類方案：年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限（例2）年度—保管期限（例3）保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問題）（例4）保管期限—年度例1：2001年：辦公室?永久、長(zhǎng)期、短期 人事處?永久、長(zhǎng)期、短期 管理處?永久、長(zhǎng)期、短期 ?? 2002年：辦公室?永久、長(zhǎng)期、短期 人事處?永久、長(zhǎng)期、短期 管理處?永久、長(zhǎng)期、短期 ?? 2003年：??例2：2001年：黨群類?永久、長(zhǎng)期、短期 業(yè)務(wù)類?永久、長(zhǎng)期、短期 行政類?永久、長(zhǎng)期、短期 ?? 2002年：黨群類?永久、長(zhǎng)期、短期 業(yè)務(wù)類?永久、長(zhǎng)期、短期 行政類?永久、長(zhǎng)期、短期 ?? 2003年：??例3：2001年：永久、長(zhǎng)期、短期 2002年：永久、長(zhǎng)期、短期 2003年：永久、長(zhǎng)期、短期 ??例4：永久：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 長(zhǎng)期：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 短期：2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年??五、歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的 方法確定歸檔文件先后次序的過程。歸檔文件目錄各項(xiàng)目應(yīng)體現(xiàn)歸檔文件的內(nèi)容和形 式特征，方便檢索和利用。一般文件歸入文件形成年度，對(duì)跨年度或?qū)ｉT年度的文 件根據(jù)具體情況區(qū)分年度。不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件的右上方加蓋檔案號(hào)章，并逐件編序號(hào)。業(yè)務(wù)檔案的整理整理的總體要求：通常情況下是按照文書檔案按卷整 理的要求經(jīng)過分類、組卷、排列、編目等程序，同時(shí)，需要結(jié)合具體情況以及行業(yè)要求，突出業(yè)務(wù)特色。具體按照《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī) 關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。將底片放入乳膠袋，在乳膠袋右上方空白處標(biāo)明底片號(hào)。符號(hào)說明包括照片號(hào)、底片號(hào)和參見號(hào)。三、實(shí)物檔案的整理 包括獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗、紀(jì)念品、廢舊印章等，可 以總的編一個(gè)大流水號(hào)，并編制實(shí)物檔案目錄。通常的做法是：內(nèi)部文件和一般發(fā)文以文件的寫成日期為根據(jù)；來(lái)往文件中收文以收到日期為根據(jù)；法律、法令和條例等法規(guī)文件以批準(zhǔn)日期或公布、生效日期為根據(jù)；指示、命令等指令性文件以文件簽署日期即落款日期為根據(jù)；計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等以內(nèi)容所針對(duì)的時(shí)限為根據(jù)；跨處理的專門案卷、來(lái)往文書等可放入關(guān)系最密切的或最后結(jié)案的。采用組織機(jī)構(gòu)分類方法應(yīng)具備一定的條件：第一，立檔單位每年設(shè)立的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)基本穩(wěn)定。它以文件的內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，按文件所涉及的問題（事由）分類。保證現(xiàn)有檔案工作無(wú)錯(cuò)誤的基礎(chǔ)上，要求檔案工作者對(duì)原有檔案應(yīng)進(jìn)行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)采取補(bǔ)救措施以使失誤造成的損失降到最低。由于文書檔案在分類中是一個(gè)復(fù)雜的過程，因此需要結(jié)合科學(xué)技術(shù)不斷更新，確保分類歸檔的完整性，為檔案工作的提高提供有力依據(jù)，提高文書檔案管理效率和工作質(zhì)量。檔案：指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。如文書處理、文書部門、文書工作、文書材料。②文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。④明確行文的時(shí)間要求。③檢查：檢查擬辦批辦人員有無(wú)署名和簽上時(shí)間，督促及時(shí)辦理④送達(dá)：根據(jù)擬辦、批辦意見，將收文送有關(guān)部門和人員落實(shí)辦理并督促辦理（4收文登記的范圍和不登記范圍：上級(jí)指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件；下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性、報(bào)告性文件；帶有密級(jí)的文件 ：公開的出版物；一般性的各類簡(jiǎn)報(bào)；事務(wù)性的通知、便函、介紹信、請(qǐng)柬等；注明領(lǐng)導(dǎo)親啟的文件（5）文件傳閱的方式有哪些分送傳閱：即將需傳閱的文件直接送給閱讀人員。按檔案形成時(shí)間分：建國(guó)前檔案和建國(guó)后檔案。？一個(gè)企業(yè)的歸檔范圍主要包括哪些？1）歸檔范圍：指一個(gè)單位收到或形成的所有文件材料中需要?dú)w檔的有哪些2）企業(yè)歸檔范圍反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料；具有憑證價(jià)值的文件材料，如合同、談判記錄等；本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行或具有重要參考價(jià)值的收文；下級(jí)報(bào)送的重要材料。2文件在時(shí)間方面的聯(lián)系人們的工作活動(dòng)都有一定的過程和階段，不同時(shí)期形成不同的檔案文件，使文件間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。？歸檔文件的固定排列順序。②不同事由的文件，一般按事由重要程度排列，重要的排在前。24 文書處理的程序文書在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成倒運(yùn)轉(zhuǎn)所經(jīng)過的環(huán)節(jié)，及環(huán)節(jié)中包含的相互銜接的工作程序。目的是便于對(duì)收文數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)以及今后的查考利用。（取幾份學(xué)校的收文，提問學(xué)生哪些需要傳閱？課堂講述區(qū)別）（五）擬辦對(duì)收文應(yīng)如何辦理所提出的初步意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。單位負(fù)責(zé)人批辦，注意批示要表態(tài)明朗、詞義明確，并將批辦內(nèi)容寫在《收文處理表》“批示意見”一欄內(nèi)。注意，催辦一定要留下記錄。另外還包括學(xué)校的各種會(huì)議記錄。做好會(huì)務(wù)工作要遵循以下原則：要做好充分準(zhǔn)備；要進(jìn)行周密安排；要做好周到服務(wù)；要協(xié)調(diào)好各