【正文】 保管期限年度分類法。（4）年度——保管期限分類法。（3）問題——年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個(gè)問題類目中。再在年度下按按問題（如綜合、政工、業(yè)務(wù)）分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位（如農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行）。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個(gè)大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)流水號。二、類別設(shè)置辦法（一）大類的設(shè)置原則上每各單位設(shè)置八個(gè)大類，即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案（含科研、基建、設(shè)備儀器等）、會計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書資料。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動。對某些破損的文件進(jìn)行裱糊。５、全面審查修改標(biāo)題。[七]檔案整理的步驟：１、了解情況，擬訂方案主要應(yīng)了解立檔單位的情況（其成立、撤銷和變化的時(shí)間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人情況、文檔工作情況、印章和標(biāo)記），還應(yīng)了解全宗的數(shù)量，所屬年代（形成時(shí)間），主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時(shí)間。這也構(gòu)成了文件之間一定聯(lián)系。文件的內(nèi)容必然通過一定的形式表現(xiàn)出來。它的形成者的特定活動，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。３、文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。２、文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或一定的個(gè)人為單位，有機(jī)地形成的。（二）保持文件之間的歷史聯(lián)系文件之間的歷史聯(lián)系，主要體現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式幾個(gè)方面。[六]檔案整理工作的原則：（一）充分利用原有基礎(chǔ)１、充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個(gè)獎杯等均為一件。二是以“件”為單位整理。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；（8）案卷排列與編號。案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內(nèi)文件材料的高度概括。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對已歸檔文件進(jìn)行最后的全面調(diào)整，然后進(jìn)行具體的系統(tǒng)整理組合。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實(shí)質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。在企業(yè)檔案工作中可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。年度分類法就是按照文件內(nèi)容針對的時(shí)間把屬于不同年度的文件分開。按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個(gè)步驟：（1）分類。[三]檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。[二]檔案整理工作的重要意義：它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。局部調(diào)整對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時(shí)間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進(jìn)行整理。通常所說的檔案整理，主要指檔案的實(shí)體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：（一）檔案館對接收與征集檔案的整理系統(tǒng)排列和編目在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。檔案內(nèi)容整理，主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。第一篇：怎樣整理文書檔案怎樣整理文書檔案[一]檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。更全面地說，檔案整理是檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案實(shí)體整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。全過程整理檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進(jìn)行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。[四]檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。分類方法有多種，常用是年度分類法和問題分類法。問題分類法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對檔案分門別類。認(rèn)為文書檔案運(yùn)用年度――問題分類法來分類是比較符合實(shí)際需要的；（2）組卷（即組成案卷）。文書處理部門通過平時(shí)歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。對歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍；每個(gè)卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價(jià)值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng)；（3）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時(shí)間先后或重要程序排列）；（4）根據(jù)排列結(jié)果，對卷內(nèi)文件材料有圖文的頁面逐頁編號；（5）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)（7）擬寫案卷標(biāo)題，填寫案卷封面。擬寫案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切，文字上要簡練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50字為宜。案卷排列要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進(jìn)行排列，然后按排列順序每年編一個(gè)流水號；（9）編制檔案案卷目錄。按“件”整理要以計(jì)算機(jī)管理為前提條件，主要步驟有：（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；（2）對歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問題分類即可）；（3）對分類后的歸檔文件按時(shí)間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”（樣式附后），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容；（5）編制歸檔文件目錄（樣式附后）；（6）將歸檔文件按連續(xù)件號順序裝入檔案盒。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。[五]檔案整理的文件范圍是：工作活動中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。２、在整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。１、文件在來源方面的聯(lián)系。形成文件的這些單位，使文件構(gòu)成了來源方面不可分割的歷史聯(lián)系。形成檔案的機(jī)關(guān)和個(gè)人所進(jìn)行的具體活動，都有一定的過程和階段性，因而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。文件是機(jī)關(guān)或個(gè)人在履行一定職責(zé)的各種活動中，為了解決一定問題而產(chǎn)生的。４、文件在形式方面的聯(lián)系。所謂文件形式，包括它的內(nèi)部形式和外部形式兩方面：種類、名稱和載體、記錄方式等。對于保持文件之間的聯(lián)系，應(yīng)該辯證地看待和處理。２、區(qū)分全宗和分類３、細(xì)分和組卷、草擬案卷標(biāo)題４、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。６、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)?、頁號、件號。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。[八]文書檔案整理一、分類原則：以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。（二）各類內(nèi)檔案的分類辦法文書檔案分類有4種方法（1）保管期限——年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系（針對本級）的材料組合在一起；將本單位各部門及與有關(guān)個(gè)人有聯(lián)系的組合在一起；將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項(xiàng)目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起；將同一時(shí)間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起；對于純上級文件或下級文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。這種分類法檔案盒背脊排列如圖：（2）保管期限——年度——問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個(gè)大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個(gè)問題內(nèi)從“1”開始編制一個(gè)流水號。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位（如自來水公司），此種分類法盒號編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)大流水號，件號編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)流水號。即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類，此種分類法我地只有中國銀行、工商銀行2個(gè)企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)流水號。科技檔案采用種類保管期限—年度分類法。即把報(bào)表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號。（2）年度——類別——保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會計(jì)年度，再按形式分為幾類（先報(bào)表、帳薄再憑證），然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號。聲像檔案一般采用載體形式——年度——保管期限分類法，按載體形式設(shè)置三級類目時(shí)，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶；電子檔案按照載體形式——年度——保管期限分類法。圖書資料按照類別——年度分類法。三、檔號（全宗號、目錄號、案卷號（件號）、頁號）的編制（一）全宗號的編制全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如一中，檔案館確定其全宗號為“142”，標(biāo)識為“0142”。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字。填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼?？砂床煌瑫r(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數(shù)量超過1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。即W代表文書檔案；Y代表業(yè)務(wù)檔案（如果一個(gè)單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用YYY3等標(biāo)識）；J代表科技檔案；K代表會計(jì)檔案（報(bào)表K賬本K憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實(shí)物。目錄號編制示例業(yè)務(wù)檔案目錄號y1代表永久類的業(yè)務(wù)檔案；Y2代表長期（或30年）類的業(yè)務(wù)檔案；y3代表短期（或10年）類的業(yè)務(wù)檔案。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號，在同一個(gè)案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號