文書檔案整理方法步驟概述-文庫吧資料
2025-01-04 16:44本頁面
【正文】 理的憑證性材料、各類介紹信、證明存根；人事、紀(jì)檢方面具有保存價值的文件材料；本單位年度收發(fā)文登記冊、用印登記冊、業(yè)務(wù)統(tǒng)計年報；各類報刊有關(guān)本單位的新聞報到；本單位認(rèn)為有歸檔保存價值的文字、表冊等。 例：批示件 例：批示件 例：批示件 例：批示件 （國家檔案局定于 10月 1317日在廣西南寧舉辦口述歷史采集培訓(xùn)班（針對廣西檔案部門），擬請我局熟悉該項工作的一位領(lǐng)導(dǎo)于 10月 16日下午到培訓(xùn)班作一個小時的講座，食宿由國家局負(fù)責(zé)，請派員支持，盼復(fù)。 批示件應(yīng)全部歸檔； 機(jī)構(gòu)（問題）欄統(tǒng)一填寫“批示件”； 同一年度的批示件按歸檔時間排序，從“ 1” 開始順序編制“室編件號”； 即使當(dāng)年度批示件數(shù)量較少，也應(yīng)單獨分類整理裝盒。 注意： 每份領(lǐng)導(dǎo)批示為一件文書檔案。 機(jī)構(gòu)（問題）欄統(tǒng)一填寫“辦文件”； 同一年度所有辦文件按歸檔時間排列，從“ 1” 開始順序編寫“室編件號”。普發(fā)性文件或僅傳閱而無須其他處理的文件不歸檔，可根據(jù)需要納入資料管理。其“文件處理簽 +辦理意見 +來文或材料”為一件文件。如：“云檔發(fā)”、“云檔辦發(fā)”等； 同一年度的每種發(fā)文件，分別按其發(fā)文字號順序排列，并從“ 1” 開始編制“室編件號”。 注意： 由單位公文管理部門或人員負(fù)責(zé)歸檔。 （二）規(guī)模小的單位 按 “ 年度 保管期限 ” 分 “ 年度 永久 ” （一）發(fā)文件 涵義：指本單位正式發(fā)文（包括編有文號的發(fā)文、編號發(fā)出的傳真電報、有編號的簡報、信息等）形成的材料。即云南文書檔案分類方法歸結(jié)為四種： （一）規(guī)模大的單位 按 “ 年度 機(jī)構(gòu)（問題） 保管期限 ” 分 “ 年度 發(fā)文件 永久 ” 2 、 “ 年度 辦文件 永久 ” ； “ 年度 批示件 永久 ” 4 、 “ 年度 其 他 永久 ” 。 注意：正本在前，副本在后。 第三步 裝訂 正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議記要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件； 來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）一般獨立成件，也可為一件；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。 步驟：收集 — 鑒定 — 裝訂 — 分類 — 排列 — 編號（編頁） — 編目 — 裝盒 — 入柜九個步驟 第一步 收集 將同一年度下本單位產(chǎn)生的所
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