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正文內(nèi)容

文書檔案分類與整理-展示頁

2024-11-09 22:14本頁面
  

【正文】 年度分類法 將文件按其形成和處理的年度進行分門別類。備注項內(nèi)容。裝盒的要求: 不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒; 不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒; 分機構(gòu)(問題)的情況下,不同機構(gòu)(問題)形 成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項目。如:來文與復文件為一件時,只對復文進行編目。全宗號是檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編 制的代號; 年度指歸檔文件的形成年度; 保管期限是按照《文書檔案保管期限表》給歸檔 文件劃定的; 件號指歸檔文件的排列順序號。六、歸檔文件的編號歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號,在 文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān) 內(nèi)容。事由原則 結(jié)合時間、重要程度 會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列(一)同一事由內(nèi)的歸檔文件排列 按文件形成時間的先后順序; 按文件的重要程度排列。裝訂方式和用品:常用的有三種線裝:縫紉機軋線粘接式:包角變形材料:不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾 符合檔案保護要求,降低成本、簡便易行四、歸檔文件的分類(一)分類方法:年度分類法、機構(gòu)/問題分類法、保管期限分類法。采用左上角裝訂的,應將左、上側(cè)對齊。三、文件裝訂歸檔文件應按“件”裝訂 “件”內(nèi)排序 正本在前,定稿在后; 正文在前,附件在后; 原件在前,復制件在后; 轉(zhuǎn)發(fā)件在前,被轉(zhuǎn)發(fā)件在后; 復文在前,來文在后; 不同文字的文本,中文本在前,外文本在后。一般以每份文件為一件; 文件正本與定稿為一件; 正文與附件為一件; 正文與文件處理單等為一件; 原件與復制件為一件; 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件; 報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件; 來文與復文可各為一件。歸檔文件整理 將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒,使之有序化的過程?!兑?guī)則》的制訂,彌補了 我國檔案工作法規(guī)標準體系中歸檔文件整理工作 方面的空白,是新形勢下實現(xiàn)歸檔文件整理規(guī)范 化、檔案管理科學化的一項重要標準。如:一個單位及其內(nèi)部機構(gòu) 一定的歷史階段、一個年度 一項特定的活動、處理一項業(yè)務、進行一次調(diào) 查、承辦一個案件、召開一次會議 不同的文種、載體材料等區(qū)分不同價值要依照《機關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》和 《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》(或《機關(guān)文 件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要 求,區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價值,劃定不同 的保管期限。編目:以一定形式揭示和介紹檔案內(nèi)容與形式 特征的工作,包括填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面和編制案卷目錄或歸檔文件目錄、檔號 等。包括文件材料的 組合、卷內(nèi)文件的排列、擬定案卷標題和裝訂等。全宗內(nèi)檔案分類:把一個單位內(nèi)的全部檔案按 其在來源、時間、內(nèi)容和形式上的異同,分門別 類,并按照一定辦法排列。文書檔案整理方法: 新的整理方法——以件為管理單位 傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位二、一般程序從文書檔案整理工作的全過程來看,主要包括區(qū) 分全宗全宗內(nèi)檔案分類立卷(或按件裝訂)案 卷(或件)的排列與編號編目排架等步驟。文書檔案分類與 整理文書檔案整理工作一、定義文書檔案整理工作,是指將處于零亂狀態(tài)的和需 要進一步條理化的文件經(jīng)過分類、組合、排列與 編目,達到系統(tǒng)化的過程。第一篇:文書檔案分類與整理本文由雪娃娃喝茶貢獻ppt文檔可能在WAP端瀏覽體驗不佳。建議您優(yōu)先選擇TXT,或下載源文件到本機查看。是一項重要的基礎(chǔ)工 作。區(qū)分全宗:將文件按不同的形成機關(guān)、組織或 個人分開,以避免不同機關(guān)形成的文件混合在一 起,反映了各單位歷史發(fā)展的面貌。立卷:將歸檔文件按一定特征分門別類地組成 檔案的基本保管單位——案卷。案卷的排列:將案卷按年度、組織機構(gòu)或問題 等標準系統(tǒng)排列,以固定案卷序列。檔案整理工作的原則已辦理完畢的,有保存價值的 遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的 有機聯(lián)系 區(qū)分不同價值 便于檔案的保管和利用保持文件之間的有機聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的固有關(guān)系,主要表現(xiàn)在文件在來源、時間、內(nèi)容和形式等方 面的聯(lián)系。如:保存價值大——重點整理和保管 保存價值小——根據(jù)條件區(qū)別對待 無保存價值——不需歸檔、銷毀便于檔案的保管和利用是檔案整理工作的基本出發(fā)點和根本目的 當與保持文件之間的歷史聯(lián)系發(fā)生矛盾時,應充 分考慮檔案保管和利用的方便新的整理方法——以件為管理單位《歸檔文件整理規(guī)則》 《規(guī)則》是在充分調(diào)研國內(nèi)外歸檔文件整理方法和 借鑒傳統(tǒng)立卷方法合理性的基礎(chǔ)上,適應檔案管 理現(xiàn)代化的需要,對歸檔文件整理工作的原則和 具體方法作出了規(guī)定。一、基本概念歸檔文件 立檔單位在其職能活動中形成、辦理完畢、應作 為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。件——歸檔文件的整理單位。二、文件修整一般包括: 對破損文件進行修校; 對字跡模糊或易褪變的文件進行復制; 去除文件上易銹蝕的金屬物; 對過大的文件進行折疊。對齊方式裝訂前應將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊,便于將來翻閱利用。采用左側(cè)裝訂的,應將左、下側(cè)對齊。(二)分類方案:年度—機構(gòu)(問題)—保管期限(例2)年度—保管期限(例3)保管期限—年度—機構(gòu)(問題)(例4)保管期限—年度例1:2001年:辦公室?永久、長期、短期 人事處?永久、長期、短期 管理處?永久、長期、短期 ?? 2002年:辦公室?永久、長期、短期 人事處?永久、長期、短期 管理處?永久、長期、短期 ?? 2003年:??例2:2001年:黨群類?永久、長期、短期 業(yè)務類?永久、長期、短期 行政類?永久、長期、短期 ?? 2002年:黨群類?永久、長期、短期 業(yè)務類?永久、長期、短期 行政類?永久、長期、短期 ?? 2003年:??例3:2001年:永久、長期、短期 2002年:永久、長期、短期 2003年:永久、長期、短期 ??例4:永久:2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 長期:2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年?? 短期:2001年辦公室、人事處、管理處? 2002年辦公室、人事處、管理處? 2003年??五、歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi),根據(jù)一定的 方法確定歸檔文件先后次序的過程。(二)不同事由間的歸檔文件排列 按不同事由形成時間的先后順序排列; 按事由的重要程度排列; 按事由具有的共同屬性分別集中排列。歸檔章必備項目為:全宗號、年度、保管期限和 件號;選擇項目為:機構(gòu)(問題)。填寫歸檔章項目時應使用符合檔案保護要求的字 跡材料 加蓋歸檔章的時間 歸檔章格式(如圖)全宗號機構(gòu)或問題年度保管期限室編件號館編件號七、歸檔文件的編目歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制 《歸檔文件目錄》 《歸檔文件目錄》由二部分構(gòu)成: 歸檔文件目錄 歸檔文件目錄封面歸檔文件目錄歸檔文件應逐件編目,目錄中一件只體現(xiàn)一條條 目。歸檔文件目錄各項目應體現(xiàn)歸檔文件的內(nèi)容和形 式特征,方便檢索和利用。歸檔文件目錄件號 責任者 文號 題 名機構(gòu):辦公室日期 頁數(shù)備 注檔辦 國家檔案 [2004] 國家檔案局辦公室關(guān)于加強檔 2004 00001 8號 號 0305 案安全保管的通知 局 浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)[國家檔 浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā) 國家檔 浙檔 案局關(guān)于加強汛期檔案安全管 2004 浙江省檔 00002 [2004] 理的幾點意見]的通知 理的幾點意見 的通知 0610 案局 56號 號 杭政 杭州市人 關(guān)于進一步加強我市精神文明 2004 00003 [2004] 建設的決定(市民公約)民政府 建設的決定(附:市民公約)0220 12號 號 2 3 8 歸檔文件目錄用紙采用國際標準A4型紙橫排或豎 排 歸檔文件目錄應打印裝訂成冊并編制封面 歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期 限、機構(gòu)(問題)等項目歸檔文件目錄封面歸檔文件目錄 全宗名稱: 中 國 銀 行 年 度: 2004 年
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