【正文】 中，由于全宗內(nèi)文書檔案構(gòu)成的復(fù)雜性，單純采用一種分類方法劃分文書檔案的類別是比較少的，通常是將兩種或兩種以上的分類方法結(jié)合起來使用。因此，相對而言，這種分類方法要求檔案人員具有較高的業(yè)務(wù)水平。如一個全宗內(nèi)的檔案可以按人事、計劃、生產(chǎn)、銷售等類別分類，銷售類內(nèi)的檔案還可以按廣告宣傳、推銷、運輸、售后服務(wù)等進一步分類。問題分類法就是按照文件內(nèi)容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個類別。如果一個單位的機構(gòu)包括辦公室、人事部、財會部、組織部、宣傳部等，采用組織機構(gòu)分類法就可將檔案分為辦公室類、人事部類、財會部類、組織部類、宣傳部類等。第三，立檔單位的文件上應(yīng)有各組織機構(gòu)在形成及承辦文件時留下的標(biāo)記，如收文章、發(fā)文號等。內(nèi)部組織機構(gòu)經(jīng)常調(diào)整變化的立檔單位，不宜采用這種方法。它以立檔單位內(nèi)部的組織機構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，按不同的機構(gòu)分別設(shè)置類目。以文件簽發(fā)時間來判定文件的所屬是當(dāng)前對各個單位和企業(yè)進行總結(jié)的主要方法，同時也是按照新方法取消其中內(nèi)容的主要手段。文書檔案在管理中一般都是通過以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，元件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件。三是一些文件由于某種原因沒有標(biāo)注或找不到日期，對此需要根據(jù)文件的具體情況，采取適宜的辦法考證和判定文件的準(zhǔn)確或近似的日期，并將其妥善歸類。在這種情況下，要根據(jù)文件的具體情況確定一個最能說明文件時間特點的日期。運用分類法，要求根據(jù)文件的準(zhǔn)確日期將文書檔案進行歸納，并且注明其形成的實踐，這是確保分類質(zhì)量和效率的關(guān)鍵，同時也是在當(dāng)前實際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施，其在分類的過程中需要注意一下幾個方面：一是在實際社會活動中，不僅有通用的公歷，其中也有一些特殊行業(yè)和部門是按照工作性質(zhì)和工作特點的需要來對檔案在應(yīng)用中采用過去農(nóng)歷方式進行編制的，這就造成檔案在分類中容易混淆的問題，因此在分類的過程中需要對這種情況嚴(yán)加分析，避免出現(xiàn)文檔分類的混亂。在文書檔案工作中，分類是通過將文件按照不同的形式和形成機關(guān)等因素分開，避免出現(xiàn)不同機關(guān)文件的混雜，造成檔案管理工作的混亂。講課到此結(jié)束 謝謝！第二篇：文書檔案分類方案文書檔案分類方案文書檔案是記載了社會發(fā)展中各種現(xiàn)實事物發(fā)生的整體過程，通過對歷史客觀記錄來衡量某一時期領(lǐng)導(dǎo)人供給，同時是反應(yīng)某一時期各個基層、部門建設(shè)和科技成果開發(fā)的主要措施。二、磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤的整理 在不同載體形式分類的基礎(chǔ)上，按其包含內(nèi)容所形成的先 后時間順序逐件編號，可跨年度編制流水號，并編制目錄，目錄應(yīng)包括序號、內(nèi)容、形成日期、保管期限、備注等項 目。數(shù)碼照片的整理：實行“雙套制”保存。編寫說明一般以單張照片為單元，而對由若干聯(lián)系密切 的一組照片應(yīng)編寫一個總說明，其中的每一個單張還需 編寫的分說明。其中參見號是 指與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。文字說明的編寫照片的說明，主要包括符號說明、文字說明及拍攝時間 和攝影者。格式：全宗號保管期限代碼冊號張?zhí)枺?全宗號保管期限代碼張?zhí)?。照片分類以后，按照重要程度或時間順序進行排列，按序嵌進影集。按底片號順序?qū)⑷槟z袋依次插入芯頁，并在芯頁的插袋 上標(biāo)明底片號。底片號可用鐵筆橫向刻寫在膠片邊處，但不能損傷影像?？梢砸砸粡埖灼蛞唤M底片為一個保管單位，編一個順 序號。底片的整理底片的整理可按年度——問題分開，其次是進行底片編 號。密級是指照片、底片保密程度的等級。(五)保管期限與密級 保管期限是按照片、底片的價值劃定的存留年限，分為 永久、長期、短期三種。（四）整理原則 保持照片檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。芯頁：用以固定照片或底片，并標(biāo)注說明的中性偏堿性 紙質(zhì)載體，是照片冊、底片冊的組成單元。為 便于查找和利用，對案卷封面的項目設(shè)置除遵循文書 檔案按卷整理的一些要求外，還可以體現(xiàn)一些業(yè)務(wù)特 征。五、編制案卷目錄包括案卷號、案卷標(biāo)題、年度、頁數(shù)、期限、備注等項 目六、檔案上架檔案按從上到下、從左到右的順序排列上架。檔號的基本結(jié)構(gòu)： 全宗號案卷目錄號案卷號件或頁（張）號 全宗號案卷類別號案卷號件或頁（張）號 檔號編制原則： 唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則四、類內(nèi)案卷排列案卷的排列，是指按照一定的辦法，確定各個類內(nèi)案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之間的有機聯(lián)系。如：浙江省檔案局有關(guān)職工福利問題的決定檔號的編制 檔號是各種順序號的總稱，一個檔號代表了某一份具體檔 案實體，它是存取檔案的標(biāo)記。（三）編制卷內(nèi)文件目錄順 序 號 文號 浦銀杭 發(fā) [2004] 20號 20號 浙農(nóng)銀 [2004] 36號 36號 浙文辦 [2004] 12號 12號 責(zé)任者 浙江省檔 案局、案局、上 海浦東發(fā) 展銀行杭 州分行 浙江省檔 案局、案局、中 國農(nóng)業(yè)銀 行浙江省 分行 浙江省檔 案局、案局、浙 江省文化 廳 題 名 日期 頁號 備注 1 關(guān)于上海浦東發(fā)展銀行杭州 分行轄屬臨安、分行轄屬臨安、文暉支行 2003年通過檔案工作目標(biāo)管 2003年通過檔案工作目標(biāo)管 理省級認(rèn)定的通報 關(guān)于2003年度全省農(nóng)行系統(tǒng) 關(guān)于2003年度全省農(nóng)行系統(tǒng) 2003 通過檔案管理省級認(rèn)定單位 的通報 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 關(guān)于公布全省文化系統(tǒng)檔案 工作目標(biāo)管理省級認(rèn)定單位 名單的通知 2004 0220 007（四）填寫備考表備考表放在案卷最后，用來登記卷內(nèi)文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況。一般每卷不超過2公分（200張）。一般情況下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；批復(fù)在前，請示在后；案件的結(jié)論性文件在前，依據(jù)性材料在后。（二）常用的復(fù)式分類方法1）年度與組織機構(gòu)分類法 2000年 如： 2000年 辦公室 人事處 業(yè)務(wù)處 ?? 2000年 辦公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年 辦公室 人事處 業(yè)務(wù)處 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??人事處 2）年度與問題分類法 2000年 如： 2000年 黨群類 行政類 教學(xué)類 外事類 ?? 2000年 綜合類 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ?? 2001年 2001年業(yè)務(wù)類黨群類 行政類 教學(xué)類 外事類 ?? 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 ??二、立卷組合方法立卷“六個特征”，即問題、作者、名稱（文種）、時間、通訊者、地區(qū)特征組卷按問題組卷 將文件內(nèi)容涉及的同一事件、問題或同一類性質(zhì)的問題組 成案卷按作者組卷 將同一作者的一些文件組成案卷 按文種（名稱）按文種（名稱）組卷 將文件種類或名稱相同的文件組成案卷按時間組卷 按文件形成的時間或文件內(nèi)容針對時間，將屬于同一時期 的文件組成案卷按通訊者組卷 將本單位與某單位針對某一問題或幾個問題的來往文件組 成案卷按地區(qū)組卷 將來自同一地區(qū)或內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組成案卷 實際工作中，一般是運用兩個以上的特征來組成一個案卷 市委黨委會1999年會議記錄”就運用了作者、1999年會議記錄 如“╳ ╳市委黨委會1999年會議記錄”就運用了作者、時 間和名稱三個立卷特征三、卷內(nèi)文件整理(一)檢查調(diào)整組卷檢查已歸卷的文件是否齊全完整，是否保持了文件之間 的有聯(lián)系；檢查卷內(nèi)是否有不需要歸檔的或應(yīng)轉(zhuǎn)入一年度立卷的文 件；檢查卷內(nèi)文件的保管期限是否一致和卷內(nèi)文件的數(shù)量多 少；檢查卷內(nèi)文件是否有破損、紙張過大過小、有無金屬物 等，及時進行修整。組織機構(gòu)分類法 將文件按其形成或承辦的機構(gòu)進行分門別類。傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位案卷是有密切聯(lián)系的若干文件的組合體 立卷就是把已辦理完畢并具有查考保存價值的文件，根 據(jù)其固有的特征和內(nèi)部聯(lián)系，分門別類地有序地組合成 案卷，也即是將互有聯(lián)系的文件進行分類、組合、編目 的一個過程 立卷工作是文書工作的重要組成部分一、全宗內(nèi)檔案分類（一）分類的常用方法