【正文】 機構(gòu)（問題）、起止件號、盒號。為了美觀標準，統(tǒng)一刻章蓋印，不再用毛筆書寫。（七）檔案盒書寫要求。檔案盒是歸檔文件的裝具。裝盒時應視文件的厚度，選擇適宜的檔案盒，不使文件彎曲受損，也不能太空。裝盒的具體要求是：不同形成年度的歸檔文件一般不應放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件原則上不應放入同一檔案盒；分機構(gòu)（問題〕的情況下。裝盒時。（六）歸檔文件裝盒要求。需要說明的內(nèi)容較多，在備注欄加注“*”，具體內(nèi)容填在盒內(nèi)備考表中。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等。如20080000。對沒有落款日期的文件材料，應根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。具體填寫日期項應用8位阿拉伯數(shù)字寫明年度、月、日。較多則6人為一件，題目必須在干部調(diào)動介紹信后面用（“）”標出6個人的姓名。重要文件的定稿、草稿與歷次修改稿只編一個件號，但其題名可以分別占一行登錄；f相同的文件標題，如工作計劃、總結(jié)和報表不能打省略號；G干部調(diào)動介紹信、黨團組織關系存根、報道證、招聘表、工資轉(zhuǎn)移證、農(nóng)轉(zhuǎn)非存根等一本為一件的，必須寫出每個人員的姓名，一行可多寫幾個名字。會議題名外加“[]”；d針對性文件題名，如任免、調(diào)配、獎懲、出訪、優(yōu)秀人員批件等人事方面的文件材料，涉及本單位人員，其人員名稱照實抄錄，針對本機關的人名附在題名后，并加“（）”，上級研究本單位有關工作的會議紀要等，必須在原題名后用“（）”標出研究內(nèi)容等。例如文件標題是“通知”、委托書”、“支持信”、“承諾書”、“確認函”、“抵押書”、“公證書”、“協(xié)議書”、“申請書”、“便函”子樣的，必須根據(jù)文件內(nèi)容擬寫一條簡捷的題名，并加[]；批轉(zhuǎn)性通知只引用發(fā)文字號的，也應根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫標題；只寫了“工作動態(tài)”、“情況反映”、“簡報”、“會議紀要”、等字樣的，必須補錄齊全文件上的實際題名。b文件沒有題名或題名含義不清。外加“【】”，以防漏檢。目錄題名中的單位名稱不能省略，必須以公章為準，做到一字不落。明顯的錯字，注意改正。(4)題名：即文件標題，填寫目錄中的題名應將責任者、問題、文種三個部分照實抄錄。少數(shù)文號中出現(xiàn)無字號、無年度而只有數(shù)字號的情況，注意有則有，無則無。如有明顯錯字，注意改正。無批準單位印章的以填報單位所寫字樣為準，(3)文號：填寫文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。另外注意，文件制發(fā)者是原作者，而不是編印者或翻印者。如有多個責任者，可寫前三個，后加“等”字。責任者一般應按文件照錄，可寫通用的簡稱，如“XX教育局”，不能使用“本局”等含義不明，難于判斷的簡稱。以案卷為單位整理的頁碼編在正面的右上角，背面的左上角，以件為單位整理的頁碼編在正面的右下角，背面的左下角，打印件已經(jīng)編有頁碼的可不并再編，有底稿的文件頁碼接著正稿后面的頁碼數(shù)字編寫。為便于管理，永久、30年保存的檔案，統(tǒng)一要求每件都編頁號，每件按件內(nèi)紙張排列順序從“1”開始編寫。歸檔文件目錄第六欄是頁數(shù)，填寫一件文件的總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對。二是卷內(nèi)文件目錄第六欄是頁號，填寫卷內(nèi)每份文書材料的起始頁號，卷內(nèi)最后一份文書材料應填寫起止頁號，止號要與文件最后頁的頁碼相符。同一份文件的不同稿本，只編一個件號；重要文件的定稿、草稿與歷次修稿稿只編一個件號，但可以分別占一行登錄。原則上一份文件編一個件號，登錄時占據(jù)一個欄目。單份裝訂的案卷，其卷內(nèi)文書材料的件號應與順序號一致。卷內(nèi)文件目錄放在卷首，歸檔文件目錄放置在歸檔文件的最前面。永久、30年保管的檔案要求用計算機打印目錄，目錄要求一式五份。填寫歸檔文件目錄項目時。用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長297mm寬220mm），統(tǒng)一印制成紅色。（五）卷內(nèi)文件或歸檔文件編目要求，編目是指編制歸檔文件目錄或卷內(nèi)文件目錄，編目應做到準確,全面,詳細,深入,以適應檔案管理現(xiàn)代化及計算機檢索的需要。頁數(shù)：每一份歸檔文件的頁數(shù)。館編件號的設置主要是與檔案館銜接的需要，機關檔案室不用填。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目的排列順序號。件號：件號為文件的排列順序號。如“2007“保管期限：是該歸檔文件保管期限標注。年度：是指文件形成年度。全宗號：是同級檔案館給立檔單位編制的代號。一個單位歸檔章加蓋的位置應統(tǒng)一；歸檔章不要遮蓋領導批示、收文章或文件內(nèi)容；若歸檔文件前有文件處理單(或辦文單)，歸檔章可加蓋在文件處理單(或辦文單)上。單份裝訂的文件，有文件閱辦單的，編頁號從閱辦單開始。頁號的位置，整卷裝訂的案卷，應在文件正面右上角、背面左上角編寫頁號；單份裝訂的歸檔文件，應在每份文件的右下角、背面左下角編寫頁號，規(guī)定每一份文件都需用鉛筆重新編頁號。在實際工作中應盡量避免。可按“作者——問題——名稱——時間”交叉組配排列。（4）按文件的共同特征交叉組配排列。如基層上報的工作總結(jié)、統(tǒng)計、年報、花名冊。例如人事工作文件，可先將機構(gòu)設置、人員編制、干部任免、調(diào)配、職稱評定、勞資、出國審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中到一起。如檔案局永久文件先排會議記錄、工作計劃、總結(jié)、全檔案工作會議材料、綜合性年報，再排政工方面的人員任命、增加工資、職工退休、干部、黨員花名冊、年報等，然后是業(yè)務方面的民生檔案工作意見等。（2）按事由的重要程度排列。這種方法只需將不同事由的文件，按其形成時間或辦結(jié)時間的先后順序排列，而不考慮其他因素，這種方法比較簡單，較使用于實行“隨辦隨歸”的機關。不同事由的歸檔文件排列。一般可按上級、本級、同級、下級排列。上級文件按同一文號集中排列；本級文件按綜合、政工、業(yè)務、行政事務、其他（或黨群、行政、業(yè)務、其他）的事由順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表、刊物等成套性文件可集中排列，會議記錄排最前。事由是指一件具體的事，一個具體問題，或一段較緊密的工作過程等等。根據(jù)一定的方法確定文件先后次序，并使這種系統(tǒng)化的次序固定化的過程。（3）不宜裝訂的歷史文獻、珍貴檔案、圖表、照片等，則裝入檔案袋或檔案盒內(nèi)。文件紙張相差不大的（如學籍檔案）應將右、下側(cè)對齊；文件紙張相差太大的為了保證檔案裝訂后不掉頁，可只對齊左側(cè)、下側(cè)。未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位(如部門或時間等)組合，可裝訂在一起作為一件，如先進審批表、工資審批表、統(tǒng)計年報等；介紹信一般一份為一件,若單位一年形成的介紹信數(shù)量較多時，也可結(jié)合其它特征劃分成若干件。10年期限的文件，可不拆釘，保持原貌。永久保管的卷內(nèi)文件應逐件用三孔一線的裝訂方式，如果文件頁數(shù)多，可以裝在文件左側(cè)的正中間，如果文件很薄，可以裝在左上角，也可采用縫紉機軋邊等方式，裝訂時以文件的左側(cè)為裝訂邊。裝訂前應將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊?？瞻准垙埑槌Υ笥贏4紙型規(guī)格的報表、圖樣等文字材料，應按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層粼、折痕處應盡量位于字跡之外。須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對于裝訂成冊不便拆封的書籍,刊物等,金屬物已嚴密封裝在其中,且拆釘會損壞原貌,不須拆釘重裝。在裝訂前,已破損的文件應予修整,字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。案卷或文件裝訂要求。用于裝“件”的小型縫紉機、打孔機、塑料螺釘、不銹鋼夾等用于起訂書針的起訂機填寫案卷或檔案盒封面要求。(2)購置合適的裝訂工具。（二）外形要求裝具要求。E、音像、電子、實物檔案：永久。C、科技檔案。（3）會計報表：決算報表永久保管（包括文字分析），會計月報表保管15年。（1）會計憑證：保管15年。四是本級內(nèi)部科室加掛機構(gòu)牌子,期限提高。統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術性等方面的問題。九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業(yè)務，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。六是上級機關制發(fā)的關于本機關主管業(yè)務，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機關都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。一項系統(tǒng)工程，是分階段進行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業(yè)務。四是本機關人事管理工作形成的一般性文件；包括工作計劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。七是上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務標準、中長期發(fā)展規(guī)劃等。五是本機關機構(gòu)演變、人事任免等文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務事項的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。比如本機關機構(gòu)設置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨代會、人代、政協(xié)會、經(jīng)濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開。正確劃分保管期限。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。文電應合一組卷。黨政工團和業(yè)務管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進行組合。內(nèi)容聯(lián)系。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。來源聯(lián)系。放在工作結(jié)束年度歸檔；如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。（4）臨時性機構(gòu)，存在時間不長（兩年以內(nèi)），文件材料較少。（3）沒有標明落款日期的文件材料。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：（1）跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度；沒有復文的，放在請示年度；多份文件（如組織關系、工資關系、行政介紹信等）作為一件的，可標起止時間；跨年度的規(guī)劃、計劃、預算，放在文件內(nèi)容針對的第一個年度；跨年度的總結(jié)、報告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個年度；跨年度的會議文件，放在會議結(jié)束的年度；跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度；法規(guī)性文件放在公布或批準的年度。以文件簽發(fā)日期（成文日期）為準，據(jù)以判定文件所屬年度。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的。A。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔；有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔；附件隨正件收集歸檔；關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。重大活動事件材料的收集；文電合一；底稿隨印件一起收集。齊全完整。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。分為“室編件號、館編件號”。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內(nèi)編寫頁號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。（三）案卷（件）號、頁號案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識。采用阿拉伯數(shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期（或30年）”、“短期（或10年）”三個不同的保管期限。一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。在一個全宗內(nèi)不應有重復的案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。案卷目錄號應根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設置。（二）目錄號編制。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務、其他。電子類可分為磁帶、光盤；實物檔案一般采用載體形式——年度分類法，實物類可分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。會計類檔案分類有2種方法（1）采用種類——保管期限—年度分類法。業(yè)務檔案按種類