【正文】 ，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復印件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；回復性文件在前，批請性文件在后；結論性材料在前，依據性材料在后；漢文本在前，少數民族文字本在后；中文本在前，外文本在后；收文處理單放在來文前面。（2）不同事由的歸檔文件排列：，所謂事由的形成時間即事由的辦結時間。會議文件、統(tǒng)計報表、刊物等成套性文件可集中排列；上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，下級來文集中排在其后。文件與電報應按問題合并歸檔，不能歸“電報類”。按問題分類時，還要注意問題的密切聯系，根據文件的不同特點，妥善處理好不宜按問題分類的文件材料。（三）按機構（問題）分類法機構分類法，就是根據機關內設機構對歸檔文件進行分類。（3）凡是在較短時間內對本機關有參考利用價值的文件材料列為短期保管。、總結、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。（2）凡是反映本機關一般工作活動，在較長時間內對本機關工作有查考利用價值的文件，列為長期保管。主要包括：；處理重要問題形成的文件材料；重要的請示、報告、總結、綜合統(tǒng)計報表；機構設置、人員編制、干部任免和人事管理工作等文件材料。文書檔案分為永久、長期和短期。（4）無落款日期的文件要標注日期此類情況見于內部文件（也叫白頭文件）需要分析文件內容、制成材料、模式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據以按合理歸類。（2）跨形成的文件機關單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，跨形成的文件，統(tǒng)一在辦結歸檔，分類時也都歸入辦結。（一）按歸檔 應注意以下問題：（1）文件有多個時間特征/ 10一份文件往往有多個時間特征、包括成文日期、簽發(fā)日期、批準日期、會議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。歸檔文件可以采用——機構（問題）——保管期限或保管期限————機構（問題）等方法進行分類。（二）、整理要求歸檔整理時把文件以“件”為單位進行整理，一般以每份文件為一件，下列文件或文本或實體裝訂時，可作為一件：（1）正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）作為一件；（2）正件與附件為一件（如果附件內容比正件重/ 10要，件數較多，又是單件裝訂，如附件附件以此類推，在編制歸檔文件目錄時，附件的題名要依次列出，題名前加“附件X”，并填寫各附件的頁數）；（3）收文處理單位與來文作為一件；（4）原件與復印件或手抄件為一件；（5）轉發(fā)文件與被轉發(fā)文件為一件（被轉發(fā)的來文原件與轉發(fā)后的文本應分開保存）；（6）報表、名冊、圖表類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件；（7）請示與批復、報告與批示、問函與復函等來往文書為一件；（8）歸檔中的中文與外文為一件。（2）歸檔時間歸檔工作要求在次年的五月底之前完成（3）歸檔要求、內容準確。（1）歸檔范圍的劃分：凡是記述和反映本機關、本單位職能活動和歷史/ 10面貌的文件材料，包括本機關、本單位收到上級、下級與本身工作活動有密切聯系的各種文件材料，都應列入歸檔范圍。凡機關工作中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團、及人事、保衛(wèi)、財會等工作中形成的文件材料），均由文書處理部門和業(yè)務部門進行整理，定期向檔案部門歸檔。第三篇：文書檔案整理一般步驟歸檔文件整理的一般步驟歸檔文件是立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢應作為文書檔案保存的紙質文件材料，歸檔的過程就是把歸檔文件以件為單位進行分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過程。對于人代會、黨代會歷次修改稿件，應歸檔。（5）關于各種稿本的歸檔范圍。（4）平級或非隸屬機關來文。凡下級機關報送來的有關方針政策性的、請示性的或反映重要活動、全面工作的文件，應當歸檔。凡本機關形成的，反映本機關工作職能活動和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應歸檔。凡上級機關對本單位發(fā)出的文件，并屬于本單位主要只能活動的，都應歸檔?？傊?，文書檔案管理工作是高等學校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質量的必要條件，也是維護高校歷史真實面貌的一項重要工作，作為擔負著承上啟下職責的學校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關系。由于計算機和網絡技術在工作中的 普遍應用以及推廣，公文中不可避免地將出現大量的電子文件，這些新型文件要歸檔，就必須借助現代化的管理平臺，建設一個全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時讓這個系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實現信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。只有這樣，才能實現高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。此外，強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點。這就要求文書人員要把好文件資料的質量關。文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷