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正文內(nèi)容

文書檔案分類與整理-文庫吧資料

2024-11-09 22:14本頁面
  

【正文】 中,由于全宗內(nèi)文書檔案構(gòu)成的復(fù)雜性,單純采用一種分類方法劃分文書檔案的類別是比較少的,通常是將兩種或兩種以上的分類方法結(jié)合起來使用。因此,相對而言,這種分類方法要求檔案人員具有較高的業(yè)務(wù)水平。如一個全宗內(nèi)的檔案可以按人事、計劃、生產(chǎn)、銷售等類別分類,銷售類內(nèi)的檔案還可以按廣告宣傳、推銷、運輸、售后服務(wù)等進一步分類。問題分類法就是按照文件內(nèi)容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個類別。如果一個單位的機構(gòu)包括辦公室、人事部、財會部、組織部、宣傳部等,采用組織機構(gòu)分類法就可將檔案分為辦公室類、人事部類、財會部類、組織部類、宣傳部類等。第三,立檔單位的文件上應(yīng)有各組織機構(gòu)在形成及承辦文件時留下的標(biāo)記,如收文章、發(fā)文號等。內(nèi)部組織機構(gòu)經(jīng)常調(diào)整變化的立檔單位,不宜采用這種方法。它以立檔單位內(nèi)部的組織機構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn),按不同的機構(gòu)分別設(shè)置類目。以文件簽發(fā)時間來判定文件的所屬是當(dāng)前對各個單位和企業(yè)進行總結(jié)的主要方法,同時也是按照新方法取消其中內(nèi)容的主要手段。文書檔案在管理中一般都是通過以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,元件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件。三是一些文件由于某種原因沒有標(biāo)注或找不到日期,對此需要根據(jù)文件的具體情況,采取適宜的辦法考證和判定文件的準(zhǔn)確或近似的日期,并將其妥善歸類。在這種情況下,要根據(jù)文件的具體情況確定一個最能說明文件時間特點的日期。運用分類法,要求根據(jù)文件的準(zhǔn)確日期將文書檔案進行歸納,并且注明其形成的實踐,這是確保分類質(zhì)量和效率的關(guān)鍵,同時也是在當(dāng)前實際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施,其在分類的過程中需要注意一下幾個方面:一是在實際社會活動中,不僅有通用的公歷,其中也有一些特殊行業(yè)和部門是按照工作性質(zhì)和工作特點的需要來對檔案在應(yīng)用中采用過去農(nóng)歷方式進行編制的,這就造成檔案在分類中容易混淆的問題,因此在分類的過程中需要對這種情況嚴(yán)加分析,避免出現(xiàn)文檔分類的混亂。在文書檔案工作中,分類是通過將文件按照不同的形式和形成機關(guān)等因素分開,避免出現(xiàn)不同機關(guān)文件的混雜,造成檔案管理工作的混亂。講課到此結(jié)束 謝謝!第二篇:文書檔案分類方案文書檔案分類方案文書檔案是記載了社會發(fā)展中各種現(xiàn)實事物發(fā)生的整體過程,通過對歷史客觀記錄來衡量某一時期領(lǐng)導(dǎo)人供給,同時是反應(yīng)某一時期各個基層、部門建設(shè)和科技成果開發(fā)的主要措施。二、磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤的整理 在不同載體形式分類的基礎(chǔ)上,按其包含內(nèi)容所形成的先 后時間順序逐件編號,可跨年度編制流水號,并編制目錄,目錄應(yīng)包括序號、內(nèi)容、形成日期、保管期限、備注等項 目。數(shù)碼照片的整理:實行“雙套制”保存。編寫說明一般以單張照片為單元,而對由若干聯(lián)系密切 的一組照片應(yīng)編寫一個總說明,其中的每一個單張還需 編寫的分說明。其中參見號是 指與本張(組)照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。文字說明的編寫照片的說明,主要包括符號說明、文字說明及拍攝時間 和攝影者。格式:全宗號保管期限代碼冊號張?zhí)枺?全宗號保管期限代碼張?zhí)?。照片分類以后,按照重要程度或時間順序進行排列,按序嵌進影集。按底片號順序?qū)⑷槟z袋依次插入芯頁,并在芯頁的插袋 上標(biāo)明底片號。底片號可用鐵筆橫向刻寫在膠片邊處,但不能損傷影像??梢砸砸粡埖灼蛞唤M底片為一個保管單位,編一個順 序號。底片的整理底片的整理可按年度——問題分開,其次是進行底片編 號。密級是指照片、底片保密程度的等級。(五)保管期限與密級 保管期限是按照片、底片的價值劃定的存留年限,分為 永久、長期、短期三種。(四)整理原則 保持照片檔案的有機聯(lián)系,便于查找和利用。芯頁:用以固定照片或底片,并標(biāo)注說明的中性偏堿性 紙質(zhì)載體,是照片冊、底片冊的組成單元。為 便于查找和利用,對案卷封面的項目設(shè)置除遵循文書 檔案按卷整理的一些要求外,還可以體現(xiàn)一些業(yè)務(wù)特 征。五、編制案卷目錄包括案卷號、案卷標(biāo)題、年度、頁數(shù)、期限、備注等項 目六、檔案上架檔案按從上到下、從左到右的順序排列上架。檔號的基本結(jié)構(gòu): 全宗號案卷目錄號案卷號件或頁(張)號 全宗號案卷類別號案卷號件或頁(張)號 檔號編制原則: 唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則四、類內(nèi)案卷排列案卷的排列,是指按照一定的辦法,確定各個類內(nèi)案卷的 前后次序和存放位置,以保持案卷之間的有機聯(lián)系。如:浙江省檔案局有關(guān)職工福利問題的決定檔號的編制 檔號是各種順序號的總稱,一個檔號代表了某一份具體檔 案實體,它是存取檔案的標(biāo)記。(三)編制卷內(nèi)文件目錄順 序 號 文號 浦銀杭 發(fā) [2004] 20號 20號 浙農(nóng)銀 [2004] 36號 36號 浙文辦 [2004] 12號 12號 責(zé)任者 浙江省檔 案局、案局、上 海浦東發(fā) 展銀行杭 州分行 浙江省檔 案局、案局、中 國農(nóng)業(yè)銀 行浙江省 分行 浙江省檔 案局、案局、浙 江省文化 廳 題 名 日期 頁號 備注 1 關(guān)于上海浦東發(fā)展銀行杭州 分行轄屬臨安、分行轄屬臨安、文暉支行 2003年通過檔案工作目標(biāo)管 2003年通過檔案工作目標(biāo)管 理省級認(rèn)定的通報 關(guān)于2003年度全省農(nóng)行系統(tǒng) 關(guān)于2003年度全省農(nóng)行系統(tǒng) 2003 通過檔案管理省級認(rèn)定單位 的通報 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 關(guān)于公布全省文化系統(tǒng)檔案 工作目標(biāo)管理省級認(rèn)定單位 名單的通知 2004 0220 007(四)填寫備考表備考表放在案卷最后,用來登記卷內(nèi)文件的基本情況,便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況。一般每卷不超過2公分(200張)。一般情況下是:正件在前,附件在后;正本在前,定稿 在后;批復(fù)在前,請示在后;案件的結(jié)論性文件在前,依據(jù)性材料在后。(二)常用的復(fù)式分類方法1)年度與組織機構(gòu)分類法 2000年 如: 2000年 辦公室 人事處 業(yè)務(wù)處 ?? 2000年 辦公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年 辦公室 人事處 業(yè)務(wù)處 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??人事處 2)年度與問題分類法 2000年 如: 2000年 黨群類 行政類 教學(xué)類 外事類 ?? 2000年 綜合類 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年業(yè)務(wù)類黨群類 行政類 教學(xué)類 外事類 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??二、立卷組合方法立卷“六個特征”,即問題、作者、名稱(文種)、時間、通訊者、地區(qū)特征組卷按問題組卷 將文件內(nèi)容涉及的同一事件、問題或同一類性質(zhì)的問題組 成案卷按作者組卷 將同一作者的一些文件組成案卷 按文種(名稱)按文種(名稱)組卷 將文件種類或名稱相同的文件組成案卷按時間組卷 按文件形成的時間或文件內(nèi)容針對時間,將屬于同一時期 的文件組成案卷按通訊者組卷 將本單位與某單位針對某一問題或幾個問題的來往文件組 成案卷按地區(qū)組卷 將來自同一地區(qū)或內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組成案卷 實際工作中,一般是運用兩個以上的特征來組成一個案卷 市委黨委會1999年會議記錄”就運用了作者、1999年會議記錄 如“╳ ╳市委黨委會1999年會議記錄”就運用了作者、時 間和名稱三個立卷特征三、卷內(nèi)文件整理(一)檢查調(diào)整組卷檢查已歸卷的文件是否齊全完整,是否保持了文件之間 的有聯(lián)系;檢查卷內(nèi)是否有不需要歸檔的或應(yīng)轉(zhuǎn)入一年度立卷的文 件;檢查卷內(nèi)文件的保管期限是否一致和卷內(nèi)文件的數(shù)量多 少;檢查卷內(nèi)文件是否有破損、紙張過大過小、有無金屬物 等,及時進行修整。組織機構(gòu)分類法 將文件按其形成或承辦的機構(gòu)進行分門別類。傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位案卷是有密切聯(lián)系的若干文件的組合體 立卷就是把已辦理完畢并具有查考保存價值的文件,根 據(jù)其固有的特征和內(nèi)部聯(lián)系,分門別類地有序地組合成 案卷,也即是將互有聯(lián)系的文件進行分類、組合、編目 的一個過程 立卷工作是文書工作的重要組成部分一、全宗內(nèi)檔案分類(一)分類的常用方法
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